Panduan Ahli: Transformasikan Manajemen Pemeliharaan untuk Efisiensi Maksimal
Perlu meningkatkan manajemen pemeliharaan tetapi tidak yakin harus memulai dari mana?
Kami berbicara dengan Account Executive Hippo CMMS, Lindsey Hawkes, tentang tantangan besar yang dihadapi manajer fasilitas dan beberapa langkah konkret yang dapat Anda ambil untuk membuat hidup Anda lebih mudah.
Berhenti mengandalkan pemeliharaan reaktif
Dulu saat Anda masih kecil, menjadi pemadam kebakaran terlihat seperti pekerjaan terbaik di dunia. Mendapatkan naik truk besar, sirene menyirine. Berlari masuk ke kebakaran untuk menyelamatkan orang, semua orang bersorak.
Namun dengan pemeliharaan, itu berbeda. “Hal terakhir yang Anda inginkan adalah menghabiskan seluruh hari berlari memadamkan kebakaran,” kata Lindsey.
Solusinya adalah beralih ke pemeliharaan mencegah, di mana Anda dapat menemukan dan memperbaiki masalah kecil sebelum mereka kesempatan tumbuh menjadi masalah besar. Dengan kombinasi yang tepat antara inspeksi dan tugas pemeliharaan, Anda dapat memastikan waktu operasional lebih banyak dan stres lebih sedikit.
Mulai melacak dan memanfaatkan data
Jika Anda harus menyebut sepuluh alat pemeliharaan terpenting saat ini, apakah data bahkan masuk daftar? Jika tidak, Anda kehilangan kesempatan untuk menjadi lebih baik.
“Dengan data yang andal, Anda dapat mulai membuat keputusan yang lebih baik,” menjelaskan Lindsey.
Bagaimana caranya? Lakukan tes sederhana ini.
Berapa banyak dari pertanyaan ini yang dapat Anda jawab tentang operasi pemeliharaan Anda?
- Teknisi mana yang menyelesaikan paling banyak work order bulan lalu?
- Berapa banyak PM yang diselesaikan tim minggu lalu?
- Berapa jumlah total yang Anda habiskan untuk bagian dan bahan?
- Aset mana yang paling mahal untuk dirawat agar tetap beroperasi?
Dengan data yang tepat dan laporan otomatis, Anda dapat menjawab semuanya dengan mudah.
Dan dengan jawabannya, Anda dapat mengambil langkah konkret untuk meningkatkan performa departemen Anda.
Dukung teknisi dengan alat yang mereka butuhkan
Mengenai alat, apakah Anda mendukung tim pemeliharaan Anda dengan alat yang mereka butuhkan untuk bekerja lebih efisien? Ketika datang ke hal-hal seperti palu, bagian, dan bahan, tentu saja Anda sudah memiliki dasar. Namun bagaimana dengan alat teknis lebih lanjut yang dapat mereka gunakan untuk meningkatkan waktu bor?
“Aplikasi pemeliharaan mobile berarti teknisi tidak membuang waktu pergi kembali dan pergi ke kantor untuk mengambil kertas,” Lindsey menjelaskan.
Dalam alur kerja work order tradisional, teknisi harus terlebih dahulu mampir ke kantor untuk mengambil work order mereka. Dari sana, mereka kembali ke aset yang ditugaskan. Jika semuanya berjalan sesuai rencana, saat selesai mereka kembali ke kantor untuk mengambil work order lain.
Jika ada yang salah dan mereka perlu klarifikasi atau meminta bantuan, itu beberapa kali perjalanan bolak-balik, membuang waktu dan menciptakan keterlambatan.
Dengan aplikasi mobile, lebih mudah bagi mereka untuk tetap bergerak, menyelesaikan lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat. Mereka dapat mengakses work order baru secara langsung dari setiap perangkat seluler, seperti ponsel atau tablet terhubung. Dan jika mereka memiliki pertanyaan, mereka dapat menambahkan komentar ke work order atau mengambil gambar menggunakan kamera bawaan sebelum mengunggahnya ke work order.
Dan ada bonus tambahan bagi Anda juga, kata Lindsey. Karena aplikasi memudahkan teknisi untuk menangkap data secara real time, Anda mendapatkan data yang lebih baik dan lebih andal. Jika teknisi harus menunggu sampai kembali ke kantor sebelum dapat mencatat sesuatu atau memasukkannya ke desktop, Anda selalu berisiko bahwa mereka akan lupa atau mengingat salah sesuatu yang penting. Dengan aplikasi, mereka dapat menambahkan data ke sistem segera, ketika masih segar dalam pikiran dan masih akurat.
Terapkan CMMS atau solusi EAM
Untuk sebagian besar organisasi, cara terbaik untuk beralih ke pemeliharaan mencegah, mulai memanfaatkan data, dan mendapatkan lebih banyak dari teknisi adalah dengan menerapkan perangkat lunak manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS) atau solusi manajemen aset perusahaan (EAM).
Namun ini menciptakan tantangan baru: Bagaimana Anda dapat memilih antara CMMS dan EAM?
Tempat terbaik untuk memulai adalah dengan melihat dengan seksama masalah spesifik yang ingin Anda perbaiki. Sebelum Anda dapat memilih solusi yang tepat, Anda perlu memahami masalah Anda. Itu sama seperti ketika Anda pergi ke dokter. Sebelum mereka dapat memberikan obat yang tepat, mereka terlebih dahulu harus mengetahui apa yang membuat Anda sakit.
Ketahui kebutuhan Anda
“Ketahui masalah apa yang ingin Anda selesaikan,” Lindsey menjelaskan. Dari sana, Anda dapat memutuskan mana solusi terbaik, CMMS atau EAM.
Mencari jawaban yang tepat (lagi, sama seperti dengan dokter Anda), adalah sekaligus seni dan ilmu, jadi pilihan terbaik Anda adalah melalui proses bersama profesional di industri. Mereka memiliki pengetahuan dan pengalaman yang Anda butuhkan untuk mendapatkan platform yang paling sesuai untuk Anda.
Namun Lindsey mengatakan banyak manajer fasilitas dapat memulai dengan bertanya pada diri sendiri apakah mereka merasa memiliki masalah dengan tim atau mesin. Pada dasarnya, ketika Anda memikirkan di mana Anda ingin melihat perbaikan, apakah itu dengan cara tim bekerja atau cara aset beroperasi?
Secara umum, CMMS hebat membantu Anda mendapatkan lebih banyak dari tim karena semua cara yang mendukung teknisi pemeliharaan Anda dan menyederhanakan alur kerja Anda. Solusi EAM hebat membantu Anda mendapatkan lebih banyak dari aset Anda karena semua cara yang dapat Anda ubah data mentah menjadi intelijen bisnis yang dapat ditindaklanjuti.
Dapatkan hanya yang Anda butuhkan
Lindsey mengatakan penting bagi manajer fasilitas untuk tidak melebihi solusi. Sama seperti ketika Anda pergi ke dokter, Anda ingin mendapatkan cukup obat untuk sembuh. Tidak ada yang perlu operasi besar dan segenggam pil jika yang mereka alami hanya pilek biasa.
“Cari solusi termudah yang masih menyelesaikan masalah Anda,” katanya.
Jika sebagian besar mengelola permintaan pemeliharaan, menyederhanakan alur kerja work order, dan menyiapkan, menjadwalkan, serta melacak inspeksi dan tugas pemeliharaan mencegah, Anda harus mencari CMMS yang mudah dipelajari, mudah digunakan, dan berfungsi langsung dari kotak, tanpa integrasi dan penyesuaian yang rumit.
Keuntungannya adalah Anda memiliki jalur yang lebih singkat ke return on investment yang solid, kata Lindsey. “Itu menurunkan biasa manajemen perubahan.”
Dengan Hippo, misalnya, implementasi dapat cepat selama 30 hingga 60 hari. Teknisi mempelajarinya dengan cepat karena mudah. Mereka terus menggunakannya karena mudah dan berguna. Dan departemen pemeliharaan tidak perlu menginvestasikan waktu dan energi untuk memodifikasinya agar sesuai dengan kebutuhan Anda. Ini hanya berfungsi langsung dari kotak.
Namun jika Anda perlu fitur tambahan dan pelaporan yang lebih kuat, mulai masuk akal untuk memilih EAM. Kembali ke analogi dokter: jika Anda memiliki sesuatu yang lebih serius dari pilek biasa, Anda perlu obat yang lebih kuat.
Dengan EAM, jalur Anda menuju return on investment lebih panjang, tetapi penting untuk diingat bahwa jalur yang lebih singkat tidak akan membawa Anda ke tempat yang Anda inginkan.
Langkah berikutnya
Sekarang setelah Anda mengetahui beberapa pertanyaan yang seharusnya Anda tanyakan pada diri sendiri, saatnya untuk mulai berbicara dengan profesional untuk mendapatkan jawaban terbaik.
Hippo siap membantu Anda mendapatkan solusi yang terbaik untuk Anda, termasuk menjawab pertanyaan Anda tentang perangkat lunak manajemen pemeliharaan, membantu Anda memesan demo perangkat lunak langsung, atau bahkan menyiapkan uji coba gratis.
Ringkasan
Manajer fasilitas dan pemeliharaan menghadapi banyak tantangan, tetapi ada langkah yang dapat mereka ambil untuk meningkatkan operasi secara keseluruhan. Pertama, mereka harus beralih ke pemeliharaan mencegah dan melangkah lebih dulu sebelum masalah kesempatan berkembang menjadi masalah besar. Kedua, mereka dapat mulai menggunakan data sebagai alat untuk pengambilan keputusan yang lebih baik. Mengenai alat, mereka dapat lebih baik menyiapkan teknisi untuk sukses dengan memberikan aplikasi mobile yang membantu mereka meningkatkan produktivitas. Sebagian besar dari mewujudkan semuanya ini adalah menerapkan EAM atau CMMS. Dengan melihat dengan seksama kebutuhan mereka, manajer dapat memilih platform yang menyelesaikan masalah mereka dengan return on investment tercepat yang mungkin.
