HR:Tautan yang hilang ke keandalan

Peran apa yang dimainkan departemen sumber daya manusia dalam keandalan pabrik Anda?

Dalam lingkungan industri saat ini, SDM menjadi kurang terlibat dalam bidang rekrutmen, pelatihan, dan perencanaan suksesi pengrajin yang berkualitas. Beberapa dari area ini telah dihilangkan oleh manajemen melalui pemotongan biaya selama bertahun-tahun. Karena tidak ada pengembalian cepat untuk waktu dan uang yang diinvestasikan di area ini, mereka menjadi sasaran empuk. Selain itu, pelatihan di tempat kerja (OJT) dipandang sebagai program pelatihan yang lengkap dan memadai. Cukup tempatkan karyawan baru dengan salah satu pengrajin "senior" Anda dan, setelah beberapa minggu, "pria baru" harus siap untuk mengatasi sebagian besar masalah yang akan dia hadapi. Beberapa dia belum "dilatih", dia harus mencari tahu sendiri.

Apakah pernyataan di atas mencirikan filosofi perusahaan Anda? Manajemen SDM memainkan peran kunci dalam pemilihan dan pengembangan tenaga kerja terampil. Kesalahpahaman manajemen tentang peran ini telah berkontribusi pada penurunan pengrajin yang berkualitas di fasilitas dan pemeliharaan manufaktur. Sebuah pabrik tidak akan mencapai keunggulan keandalan tanpa menangani area ini secara memadai. Selain itu, perusahaan yang berhasil mencapai peningkatan keandalan dengan berfokus pada area lain saja (perencanaan dan penjadwalan, teknik keandalan, dll.) tidak akan dapat mempertahankan peningkatan tanpa menangani tiga area SDM secara efektif:

• Rekrutmen

• Pelatihan

• Perencanaan suksesi

Beberapa faktor telah berkontribusi pada pengabaian fungsi-fungsi utama SDM ini. Sebagian besar faktor ini berakar pada langkah-langkah pemotongan biaya yang didorong oleh filosofi manajemen yang picik. Artikel ini akan membahas mengapa rekrutmen, pelatihan, dan perencanaan suksesi gagal (dan akan terus gagal) untuk memenuhi kebutuhan kumpulan tenaga kerja industri untuk departemen pemeliharaan. Kelompok ini saat ini dipasok oleh program kejuruan, magang, OJT, dan gelar dua tahun.

PROGRAM PELAJARAN SEKUNDER

Menurut laporan National Assessment of Vocational Education (NAVE) 2004 yang diterbitkan oleh Departemen Pendidikan A.S., ada "sedikit bukti penurunan yang berkelanjutan" dalam pendidikan kejuruan menengah. Meskipun partisipasi memang menurun antara tahun 1982 dan 1992, tampaknya telah mencapai tingkat yang stabil (1992 hingga 2000). Namun, telah terjadi penurunan yang signifikan dalam jumlah siswa yang memilih untuk berkonsentrasi pada kursus kejuruan perdagangan dan industri. Selain itu, data mencerminkan bahwa persentase yang lebih besar dari siswa telah mengambil kursus kejuruan sebagai "investor pekerjaan" (yaitu siswa yang tidak mengambil semua jam kredit mereka dalam pekerjaan kejuruan yang sama). Hal ini dapat menunjukkan bahwa banyak siswa sekolah menengah mengambil kursus kejuruan untuk alasan selain mempersiapkan posisi tingkat awal di industri.

Penilaian tersebut menyinggung potensi penurunan di masa depan dalam program kejuruan menengah yang dihasilkan dari “reformasi akademik” seperti persyaratan kelulusan yang diperluas dan penilaian nilai.

PROGRAM PANGGILAN

Kantor program federal yang bertanggung jawab atas National Registered Apprenticeship System (NRAS) melaporkan data yang diambil dari Apprenticeship Information Management System (AIMS). Informasi AIMS dikumpulkan dari 36 negara bagian yang berpartisipasi. Laporan dari tahun fiskal 2000 hingga TA2003 menunjukkan penurunan 15 persen dalam program pemagangan yang terdaftar. Dari program yang terdaftar, program yang diklasifikasikan dalam kategori manufaktur turun 14 persen selama periode waktu yang sama. Pengurangan ini diterjemahkan ke pengurangan 14 persen magang dari FY2000 ke FY2003. Meskipun kategori manufaktur memang mencakup program selain pekerjaan pengrajin industri, datanya masih signifikan secara statistik.

Dalam lingkungan saat ini, OJT sering menjadi satu-satunya persyaratan pelatihan di pabrik. Dalam kebanyakan kasus, setiap kemiripan dengan program pelatihan formal dipotong dari anggaran. OJT bisa menjadi metode pelatihan yang sangat efektif jika dikelola dengan benar; namun, banyak perusahaan gagal melakukannya. Pelatihan OJT biasanya terdiri dari periode dua hingga tiga minggu bekerja dengan teknisi "berkualifikasi", di mana saat itu teknisi baru dianggap memenuhi syarat dan siap bekerja sendiri.

Seperti yang dapat Anda lihat dengan skenario ini, seorang karyawan yang telah berada di lokasi selama kurang dari satu bulan berpotensi dapat melatih teknisi yang baru direkrut. Praktek ini pasti memperkenalkan kegagalan ke dalam operasi apapun. Kegagalan tersebut disebut sebagai akibat dari diri sendiri karena dapat dihindari jika praktik atau proses yang benar diterapkan.

Jadi di mana departemen SDM Anda cocok dengan informasi latar belakang ini? Sebelum itu dibahas, satu topik lagi harus dibicarakan. Ini berkaitan dengan demografi angkatan kerja AS saat ini.

Dalam Buku Pegangan Pandangan Pekerjaan 2004-'05, Departemen Tenaga Kerja AS memproyeksikan peningkatan 43,6 persen dalam kelompok usia 55-ke-64 dari 2002 ke 2012. Di sisi lain, kelompok usia 35-ke-44 akan menurun dalam ukuran selama periode waktu yang sama. Penurunan ini mencerminkan kekosongan yang diharapkan setelah generasi baby boomer. Dokumen yang sama memproyeksikan penurunan 4,3 persen dalam “kelompok usia kerja utama”, yang didefinisikan sebagai mereka yang berusia 25 hingga 54 tahun.

Proyeksi ini, ditambah dengan peningkatan "industri penyedia jasa" dan penurunan "industri penghasil barang", akan menciptakan lingkungan di mana kelompok usia primer akan menjadi bias terhadap pekerjaan yang berhubungan dengan jasa, bukan pekerjaan pemeliharaan industri. Meskipun pekerjaan ini akan melihat beberapa pertumbuhan (sekitar 5 persen) antara tahun 2002 dan 2012, pekerjaan ini akan memiliki kumpulan tenaga kerja yang lebih kecil untuk direkrut. Dari sekitar 2 juta atau lebih bukaan yang diproyeksikan dalam pekerjaan instalasi, pemeliharaan dan perbaikan (2002 hingga 2012), kurang dari setengahnya diharapkan karena pertumbuhan. Sebagian besar akan karena kebutuhan penggantian. Selain kendala yang dibahas, ada juga fenomena budaya yang berkontribusi pada ketersediaan teknisi pemeliharaan yang berkualitas. Era komputer dan Internet telah membawa Amerika industri ke munculnya generasi dewasa muda yang merasa lebih nyaman duduk di belakang komputer di bilik daripada bekerja dengan alat-alat di lingkungan industri.

Jadi, bagaimana SDM dapat membantu menangani situasi yang akan datang ini? Ini dapat membantu, cukup sederhana, dengan kembali ke beberapa dasar:rekrutmen, pelatihan, dan perencanaan suksesi.

PEREKRUTAN

Ada berbagai metode dan alat yang tersedia untuk perekrutan, seperti penggunaan situs Web seperti Monster dan Hotjobs. Apakah HR memilih untuk memiliki perekrut internal atau tidak, penggunaan headhunter profesional dapat membantu dalam mengisi posisi pemeliharaan.

Ada juga cara kreatif lain untuk merekrut kandidat yang terampil. Misalnya, sebagian besar instalasi militer memiliki sesuatu yang mirip dengan agen penempatan di mana personel yang mengakhiri tugasnya dibantu untuk beralih ke angkatan kerja sipil.

Dengan jumlah tenaga kerja terampil yang menyusut, karyawan harus pandai dalam upaya perekrutan mereka.

PELATIHAN

Manajer pemeliharaan menghadapi lebih banyak kesulitan dalam menangani dua bidang manajemen SDM berikutnya:pelatihan dan perencanaan suksesi.

Beberapa masalah umum dengan OJT telah disorot, tetapi ada dua masalah penting lainnya untuk ditunjukkan. Pertama, pertimbangkan penggunaan OJT untuk melatih teknisi untuk keterampilan tingkat rendah seperti pelumasan dan inspeksi. Meskipun ini mungkin tampak seperti keterampilan yang mudah dikembangkan dalam beberapa minggu di tempat kerja, pelatihan berkualitas datang dari waktu dan upaya berdedikasi dari pelatih yang berkualifikasi. Misalnya, program OJT yang baik akan mencakup pelumasan peralatan yang tepat, termasuk efek negatif dari pelumasan yang kurang dan berlebihan. Praktik terbaik dalam mengumpulkan sampel pelumasan juga harus dibahas. Inspeksi pemeliharaan preventif sangat penting untuk menjaga keandalan peralatan. Sebuah perangkap yang dihadapi organisasi pemeliharaan saat ini adalah dengan asumsi bahwa teknisi terampil tingkat rendah dapat menangani inspeksi ini.\

Kedua, Anda harus menggunakan pendekatan disiplin terhadap OJT untuk memastikan praktik terbaik diajarkan alih-alih kebiasaan buruk.

Untuk persyaratan keterampilan tingkat yang lebih tinggi, OJT akan, lebih sering daripada tidak, terbukti tidak cukup. Keterampilan di bidang-bidang seperti penyelarasan mekanis, pengelasan, pemrograman PLC, dan kalibrasi peralatan memerlukan program pelatihan formal agar berhasil. Intinya adalah bahwa OJT saja tidak akan memberikan tingkat pelatihan yang diperlukan untuk mempertahankan tingkat keandalan pabrik yang berkelanjutan. Pasti ada tempat untuk OJT dalam program pelatihan pengrajin. Namun, itu harus disertai dengan proses yang terkendali dan dapat diverifikasi.

Di sinilah departemen SDM Anda dapat dan harus membantu. Keahliannya dalam mengembangkan Analisis Tugas Pekerjaan (JTA) dapat digunakan untuk membuat daftar kriteria yang diperlukan untuk setiap posisi pengrajin.

Jadi, bagaimana Anda menangani persyaratan pelatihan yang membutuhkan pengajaran tipe kelas formal? Sekali lagi, di sini adalah area yang biasanya tidak ada fasilitas paling banyak. Sikap yang dimiliki banyak perusahaan di pasar saat ini adalah bahwa dolar pelatihan lebih baik dihabiskan oleh orang lain. Mereka mempekerjakan individu yang memperoleh pelatihan dan pengalaman yang dibutuhkan di pekerjaan sebelumnya. Orang-orang itu ditempatkan pada program OJT dua minggu yang cepat (dan tidak terkendali) dan kemudian dilepaskan. Memang benar jika seorang teknisi tidak akan ditempatkan melalui beberapa jenis program magang, yang terbaik adalah mempekerjakan teknisi berpengalaman dari luar. Bahkan teknisi yang paling berkualifikasi, ketika diperkenalkan ke fasilitas baru, akan memiliki kurva pembelajaran yang harus diatasi. SDM dapat membantu Anda mengidentifikasi kesenjangan dalam pengetahuan ini sehingga program pelatihan yang terperinci dapat dibuat. Namun, pembuatan program pelatihan generik dianjurkan untuk menangani semua tingkat pengetahuan yang masuk. Jika diperlukan, program ini dapat disesuaikan dengan kelemahan individu.

Ada beberapa perusahaan di industri saat ini yang menggunakan program pelatihan formal tiga sampai empat tahun untuk mempersiapkan teknisi yang masuk. Program-program yang masih ada biasanya digunakan untuk melatih mantan operator situs yang telah diterima di departemen pemeliharaan. Program-program ini biasanya terdiri dari kombinasi kelas, pelatihan langsung dan pelatihan di tempat kerja. Dalam beberapa kasus, mereka memenuhi persyaratan magang negara bagian dan federal. Kuncinya, sekali lagi, ada proses formal yang mengarah pada program pelatihan yang konsisten dan komprehensif. HR dapat bekerja dengan organisasi pemeliharaan Anda untuk meresmikan program semacam itu.

Seperti yang telah dibahas sebelumnya, keanggotaan program pemagangan dan kejuruan mulai menurun. Jadi, akan menjadi lebih sulit untuk menemukan karyawan baru dengan pelatihan dasar dasar yang dibutuhkan untuk posisi ini. Ini akan diserahkan kepada majikan untuk mengisi kekosongan dan memastikan teknisi mampu melakukan pekerjaannya. Jika tidak, perusahaan akan terus mengalami kegagalan yang disebabkan oleh diri sendiri karena pemasangan dan perbaikan yang tidak tepat. Efek dari kumpulan tenaga kerja di masa depan akan diperparah oleh demografi 10 hingga 15 tahun ke depan.

Data yang disajikan sebelumnya dalam artikel ini menunjukkan mungkin ada sejumlah besar pensiun di angkatan kerja AS dalam waktu dekat. Perubahan ini akan menjadi hasil dari banyak baby boomer yang mencapai kelompok usia 55 tahun ke atas. Proyeksi ini menjadi kenyataan saat Anda mulai melihat departemen pemeliharaan di seluruh negeri. Pengalaman menunjukkan bahwa usia rata-rata pengrajin di sektor manufaktur adalah dalam usia 45 dan 55 tahun. Panggung sekarang ditetapkan untuk dilema yang akan mengganggu industri AS selama beberapa tahun ke depan. Jumlah pensiunan akan melebihi jumlah teknisi berkualifikasi yang tersedia.

Hal ini membuat perusahaan hanya memiliki satu alternatif:membuat program pelatihan yang dapat digunakan untuk setiap individu terlepas dari pelatihan atau pengalaman sebelumnya. Setelah analisis kesenjangan dilakukan dengan teknisi berpengalaman yang masuk, Anda dapat memilih untuk mengikuti pelatihan jalur cepat. Di sisi lain, karyawan baru yang tidak memiliki pengalaman atau pelatihan sebelumnya akan membutuhkan program yang lengkap.

PERENCANAAN SUKSES

Ada satu masalah mendasar yang tidak akan diatasi oleh program yang baru Anda buat, dan itu adalah bagaimana menangani perencanaan suksesi. Aman untuk mengatakan bahwa, berdasarkan statistik yang ditampilkan, jika sebuah organisasi belum mulai merencanakan penggantian di masa mendatang, itu adalah di belakang bola delapan.

Perencanaan suksesi tidak mempekerjakan pengganti seseorang dua hari sebelum dia pensiun. Meskipun ini tampaknya menjadi praktik umum, itu tidak disarankan. Jika Anda mempertimbangkan hambatan yang akan dihadapi di masa depan bersama dengan ketersediaan individu yang memenuhi syarat, itu adalah kesulitan yang menakutkan.

Semua masalah yang disebutkan dalam artikel ini harus dipertimbangkan untuk memastikan transisi pengetahuan yang lancar saat teknisi senior mulai pensiun. Jika tidak, konsekuensinya akan merugikan produktivitas pabrik karena menghadapi kegagalan akibat kesenjangan pengetahuan di departemen pemeliharaannya.

KESIMPULAN

Manajemen SDM dapat dan akan memengaruhi kemampuan perusahaan untuk mencapai keunggulan keandalan kelas dunia. Manajer pemeliharaan dan SDM harus menyelaraskan diri tentang cara terbaik menangani masalah sumber daya yang akan datang ini sebelum menjadi masalah. Keunggulan keandalan adalah tanggung jawab semua orang.

Johnny Maldonado adalah konsultan senior untuk Life Cycle Engineering, sebuah perusahaan yang mengkhususkan diri dalam solusi keandalan dan pemeliharaan. Untuk informasi lebih lanjut, hubungi 843-744-7110, e-mail [email protected] atau kunjungi www.lce.com.