Cara meningkatkan kualitas produk ... melalui jejaring sosial

Ketika frasa "jejaring sosial" muncul di benak, orang umumnya berpikir tentang Facebook atau Twitter. Banyak studi akademis telah ditulis tentang fenomena yang relatif baru ini.

Tetapi para insinyur yang merancang produk kompleks seperti mobil dan pesawat terbang telah beroperasi dalam jaringan sosial mereka sendiri — atau pola komunikasi tertentu — untuk waktu yang lama. Seperti kebanyakan pola komunikasi, kesenjangan pasti akan terjadi. Sebuah studi baru-baru ini yang dilakukan oleh ahli operasi Wallace Hopp dan dua rekannya menggambarkan kesenjangan seperti itu di jejaring sosial sebagai "defisit koordinasi." Dan defisit seperti itu bisa mahal jika tidak diperbaiki.

"Berdasarkan apa yang kami dengar dari para manajer di industri, sekitar 60 persen masalah kualitas mereka berbasis manufaktur dan 40 persen berbasis desain," kata Hopp, Profesor Manufaktur Herrick di Ross. "Kami menemukan bahwa sekitar 20 persen dari masalah desain tersebut dapat dilacak pada komunikasi yang tidak memadai. Ini berarti bahwa masalah koordinasi bertanggung jawab atas kesalahan yang sama banyaknya dengan kesalahan individu oleh para insinyur. Itu informasi yang sangat kuat."

Hopp baru-baru ini menulis bersama "Dampak Misalignment of Organization Structure and Product Architecture on Quality in Complex Product Development" dengan Bilal Gokpinar dari University College, London, dan Seyed Iravani dari Northwestern University.

Makalah ini mengungkapkan hasil upaya para peneliti untuk mengidentifikasi, mengukur, dan mengukur gangguan komunikasi di dalam jaringan desain tertentu di pembuat mobil besar. Kemudian merinci cara inovatif di mana mereka membangun jaringan sosial menggunakan data yang diambil dari rim perintah perubahan rekayasa. Pendekatan ini menghasilkan model statistik yang dapat membantu manajer mengoordinasikan proyek dengan lebih baik di seluruh pusat teknik global. Berbagai macam perusahaan dapat menerapkan model jaringan karena tujuannya adalah untuk memprediksi dan menghindari masalah kualitas dalam produk yang kompleks.

Implikasi praktisnya jelas. Pada tahun 2006, sebuah survei oleh Bloomberg BusinessWeek dan Boston Consulting Group menunjukkan bahwa manajer senior menyebut kurangnya koordinasi sebagai penghalang terbesar kedua untuk inovasi.

Berkah dalam Penyamaran
Hopp dan rekan penulisnya bukanlah peneliti pertama yang menggunakan jejaring sosial untuk memetakan organisasi pengembangan produk baru. Tetapi hampir semua penelitian sebelumnya menggunakan survei untuk mengumpulkan data yang dapat digunakan untuk membangun jaringan. Memang, Hopp awalnya mengira timnya juga akan mengandalkan survei para insinyur tentang siapa yang mereka ajak bicara secara teratur selama proses desain. Tapi pendekatan itu ternyata bermasalah. Hopp perlu mempelajari kendaraan yang telah ada di pasar setidaknya selama satu tahun untuk mengukur klaim garansi yang tersedia. Ini berarti proses desain sudah dimulai sejak lima tahun lalu. Karena program desain kendaraan melibatkan ribuan insinyur, ini juga berarti bahwa banyak individu telah berpindah pekerjaan atau meninggalkan perusahaan. Bahkan jika insinyur yang tepat dapat disurvei, lima tahun adalah waktu yang lama bagi seseorang untuk mengingat dengan siapa mereka berbicara tentang apa.

Hopp menyarankan untuk mempelajari email dan catatan telepon untuk memetakan komunikasi, tetapi perusahaan menganggap gagasan itu terlalu mengganggu. Tapi Hopp dan rekan penelitinya memang memiliki perintah perubahan teknik – catatan yang mendokumentasikan hampir semua langkah yang terlibat dalam merancang bagian-bagian yang membentuk kendaraan. Akhirnya mereka dapat mengekstrak informasi dari catatan ini yang menyediakan peta semua sistem di dalam kendaraan, insinyur yang ditugaskan padanya, dan siapa yang berbicara dengan siapa dan seberapa sering.

Hopp dan rekan penulisnya menggunakan data untuk membuat peringkat sistem kendaraan dari yang sederhana hingga yang kompleks dan untuk mengukur seberapa besar perhatian yang diterima setiap sistem dan subsistem, mengingat komunikasi antara para insinyur yang mengerjakannya.

"Ini pertama kalinya saya mengetahui bahwa ada orang yang menggunakan basis data teknik pengarsipan untuk membangun jejaring sosial," kata Hopp.

Dari situ, mereka dapat melihat sistem mana yang mengalami kekurangan koordinasi. Setiap kesenjangan antara kompleksitas sistem dan komunikasi di sekitarnya adalah "defisit koordinasi". Defisit tersebut memiliki korelasi positif dengan cacat yang ditemukan kemudian dalam data garansi.

Hopp menemukan bahwa sistem dengan kompleksitas sedang mengalami defisit koordinasi tertinggi dan kemungkinan cacat tertinggi. Itu karena sistem yang kompleks menerima banyak perhatian karena semua orang tahu mereka akan sulit. Sistem sederhana tidak memerlukan banyak koordinasi. Yang menengah cenderung diabaikan.

"Jika Anda benar-benar khawatir melihat ketidaksesuaian antara organisasi dan produk Anda, yang perlu Anda lakukan adalah mengukur ketidakcocokan antara kedua jaringan tersebut," kata Hopp. "Kami menemukan cara matematis untuk melakukannya yang seharusnya mudah dilakukan oleh perusahaan."

Perusahaan tempat Hopp bekerja sekarang menggunakan bagan organisasi online untuk membantu meningkatkan komunikasi dan koordinasi di antara para insinyur. Idenya adalah untuk memberikan semua insinyur pandangan gambaran besar dari keseluruhan proyek dan membuatnya lebih mudah untuk menemukan orang yang tepat untuk diajak bicara selama proses desain. Hopp berharap dapat melakukan penelitian lanjutan untuk mengevaluasi dampak alat baru ini terhadap keselarasan organisasi dengan produk.

Mendunia
Hopp dan timnya juga telah memperluas penelitian mereka untuk membantu memandu manajer saat perusahaan bergerak ke arah merancang produk di beberapa pusat teknik global sekaligus. Mereka menemukan bahwa ketika subsistem kompleks dikembangkan di beberapa lokasi, jumlah lokasi memprediksi kemungkinan penundaan dalam tugas desain. Dampak ini terutama terlihat pada subsistem yang kompleks (yaitu, subsistem yang sangat terhubung dalam jaringan arsitektur produk).

Namun, ini adalah tindakan penyeimbangan yang sulit karena perusahaan ingin memanfaatkan keahlian global. Tim terbaik untuk sistem kelistrikan mungkin ada di Eropa, meskipun sebagian besar pekerjaan desain ada di Amerika Utara.

"Apa yang disarankan oleh penelitian kami adalah bahwa Anda tidak harus memiliki semuanya di satu tempat, tetapi jika Anda dapat mengurangi jumlah lokasi desain pada sistem yang sangat sentral, Anda akan melakukannya dengan lebih baik," katanya. "Jadi, jika Anda dapat memindahkan beberapa orang kunci dan menurunkan lokasi Anda menjadi tiga jika Anda menggunakan empat, atau turun menjadi dua jika Anda menggunakan tiga, Anda dapat mengurangi penundaan. Saya pikir jenis analisis ini akan menjadi semakin penting karena semakin banyak perusahaan mengglobalkan organisasi desain mereka."

Bagi Hopp, kemampuan untuk menggunakan perintah perubahan teknik untuk analisis jaringan adalah kabar baik, karena bidang studi jaringan sedang berkembang.

"Saya pikir perspektif jaringan akan tetap ada dan terintegrasi dengan sangat baik ke dalam sistem urutan perubahan rekayasa," katanya. "Untuk produk kompleks seperti kendaraan dan pesawat terbang, ternyata kami telah mengumpulkan data selama ini yang relevan dengan analisis jaringan ini. Tidak ada yang menyadarinya. Kami juga tidak menyadarinya ketika kami memulai penelitian ini, tetapi itu ada di sana dan memang ada. tambang emas."

Gambar 1:Superposisi jaringan produk dan organisasi . Ketika konektivitas antar subsistem dalam jaringan arsitektur produk melebihi konektivitas dalam jaringan koordinasi organisasi, "defisit koordinasi" yang dihasilkan dapat menyebabkan cacat desain yang menyebabkan masalah kualitas dan, karenanya, klaim garansi.