Lean shutdown:10 cara untuk mengurangi lemak dan melakukan hal yang benar

Bagi sebagian besar perusahaan yang berjalan terus menerus, penghentian dan pemadaman menghabiskan sebagian besar anggaran pemeliharaan dan modal. Pada dasarnya, penutupan itu gemuk. Alasan untuk ini adalah keseimbangan yang tidak seimbang antara biaya downtime dan biaya sumber daya shutdown. Dalam beberapa kasus, biaya memiliki sumber daya tambahan (seperti derek ekstra) dikerdilkan oleh biaya waktu henti yang dapat dihindari. Shutdown juga gendut karena sikapnya adalah “Selesaikan dan kita akan khawatir tentang anggaran ketika sudah habis.”

Zaman telah berubah. Pendekatan lama untuk penutupan ini diambil terlalu jauh dan, dengan sendirinya, menjadi gemuk. Ini tentu saja merupakan pendekatan yang gemuk sekarang ketika masa-masa sulit dan harga serta permintaan melunak. Fakta bahwa waktu henti lebih mahal daripada sumber daya dalam kondisi ekonomi apa pun tidak membenarkan pemborosan sumber daya.

Ada bahaya yang mengancam. Perekonomian sedang berubah dan banyak organisasi kita mengalami tekanan finansial. Semua bagian perusahaan berada di bawah pengawasan pemotongan anggaran. Akibatnya, kami menjalankan penutupan kami di bawah tekanan luar biasa. Godaan untuk mengambil jalan pintas pada masalah keselamatan atau lingkungan sangat kuat.

Biasanya, godaan untuk mengambil jalan pintas bukanlah tentang aktivitas saat ini. Saya tidak bisa membayangkan berhemat pada pelindung jatuh atau kacamata pengaman. Saya dapat membayangkan dan telah melihat perusahaan menerapkan perbaikan sementara daripada mengganti pipa dan merancang pabrik yang lebih murah untuk dibangun, tetapi lebih mahal untuk dioperasikan.

Perbaikan kecil dalam mengelola penghentian dapat menghasilkan penurunan berat badan yang signifikan untuk Departemen perawatan. Kuncinya adalah untuk memotong limbah tanpa mengorbankan keselamatan atau kepatuhan lingkungan.

Berdasarkan pengalaman saya dengan shutdown di industri minyak, utilitas, pertambangan dan logam primer, berikut adalah 10 ide konkret untuk diterapkan yang akan bersandar acara penutupan tanpa mengorbankan keselamatan atau keamanan lingkungan.

1) Penemuan adalah sumber utama lemak. Dapat ditemukan adalah pekerjaan yang "ditemukan" setelah penghentian dimulai (saat Anda mulai membukanya.) Beberapa ide untuk mengurangi kejutan:

• Buka semuanya di hari pertama.
• Simpan riwayat berdasarkan pengalaman sebelumnya. Sejarah seperti itu akan menjadi penting karena akan menunjukkan penurunan efisiensi, jika ada.
• Teknologi diagnostik (termasuk teknik pemeliharaan prediktif seperti inframerah, analisis getaran, dll.) dapat memberikan indikasi tentang apa yang terjadi. Jadwalkan SMS yang tidak merusak (seperti rontgen) tepat sebelum Anda menutup daftar pekerjaan.
• Salah satu opsi untuk mengurangi yang dapat ditemukan adalah dengan melakukan "pra-penonaktifan". Pekerja pemeliharaan di anjungan minyak di Teluk Thailand melakukan mini-shutdown sebelum mereka melakukan big-shutdown. Ketika mereka melakukan mini-shutdown, mereka membuka semuanya; periksa, tutup dan kembali ke layanan. Sekarang itu tidak mungkin di banyak tempat, tetapi dalam situasi ini para kru mengatakan bahwa penutupan mereka relatif terkendali dan tidak menghasilkan banyak kejutan. Jumlah yang dapat ditemukan secara dramatis lebih rendah, tetapi kru masih harus meyakinkan manajemen. Bisakah Anda bayangkan ini, “Yah, kami ingin melakukan dua shutdown, bukan satu? Anda tahu, untuk mengelola yang satu, kami akan melakukan yang lain.”
• Grup Asia lainnya melakukan lari kering. Sebuah perusahaan farmasi menyewa kontraktor untuk melakukan dry run lengkap sebelum penutupan utama. Mereka bertindak semuanya sebelum mereka menyentuh peralatan. Perusahaan membayarnya, tetapi ketika penutupan itu dimulai, itu seperti grup tari yang dikoreografikan daripada episode polisi kunci.
• Perusahaan yang sama menyewa kontraktor shutdown untuk menyusun dan mulai merencanakan shutdown berikutnya saat mereka melakukan dry run. Dengan semua peralatan terbuka, kontraktor dapat melakukan pengukuran, melakukan pengambilan sampel dan pengujian, dan bahkan menghitung gigi roda gigi untuk mendapatkan lompatan pada penutupan berikutnya.

2) Pertemuan yang buruk itu gemuk. Namun rapat yang baik sangat penting untuk keberhasilan seluruh upaya penutupan dan ramping. Waktu pertemuan yang terbuang sangat berpengaruh. Jika ada delapan orang dalam satu pertemuan dan mereka menunggu yang kesembilan, maka waktu kedelapan orang itu terbuang percuma. Proyek lean di sini mungkin untuk melatih orang dalam praktik rapat yang lebih baik agar rapat menjadi lebih efektif.

• Banyak perusahaan memiliki kebiasaan rapat yang sangat buruk. Orang-orang datang terlambat, atau tidak mengerjakan pekerjaan rumah mereka. Mereka tidak memperhatikan dan kemudian bertindak tidak konsisten dengan keputusan kelompok. Mereka tidak memiliki disiplin yang baik dalam rapat, dan manajemen sering kali juga tidak mencontohkan perilaku rapat yang baik. Mulailah mengirim orang ke kelas yang lebih populer tentang cara menjalankan rapat dan "mengikuti" meningkatkan kecanggihan rapat Anda. Omong-omong, apakah Anda memiliki aturan tentang mengirim SMS atau memeriksa email selama rapat?

3) Jika ada lebih dari 25 tugas dalam shutdown (peristiwa yang sangat kecil), maka menggunakan perangkat lunak manajemen proyek akan mengurangi shutdown dengan mempersingkat durasi. Pastikan perencana dan penjadwal terlatih dengan baik dalam pengetahuan manajemen proyek (disebut PM BOK), termasuk keakraban dengan paket perangkat lunak apa pun yang Anda gunakan. Keuntungannya sederhana:

• Dengan menghitung jalur kritis, Anda mengetahui sejak awal apakah proyek sesuai atau tidak sesuai jadwal.
• Dengan mengetahui tugas yang berada di atau dekat jalur kritis, Anda tahu apa yang harus difokuskan.
• Anda dapat mengantisipasi jika intervensi ekstra diperlukan untuk mencegah keseluruhan proyek tertunda.
• Anda dapat melihat masalah datang ketika masalah itu cukup kecil untuk diperbaiki dengan mudah.
• Anda dapat membuat tampilan yang menjelaskan penghentian dan menunjukkan statusnya saat ini.

4) Delapan puluh lima persen pekerjaan perencanaan dan penjadwalan dilakukan sebelum penutupan dimulai. Inti dari perencanaan adalah untuk mengidentifikasi unsur-unsur pekerjaan tertentu yang unik. Poin utama penjadwalan adalah menyatukan 11 elemen pekerjaan pemeliharaan spesifik yang unik dalam waktu yang tepat:

• Orang yang mampu secara fisik dan mental dengan keterampilan yang tepat untuk melakukan pekerjaan
• Langkah kerja yang aman
• Memperbaiki suku cadang, bahan, persediaan, bahan habis pakai untuk pekerjaan tersebut
• Alat yang benar
• Peralatan yang memadai untuk mengangkat, menekuk, mengebor, mengelas, dll.
• Alat pelindung diri (APD)
• Izin dan penguncian yang tepat
• Penitipan dan pengendalian aset
• Akses aman ke aset, platform kerja yang aman, dan kondisi kerja yang manusiawi
• Gambar dan diagram pengkabelan terkini serta informasi lainnya
• Pembuangan limbah yang benar

Pastikan Anda memanfaatkan waktu sebelum shutdown mulai menyejajarkan 11 elemen ini. Ingat, jika ada item yang hilang, pekerjaan akan berhenti atau orang akan berimprovisasi (yang meningkatkan kemungkinan masalah dengan kualitas dan keamanan).

5) Awasi pemesanan bahan yang berlebihan dan kembalikan inventaris yang tidak terpakai segera setelah Anda tahu Anda tidak akan menggunakannya. Ketika penutupan selesai, kecenderungannya adalah memasukkan semua bahan tambahan ke dalam gudang dan mengambil kredit untuk nilainya. Itu membantu anggaran penutupan tetapi ada biaya keseluruhan untuk organisasi kecuali bahan tersebut digunakan dalam waktu yang cukup singkat. Banyak gudang memiliki sisa proyek dan penutupan selama bertahun-tahun setelah peristiwa tersebut.

6) Catat secara eksplisit apakah ada cukup persediaan untuk seluruh shutdown (perencana harus meletakkan tangan mereka pada item ini dan tidak menerima tingkat persediaan komputer). Suplai termasuk kain lap, kompon kering minyak, batang atau kawat las, gas, mur dan baut, dll. Shutdown telah dihentikan karena seseorang membuat asumsi tentang ketersediaan sumber daya sederhana.

7) Awasi jumlah crane sewaan, unit las, generator, kompresor, tangki, perancah, dan peralatan lainnya yang berlebihan. Selidiki dan kembalikan apa yang jelas tidak diperlukan dan tidak memberikan manfaat apa pun, kecuali jika itu ada untuk memberikan asuransi terhadap beberapa kerugian yang signifikan. Kembalikan semua jenis sewa secepat mungkin.

8) Waspadai situasi di mana sumber daya dibayar tetapi tidak digunakan. Miliki beberapa proyek lean untuk menggunakannya. Ini juga termasuk pengeluaran sedikit ekstra untuk meninggalkan perancah untuk melakukan beberapa perawatan rutin setelah shutdown atau menjaga crane selama beberapa hari ekstra serta tenaga kerja selama shutdown.

9) Validasi daftar pekerjaan dan hapus duplikasi. Hapus pekerjaan yang tidak penting dan pastikan kata-kata dari pekerjaan yang diminta jelas. Pada pekerjaan individu, lihat ruang lingkup pekerjaan sebagai kontraktor. Pastikan itu sejelas dan selengkap mungkin. Cakupan yang lebih baik akan menghasilkan harga yang lebih rendah jika ada lebih sedikit yang tidak diketahui.

10) Menyelesaikan klaim dengan kontraktor mana pun segera untuk menghindari biaya dan penalti tambahan. Mengurangi lemak di penutupan Anda dapat memberikan hasil yang besar untuk pabrik Anda baik dalam waktu maupun uang. Menerapkan salah satu dari 10 ide di atas dapat menempatkan Anda di jalan menuju shutdown yang lebih ramping. Ingat, perbaikan kecil menghasilkan hasil yang besar.

Informasi dalam artikel ini sebagian diadaptasi dari “Lean Maintenance” dan “Mengelola Pemadaman dan Pemadaman Pemeliharaan”, keduanya diterbitkan oleh Industrial Press dan ditulis oleh Joel Levitt. Artikel ini pertama kali muncul di buletin DAMPAK Life Cycle Engineering.

Tentang penulis:
Joel Levitt adalah pelatih profesional perawatan terkemuka. Dia telah melatih lebih dari 15.000 pemimpin pemeliharaan dari 3.000 organisasi di seluruh dunia. Sejak tahun 1980, ia telah menjadi presiden Springfield Resources, sebuah perusahaan konsultan manajemen yang melayani klien dari semua ukuran pada berbagai masalah pemeliharaan. Dia memiliki lebih dari 25 tahun pengalaman dalam banyak aspek pemeliharaan, termasuk menjabat sebagai desainer kontrol proses, inspektur peralatan sumber, teknisi listrik, teknisi layanan lapangan, pekerja kelautan pedagang, manajer manufaktur, dan manajer properti.