Cara menemukan dan menggunakan data perintah kerja
Baca seri akademi perintah kerja lengkap, termasuk toolkit untuk membangun perintah kerja yang lebih baik, mengoptimalkan jadwal pemeliharaan, mengalahkan backlog, dan banyak lagi
Kisah tentang data perintah kerja yang hilang dan ditemukan
Tidak ada data berarti bekerja dalam kegelapan
Tim pemeliharaan di Voltalia memiliki masalah besar. Mereka menutup lebih dari 104.000 pesanan kerja setiap tahun tanpa ada data perintah kerja untuk ditampilkan.
Produsen dan penyedia layanan energi terbarukan tidak tahu apakah ada PM yang menyebabkan kerusakan alih-alih mencegahnya. Atau jika itu menghabiskan jam kerja, suku cadang, dan sumber daya lainnya untuk pekerjaan yang tidak perlu. Atau jika itu menetapkan jumlah orang yang tepat untuk suatu tugas. Atau banyak hal tentang perintah kerja mereka.
Menulis ulang skrip untuk menghitung data
Tim pemeliharaan Voltalia bersumpah untuk mengubah ini. Setelah bertahun-tahun bekerja untuk mencapai tujuan mereka, mereka mencapai “peningkatan 100% dalam mengukur KPI pemeliharaan”, kata Vasco Vieira, Direktur Teknik Pemeliharaan Voltalia.
Data membantu perusahaan mengungkap beberapa efisiensi utama. Misalnya, data perintah kerja menunjukkan bahwa satu tim menghabiskan 40 jam setiap minggu mengemudi dari kantor ke fasilitas di luar lokasi. Itu berarti menambahkan waktu dan biaya untuk setiap pekerjaan. Perusahaan akhirnya membangun kantor satelit yang lebih kecil di dekat fasilitas di luar lokasi untuk menghemat waktu dan uang.
Moral cerita
Data perintah kerja memiliki kekuatan untuk mengubah cara tim pemeliharaan beroperasi. Ada keuntungan kecil, seperti membuat setiap pekerjaan lebih mudah bagi teknisi, yang menambahkan hingga yang lebih besar, seperti mengurangi biaya perawatan secara menyeluruh. Voltalia adalah buktinya.
Tetapi data ini sering diabaikan. Bukan karena tim pemeliharaan menganggapnya tidak berguna. Itu karena melihat ribuan perintah kerja tidak mudah. Postingan ini memberikan beberapa praktik terbaik untuk mempermudah proses ini sehingga Anda dapat menemukan wawasan dalam perintah kerja Anda dan menggunakannya untuk membuat perbedaan di organisasi Anda.
Cara mendapatkan data pemeliharaan dari perintah kerja
Kendala paling umum dalam menggunakan data perintah kerja adalah memiliki data yang tidak dapat diandalkan atau tidak ada data sama sekali.
“Sebelum Anda melakukan apa pun dengan data perintah kerja, Anda perlu tahu bahwa itu ada dan bersih. Jika tidak, semua keputusan yang Anda buat setelahnya akan salah,” kata Vishakha Shah, Konsultan Solusi di tim layanan profesional Fiix.
Memulai dengan benar dengan data perintah kerja adalah proses empat langkah:
#1:Tentukan tujuan Anda
Beberapa data sangat membantu. Terlalu banyak mengganggu. Memiliki tujuan akan membantu Anda menarik garis antara angka yang tepat dan angka yang mengganggu. Beberapa contoh sasaran meliputi:
Membangun program pemeliharaan preventif kelas dunia
Membuat strategi pemeliharaan lean
Menggunakan pemeliharaan untuk meningkatkan hasil di seluruh bisnis
#2:Buat pengukuran Anda
Pikirkan tentang area operasi Anda sehari-hari yang dapat menandai kemajuan menuju tujuan Anda. Beberapa contoh pengukuran dalam perintah kerja Anda meliputi:
Persentase perintah kerja reaktif vs. preventif
Jumlah kesalahan yang ditemukan selama PMs
Frekuensi pekerjaan reaktif pada aset penting
Jumlah jam kerja yang diharapkan vs yang sebenarnya
Ukuran perintah kerja yang di-backlog
#3:Buat perintah kerja berdasarkan metrik tersebut
Siapkan perintah kerja Anda untuk mendapatkan metrik yang Anda pilih. Untuk melakukan itu, perintah kerja Anda perlu dibuat dengan tiga S dalam pikiran:
Standar:Perintah kerja Anda harus meminta informasi yang sama setiap saat. Proses untuk membuat, meninjau, menetapkan, memprioritaskan, dan menyelesaikan perintah kerja harus sestandar mungkin.
Spesifik:Jelaskan secara tepat apa yang ingin Anda ketahui. Misalnya, jika jam kerja penting, tanyakan berapa banyak waktu yang dibutuhkan setiap tugas alih-alih waktu untuk seluruh perintah kerja. Ini akan memberi Anda data yang lebih bersih dan memudahkan untuk menemukan metrik utama dengan cepat.
Sederhana:Libatkan staf yang sering membuat dan menyelesaikan perintah kerja dalam prosesnya. Masukan akan membantu Anda merancang perintah kerja yang lebih mudah untuk diisi dan meningkatkan kemungkinan untuk benar-benar diselesaikan.
Pelajari cara membuat perintah kerja kelas dunia dari awal hingga akhir
#4:Mulai dari yang kecil dan tingkatkan kesuksesan Anda
Menemukan masalah dalam proses Anda sangat memilukan ketika Anda telah menghabiskan waktu berbulan-bulan untuk itu. Hindari ini dengan memulai dengan perintah kerja dari satu aset atau dari satu area fasilitas. Asah pengukuran Anda, dapatkan kemenangan cepat, dan skalakan proses ke bagian lain dari organisasi.
Cara menggunakan data perintah kerja untuk menemukan dan memperbaiki masalah
Mengumpulkan data perintah kerja tidak ada gunanya jika tidak digunakan untuk memecahkan masalah di organisasi Anda. Setiap fasilitas memiliki masalah unik, tetapi tiga yang paling umum adalah waktu henti yang tidak direncanakan, pekerjaan penting yang tertunda, dan pekerjaan yang membutuhkan lebih banyak waktu dan sumber daya untuk diselesaikan.
Cara mencegah waktu henti peralatan
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang dapat diajukan untuk menemukan penyebab perawatan reaktif dan bagaimana memastikan hal itu tidak terjadi lagi:
Apakah tugas tindak lanjut tidak dibuat atau diselesaikan? Pastikan inspeksi yang gagal memicu tindakan tindak lanjut dengan prioritas tinggi dan memperingatkan orang yang tepat. Daftar singkat kode kegagalan membantu pekerjaan tindak lanjut berhasil.
Apakah bagian yang rusak digunakan selama perbaikan? Pastikan suku cadang lainnya tidak rusak. Jika ya, tindak lanjuti vendor Anda untuk mendapatkan yang baru.
Apakah tugas pada perintah kerja sebelumnya terlewatkan atau dilakukan dengan tidak benar? Tinjau daftar tugas Anda dan perbaiki instruksi yang tidak jelas yang mungkin menyebabkan tugas terlewatkan. Lengkapi daftar tugas dengan melampirkan riwayat aset, diagram, gambar, dan manual.
Apakah pemeliharaan terjadwal terlewatkan sebelum kegagalan? Tandai pekerjaan penting sebagai prioritas dan tampilkan di sistem apa pun yang Anda miliki hingga selesai.
Apakah produksi lebih tinggi dari biasanya/direncanakan, dilakukan dengan tidak benar, atau dimodifikasi?:Tinjau jadwal pemeliharaan Anda dan konsultasikan dengan tim operasi untuk membuat SOP yang lebih kuat ketika produksi meningkat atau berubah.
Cara mencegah pekerjaan tertunda
Data perintah kerja dapat membantu Anda menemukan dan memperbaiki perintah kerja yang memakan waktu lama untuk sampai ke:
Suku cadang dan persediaan tidak tersedia. Tinjau proses pembelian untuk suku cadang ini, termasuk jumlah minimum dan siapa yang dapat mengirimkan pesanan pembelian sehingga Anda tidak akan kekurangan lagi.
Masalahnya tidak diidentifikasi dengan benar atau petunjuknya tidak ada. Lihat apakah deskripsi perintah kerja, kode kegagalan, dan daftar tugas dapat lebih jelas. Lampirkan foto, manual, SOP, atau dokumentasi lain ke perintah kerja.
Sumber daya yang dialihkan perintah kerja darurat:Ini tidak selalu dapat dihindari, tetapi dapat memberi tahu Anda bahwa tugasnya terlalu besar. Pertimbangkan untuk memecahnya menjadi tugas yang lebih kecil untuk memprioritaskan bagian pekerjaan.
Ada konflik penjadwalan dengan produksi:Bicaralah dengan operasi tentang mengapa pemeliharaan diperlukan pada aset. Pertimbangkan untuk memberikan tanggung jawab pemeliharaan kecil kepada operator yang terkait dengan perintah kerja. Aktifkan operasi dengan strategi pemeliharaan Anda
Orang/orang yang ditugaskan untuk pekerjaan tersebut tidak memiliki keterampilan yang tepat:Jelaskan pada permintaan pekerjaan jenis keterampilan atau sertifikasi apa yang diperlukan untuk jenis pemeliharaan tertentu.
Cara mencegah pekerjaan memakan waktu lebih lama dari yang seharusnya
Jadwal pemeliharaan tidak memiliki banyak ruang untuk kesalahan. Ketika pekerjaan berjalan lama, itu memiliki efek domino yang besar. Perintah kerja dapat memberi Anda wawasan tentang apa yang menyebabkan perintah kerja memakan waktu lebih lama dan cara memperbaiki masalah.
Pelajari cara menghilangkan semua inefisiensi dalam jadwal pemeliharaan Anda
Ditugaskan ke orang yang salah:Pekerjaan akan memakan waktu lebih lama jika teknisi tidak memiliki keahlian yang tepat. Permintaan kerja standar membuat semua orang tahu orang yang tepat untuk ditugaskan. Tambahkan sebanyak mungkin manual, gambar, diagram, dan sumber daya lainnya ke perintah kerja untuk membantu teknisi yang tidak terbiasa dengan tugas tersebut.
Waktu penyelesaian yang diharapkan terlalu rendah:Jam kerja yang diharapkan harus ditingkatkan jika perintah kerja secara konsisten menghabiskan lebih banyak waktu daripada yang diberikan.
Daftar tugas terlalu besar atau tidak jelas:Bergabunglah dengan teknisi berpengalaman saat mereka menyelesaikan perintah kerja, dokumentasikan apa yang mereka lakukan langkah demi langkah, dan buat daftar tugas dengan informasi ini. Berikan jam yang diharapkan untuk setiap tugas dalam urutan kerja sehingga Anda tahu mana yang menyebabkan masalah.
Tidak cukup teknisi yang ditugaskan untuk perintah kerja ini:Ini mungkin bukan pekerjaan satu (atau dua, atau tiga) orang.
Pekerjaan tambahan telah dilakukan selama perintah kerja:Kembangkan proses yang membantu teknisi membuat dan memprioritaskan perintah kerja terpisah untuk perbaikan korektif tambahan.
Suku cadang dan persediaan sulit ditemukan:Satukan semua suku cadang dan persediaan yang diperlukan untuk perintah kerja umum dan penting sehingga dapat diakses dengan cepat.
Cara mengukur kesuksesan Anda dengan data perintah kerja
Apa yang terjadi ketika Anda ingin mengambil langkah berikutnya dan mulai menganalisis ratusan atau ribuan perintah kerja? Ada tiga jawaban untuk pertanyaan ini:
Prioritaskan perintah kerja sehingga Anda berfokus pada hal yang paling penting
Pekerjakan lebih banyak orang untuk menganalisis perintah kerja
Berinvestasi dalam sistem yang melakukan semua ini untuk Anda
Cara memprioritaskan perintah kerja
“Jika Anda kekurangan waktu dan sumber daya, fokuslah pada perintah kerja reaktif,” kata Stuart Fergusson, Solutions Engineer Leader Fiix.
Mengidentifikasi bagaimana perintah kerja berkontribusi pada kegagalan akan membantu Anda bergerak menuju program pemeliharaan preventif yang solid, kata Stuart.
Jika Anda memiliki perintah kerja pemeliharaan reaktif yang dikunci, kumpulan berikutnya yang diprioritaskan adalah perintah kerja yang akan datang dan berisiko tinggi. Ini adalah pekerjaan yang berpotensi menjadi sangat salah, termasuk pekerjaan pada aset penting, pekerjaan yang sudah lama tidak dilakukan, atau proyek besar dan kompleks.
Jika Anda dapat memasukkan beberapa perintah kerja lagi, Stuart merekomendasikan untuk menganalisis pekerjaan yang menghabiskan banyak biaya. Membuat proyek-proyek ini lebih efisien akan membuat dampak besar. Lihat pekerjaan yang menggunakan banyak tenaga kerja, komponen utama, dan waktu henti yang direncanakan pada aset produksi.
Cara membenarkan lebih banyak sumber daya untuk tim Anda
Hasil adalah mata uang yang Anda butuhkan untuk meyakinkan atasan Anda bahwa Anda membutuhkan orang lain di tim Anda. Soroti masalah yang Anda temukan dan perbaiki dengan menganalisis dan mengoptimalkan perintah kerja. Misalnya, berapa banyak kegagalan yang Anda tangkap dan cegah? Apakah Anda mengurangi biaya proyek dengan membantu teknisi menjadi lebih efisien? Tidak ada kemenangan yang terlalu kecil.
Tunjukkan dampak keberhasilan ini jika dicapai dalam skala yang lebih besar. Jika Anda menghemat selusin jam kerja untuk satu perintah kerja, bayangkan berapa jam kerja yang akan dihemat untuk 100 pesanan kerja.
Tunjukkan intinya dengan menjelaskan efek riak yang mungkin terjadi pada pemeliharaan. Jika seseorang dapat mengambil pekerjaan dari piring Anda, itu bisa berarti lebih sedikit simpanan. Atau lebih banyak pelatihan bagi operator untuk melakukan tugas pemeliharaan rutin, membebaskan tim Anda untuk melakukan proyek besar. Fokus pada tempat karyawan baru dapat menambah nilai secara tidak langsung.
Perangkat lunak untuk analitik perintah kerja
Hampir setiap platform analitik pemeliharaan berfokus pada data aset. Tidak mudah untuk menemukan sistem yang mendalami perintah kerja. Sampai sekarang.
Wawasan perintah kerja, yang didukung oleh Fiix Foresight, dapat menganalisis ribuan perintah kerja dalam hitungan menit dan memberi tahu Anda pekerjaan apa yang menyebabkan gangguan, pekerjaan yang terlambat, jam kerja tambahan, atau masalah lainnya. Laporan wawasan perintah kerja memeriksa semua perintah kerja Anda, membandingkan yang serupa, dan mengidentifikasi yang paling berisiko dengan menemukan outlier.
Misalnya, Anda mungkin memiliki banyak aset yang sama di beberapa fasilitas dengan ratusan PM per tahun pada aset tersebut. Jika jumlah tugas pada satu PM adalah setengah dari yang lain, wawasan perintah kerja akan menangkap ini. Temukan masalah ini, ubah daftar tugas Anda, dan hindari melewatkan langkah penting dalam pemeliharaan penjadwalan Anda.
Itu hanya sebagian kecil dari apa yang dapat dilakukan oleh wawasan perintah kerja. Pelajari lebih lanjut tentang cara kerja laporan, tampilannya, dan lainnya di sini.
Semua yang baru saja Anda baca dalam tiga kalimat
Membuat strategi data perintah kerja yang berhasil mencakup menentukan sasaran Anda, memilih metrik dan tolok ukur yang selaras dengan sasaran tersebut, membuat perintah kerja yang mengumpulkan metrik tersebut, dan menguji coba pendekatan Anda.
Mempelajari perintah kerja yang membutuhkan waktu terlalu lama untuk diselesaikan atau diselesaikan dan sebagai respons terhadap kerusakan akan membantu Anda mengidentifikasi area perintah kerja yang perlu disempurnakan dan mencegah masalah ini muncul lagi.
Menskalakan kesuksesan Anda dengan data perintah kerja bergantung pada tiga hal:Memprioritaskan perintah kerja, mengukur keberhasilan untuk membenarkan lebih banyak sumber daya, dan berinvestasi dalam sistem perintah kerja yang dapat mengambil analisis yang membosankan dan memakan waktu.
