Rencana Enam Langkah untuk Menghilangkan Tumpukan Work Order

Baca seri work order academy lengkap, termasuk toolkit untuk work order yang lebih baik, mengoptimalkan jadwal pemeliharaan, menggunakan data work order, dan lebih banyak lagi

Ketika Backlog Pemeliharaan Mengeluarkan Kendali

National Parks Service menghadapi backlog pemeliharaan kritis yang menguras sumber daya dan mengancam keselamatan pengunjung.

Biaya backlog pemeliharaan di lebih dari 400 taman nasional diperkirakan mencapai $12 milyar—lima kali anggaran operasional departemen. Meskipun $6,5 milyar telah dialokasi untuk menangani masalah ini, itu hanya mencakup sekitar setengah dari investasi yang diperlukan.

Pemeliharaan yang ditunda leaves taman dengan bahaya keselamatan, peralatan yang tidak dapat digunakan, dan infrastruktur yang harus ditingkatkan tahun lebih awal dari yang direncanakan.

Di sebagian besar industri, backlog adalah tanda peringatan. Itulah sebabnya artikel ini menawarkan langkah praktis untuk mencegah dan mengurangi backlog work order.

Apa itu Backlog Pemeliharaan?

Backlog pemeliharaan merujuk pada semua pekerjaan yang terjadwal dan disetujui yang belum selesai, terlepas dari apakah itu sudah lewat waktu. Anggaplah ini sebagai daftar tugas rumah yang selesai.

Bagaimana Backlog Pemeliharaan Diukur?

Backlog biasanya diukur dalam jumlah jam tenaga kerja atau minggu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan yang tertunda dengan sumber daya saat ini. Perhitungan mencakup order darurat dan yang direncanakan.

Kapan Backlog Terlalu Tinggi?

Backlog nol sebenarnya tidak sehat; itu dapat mencegah teknisi untuk fokus pada tugas prioritas dan mengarah pada lebih banyak pekerjaan yang tidak terduga. Para ahli industri merekomendasikan mempertahankan backlog yang setara dengan sekitar empat minggu tenaga kerja: dua hingga tiga minggu backlog perencanaan (tugas yang terjadwal tetapi belum siap) dan satu hingga dua minggu backlog aktif (tugas yang dapat segera dimulai).

Enam Langkah untuk Mengurangi Backlog Pemeliharaan

Sementara backlog yang menimbulkan rasa kewalahan, biaya membiarkannya tanpa tindakan jauh lebih besar. Berikut adalah enam strategi teruji untuk secara sistematis menyusutkan backlog Anda:

#1: Amankan Dukungan Eksekutif

Mengalihkan sumber daya ke arah pemeliharaan seringkali menghadapi resistensi. Bujuk pemangku kepentingan bahwa menangani backlog adalah investasi strategis, bukan biaya jangka pendek. Pendukung argumen Anda dengan data—tunjukkan bagaimana mengurangi backlog meningkatkan keandalan aset, mengurangi boros, dan pada akhirnya meningkatkan target produksi.

Pelajari cara memulai pendirian TPM di organisasi Anda

#2: Prioritaskan Tugas dengan Efektif

Mulai dengan mengurutkan work order berdasarkan kritisitas aset. Dalam aset kritis, prioritaskan yang memiliki interval tertunda terpanjang. Pertimbangkan juga durasi dan kompleksitas setiap order; tugas cepat dengan downtime rendah harus ditangani pertama untuk membangun momentum.

Prioritaskan backlog Anda dengan template praktis ini

#3: Evaluasi Sumber Daya yang Tersedia

Evaluasi personil, keterampilan, dan sertifikasi untuk menentukan siapa yang dapat menangani setiap tugas. Verifikasi apakah bagian, alat, dan PPE tersedia; jika tidak, estimasi waktu pengadaan lead time. Pahami ukuran jendela pemeliharaan dan pastikan teknisi memiliki semua informasi yang diperlukan untuk bekerja dengan aman dan efisien.

#4: Rencanakan Pekerjaan Berisiko Tinggi

Identifikasi tiga kategori pekerjaan berisiko tinggi—rebuild besar, proyek kompleks yang lama, dan tugas yang tidak familiar. Reduksi risiko dengan memberikan pelatihan tambahan, mengalokasikan jam tenaga kerja tambahan, dan memastikan PPE yang tepat tersedia.

Pelajari cara membuat work order yang memperkuat kesehatan dan keselamatan

#5: Bangun Work Order yang Efisien & Aman

Work order berkualitas tinggi mengurangi ambiguitas dan boros. Sertakan:

• Daftar tugas yang ringkas dan detail.
• Daftar bahan dan daftar periksa PPE dengan catatan lokasi.
• Manual, diagram, dan foto yang relevan.
• Deskripsi masalah yang menyeluruh dan kriteria penyelesaian.

Pelajari cara membangun work order kelas dunia

#6: Pantau Progres Secara Terus Menerus

Memantau progres memungkinkan Anda untuk menyesuaikan prioritas secara real-time dan memberikan bukti ROI untuk pimpinan. Jadwalkan check-in rutin untuk memastikan teknisi memiliki sumber daya yang mereka butuhkan, nyaman dengan tugas, dan untuk menyempurnakan proses.

Penyebab Utama & Strategi Pencegahan

Setelah backlog dapat dikelola, tantangan berikutnya adalah menjaganya begitu. Pertimbangkan praktik ini:

• Hapus work order duplikat dan sempurnakan jadwal PM: Hapus entri redundan dan sesuaikan frekuensi pemeliharaan berdasarkan data kesalahan.
• Standardikan template work order: Exigir informasi yang sama untuk semua permintaan dan penyelesaian untuk mempercepat tinjauan dan menyoroti tren.
• Selaraskan tujuan dan proses: Tentukan apa yang dianggap pekerjaan prioritas tinggi sehingga semua orang menggunakan kriteria yang sama.
• Lacak bagian dan keterampilan: Pertahankan dasbor bagian yang sering digunakan untuk menghindari kehabisan stok dan mengidentifikasi kesenjangan keterampilan untuk pelatihan yang terfokus.

Kesalah Utama dalam Tiga Kalimat

• Mengubah budaya pemeliharaan reaktif memerlukan memframing backlog sebagai hambatan bersama, mencapai konsensus, dan melibatkan semua pemangku kepentingan.
• Perencanaan yang efektif—prioritasi, penilaian risiko, dan work order yang kuat—maksimalkan produktivitas dan mengurangi downtime.
• Mengoptimalkan pemeliharaan pencegahan, memantau tren, dan memstandardisasi proses mencegah backlog muncul kembali.

Baca bagian VI: Crack the code on TPM with the help of work orders