Rencana enam langkah untuk mengatasi tumpukan pesanan kerja

Saat backlog pemeliharaan tidak terkendali

Dinas Taman Nasional memiliki masalah serius dengan backlog. Dan itu merugikan semua orang.

Biaya simpanan pemeliharaan di lebih dari 400 taman nasional di seluruh Amerika Serikat baru-baru ini ditagih sebesar $12 miliar. Itu 500% lebih banyak dari anggaran operasional untuk departemen. Dan meskipun $6,5 miliar telah disisihkan untuk mengatasi backlog, itu hampir tidak mencakup setengah dari apa yang dibutuhkan.

Taman menanggung bekas perawatan yang ditangguhkan. Bahaya keamanan. Peralatan yang tidak dapat digunakan. Infrastruktur mahal perlu ditingkatkan bertahun-tahun terlalu dini.

Ini tidak cantik. Tidak banyak jaminan pemeliharaan. Itulah mengapa artikel ini membahas tips untuk menghindari backlog perintah kerja dan cara mengurangi backlog pemeliharaan jika Anda sudah memilikinya.

Apa itu backlog pemeliharaan?

Maintenance backlog adalah semua pekerjaan pemeliharaan yang telah direncanakan, disetujui, dan dijadwalkan, tetapi belum selesai. Ini bukan pekerjaan yang hanya melewati tanggal jatuh tempo.

Anggap saja seperti daftar tugas rumah tangga Anda. Anda berencana untuk membersihkan garasi Sabtu lalu, tetapi tidak pernah sampai. Anda juga berencana untuk mengatur lemari Anda akhir pekan depan. Kedua tugas ada di tumpukan Anda.

Bagaimana backlog pemeliharaan diukur?

Backlog pemeliharaan sering diukur dalam jumlah jam atau minggu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan sumber daya yang tersedia. Dan backlog tidak membedakan antara perintah kerja darurat dan terencana. Setiap potongan pemeliharaan disertakan dalam perhitungan.

Berapa banyak backlog pemeliharaan yang terlalu banyak?

Memiliki jaminan pemeliharaan nol tidak sehat. Jika backlog terlalu kecil, akan sulit untuk menjaga pedagang dan teknisi pada pekerjaan prioritas, menurut artikel di Pabrik Handal ini. Ini biasanya mengarah pada peningkatan pekerjaan yang tidak terencana dan korektif.

Artikel yang sama merekomendasikan memiliki total backlog sekitar empat minggu. Ini termasuk backlog perencanaan dua hingga tiga minggu (pekerjaan yang direncanakan, tetapi belum siap untuk dimulai) dan backlog terjadwal satu hingga dua minggu (pekerjaan yang dapat dimulai kapan saja).

Enam langkah untuk mengurangi backlog pemeliharaan

Daftar panjang perintah kerja yang menumpuk memang menakutkan, tetapi konsekuensi dari mempertahankannya seperti itu lebih menakutkan. Ini adalah enam strategi yang dicoba dan benar untuk menghilangkan tumpukan simpanan itu:

#1:Dapatkan dukungan

Gagasan untuk mengutamakan pemeliharaan di atas beberapa hal lain (seperti produksi) mungkin tidak terlalu populer. Tetapi mendapatkan akses ke peralatan dan sumber daya sangat penting untuk mengatasi backlog. Itulah mengapa mengubah pikiran semua orang adalah hal pertama yang harus Anda lakukan.

Membuat orang membeli rencana Anda dimulai dengan memberi tahu mereka bagaimana hal itu akan membantu mereka dan mendukungnya dengan angka. Misalnya, rencana Anda mungkin memotong sasaran dan kuota tim produksi dalam jangka pendek. Tunjukkan kepada mereka bahwa pekerjaan ini akan membantu mereka mencapai target jangka panjang melalui kinerja aset yang lebih baik (lebih sedikit memo dan pengerjaan ulang) atau startup yang lebih bersih untuk beberapa bulan ke depan.

Pelajari cara mulai menetapkan TPM di organisasi Anda

#2:Prioritaskan pekerjaan

Ada banyak hal yang harus dilakukan sebelum terjun ke pekerjaan. Hal pertama adalah memberi peringkat tugas berdasarkan prioritas. Cara Anda memprioritaskan perintah kerja yang tertunda bergantung pada tujuan bisnis dan pemeliharaan Anda, tetapi berikut adalah satu cara untuk memilih tugas yang harus dilakukan terlebih dahulu:

• Pertama, memprioritaskan berdasarkan kekritisan aset. Pekerjaan luar biasa pada aset penting harus menempati urutan teratas dalam daftar.
• Filter pekerjaan pada aset penting berdasarkan seberapa terlambat mereka. Jika satu PM terlewatkan empat kali, mungkin lebih mendesak daripada satu PM yang terlewatkan.
• Tentukan panjang dan tingkat kesulitan perintah kerja yang tersisa. Pekerjaan yang dapat dilakukan dengan cepat atau dengan waktu henti yang lebih sedikit harus menjadi prioritas utama Anda.

Prioritaskan backlog Anda dengan template praktis ini

#3:Nilai sumber daya Anda

Langkah selanjutnya adalah menilai sumber daya apa yang tersedia untuk Anda dan tim Anda untuk menyelesaikan pekerjaan:

• Berapa banyak orang di tim Anda? Pelatihan, keterampilan, dan sertifikasi apa yang mereka miliki? Kemampuan teknisi Anda akan mengubah apa yang Anda lakukan, urutan pengerjaannya, dan berapa lama waktu yang dibutuhkan.
• Apakah Anda memiliki semua suku cadang, persediaan, dan peralatan keselamatan untuk perintah kerja Anda? Jika tidak, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkannya? Ini mungkin mendorong mundur linimasa Anda.
• Seberapa besar masa pemeliharaan Anda?
• Apakah mereka memiliki semua informasi yang dibutuhkan sehingga teknisi dapat melakukan pekerjaan dengan aman dan tepat dalam waktu yang diberikan?

#4:Rencanakan risiko

Ada tiga jenis pekerjaan berisiko tinggi yang biasanya ditemukan dalam backlog perintah kerja:

• Pembangunan kembali besar
• Proyek yang memakan waktu dan kompleks
• Pekerjaan yang sudah lama atau tidak dilakukan tim Anda sama sekali.

Catat perintah kerja ini. Analisis risiko yang terkait dengan masing-masing dan temukan cara untuk menguranginya. Kurangi risiko dengan memberikan pelatihan ekstra kepada teknisi, menempatkan lebih banyak teknisi dan jam kerja untuk bekerja, dan memastikan tersedianya APD yang tepat.

Pelajari cara membuat perintah kerja yang mendukung kesehatan dan keselamatan

#5 Buat perintah kerja untuk efisiensi dan keamanan →

Membuat perintah kerja yang bagus membantu teknisi menghapus pemeliharaan yang tertunda dari daftar dengan aman, efisien, dan benar sehingga Anda dapat memanfaatkan waktu, staf, dan anggaran Anda sebaik mungkin. Ada beberapa area utama dari perintah kerja yang memungkinkan hal ini:

• Daftar tugas yang jelas dan terperinci:Daftar tugas yang jelas, terperinci, dan ringkas menghilangkan kebingungan dan waktu yang terbuang
• Daftar suku cadang dan APD yang diperlukan:Menyertakan daftar bahan, beserta di mana menemukan suku cadang tersebut, akan mempercepat sebagian besar pekerjaan
• Manual, diagram, dan gambar:Memberikan item ini kepada teknisi di awal akan memangkas banyak waktu yang dihabiskan untuk mencari atau memecahkan masalah tanpa item tersebut
• Deskripsi mendalam tentang masalah dan catatan penyelesaian:Informasi tambahan apa pun yang memberikan konteks kepada teknisi untuk pekerjaan tersebut akan membantu mereka menghindari kesalahan, risiko, dan waktu yang terbuang

Pelajari cara membuat perintah kerja kelas dunia

#6:Melacak semuanya

Penting untuk mengukur kemajuan Anda setelah rencana Anda berjalan. Ini memungkinkan Anda untuk menyesuaikan strategi saat tantangan baru muncul dan pekerjaan selesai. Ini juga memberi Anda lebih banyak data untuk membangun dukungan di seluruh organisasi.

Melacak semuanya berarti tetap up to date dengan tim Anda dan membantu mereka menangani tugas yang Anda tetapkan. Jadwalkan titik kontak yang sering dengan mereka untuk bertanya:

• Jika mereka merasa nyaman dengan pekerjaannya
• Jika mereka memiliki semua sumber daya dan peralatan yang mereka butuhkan
• Proses apa yang paling membantu dan proses mana yang membutuhkan penyesuaian

Apa yang menyebabkan maintenance backlog dan cara mencegahnya

Mengurangi backlog Anda ke ukuran yang dapat dikelola adalah sebuah pencapaian. Tapi itu baru permulaan. Menjaga tim Anda dari mencapai status kode-merah lagi adalah yang berikutnya. Berikut adalah beberapa ide untuk perjuangan Anda selanjutnya melawan backlog:

• Hilangkan perintah kerja rangkap dan sempurnakan PM Anda: Singkirkan perintah kerja rangkap sehingga tidak meningkatkan backlog Anda. Tinjau jadwal PM Anda secara teratur dan sesuaikan frekuensi pemeliharaan terjadwal berdasarkan seberapa sering mereka menemukan kesalahan. Tidak ada kesalahan berarti mungkin bisa dilakukan lebih jarang
• Standarisasi perintah kerja untuk pemohon dan teknisi: Buat satu template untuk semua perintah kerja. Sangat spesifik tentang informasi yang diperlukan saat membuat atau menyelesaikan perintah kerja. Ini akan membuat permintaan dan peninjauan bekerja lebih cepat. Ini juga membantu Anda melacak tren perintah kerja sehingga Anda dapat mengetahui masalah lebih cepat dan menyesuaikan jadwal dengan lebih mudah.
• Selaraskan tujuan dan proses Anda: Dapatkan semua orang pada halaman yang sama tentang harapan untuk pemeliharaan. Misalnya, tentukan perintah kerja prioritas dan apa artinya 'prioritas tinggi'? Lebih sedikit perintah kerja penting yang akan terlewatkan saat semua orang berbicara dalam bahasa yang sama.
• Lacak keterampilan bagian dan staf Anda dengan cermat: Simpan dasbor suku cadang yang biasa digunakan agar tidak pernah kehabisan stok. Temukan kesenjangan keterampilan dalam tim pemeliharaan Anda dan dukung pelatihan di area tersebut.

Semua yang baru saja Anda baca dalam tiga kalimat

• Cara terbaik untuk mengubah budaya pemeliharaan reaktif di organisasi Anda adalah dengan membingkai backlog sebagai hambatan bagi semua orang, menyelaraskan solusi, dan menjadikan setiap orang bagian dari proses.
• Lebih banyak perencanaan waktu berarti lebih sedikit waktu untuk melakukannya. Jadi, pastikan untuk memprioritaskan tugas Anda, mengetahui risikonya, dan membangun perintah kerja yang kuat untuk memaksimalkan efisiensi.
• Optimalkan PM Anda, lacak tren dalam perintah kerja Anda, dan dorong standarisasi di seluruh proses Anda untuk mencegah backlog muncul atau muncul kembali di organisasi Anda.

Baca bagian VI:Pecahkan kode pada TPM dengan bantuan perintah kerja