Pengetahuan adalah kekuatan:Cara meningkatkan keandalan aset dengan hub pengetahuan digital

Pengetahuan adalah sumber daya yang kuat untuk profesional pemeliharaan. Menghabiskan waktu bertahun-tahun untuk mengerjakan peralatan yang sama sering kali berarti seorang teknisi tahu ketika ada sesuatu yang salah dan apa masalahnya hanya dari mendengarkan, menonton, atau merasakan mesin. Tetapi informasi ini menjadi jauh lebih tidak kuat jika diakhiri dengan satu teknisi itu.

Ketika informasi aset tinggal secara eksklusif dengan satu orang, itu dapat menyebabkan waktu henti tambahan, biaya inventaris yang lebih tinggi, audit yang gagal, dan kecelakaan. Singkatnya, kurangnya pengetahuan terpusat dapat menjadi masalah utama bagi tim pemeliharaan mana pun.

Mengganti pena dan kertas dan spreadsheet untuk solusi pemeliharaan digital dapat melakukan keajaiban untuk program pemeliharaan Anda. Alih-alih harus melacak satu orang yang tahu kapan sebuah peralatan terakhir dikerjakan (atau mengacak-acak tumpukan kertas yang tak ada habisnya atau mencari informasi yang terperangkap di satu komputer), memiliki segalanya di platform digital yang dapat diakses oleh siapa saja, di setiap saat, dapat membuat segalanya lebih mudah, lebih cepat dan hemat biaya. Hub terpusat ini akan meletakkan dasar untuk komunikasi yang lebih baik, perbaikan yang lebih cepat, perencanaan yang lebih baik, pekerjaan yang lebih aman, dan peningkatan keandalan aset.

Dapatkan lusinan template untuk membantu Anda merencanakan, melacak, dan mengatur pemeliharaan

Elemen utama dari pusat pengetahuan digital

Jenis informasi apa yang harus Anda pertimbangkan saat membangun pusat pengetahuan untuk operasi pemeliharaan Anda? Berikut adalah beberapa sumber daya penting untuk disertakan:

1. Video:Tambahkan video di profil mesin, seperti video petunjuk tentang cara memperbaiki masalah tertentu.
2. Manual dan skema:Gambar dan dokumen juga dapat ditambahkan ke profil peralatan. Ini dapat mencakup manual, SOP, diagram yang diledakkan, dan banyak lagi.
3. Daftar periksa:Daftar periksa perawatan dapat ditambahkan ke aset apa pun oleh teknisi yang berpengalaman pada alat berat tersebut.
4. Perintah kerja:Pusat pengetahuan digital lengkap akan menyertakan opsi untuk memiliki semua perintah kerja di satu tempat yang mudah diakses, memprioritaskan perintah kerja, dan mengurutkannya berdasarkan status.
5. Status dan catatan aset:Pastikan teknisi dapat menunjukkan apakah aset online atau offline dan membuat catatan yang menjelaskan status mesin.
6. Peringatan dan pengumuman:Kirim peringatan dan pengumuman ke semua orang, atau pilih teknisi, termasuk kebijakan yang diperbarui, undang-undang, persyaratan audit, dll.
7. Daftar inventaris:Daftar inventaris terpusat berarti suku cadang dapat diurutkan dan dilacak, dan formulir pemesanan dapat dibuat dengan mudah.
8. Laporan kecelakaan:Laporan kecelakaan dapat dibuat, disimpan, dan tersedia untuk dilihat siapa saja, sekaligus disusun di satu tempat untuk pemulihan yang mudah.

Gambaran yang lebih besar:Mengapa semua ini penting untuk keandalan aset

Menyimpan semua informasi kecil ini di satu tempat dapat menjadi penting bagi keuntungan fasilitas, catatan keselamatan, praktik keberlanjutan, dan banyak lagi. Dengan semua pengetahuan ini di satu tempat, manajer dapat mengumpulkan data, melacak tren, membuat laporan, dan membuat keputusan yang lebih baik tentang keandalan aset secara keseluruhan—semuanya merupakan langkah penting menuju pemeliharaan preventif. Ini adalah faktor besar dalam mengendalikan biaya dan meningkatkan produktivitas dalam jangka panjang.

Daripada harus melacak satu orang yang tahu kapan sebuah peralatan terakhir dikerjakan. . . memiliki segalanya di platform digital dapat membuat segalanya lebih mudah, lebih cepat, dan hemat biaya.

Manfaat dunia nyata dari pusat pengetahuan

Jadi bagaimana membuat sumber informasi terpusat benar-benar membantu Anda sehari-hari? Kami telah menguraikan beberapa manfaat besar membangun pusat pengetahuan dengan solusi pemeliharaan Anda:

Kurangi waktu perbaikan

Video, manual, skema, daftar periksa, dan peringatan serta catatan aset semuanya mengurangi waktu yang diperlukan untuk memperbaiki aset yang rusak. Ini menghemat biaya, mengurangi konsumsi energi, serta memo dan pengerjaan ulang.

Memudahkan audit

Memiliki semua data di satu tempat memudahkan untuk merumuskan laporan dan menandai masalah, membuat audit tidak terlalu menegangkan. Daftar periksa dapat menstandardisasi proses, yang membuat audit lebih lancar. Laporan kecelakaan, jadwal pelatihan, dan peringatan tentang undang-undang dan standar baru juga dapat dibagikan secara luas, membuat semua orang sadar dan bertanggung jawab atas bagian yang sering kali penting ini untuk lulus audit.

Memotong backlog

Memiliki sumber daya untuk membantu proses perbaikan (yaitu video, manual, dll.) dapat membuat perbaikan lebih cepat. Mampu memprioritaskan perintah kerja dan mengurutkannya berdasarkan keahlian yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas memudahkan untuk menargetkan proyek dan mengirim orang yang tepat untuk pekerjaan itu. Daftar inventaris yang terorganisir dengan baik dan dapat diakses akan membantu mengurangi waktu tunggu untuk suku cadang yang diperlukan.

Tingkatkan komunikasi

Daftar periksa standar berarti lebih sedikit gangguan komunikasi. Kemampuan untuk melampirkan catatan ke aset yang dapat dilihat siapa pun menghilangkan kebutuhan untuk memilah-milah kertas dan melakukan percakapan yang panjang. Peringatan dan notifikasi berarti komunikasi antara manajer dan teknisi lebih transparan, akuntabilitas lebih mudah, dan waktu respons lebih cepat.

Menerapkan standardisasi

Daftar periksa membantu menstandardisasi proses perbaikan di seluruh fasilitas, yang meningkatkan kualitas data yang diperoleh secara menyeluruh. Kemampuan untuk mengirim peringatan ke seluruh perusahaan juga memastikan semua orang mengetahui standar dan prosedur dan bahwa mereka dipatuhi oleh semua orang.

Dengan semua pengetahuan ini di satu tempat, manajer dapat mengumpulkan data, melacak tren, membuat laporan, dan membuat keputusan yang lebih baik.

Kontrol biaya

Video, manual, dan skema dapat membantu mengendalikan biaya waktu henti dan mengurangi biaya inventaris. Inventaris dapat dilacak dengan lebih baik, yang berarti biaya pemeliharaan dapat dikontrol secara lebih efektif karena suku cadang yang berlebihan dihilangkan dan suku cadang yang berlebih dikembalikan. Mengoptimalkan keandalan aset dengan bantuan pusat pengetahuan juga berarti lebih banyak waktu aktif, meningkatkan pendapatan, dan lebih sedikit biaya perbaikan.

Mengurangi kecelakaan

Daftar periksa menstandardisasi proses pemeriksaan dan perbaikan berdasarkan riwayat aset, sehingga mengurangi kecelakaan. Peringatan dan pengumuman tentang kebijakan keselamatan baru juga dapat mengurangi kecelakaan. Laporan kecelakaan membantu teknisi mengetahui potensi bahaya dengan aset tertentu, menjadikannya lebih aman, dan memungkinkan manajer melacak kecelakaan sebagai tren untuk menciptakan proses dan standar yang lebih baik.

Panduan langkah demi langkah untuk membuat pusat pengetahuan dengan Fiix

Langkah #1 – Buat dan terapkan konvensi penamaan

Konvensi penamaan yang tepat memberikan proses yang efisien untuk menemukan informasi. Meskipun memakan waktu, menetapkan konvensi penamaan untuk aset, suku cadang, dokumen, dll., sepadan dengan usaha karena membantu tim menemukan data yang mereka butuhkan dengan lebih efisien. Teknisi dapat mengidentifikasi dan menemukan aset, melacak inventaris, menemukan dokumen dan skema, dan menyusun laporan dalam sekejap. Elemen-elemen ini membantu mengurangi waktu henti dan biaya tenaga kerja.

Saat membuat strategi konvensi penamaan, pastikan untuk menyertakan celah dalam metode identifikasi Anda sehingga Anda dapat menyisipkan catatan baru, menggunakan terminologi yang konsisten, menggunakan huruf serta angka dan memastikan konvensi penamaan berlaku di seluruh perangkat lunak untuk setiap modul.

Langkah #2 – Kumpulkan dan berikan dokumentasi elektronik

Langkah selanjutnya adalah mengumpulkan semua dokumentasi yang tersedia, termasuk manual, skema, daftar periksa, SOP, dll., dan menetapkannya ke aset, tugas, dan modul menggunakan tab file. Memiliki sumber daya ini tersedia di CMMS memungkinkan semua anggota tim untuk mengakses informasi dari jarak jauh, mudah, dan cepat. Memiliki dokumen-dokumen ini di perpustakaan online dapat menghemat waktu, mengurangi waktu henti, lingkungan kerja yang lebih aman, dan konsistensi. Selain itu, Anda tidak perlu khawatir kehilangan atau merusak aset fisik lagi!

Misalnya, manajer pemeliharaan dapat melampirkan ke aset tertentu tautan ke video yang menjelaskan SOP, serta diagram yang diledakkan. Ini dapat membantu teknisi menyediakan perawatan aset dengan benar dan efisien, tanpa harus mencari manual di kantor atau telepon mereka untuk video. Karena waktu tidak terbuang sia-sia untuk mencari sumber daya yang tepat dengan susah payah, teknisi dapat lebih fokus untuk tetap aman dan meningkatkan keandalan aset.

Langkah #3 – Buat dan optimalkan proses perintah kerja

Perintah kerja adalah elemen berikutnya yang harus ditangani saat membangun pusat pengetahuan di CMMS Fiix. Setelah proses pembuatan perintah kerja ditetapkan, penting untuk menggunakan modul analisis akar penyebab (RCA) untuk mengoptimalkan perintah kerja dengan memusatkan pengetahuan.

Modul RCA memungkinkan teknisi dan manajer pemeliharaan untuk mencatat masalah, penyebab, dan tindakan untuk setiap perintah kerja. Memiliki semua informasi ini di satu tempat memungkinkan tim untuk menjalankan metrik dari waktu ke waktu dan melihat seberapa sering masalah tertentu disebabkan oleh penyebab tertentu dan tindakan apa yang paling efektif. Hal ini memungkinkan manajer pemeliharaan untuk merencanakan pemeliharaan preventif yang efektif dan membantu teknisi memecahkan masalah lebih cepat dan lebih mudah.

Mengoptimalkan proses perintah kerja memiliki segala macam manfaat utama untuk sebuah fasilitas. Ini meningkatkan keandalan aset, mengurangi waktu henti, memangkas biaya energi, membuat audit lebih mudah, dan meningkatkan jaminan simpanan.

Langkah #4 – Manfaatkan kalender dan modul penjadwalan

Menggunakan fitur penjadwalan sangat penting untuk menggunakan pengetahuan terpusat untuk keuntungan fasilitas Anda. Modul kalender dan penjadwalan pada CMMS Fiix memungkinkan manajer pemeliharaan untuk menjadwalkan pemeliharaan preventif dan perbaikan aset ketika akan ada dampak paling kecil pada produksi. Mampu melihat dan menambahkan waktu henti terjadwal untuk suatu peralatan di kalender perangkat lunak membantu menjembatani kesenjangan komunikasi dan membangun strategi pemeliharaan preventif yang lebih efektif yang berfokus pada peningkatan keandalan aset.

Langkah #5 – Kumpulkan dan lacak catatan kesehatan dan keselamatan

Memiliki semua catatan kesehatan dan keselamatan di satu tempat tidak hanya dapat membuat tempat kerja lebih aman, tetapi juga membuat tugas pemeliharaan menjadi lebih mudah dan mengurangi biaya.

Kumpulkan semua sertifikasi staf, modul pelatihan, dan dokumen keselamatan di satu tempat agar dapat dicari dan diakses. Ini membantu manajer melacak persyaratan tim dan kemungkinan kekurangan, menjaga teknisi tetap aman, dan memotong premi asuransi. Mengisi modul kesehatan dan keselamatan dengan catatan kerja yang terperinci akan membantu ketika terjadi kecelakaan dan fasilitas diselidiki. Memiliki catatan dapat mengurangi denda. Modul ini juga memungkinkan pengguna untuk mengambil gambar dan menyimpannya dalam perangkat lunak. Foto-foto ini, bersama dengan catatan mendetail, menyoroti peningkatan dan proses kerja bagi auditor kesehatan dan keselamatan.

Terakhir, menyimpan catatan kesehatan dan keselamatan ini di modul membantu manajer pemeliharaan dengan cepat menilai teknisi mana yang memiliki keterampilan yang diperlukan untuk tugas tertentu dan menugaskan individu tersebut ke perintah kerja yang tepat. Ini menghemat waktu dan menciptakan sistem yang lebih efisien untuk mengatasi waktu henti, menetapkan strategi pemeliharaan preventif yang berkelanjutan, dan meningkatkan keandalan aset.

Langkah #6 – Menyiapkan dan memelihara database suku cadang dan persediaan

Kemampuan untuk melacak semua suku cadang dan persediaan di satu tempat pada platform digital Fiix mungkin merupakan proses yang rumit, tetapi setelah dikuasai, dapat menjadi salah satu alat paling berguna yang dimiliki manajer pemeliharaan untuk menghemat waktu dan uang.

Memiliki semua informasi tentang inventaris di tempat sentral sangat penting untuk melacak berapa banyak suku cadang yang tersedia, menghitung frekuensi perputaran, mencatat jumlah siklus, dan menentukan lokasi suku cadang yang diperlukan.

Memiliki database suku cadang dan persediaan yang terpelihara dengan baik dapat memiliki dampak jangka pendek dan jangka panjang yang besar terhadap produktivitas, biaya, dan keandalan aset. Hal ini memungkinkan pengambilan keputusan pembelian yang lebih cerdas, penganggaran yang lebih akurat, waktu perbaikan yang lebih singkat, penjadwalan pemeliharaan preventif yang lebih efisien, dan banyak lagi.

Langkah #7 – Buat laporan, analisis, ulangi

Tujuan akhir dari pembuatan pusat pengetahuan apa pun adalah mengumpulkan semua data yang relevan di satu tempat, membuat laporan pemeliharaan, dan menganalisis laporan untuk menetapkan proses dan metode yang lebih efisien. Fungsi pelaporan CMMS Fiix memungkinkan pengguna untuk menggabungkan data menjadi laporan yang bermakna dan menarik kesimpulan untuk memberikan solusi yang berdampak.

Misalnya, laporan dapat dibuat tentang perbaikan sementara untuk satu aset atau sekelompok aset. Hal ini memungkinkan pengguna untuk mengidentifikasi masalah dan tantangan yang terus-menerus dengan aset ini dan membuat strategi untuk mengoptimalkan tugas pemeliharaan preventif, sehingga mengurangi waktu rata-rata untuk perbaikan.

Pelajari lebih lanjut cara menggunakan alat pemeliharaan digital untuk membangun  hub pengetahuan dan mengumpulkan semua informasi penting fasilitas Anda di satu tempat:

• Sembilan alasan untuk menggunakan CMMS multi-situs
• Perangkat lunak pemeliharaan vs. spreadsheet pemeliharaan
• Berapa biaya entri data Anda?