Waktu adalah uang:Kiat menggunakan perangkat lunak pemeliharaan untuk menghemat waktu dan menghabiskan lebih efisien

Waktu adalah uang; frase yang tidak bisa lebih benar untuk produsen. Bahkan beberapa menit produktivitas ekstra dapat berarti perbedaan antara keberhasilan dan kegagalan di banyak fasilitas. Menghemat waktu untuk segala hal mulai dari pemeliharaan rutin hingga pembuatan laporan dapat menghasilkan tingkat produksi yang lebih tinggi, peningkatan pendapatan, dan moral yang lebih tinggi.

Namun, ada banyak tantangan yang harus dihadapi dalam upaya menghemat waktu. Sebagian besar profesional pemeliharaan hampir tidak memiliki waktu luang antara perbaikan, pelaporan, persiapan audit, pelacakan inventaris, dan tugas kepatuhan—untuk beberapa nama. Tidak ada cukup waktu dalam sehari. Jika itu tidak cukup, upaya untuk mengukir lebih banyak waktu seringkali dapat menyebabkan hasil yang lebih buruk. Solusi terburu-buru, jalan pintas, dan plester dapat menghemat waktu sekarang, tetapi sering kali menghabiskan lebih banyak waktu, uang, dan keamanan di kemudian hari.

Teknologi, seperti perangkat lunak pemeliharaan, adalah salah satu cara untuk menjembatani kesenjangan antara daftar tugas yang banyak dan jalan pintas untuk menghemat waktu. Misalnya, fasilitas di mana sebagian besar personel yang menggunakan perangkat lunak pemeliharaan melaporkan peningkatan efisiensi tenaga kerja yang lebih besar. Dan ada lebih banyak manfaat menggunakan perangkat lunak pemeliharaan untuk menghemat waktu dengan cara yang aman dan efisien, termasuk biaya yang lebih rendah, waktu kerja yang lebih banyak, tempat kerja yang lebih aman, dan audit yang lebih mudah.

Cara menghemat waktu dan meningkatkan keandalan aset dengan menggunakan perangkat lunak pemeliharaan

Berikut adalah lima cara perangkat lunak dapat membantu tim pemeliharaan Anda menghemat waktu dan menuai hasilnya.

Jadikan pemeliharaan preventif lebih efisien

Menggunakan perangkat lunak pemeliharaan seperti CMMS membantu teknisi dan manajer menjadwalkan pemeliharaan preventif dan menyiapkan pemicu untuk tugas. Dengan cara ini, pemeliharaan, perbaikan, dan pemeriksaan hanya dilakukan bila diperlukan dan kerusakan yang membuang-buang waktu cenderung tidak terjadi. Dengan menggunakan alat digital, PM juga dapat ditugaskan ke teknisi tertentu, yang memangkas redundansi dan memaksimalkan waktu semua orang.

Hilangkan kertas dan spreadsheet

Mengacak-acak kertas, membuat catatan, menuliskan tugas, dan membuat spreadsheet dapat menghabiskan banyak waktu. Menggunakan perangkat lunak pemeliharaan memungkinkan tim untuk menghilangkan metode pencatatan dengan pena-dan-kertas dan spreadsheet. Sebaliknya, informasi ini dapat didokumentasikan, diatur, diakses dan diarsipkan secara digital. Ketika semua item ini dikumpulkan ke dalam satu tempat, waktu tidak dihabiskan untuk membuat, mencari, dan mengarsipkan di platform terpisah.

Mengatur perintah kerja

Perintah kerja berbasis kertas dan spreadsheet memiliki banyak keterbatasan yang menyebabkan waktu terbuang sia-sia. Keterbatasan tersebut antara lain tidak dapat mengaksesnya dari mana saja dan tidak dapat dengan mudah melihat status dan prioritas proyek. Dengan perangkat lunak pemeliharaan seluler, anggota tim mengetahui semua informasi ini dengan satu sentuhan tombol. Ini membantu teknisi dengan cepat memprioritaskan tugas harian dan transisi dari satu tugas ke tugas lainnya lebih cepat.

Membuat laporan lebih cepat

Tanpa adanya solusi perangkat lunak, membuat laporan memerlukan pengumpulan angka dari berbagai dokumen kertas dan/atau spreadsheet. Ini membutuhkan waktu dan meningkatkan kemungkinan kesalahan. Dengan solusi digital, seperti CMMS, data dari aset dan perintah kerja dilacak secara real-time dan dapat diurutkan ke dalam laporan dengan mudah.

Menyediakan sumber daya yang lebih baik untuk perbaikan

Pemeliharaan yang tidak direncanakan adalah suatu keniscayaan, tetapi bersiap dengan alat yang tepat dapat memangkas waktu perbaikan sekaligus meningkatkan produktivitas dan membantu tim pemeliharaan mengendalikan simpanan. Menggunakan perangkat lunak pemeliharaan memberikan kesempatan untuk melampirkan dokumen, manual, daftar periksa, detail analisis akar masalah, dan informasi lainnya ke aset. Dengan semua sumber daya ini di satu tempat dan mudah diakses, waktu tidak dihabiskan untuk melacak dokumen atau menggunakan metode coba-coba untuk memperbaiki masalah.

7 fitur Fiix CMMS yang membantu tim pemeliharaan menghabiskan waktu mereka dengan lebih efisien

Berikut adalah beberapa alat utama dalam CMMS Fiix yang dapat digunakan untuk menghemat waktu sehingga Anda dapat meningkatkan pemeliharaan dengan lebih sedikit berfokus pada kerusakan, backlog, dan entri data, serta lebih banyak lagi tentang keandalan, efisiensi, dan pertumbuhan.

Portal permintaan pekerjaan

Portal permintaan pekerjaan memungkinkan pengguna untuk melacak status semua permintaan pekerjaan pemeliharaan. Pengguna tidak harus menindaklanjuti dengan pemeliharaan secara langsung, yang menghilangkan banyak tindak lanjut, gangguan, dan penundaan. Portal juga dapat disesuaikan sehingga permintaan memiliki semua informasi penting yang dibutuhkan tim pemeliharaan Anda untuk menyelesaikan pekerjaan tanpa menebak-nebak atau perlu memburu orang yang mengajukan permintaan untuk mendapatkan klarifikasi.

Penulis dan penjadwal laporan

Alat penulis laporan memungkinkan pengguna untuk menelusuri data pemeliharaan tanpa mengumpulkan angka melalui beberapa formulir kertas atau spreadsheet Excel. Analisis lebih cepat, laporan disampaikan lebih cepat dan tindakan dapat diambil tanpa membuang waktu. Penjadwal laporan mengambil penghematan waktu satu langkah lebih jauh. Fitur ini memberi pengguna kesempatan untuk mengotomatiskan laporan pemeliharaan yang sering dilakukan sehingga Anda tidak perlu duduk setiap hari, minggu, bulan, atau kuartal hanya untuk mengisi template.

Perintah kerja seluler

Menggunakan CMMS seluler Fiix untuk membuat, mengatur, dan melacak perintah kerja membantu meningkatkan pemeliharaan dan membuka pintu ke berbagai peluang menghemat waktu. Menulis, mengirimkan, memprioritaskan, dan menetapkan perintah kerja dapat dilakukan langsung dari perangkat seluler pengguna. Ini menghemat waktu yang dihabiskan untuk perintah kerja di setiap langkah. Tugas pemeliharaan preventif juga dapat dijadwalkan melalui aplikasi pemeliharaan seluler, sehingga tidak ada waktu yang dihabiskan untuk mencatat tugas setiap bulan dan teknisi segera diberi tahu.

Tingkat stok dan jumlah minimum

Perangkat lunak pemeliharaan Fiix memungkinkan pengguna untuk mengatur tingkat stok dan secara otomatis memicu pemberitahuan stok rendah dengan menetapkan jumlah minimum. Tingkat inventaris dapat dilihat menggunakan platform digital sehingga Anda tidak perlu menghabiskan waktu mengunjungi gudang untuk suku cadang atau menghitung berapa banyak setiap suku cadang yang tersedia. Pengguna juga diberi tahu saat mereka kehabisan bagian, yang berarti lebih sedikit perjalanan untuk menghitung peralatan penting dan lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk memasukkan angka di komputer.

Daftar Periksa

Meskipun tugas pemeliharaan preventif menghemat waktu dalam jangka panjang, proses yang tidak efisien dapat membuat segala sesuatunya berlarut-larut. Teknisi sering menghabiskan waktu untuk berkonsultasi dengan berbagai bahan kertas, mengambil daftar dan catatan, atau menemukan dan berbicara dengan mereka yang paling mengetahui aset tersebut. Dengan CMMS Fiix, daftar periksa pemeliharaan preventif dapat ditambahkan ke aset. Ini menstandarisasi setiap tugas, yang dapat meningkatkan pemeliharaan dan mengurangi waktu yang diperlukan untuk melakukan pemeriksaan, terlepas dari siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut.

Permintaan penawaran

Menjaga dengan persediaan memakan waktu. Proses pemesanan adalah salah satu peluang terbesar yang dimiliki fasilitas untuk menghemat waktu. Fitur permintaan penawaran pada perangkat lunak CMMS memungkinkan pengguna untuk mengatur RFQ yang dipicu secara otomatis ke pemasok tertentu saat suku cadang hampir habis. Ini tidak hanya menghemat waktu Anda untuk melacak suku cadang dan membuat permintaan, tetapi juga menghemat waktu antara membutuhkan peralatan dan menerimanya. Hasilnya adalah lebih sedikit waktu henti dan lebih sedikit backlog.

Kode kegagalan standar

Kode kegagalan adalah alasan suatu aset gagal atau rusak. Fasilitas dapat mengatur Fiix CMMS dengan kode kegagalan umum. Teknisi kemudian dapat dengan cepat memilih kode kegagalan yang telah ditentukan sebelumnya saat menyelesaikan perintah kerja, yang menjelaskan apa yang salah. Hal ini memungkinkan manajer untuk dengan cepat melihat tren dan meningkatkan pemeliharaan dengan mencegah kegagalan di masa depan alih-alih memilah-milah perintah kerja kertas atau spreadsheet. Kode kegagalan memberikan konsistensi, mempermudah pelaporan, dan memungkinkan teknisi menemukan solusi terbaik dalam waktu tercepat.

Pelajari lebih lanjut tentang menggunakan alat pemeliharaan berbasis cloud untuk menghemat waktu dan mengoptimalkan hari kerja Anda:

• Cara membuat program perawatan yang seimbang menggunakan perawatan reaktif, preventif, dan prediktif
• Berapa Biaya Entri Data untuk Anda?
• Bagaimana lima perusahaan menemukan kesuksesan CMMS