Apa itu CAFM? Penjelasan Perangkat Lunak Manajemen Fasilitas Berbantuan Komputer
Manajemen fasilitas banyak pekerjaan. Perangkat lunak CAFM hadir untuk membantu dengan memungkinkan bisnis mengalihkan tugas pengelolaan fasilitas ke ranah digital.
Meskipun kedengarannya mewah, pengantar ini pasti tidak menjawab banyak pertanyaan Anda.
Apa sebenarnya yang dicakup oleh sistem CAFM? Apa fitur dan manfaat utama mereka? Bagaimana perbandingannya dengan perangkat lunak FM lainnya seperti CMMS, IWMS, dan ERP?
Itu semua pertanyaan bagus dan tidak bisa dijawab dalam beberapa paragraf.
Mari selami.
Apa itu CAFM?
CAFM adalah singkatan dari Computer-Aided Facilities Management. Jika dijabarkan seperti itu, jauh lebih mudah untuk memahami apa yang ingin dilakukan oleh perangkat lunak CAFM – ini membantu Anda merampingkan manajemen fasilitas dengan menyimpan semua informasi yang relevan di satu tempat.
Teknologi CAFM menggabungkan administrasi bisnis, ilmu perilaku, arsitektur, dan konsep rekayasa untuk meningkatkan fungsionalitas organisasi. Ini membantu manajer fasilitas melacak, mengelola, dan melaporkan operasi bisnis sehari-hari di fasilitas mereka.
Meskipun CAFM memiliki banyak segi yang berbeda, akan sangat berguna untuk menganggapnya sebagai fasilitas komersial yang komprehensif atau alat manajemen gedung.
Jangan khawatir jika Anda masih tidak mengerti apa yang sebenarnya dilakukan oleh perangkat lunak CAFM. Untuk mendapatkan gambaran yang lengkap, Anda perlu melihat fitur inti (yang akan kita bahas nanti di artikel).
Siapa yang membutuhkan sistem CAFM?
Nah, siapa pun yang perlu menjalankan fasilitas yang kompleks dan memiliki perasaan bahwa segala sesuatunya terlepas dari tangan mereka.
Keluhan terus-menerus, tumpukan dokumen, tidak ada cara untuk mengukur biaya operasional dan informasi penting lainnya, kerugian operasional karena proses yang tidak efisien, kerusakan peralatan, atau pemanfaatan ruang dan aset yang buruk – ini hanyalah beberapa masalah yang coba dipecahkan oleh CAFM.
Manajemen fasilitas berbantuan komputer berguna untuk menyusun teka-teki keuangan, SDM, manajemen, dan masalah fisik logistik.
Perusahaan bahkan mulai mempekerjakan administrator CAFM karena kegunaannya yang luas. Mereka mengurus detail prosedural sehingga manajer fasilitas dapat tetap fokus pada gambaran besar dan membuat rencana yang sesuai.
Fitur utama perangkat lunak Manajemen Fasilitas Berbantuan Komputer
Sistem CAFM yang berbeda menyediakan fungsionalitas yang berbeda. Meskipun demikian, fitur inti yang kita diskusikan di bawah ini harus ditemukan dalam solusi CAFM yang lebih baik.
Perencanaan &pengelolaan ruang
Sistem CAFM terintegrasi memberi Anda gambaran menyeluruh tentang bagaimana fasilitas Anda digunakan. Mereka melakukannya dengan menawarkan cara yang nyaman untuk menyimpan informasi aset, denah lantai, lokasi peralatan, dan banyak lagi.
Sebagian besar alat ini dibuat untuk mengoptimalkan perencanaan &pengelolaan ruang. Mereka dapat meresepkan tata letak terbaik berdasarkan ruang yang dialokasikan. Beberapa dari mereka melangkah lebih jauh dengan memetakan bagaimana peralatan harus digunakan untuk mengoptimalkan proses.
Manajemen pemeliharaan
CAFM memungkinkan Anda menjadwalkan operasi pemeliharaan pada berbagai interval waktu, atau berdasarkan kinerja peralatan secara langsung di dalam perangkat lunak. Pemeriksaan pemeliharaan preventif ini menjaga biaya jauh lebih rendah daripada biaya perbaikan darurat atau (lebih buruk) penggantian. Selain itu, perangkat lunak ini memungkinkan Anda untuk mengelola aset Anda sepanjang siklus hidupnya.
Jika Anda berencana untuk menjalankan strategi pemeliharaan yang lebih canggih seperti pemeliharaan prediktif atau Anda memerlukan wawasan yang lebih mendetail tentang operasi pemeliharaan Anda, pilihan terbaik Anda adalah menggunakan sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS).
Administrasi bangunan fisik
Perangkat lunak CAFM memiliki kemampuan untuk terhubung ke unit HVAC, pencahayaan, sistem kunci, dan peralatan lain di gedung Anda. Fitur-fitur ini memungkinkan manajer fasilitas menghidupkan dan mematikan peralatan tanpa harus hadir. Sebagian besar sistem CAFM juga memantau pembacaan meter Anda dan memperingatkan Anda saat peralatan membutuhkan pengawasan.
Reservasi tempat
Perangkat lunak manajemen fasilitas berbantuan komputer memungkinkan Anda untuk menyewakan sebagian fasilitas kepada klien. Manajer, dengan mengenakan biaya untuk penggunaan setiap ruang di fasilitas Anda, menghasilkan pendapatan tambahan untuk organisasi mereka. CAFM juga dapat mengoptimalkan ruang fasilitas Anda untuk keperluan bisnis. Perangkat lunak ini memungkinkan setiap manajer properti menavigasi melalui leasing dan manajemen real estat dengan:
Mengelola sewa jangka panjang
Melacak status kontrak
Menyewa fasilitas ruang
Memantau kebutuhan penyewa
Pelacakan Insiden/Peristiwa
Solusi CAFM juga dapat bertindak sebagai database untuk melacak dan menyimpan laporan insiden. Setiap kali masalah keamanan dilaporkan di fasilitas Anda, Anda dapat menambahkannya ke laporan dan mengambilnya kapan saja di masa mendatang. Ini membantu manajer mempersiapkan audit dan inspeksi.
Analisis kinerja energi
Perangkat lunak CAFM membantu melacak penggunaan dan kinerja energi Anda dengan memantau data tagihan utilitas. Data ini meliputi sumber energi dan non energi. CAFM kemudian membandingkannya dengan fasilitas pesaing Anda dengan ukuran yang sama untuk mengevaluasi jejak lingkungan Anda dengan lebih baik.
Wawasan ini membantu Anda mengukur apakah proyek keberlanjutan Anda diterapkan dengan baik. Mereka juga memungkinkan setiap manajer untuk menentukan apakah proyek keberlanjutan lebih lanjut perlu dilaksanakan untuk meningkatkan kinerja dan mengelola biaya yang dapat dikurangkan.
Manfaat menggunakan perangkat lunak CAFM
Meskipun Anda dapat menyimpulkan sebagian besar dari mereka dari semua yang telah kami bahas sejauh ini, berikut adalah garis besar singkat tentang manfaat yang dapat Anda peroleh dengan memanfaatkan perangkat lunak CAFM.
Masa hidup aset yang diperpanjang
CAFM menawarkan beberapa fitur manajemen pemeliharaan dasar yang akan membantu Anda menjaga aset fisik Anda (peralatan, furnitur, infrastruktur...) dalam kondisi baik. Hal ini juga dapat menyebabkan peningkatan yang nyata dalam performa, pemanfaatan, dan masa pakai aset.
Peningkatan keamanan
Peralatan yang diservis dengan benar dan dirawat secara eksponensial lebih kecil kemungkinannya untuk rusak atau tidak berfungsi. Pada tahun 2019 saja, OSHA melaporkan sekitar 3.500 kecelakaan kerja fatal yang disebabkan oleh bahaya atau pelanggaran keselamatan.
Sistem CAFM membantu manajer fasilitas dan gedung melacak semua jenis insiden keselamatan, yang dapat tetapi tidak harus terkait dengan kerusakan peralatan. Catatan keselamatan kemudian dapat digunakan sebagai dasar untuk menerapkan atau meningkatkan prosedur keselamatan yang ada dan membuat perubahan lain yang diperlukan.
Semua data fasilitas di satu tempat
Saat Anda terus menggunakan sistem CAFM, data Anda terus dikumpulkan dan disimpan di platform terpusat. Ini adalah data tentang semua peralatan dan aset fisik Anda, bangunan dan ruang, proyek modal, dan banyak lagi.
Anda dapat mengatur dasbor yang disesuaikan untuk menampilkan data dan melacak indikator kinerja utama. Anda dapat dengan cepat dan mudah menghasilkan laporan untuk wawasan yang akurat dan mendalam. Dengan itu yang Anda inginkan, jauh lebih mudah untuk mengoptimalkan sumber daya internal Anda.
Penghematan biaya
Perangkat lunak CAFM tidak hanya sangat fungsional tetapi juga memiliki kekuatan penghematan biaya yang luar biasa:
Lebih sedikit peralatan yang rusak =lebih sedikit uang yang dihabiskan untuk perbaikan dan pembelian peralatan pengganti
Ruang terorganisir yang lebih baik =pemanfaatan ruang dan aset yang lebih baik, tanpa kehilangan uang untuk ruang yang tidak terpakai
Kontrol kebiasaan konsumsi energi Anda =lebih banyak uang yang tersisa di saku Anda untuk pengeluaran lain.
CAFM, IWMS, CMMS, atau EAM:Mana yang cocok untuk Anda?
Dunia manajemen fasilitas penuh dengan akronim. Bagi siapa pun yang baru memulai sebagai manajer fasilitas, ini bisa sangat membingungkan. Bahkan manajer berpengalaman mungkin perlu memoles permainan akronim mereka.
melalui GIPHY
Ada banyak sekali penyedia perangkat lunak pemeliharaan yang berbeda di luar sana. Kebingungan muncul karena tumpang tindih yang cukup besar antara fitur yang mereka tawarkan.
Itulah mengapa kami mengambil tanggung jawab untuk menjawab satu pertanyaan yang sangat masuk akal:Apa perbedaan antara IWMS, CMMS, CAFM, dan EAM?
IWMS
Sistem manajemen tempat kerja yang terintegrasi (IWMS) adalah platform perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola dan mengoptimalkan sumber daya tempat kerja, termasuk real estat, infrastruktur, dan fasilitas.
Cara termudah untuk menggambarkan IWMS adalah bahwa ia biasanya menawarkan semua yang dapat Anda temukan di perangkat lunak CAFM, dan kemudian beberapa. CAFM pada steroid, jika Anda mau.
Selain fitur CAFM yang tercantum di atas, IWMS juga dapat mencakup:
fitur manajemen real estat dan sewa yang fleksibel
fitur manajemen proyek
fitur pengelolaan lingkungan
fitur pengelolaan ruang surat
fitur pengelolaan pengunjung
CMMS
Sebuah sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS) adalah platform digital terpusat yang dapat digunakan untuk mengotomatisasi, merampingkan, dan menyederhanakan semua operasi pemeliharaan Anda. Itu dilakukan dengan menyimpan semua informasi yang relevan tentang sumber daya pemeliharaan Anda (tenaga kerja, aset, inventaris) di satu tempat.
Perangkat lunak CMMS digunakan untuk:
Kelola Permintaan Kerja
Jadwalkan dan pantau semua pekerjaan pemeliharaan
Melacak inventaris suku cadang dan memperkirakan kebutuhan inventaris di masa mendatang
Mengelola aset secara efektif
Kelola kontrak dan vendor pemeliharaan
Lacak dan kelola biaya pemeliharaan yang terkait dengan aset, suku cadang, kontraktor, vendor, dll.
Lacak dan laporkan semua aspek pekerjaan pemeliharaan
CMMS dapat digunakan oleh organisasi mana pun yang ingin secara proaktif merawat aset fisik mereka. Sangat penting bagi organisasi yang memiliki aset kompleks dan sangat membutuhkan untuk meminimalkan kerusakan peralatan yang tidak terduga.
Perangkat lunak EAM/ERP
Manajemen aset perusahaan digunakan oleh organisasi yang berorientasi pada produksi untuk merencanakan, mengoptimalkan, melaksanakan, dan melacak semua aktivitas pemeliharaan dengan prioritas, keterampilan, bahan, alat, dan biaya terkait. Dan perangkat lunak EAM dirancang untuk mendukung gagasan itu.
Perbandingan fitur head-to-head
Gunakan tabel ini sebagai pedoman, bukan sebagai aturan yang ditulis di atas batu. Tabel dimaksudkan untuk mewakili apa yang dapat Anda temukan di perangkat lunak rata-rata. Itu tidak berarti Anda tidak dapat menemukan solusi CMMS tangguh yang menawarkan fitur yang khusus untuk perangkat lunak CAFM dan sebaliknya.
Sebelum membeli apapun, Anda harus terlebih dahulu melihat kebutuhan organisasi Anda. Apa tantanganmu saat ini? Apa yang seharusnya dapat dipecahkan oleh perangkat lunak? Berapa anggaran Anda?
Ketika Anda tahu itu, Anda perlu melakukan penelitian. Pilih vendor dengan referensi silang fitur yang tersedia dengan kebutuhan Anda. Setelah itu, ikuti demo atau uji coba sehingga Anda dapat memiliki pengalaman langsung. Kebanyakan mobil memiliki empat roda, tetapi mereka tidak mengemudi dengan cara yang sama. Ini adalah satu-satunya cara untuk menguji apakah perangkat lunak tersebut ramah pengguna.
Beberapa waktu lalu kami menulis panduan tentang cara meninjau dan memilih perangkat lunak pemeliharaan. Bagi siapa pun yang tertarik, panduan itu menjelaskan proses di atas dengan lebih detail.
Dilema yang salah
dilema yang salah adalah kesalahan logika yang mengatakan bahwa Anda harus memilih di antara dua pilihan, padahal sebenarnya Anda memiliki lebih banyak pilihan. Jangan kabur dulu, kita belum memulai kelas filsafat, ini semua akan masuk akal dalam satu menit.
Banyak manajer fasilitas mungkin jatuh ke dalam perangkap ini, berpikir bagaimana hanya dua pilihan mereka adalah membeli salah satu solusi perangkat lunak ini atau tidak menggunakannya. Itu tidak terjadi.
Meskipun ada sedikit tumpang tindih, lebih sering daripada tidak, pilihan optimal adalah memilih kombinasi.
Misalnya, banyak solusi ERP dan CAFM memiliki fungsionalitas yang sangat terbatas untuk mengelola pekerjaan pemeliharaan. Dalam skenario itu, organisasi dapat mengintegrasikan CMMS dengan solusi ERP/CAFM mereka untuk menawarkan dukungan komprehensif untuk semua aktivitas manajemen pemeliharaan mereka.
Misalnya, Limble CMMS dapat berintegrasi dengan SAP Anda untuk membentuk solusi manajemen fasilitas yang mencakup semua untuk produsen besar dan kecil.
Pada akhirnya, semuanya tergantung pada kebutuhan spesifik organisasi Anda.
Manajemen fasilitas di era baru
Manajemen fasilitas untuk zaman modern sekarang bertanggung jawab lebih dari sekadar ruang kerja. Ini tentang pemanfaatan aset, keamanan fisik dan cyber, kesejahteraan karyawan, konsumsi sumber daya, dan manajemen risiko.
Pekerjaan dan pengetahuan Anda sebagai manajer fasilitas sangat penting bagi masa depan fasilitas Anda. Gunakan CAFM, CMMS, dan sumber daya lain yang tersedia untuk mendukung pekerjaan harian Anda dan memberikan layanan terbaik.
