Bagaimana Perangkat Lunak Manajemen Fasilitas Meningkatkan Lembaga Keagamaan

Bukan setiap gereja dapat menjadi Kapel Sistina. Namun bahkan tempat ibadah sederhana mendapat manfaat dari perangkat lunak manajemen fasilitas yang diimplementasikan dengan baik.

Berbeda dengan banyak perusahaan komersial, organisasi keagamaan sering harus menghandle ketidakpastian finansial yang meningkat dan tenaga kerja yang terdiri dari sukarelawan yang antusias namun tidak tetap. Dalam setiap kasus, perangkat lunak manajemen fasilitas membantu Anda berada di jalur yang benar.

Hemat uang

Saat orang duduk untuk merencanakan anggaran rumah tangga, hal pertama yang mereka lakukan adalah menjumlahkan semua uang yang masuk setiap bulan. Kemudian mereka membagi jumlah tersebut di antara berbagai pengeluaran mereka, dengan sisanya yang masuk ke tabungan. Namun rata-rata tempat ibadah sering tidak memiliki kemewahan untuk mengetahui berapa banyak uang akan ada bulan per bulan. Selalu ada jumlah yang berbeda di kotak sumbangan. Kadang jualan kue berhasil besar. Kadang kehadiran kurang dari yang diharapkan. Keluarga dalam jemaah mungkin tiba-tiba membutuhkan bantuan finansial. Alternatifnya, seorang anggota mungkin tiba-tiba mendapat keberuntungan tak terduga dan memutuskan untuk memberikan sumbangan besar.

Karena gambaran keuangan mereka dapat berubah dengan cepat, tempat ibadah selalu perlu hemat, menabung hari ini terhadap ketidakpastian besok. Tempat ibadah hemat uang dengan sistem manajemen fasilitas dengan:

• Meningkatkan masa manfaat aset melalui pemeliharaan mencegah
• Mengurangi biaya dengan pelacakan inventori
• Membuat anggaran sebelumnya untuk perbaikan dan penggantian

Tingkatkan masa manfaat aset

Salah satu kehebatannya perangkat lunak manajemen fasilitas yang fiturnya lengkap adalah ia memungkinkan Anda menjadwalkan pesanan kerja pemeliharaan mencegah (PM). Alih-alih menunggu hal-hal rusak, model pemeliharaan mencegah membuat Anda selalu satu langkah di depan, memungkinkan Anda menemukan dan memperbaiki masalah kecil sebelum mereka menjadi masalah besar dan mahal. Ini adalah ide yang sama dengan memeriksa oli dan memutar ban mobil Anda.

Contoh yang baik adalah sistem pemanasan, ventilasi, dan pendingin udara di bangunan Anda. Mereka memerlukan inspeksi berkala dan, dalam sebagian besar kasus, pembersihan musiman. Anda dapat menetapkan PM yang kemudian akan mengingatkan Anda dengan peringatan email bahwa pekerjaan jatuh tempo. Perangkat lunak juga dapat mengirim PM kepada pemasok pihak ketiga.

Potong biaya dengan pelacakan inventori

Mengganti bahkan bagian kecil dan murah dapat menjadi mahal ketika Anda harus mengirimkannya dalam sehari. Pelacakan inventori membantu Anda menghindari masalah ini dengan memastikan Anda memiliki apa yang Anda butuhkan saat Anda membutuhkannya. Saat Anda pertama kali mengatur sistem manajemen fasilitas Anda, Anda akan melakukan audit inventori bagian dan bahan Anda lalu memasukkan angka-angka tersebut ke dalam perangkat lunak. Setiap kali Anda membuat pesanan kerja, Anda dapat mencantumkan apa yang Anda rencanakan untuk digunakan. Ketika pesanan kerja ditutup, bagian dan bahan secara otomatis dikurangi dari total Anda. Ini adalah bagian terbaik: Anda dapat menetapkan ambang batas untuk masing-masing. Segera setelah inventori menurun di bawah titik yang ditetapkan, Anda mendapatkan peringatan email. Dalam sistem manajemen fasilitas yang fiturnya lengkap, Anda dapat mengatur perangkat lunak untuk secara otomatis memesan lebih banyak bekal dari pemasok.

Perangkat lunak manajemen fasilitas gereja juga memastikan Anda tidak memiliki lebih dari yang Anda butuhkan. Mudah untuk lupa bahwa memiliki terlalu banyak inventori bisa sama mahalnya dengan memiliki terlalu sedikit. Ambil kantong vacuum, misalnya. Anda tidak pernah ingin tertangkap tanpa cukup kantong, jadi Anda memesan sebanyak yang diizinkan anggaran Anda. Anda telah menyelesaikan satu masalah tetapi menciptakan dua masalah lagi. Pertama, Anda sekarang harus menemukan tempat untuk menyimpan semua kantong tersebut. Istilah teknis untuk ini adalah biaya penyimpanan. Kedua, Anda berisiko vacuum cleaner lama Anda diganti sebelum Anda habis pasokan Anda. Dan ingat, kantong tersebut hanya cocok untuk satu model itu. Setelah Anda mengganti mesin lama dengan yang lebih baru dan lebih baik, kantong menjadi tidak berguna.

Tetapi dengan sistem otomatis yang tersedia, Anda dapat melihat berapa banyak kantong yang telah Anda gunakan secara rata-rata (dan seberapa lama mungkin masih ada di vacuum lama itu), dan memesan sesuai dengan itu. Dengan sedikit keberuntungan, Anda mengisi kantong terakhir Anda tepat saat vacuum mengeluarkan napas terakhirnya.

Buat anggaran sebelumnya untuk perbaikan dan penggantian

Di hati sistem manajemen fasilitas adalah pesanan kerja, yang mencakup deskripsi masalah dan informasi tambahan yang diperlukan untuk melakukan perbaikan atau menyelesaikan penggantian. Karena sistem menyimpan catatan semua pekerjaan yang telah dilakukan, jauh lebih mudah untuk melihat aset apa pun dan memprediksi kapan itu akan perlu diganti.

Ambillah sistem pengumuman umum. Melihat pesanan kerja untuk aset itu, Anda dapat melihat tren yang jelas. Pada tiga tahun pertama, yang Anda lakukan hanyalah mengganti kabel yang rontok di sini dan di sana. Namun selama enam bulan terakhir, Anda mengalami masalah dengan mikrofon dan salah satu pemutus suara putus-putus selama ibadah. Dengan riwayat pesanan kerja di hadapan Anda, Anda dapat memprediksi itu akan perlu diganti segera dan mulai menabung. Sebaliknya terkena tagihan tak terduga yang mungkin harus Anda cakup dengan pinjaman atau dengan menghemat di tempat lain dalam anggaran, Anda akan siap secara finansial.

Mengatur sukarelawan

Rata-rata perusahaan untuk untung menikmati tenaga kerja yang stabil yang memungkinkan mereka untuk mendirikan dan memelihara alur kerja yang konsisten. Tempat ibadah, Namun, sering sangat bergantung pada sukarelawan. Organisasi ini memerlukan proses sederhana yang menyediakan banyak panduan untuk tenaga kerja yang tidak tetap mereka.

Perangkat lunak manajemen fasilitas membantu tempat ibadah menyelesaikan pekerjaan dengan mengelola pesanan kerja secara konsisten dan melindungi memori institusional.

Kelola pesanan kerja secara konsisten

Saat seorang anggota jemaah melihat lampu yang mati di pintu belakang, apakah ada cara sederhana dan konsisten untuk mereka memberitahu Anda? Atau, apakah mereka akan menyebutkannya kepada kepala organisasi wanita, yang akan berjanji untuk menyebutkannya kepada suaminya, kepala layanan pemuda, yang akan segera melupakannya semuanya?

Perangkat lunak manajemen fasilitas menyelesaikan masalah ini dengan menciptakan sistem sederhana dan terpercaya untuk melaporkan masalah. Menggunakan portal web terbuka yang dapat diakses melalui situs web organisasi, anggota jemaah dapat mengajukan tiket, yang hanyalah deskripsi singkat tentang masalah dan lokasinya. Alternatifnya, tiket dapat dibuat oleh anggota staf yang pertama kali mendengar tentang masalah. Setelah tiket diajukan, secara otomatis diarahkan kepada yang bertanggung jawab atas pemeliharaan. Kemudian dapat dibangun menjadi pesanan kerja lengkap, dengan informasi tambahan, termasuk peta lantai interaktif, daftar periksa, dan bahan serta bagian yang diperlukan. Pesanan kerja siap untuk ditetapkan, diterima, dan setelah pekerjaan selesai, ditutup.

Melindungi memori institusional

Dengan begitu banyak sukarelawan datang dan pergi, mudah bagi organisasi untuk secara kolektif melupakan cara melakukan tugas-tugas tertentu. Namun karena Anda dapat memasukkan begitu banyak informasi ke dalam pesanan kerja, perangkat lunak manajemen fasilitas menciptakan pengetahuan kolektif yang abadi.

Kita dapat kembali ke contoh lampu yang mati di pintu belakang. Ketika seorang sukarelawan melihat pesanan kerja, mereka dapat melihat langkah spesifik yang akan mereka ambil, semuanya tersusun dalam daftar periksa. Ada informasi tentang lokasi lampu mati, tetapi juga tentang tempat menemukan cadangan. Jika ada dua tangga di bangunan dan hanya yang lebih kecil yang cocok di lobang belakang, informasi tersebut juga dapat ada dalam pesanan kerja.

Langkah selanjutnya

Mengimplementasikan perangkat lunak manajemen fasilitas mungkin terlihat menakutkan pada awalnya, namun ada manfaat yang jelas. Upaya Anda dihargai dan itu memberi Anda lebih banyak waktu untuk fokus pada bagian misi organisasi yang paling Anda pedulikan.