Manajemen dan Pemeliharaan Kampus:Tidak ada waktu yang membosankan
Tim manajemen kampus seperti Pasukan Khusus pemeliharaan fasilitas.
Mereka menangani semuanya, mulai dari pemeliharaan lahan dan hewan liar hingga laser ruang angkasa eksperimental. Mereka bertugas 24/7 dan harus segera merespons jika situasinya buruk (bahkan jika tidak).
Dan, di pendidikan tinggi, seperti rekan militer mereka, mereka membutuhkan alat khusus.
Baik Anda bekerja untuk perguruan tinggi atau universitas — atau kampus lain dalam hal ini — baca terus. Dalam posting blog ini, kami akan menunjukkan kepada Anda bagaimana CMMS membuat pengelolaan pemeliharaan Anda lebih mudah dan lebih produktif.
Jadi, kamu bekerja di kampus?
Itu berarti setiap hari memegang sesuatu yang baru. Sebagai manajer pemeliharaan, Anda dapat bekerja dengan orang-orang paling cerdas di negara ini dalam proyek-proyek yang membuat sejarah. Anda juga mendukung ribuan siswa saat mereka menemukan diri mereka sendiri, dunia, dan semua 301 cara untuk memicu sistem penyiram api.
Untunglah Anda menyukai pekerjaan Anda karena Anda memiliki tanggung jawab besar yang harus dipikul.
Tanggung jawab Anda
Tugas pemeliharaan tanah:
Rerumputan:Hijau dan bebas lumpur meskipun berat penggunaan.
Lanskap:Bunga, semak, dan pohon sehat dan indah.
Sampah:Pengumpulan sampah dan pembuangan sampah.
Parkir:Tempat parkir dalam kondisi baik dengan papan petunjuk yang jelas dan peralatan masuk/keluar yang berfungsi.
Tugas pemeliharaan gedung:
Listrik:Ribuan outlet listrik, bola lampu, dan sistem terintegrasi.
Plumbing:Ratusan wastafel, toilet, air mancur, pemanas air, dan saluran air.
Interior:Cat, lantai, dan semuanya digantung di dinding atau langit-langit.
Eksterior:Setiap jenis kelongsong yang dikenal umat manusia (karena surga melarang dua bangunan terlihat sama).
Pintu dan jendela:Aman dan berfungsi sehingga terbuka saat seharusnya dibuka dan menutup saat seharusnya ditutup.
Akses:Memeriksa kunci masuk dan keluar, memasukkan kembali kunci.
HVAC:Sistem pemanas dan pendingin sangat besar sehingga membutuhkan waktu berbulan-bulan untuk ditingkatkan dan diturunkan.
Pengelolaan properti:mulai dari perumahan siswa hingga arena olahraga dan dari konstruksi baru hingga pendaftaran bersejarah.
Tugas pemeliharaan peralatan:
Semuanya, mulai dari lemari es spesimen di departemen biologi hingga penyimpanan yang dikontrol iklim untuk piano Steinway senilai $200.000 di pusat seni pertunjukan.
Penyiapan ruangan &dukungan acara:
Semuanya, mulai dari menambah atau menghapus papan tulis di ruang kelas hingga menyiapkan ribuan kursi di ballroom untuk konferensi selama seminggu.
Tugas manajemen armada:
Mobil, truk, van, kereta golf, bus, forklift, traktor, Zambonis, dan banyak lagi.
Melayani kerusakan rutin.
Memperbaiki kerusakan dari operator siswa (perlu kami katakan lebih banyak).
Pengelolaan email:
Mengirim dan menerima semua ukuran paket ke dan dari seluruh dunia.
Pengiriman surat di tengah pergantian dan pergerakan yang konstan.
Tantangan manajemen kampus:Semuanya darurat
Toilet cadangan mengeluarkan kotoran. Sebuah kunci macet, meninggalkan seorang profesor dan 300 siswa terjebak di luar ruang kuliah mereka. Sesuatu memicu penyiram di lapangan sepak bola tepat sebelum pertandingan besar. Dan semua itu terjadi hanya dalam 5 menit .
Setiap orang di lembaga pendidikan tinggi berjuang untuk mencapai sesuatu. Ketika semuanya dalam kondisi baik, tidak ada yang berhenti untuk memikirkan bagaimana fasilitas tersebut berkontribusi pada penyampaian akademik dan keberhasilan siswa. Tapi ketika terjadi kesalahan, emosi menjadi tinggi.
melalui GIPHY
Jadi untuk berjaga-jaga jika pipa ledeng, listrik, dan generator plasma kuantum tidak cukup untuk membangkitkan selera Anda, Anda juga mengubah harapan dan hubungan .
Saat Anda tiba di tempat kerja
Jujur saja — Anda tidak pernah meninggalkan pekerjaan sejak awal. Meskipun tim Anda merotasi shift panggilan, keadaan darurat sering kali membutuhkan masukan Anda, jadi Anda membiarkan ponsel Anda menyala 24/7 .
Kemungkinan, hal pertama yang Anda lakukan saat kembali ke kantor adalah mencatat permintaan kerja baru . Anda bertemu dengan tim penyelia Anda untuk mendapatkan pembaruan tentang proyek yang sedang berjalan dan membuat tugas . Supervisor kemudian terhubung dengan pemimpin tim, dan tim menghabiskan sisa hari untuk menjalankan perintah berbaris mereka.
Anda, di sisi lain, menuju hari pertemuan . Itu karena tidak ada yang terjadi di kampus yang tidak melibatkan, yah, kampus. Berikut adalah contoh percakapan Anda hari ini:
Departemen Astronomi ingin mengadakan acara larut malam di observatorium selama sebulan. Fakultas tidak menyadari bahwa Anda memiliki kru malam yang dijadwalkan untuk mengganti lantai yang sudah usang. Anda menghabiskan waktu satu jam untuk mendiskusikan implikasi penjadwalan ulang acara astronomi atau tim lantai atau membuat jalur (dengan papan petunjuk) melalui area kerja (mereka hanya perlu menangani kebisingan).
Dekan Kemahasiswaan ingin meningkatkan filter udara sebagai praktik terbaik COVID tingkat tinggi, tetapi tidak tahu bahwa beberapa sistem HVAC lama tidak dapat menangani tekanan udara semacam itu. Dia ingin membuat pernyataan menyeluruh bahwa semua fasilitas menggunakan tingkat penyaringan tersebut, jadi Anda memandunya melalui analisis biaya/manfaat.
Dan favorit Anda:Mengatasi keluhan dengan serikat pekerja dan SDM.
Simpan semuanya
Jadi bagaimana Anda menyimpan semuanya bersama-sama? Dengan CMMS (sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi) yang mengintegrasikan semua sistem departemen Anda di satu tempat:
Manajemen aset
Pemeliharaan terencana
Permintaan kerja
Manajemen kerja
Manajemen inventaris
Manajemen pembelian
Manajemen vendor
Mari kita lihat masing-masing departemen dengan perbandingan berdampingan dari departemen tanpa CMMS versus departemen yang memanfaatkan CMMS — dalam hal ini, Limble — yah.
Manajemen aset
Pelacakan aset tanpa CMMS
Di kampus yang sangat luas — dan dalam keadaan yang terus berubah — Anda tidak dapat membuat daftar semua aset yang menjadi tanggung jawab Anda meskipun Anda menginginkannya.
Ada beberapa upaya itikad baik di masa lalu untuk membuat direktori aset. Sayangnya, tidak ada spreadsheet Excel di Bumi yang dapat menangani tingkat kerumitan itu, dan informasi yang dikumpulkan oleh sekretaris dengan cepat menjadi usang dan tidak dapat digunakan.
Pelacakan aset dengan Limble CMMS
Saat pertama kali tim Anda menyentuh aset — baik memperbaiki toilet atau memasang panel surya — aset tersebut akan dimasukkan ke Limble saat membuat perintah kerja.
Seiring waktu, itu membuat daftar aset yang dapat dicari yang diatur berdasarkan lokasi, gedung, ruangan, dll.
Contoh hierarki aset di dalam Limble CMMS
Setiap perintah kerja mengaitkan asetnya dengan suku cadang, vendor, dan riwayat kerja yang tepat . Itu menjadi sumber daya hidup yang tumbuh dan berkembang saat Anda menggunakannya. Semakin sering Anda menggunakannya, semakin baik hasilnya.
Riwayat aset tanpa CMMS
Informasi tentang setiap aset — manual, perintah kerja sebelumnya, nomor suku cadang — tersebar ke berbagai tempat:
di atas kertas di kantor
di beberapa akun email atau pesan teks karyawan yang berbeda
dalam dokumen Microsoft Office di selusin komputer lain
di kepala Anda karena tidak pernah ada waktu untuk mendokumentasikan
Melacak informasi ini adalah bagian yang tidak sepele dari setiap tugas kerja.
Riwayat aset dengan Limble CMMS
Hanya dengan satu klik di Limble, setiap karyawan dapat melihat aset:
riwayat pekerjaan (setiap tugas yang pernah diselesaikan pada aset tersebut)
pemeliharaan terjadwal
persediaan suku cadang saat ini
vendor pilihan dan riwayat pekerjaan mereka
Tab informasi aset di dalam Limble CMMS
Anda dapat menulis catatan dan melampirkan file seperti manual pdf sehingga teknisi pemeliharaan Anda memiliki semua informasi di satu tempat, baik di kantor maupun di lokasi.
Menambahkan aset ke database Limble
Semua informasi aset lainnya diperbarui secara otomatis berdasarkan tugas Limble yang diselesaikan tim Anda setiap hari.
Perencanaan keuangan tanpa CMMS
Jika seorang wakil presiden menanyakan nilai aset yang Anda pertahankan saat ini, Anda akan menjawab, “Itu bukan tugas saya. Tanyakan Keuangan.”
Setiap kali Anda melakukan percakapan itu, Anda menyerahkan sedikit lebih banyak kekuatan pengambilan keputusan kepada kepala departemen lain.
Perencanaan keuangan dengan Limble CMMS
Andalah yang memiliki jawabannya.
Karena Anda memiliki semua aset di satu tempat, Anda dapat membiarkan departemen lain melakukan hal-hal seperti melampirkan jadwal penyusutan.
Limble menghasilkan laporan yang menunjukkan kepada manajemen tingkat atas nilai modal perusahaan dan peralatan mana yang harus diganti.
Ketika Anda dapat menunjukkan bahwa sebuah peralatan senilai $100.000 membutuhkan biaya $80.000 per tahun untuk diperbaiki, departemen keuangan tidak dapat membantah. Alih-alih membebani universitas untuk inisiatif yang "tidak perlu", Finance memuji Anda karena telah menghemat $300.000 selama lima tahun ke depan, berkat manajemen cerdas Anda.
Selangkah lebih maju, Anda tahu bahwa pusat penghasil laba di universitas mendapatkan manfaat pajak karena penyusutan peralatan dari waktu ke waktu. Namun, manfaat tersebut berakhir setelah peralatan disusutkan sepenuhnya. Anda dapat mengganti peralatan lebih awal, mengetahui bahwa biaya pemeliharaan ditambah penyusutan bertambah.
Menonton grafik di dasbor Limble, Anda dapat mulai memprediksi aset mana yang perlu Anda ganti atau bangun kembali, dan kapan.
Contoh dasbor khusus Limble
Semua ini menambah Keuangan dan Fasilitas membangun dinamis ramah. Anda tahu Anda saling mendukung. Saat Keuangan memiliki pertanyaan, Anda memiliki jawaban, dan Anda dapat menjelaskan bagaimana hal itu memengaruhi laba.
Pemeliharaan terencana (PM)
Menerapkan pemeliharaan preventif tanpa CMMS
Karena banyaknya permintaan pekerjaan, tim Anda selalu berada dalam mode krisis, menangani apa yang rusak atau harus disiapkan hari ini.
Tentu saja, Anda akan senang untuk menempatkan lebih banyak sumber daya untuk pemeliharaan yang direncanakan sehingga peralatan akan cenderung tidak rusak di tempat pertama. Tapi itu bukan pilihan.
Menerapkan pemeliharaan preventif dengan Limble CMMS
Anda dapat menambahkan jadwal pemeliharaan preventif (PM) (lengkap dengan daftar periksa prosedur operasi standar jika Anda merasa ambisius) ke setiap aset di Limble.
Membuat daftar periksa pemeliharaan di CMMS Limble
Limble secara otomatis membuat dan menetapkan tugas PM, sehingga tim Anda secara alami mulai beralih dari pemeliharaan reaktif ke pemeliharaan proaktif.
Limble secara otomatis melacak dan menghitung pekerjaan terencana vs tidak terencana
Ini sangat berpengaruh pada moral. Alih-alih merasa seperti selalu tertinggal, tim bertindak seolah-olah mereka berada dalam permainan "A" mereka.
Menjadwalkan dan menetapkan tugas tanpa CMMS
Ketika tim Anda memiliki bandwidth, mereka tidak yakin tugas pemeliharaan preventif mana yang harus dilakukan. Beberapa peralatan mungkin bertahan bertahun-tahun tanpa disentuh sementara peralatan lainnya mengalami over-service.
Menjadwalkan dan menetapkan tugas dengan Limble CMMS
Limble menghasilkan tugas yang diberikan secara otomatis ke pedagang yang tepat. Tugas muncul di daftar tugas yang sama dengan perintah kerja reguler mereka.
Tugas dipicu baik oleh kalender atau penggunaan.
Peralatan servis tim tepat waktu sebagai bagian dari alur kerja reguler. Bicara tentang efisiensi operasional.
Snapshot kalender pemeliharaan di Limble CMMS
Mencatat PM yang diselesaikan tanpa CMMS
Pemeliharaan preventif apa yang Anda tetapkan ke tim tidak dicatat. Tidak ada yang pernah 100% yakin aset mana yang sepenuhnya merupakan layanan dan mana yang akan jatuh tempo.
Mencatat PM yang diselesaikan dengan Limble CMMS
Limble melacak semua tugas yang telah diselesaikan untuk Anda, termasuk pemeliharaan preventif. Saat menyiapkan akun, Anda membuat alur kerja khusus untuk memperbarui status peralatan/properti berdasarkan cara kerja tim Anda:
Anda menyetel peralatan ke "Berjalan" secara default.
Saat permintaan pekerjaan masuk, Limble mengubah status aset menjadi “Dalam peninjauan”.
Saat Anda menyetujui perintah kerja, aset berubah menjadi "Tertunda". Jika aset tidak berfungsi, Anda dapat menyetel status secara manual ke “Turun”.
Saat perintah kerja sedang berlangsung, Limble mengubah status menjadi “Dalam perbaikan”. Dan saat perintah kerja selesai, Limble mengubah status kembali menjadi “Berjalan” lagi.
Hanya perlu melihat sekilas untuk melihat peralatan mana yang beroperasi, dalam perbaikan, tidak berfungsi, dll.
Memeriksa status peralatan di Limble CMMS
Manajemen suku cadang tanpa CMMS
Anda tidak tahu suku cadang mana yang Anda butuhkan untuk PM ini atau apakah Anda memilikinya di inventaris Anda (dan tidak dialokasikan untuk tugas yang lebih mendesak).
Manajemen suku cadang dengan Limble CMMS
Saat Anda mengatur akun Limble Anda, Anda melakukan audit inventaris suku cadang dan menghubungkan setiap bagian dengan aset yang sesuai di Limble. Kemudian, saat Anda membuat daftar periksa PM, Anda menautkannya ke suku cadangnya.
Snapshot tampilan manajemen suku cadang di Limble CMMS
Saat teknisi Anda menerima tugas PM mereka, ia memberi tahu mereka:
bagian mana yang harus dibawa
di mana menemukannya
berapa stok yang ada
berapa banyak dari stok yang sudah dialokasikan untuk tugas lain
Lebih lanjut tentang pemeliharaan inventaris nanti.
Permintaan kerja
Mengirimkan permintaan pekerjaan tanpa CMMS
Orang-orang yang membutuhkan sesuatu yang diperbaiki melaporkannya kepada koordinator pemeliharaan. Setidaknya Anda berharap mereka melakukannya.
Tapi harapan bukanlah strategi pemeliharaan, setidaknya tidak dalam hal membuat orang melaporkan masalah. Lebih sering daripada yang Anda inginkan, Anda menemukan ada sesuatu yang rusak selama berhari-hari (minggu? bulan?) sebelum anggota tim menemukannya dan mengajukan permintaan kerja.
Mengirimkan permintaan pekerjaan melalui Limble CMMS
Tanda di seluruh fasilitas memberi tahu orang-orang cara mengajukan permintaan ke Limble melalui situs webnya (langsung ke portal), email, dan panggilan telepon (tempat kantor Anda dapat memasukkan permintaan secara manual).
Limble memungkinkan Anda menggunakan kode QR untuk mengidentifikasi aset dan mempercepat proses pengiriman tiket
Siapa pun dapat mengirimkan permintaan pekerjaan pemeliharaan, dan semua permintaan berakhir di portal yang sama dalam format yang sama.
Portal permintaan kerja Limble
Sejarah permintaan kerja bisa menjadi sangat suram. Kapan masalah pertama kali dilaporkan? Siapa yang mengirimnya? Bagaimana Anda bisa mendapatkan mereka? Lebih sering daripada tidak, Anda tidak mengajukan pertanyaan karena tidak ada jawaban.
Limble timestamp semua permintaan dan menangkap informasi pemohon saat mereka mengirimkannya. Anda dapat mencari informasi lebih lanjut dan mempertimbangkan usia tugas saat memprioritaskan backlog pemeliharaan Anda. Ini membantu Anda memastikan pekerjaan penting selalu diselesaikan terlebih dahulu.
Mendapatkan permintaan pekerjaan mendetail tanpa CMMS
Deskripsi pada permintaan kerja sangat tidak jelas:"Toilet rusak."
Manakah dari 900 toilet kampus itu? Apakah pegangannya longgar, atau airnya mengalir deras?
Dengan ratusan tamu di kampus setiap hari, terkadang pemohon bahkan tidak tahu di mana mereka berada atau peralatan apa yang mereka lihat, jadi semoga berhasil menemukannya.
Mendapatkan permintaan pekerjaan mendetail dengan Limble CMMS
Sebagian besar permintaan pekerjaan masuk ke Limble langsung melalui portal, berkat kode QR Limble yang mudah diambil.
Setiap kode QR unik dan terkait dengan aset tertentu. Saat pengguna memindai kode, Limble menempelkan aset tersebut ke permintaan.
Sekarang, ketika pemohon melaporkan bahwa toiletnya rusak, Anda tahu itu toilet #3 di lantai dua Hall B Gedung Johnson, dan toilet khusus ini sudah dua kali bermasalah dengan flange tahun ini.
Anda juga dapat meminta pemohon untuk mengunggah foto bagian yang rusak untuk melihat apa yang Anda hadapi sebelum Anda sampai di sana. Bahkan, Anda dapat meminta segala jenis informasi dalam formulir permintaan.
Contoh formulir permintaan kerja di Limble CMMS
Mengelola permintaan pekerjaan duplikat tanpa CMMS
Di satu sisi, Anda takut beberapa masalah berlangsung terlalu lama sebelum orang melaporkannya. Di sisi lain, beberapa masalah dilaporkan beberapa kali. Duplikatnya, meskipun bukan akhir dunia, dapat menyebabkan kejar-kejaran.
Mengelola permintaan pekerjaan duplikat dengan Limble CMMS
Jika permintaan kerja terlihat mirip dengan yang sudah ada di sistem, Limble menunjukkan permintaan asli dan meminta pemohon untuk mengonfirmasi bahwa ini adalah masalah baru. Duplikat jarang lolos.
Algoritme Limble dapat mengenali permintaan pekerjaan duplikat
Berkomunikasi dengan pemohon
Saat Anda tidak memiliki cara untuk memberi tahu pemohon tentang kemajuan pekerjaan, itu akan meninggalkan kesan bahwa tim Anda tidak responsif.
Dengan Limble CMMS, pemohon menyertakan alamat email mereka di tiket pemeliharaan mereka, jadi Limble secara otomatis mengirim email kepada mereka saat permintaan menjadi perintah kerja, dan saat sudah selesai. Tim Anda memiliki reputasi sebagai tim yang tajam dan teliti.
Tim dan tugas manajemen kampus
Menetapkan tugas tanpa CMMS
Anda memberikan tugas dalam rapat di awal setiap hari atau dengan meninggalkan catatan, mengirim pesan, atau menelepon.
Singkatnya, untuk memberikan tugas, Anda harus menguasainya terlebih dahulu.
Tentu, ini adalah ekspektasi yang masuk akal — begitulah cara kerja semua komunikasi — tetapi dibutuhkan upaya yang cukup besar dan sering menyebabkan penundaan.
Ini juga menyodok lubang dalam akuntabilitas. Bagaimana Anda tahu itu benar-benar selesai? Atau kapan? Atau apakah ada sesuatu yang lebih dalam yang perlu ditangani sebelum masalah awal diperbaiki?
Menetapkan tugas melalui Limble CMMS
Semua tugas tinggal di Limble, di mana semua anggota tim dapat melihat daftar tugas terbaru mereka di komputer atau ponsel cerdas mereka setiap saat. Anda tidak perlu menghubungi mereka untuk mengubah prioritas mereka untuk hari itu; Anda cukup menarik dan melepas Limble, karena tahu mereka akan mengikuti petunjuk saat mereka sampai di sana.
Snapshot beban kerja teknisi
Beberapa tugas bahkan ditetapkan secara otomatis berdasarkan perdagangan, lokasi, dll.
Mengumpulkan informasi tanpa CMMS
Permintaan kerja yang tidak jelas menjadi perintah kerja yang tidak jelas. Karyawan harus melacak toilet mana yang tidak berfungsi, kembali ke kantor untuk manual, menelusuri inventaris untuk suku cadang, dan menghubungi Stan karena, menurut rumor, dia telah memperbaiki masalah khusus ini sebelumnya.
Terkadang proses persiapan ini memakan waktu lebih lama dari tugas itu sendiri.
Mengumpulkan informasi dengan Limble CMMS
Limble menautkan tugas ke aset, sehingga pekerja memiliki semua manual aset, riwayat kerja, prosedur operasi standar, dan bahkan data suku cadang di ujung jari mereka saat bekerja — termasuk nomor suku cadang, info kontak vendor, dan jumlah inventaris.
Daftar WO yang telah diselesaikan di Limble CMMS
Teknisi mencari riwayat pekerjaan untuk melihat siapa yang memperbaikinya sebelumnya dan bagaimana mereka melakukannya. Anda dapat menugaskan beberapa anggota tim ke suatu tugas jika tugas itu lebih dari satu orang.
Anggota tim muncul di situs dengan semua bagian, alat, dan pengetahuan yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan cepat.
Contoh WO di CMMS Limble
Berkomunikasi tentang perintah kerja tanpa CMMS
Tentu saja, tim selalu mengalami masalah yang tidak mereka duga. Saat ini, Anda terutama mengandalkan radio untuk memberikan instruksi waktu nyata. Ini cepat, tetapi tanpa apa pun secara tertulis, ini menyisakan banyak ruang untuk kesalahan.
Itu mengasumsikan, tentu saja, bahwa orang dengan jawaban sedang bertugas dan mendengarkan radio pada saat Anda membutuhkannya. Jika tidak, Anda dapat menemukan kembali roda, atau menunda. Ini semoga tidak mendesak.
Berkomunikasi tentang perintah kerja dengan Limble CMMS
Karena begitu banyak tugas datang dengan daftar periksa, tim jauh lebih mandiri. Mereka tidak membutuhkan tingkat dukungan eksternal seperti dulu.
Jika ada yang perlu diklarifikasi, Anda dan tim mengobrol melalui komentar pada tugas, sehingga ada jejak kertas digital lengkap.
Membahas detail pekerjaan di dalam komentar WO di Limble
Melacak riwayat dan laporan WO tanpa CMMS
Anda mungkin tidak memiliki sistem formal untuk mencatat apa yang dilakukan teknisi untuk menyelesaikan perintah kerja mereka. Jika Anda melakukannya, kantor akan menyimpannya di tempat yang tidak nyaman sehingga pengetahuan kolektif tidak dimanfaatkan.
Untuk mendapatkan ikhtisar perintah kerja yang telah selesai, Anda harus menarik masing-masing perintah kerja satu per satu lalu menyimpannya kembali, yang tidak pernah dilakukan oleh siapa pun.
Ini mengasumsikan, tentu saja, bahwa secarik kertas tidak hilang. Jika ya, Anda kembali ke titik awal tanpa pelacakan tugas sama sekali:Tidak ada catatan tentang mengapa, kapan, bagaimana, atau siapa yang melakukan pekerjaan tersebut.
Karena tidak ada yang memiliki gambaran besarnya , tidak ada artinya ketika aset tertentu cenderung rusak lagi. Kurangnya data membuat Anda terjebak dalam strategi pemeliharaan run-to-failure yang mahal dan melelahkan.
Melacak riwayat dan laporan WO dengan Limble CMMS
Limble menyimpan riwayat semua pekerjaan yang dilakukan pada setiap aset, termasuk secara otomatis menentukan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap perintah kerja. Ini memberi Anda pandangan sekilas tentang total biaya kepemilikan.
Laporan TCO di Limble
Anda tidak hanya dapat melihat daftar semua perintah kerja yang telah diselesaikan, tetapi Anda juga dapat memfilter dan menelusurinya.
Lebih dari itu, Anda dapat membuat laporan berdasarkan berapa banyak waktu yang mereka butuhkan untuk memperbaiki atau data lain apa pun di daftar periksa perintah kerja. Statistik tim menyoroti pemain terbaik Anda.
Laporan kinerja tim di Limble
Di sisi lain, orang yang berkinerja buruk tidak punya tempat untuk bersembunyi. Tren mengungkapkan aset mana yang aus, dan Anda menghemat uang dan sakit kepala dengan menemukan masalah sebelum terjadi. Anda dapat melihat transisi tim Anda dari kekacauan ke eksekusi ahli karena lebih banyak tugas mereka selesai tepat waktu.
Laporan penyelesaian status tugas di Limble
Menggunakan alat digital seperti CMMS adalah salah satu cara termudah untuk meningkatkan akuntabilitas di departemen pemeliharaan.
Manajemen inventaris
Mengelola stok inventaris tanpa CMMS
Satu-satunya cara untuk memeriksa persediaan suku cadang Anda adalah dengan pergi ke gudang dan melihat ke rak.
Karena itu, jika Anda memiliki operasi besar, Anda mungkin bahkan tidak tahu gudang atau rak mana, dalam hal ini mungkin lebih mudah untuk memesan yang baru.
Proses (kurangnya) itu membuat Anda memiliki terlalu banyak item (anggaran terbuang) dan terlalu sedikit item lainnya (waktu henti yang dapat dihindari).
Mengelola stok inventaris dengan Limble CMMS
Siapa pun dapat memeriksa level inventaris waktu nyata di aplikasi Limble mereka karena level diperbarui secara otomatis setiap kali teknisi menyelesaikan perintah kerjanya.
Tampilan manajemen komponen di CMMS Limble
Catatan bagian mengatakan dengan tepat di mana menemukan suku cadang. Jika seorang pekerja mengambil bagian di luar konteks perintah kerja tertentu, ada kode QR di rak untuk mereka jepret yang memperbarui hitungan.
Tentu saja, Anda masih ingin menghitung inventaris Anda secara teratur, jadi Anda menetapkan "hitungan siklus". Limble sekarang akan membuat tugas secara otomatis untuk mengaudit inventaris sesering yang Anda anggap cocok.
Mengoptimalkan inventaris tanpa CMMS
Semua orang tahu bahwa ada bagian di gudang yang tidak tersentuh selama bertahun-tahun — mungkin puluhan tahun — tetapi satu-satunya cara Anda mengidentifikasi kelebihan inventaris adalah ketebalan debu yang tidak terganggu di kotak.
Terkadang, suku cadang yang diperlukan untuk tugas berprioritas tinggi yang akan datang digunakan untuk tugas berprioritas rendah yang segera.
Merupakan norma untuk memesan suku cadang pada hari kru menyadari bahwa mereka membutuhkannya dan tidak memilikinya, dan itu lebih umum daripada yang Anda inginkan untuk pesanan digandakan.
Mengoptimalkan inventaris dengan Limble CMMS
Saat Anda mengatur inventaris MRO Anda pada awalnya, Anda menetapkan ambang batas sehingga Limble akan memberi tahu koordinator pemeliharaan jika ada bagian yang tidak digunakan untuk waktu yang lama. Itu mengarah ke percakapan tepat waktu tentang apa yang harus disimpan dan apa yang harus dihapus.
Menyetel ambang batas item suku cadang di Limble
Di Limble, anggota tim melihat apakah suku cadang tersedia dan berapa banyak yang sudah dialokasikan untuk tugas lain.
Pembelian dipicu pada hari saat suku cadang yang digunakan/dialokasikan turun di bawah ambang batas yang telah Anda tentukan. Suku cadang penting selalu tersedia, dan teknisi sering menyelesaikan perbaikan pada hari mereka dilaporkan.
Anda dapat melampirkan vendor pilihan ke bagian tertentu, sehingga Anda selalu mendapatkan kualitas terbaik terlepas dari siapa di bagian Pembelian yang memproses pesanan pembelian (PO). Limble menempelkan PO pada setiap record spare part, sehingga Anda bisa melihat di PO saat order baru akan datang.
Pembelian untuk pengelolaan kampus
Memicu dan melacak permintaan pembelian tanpa CMMS
Anda memiliki jejak kertas untuk setiap pembelian, tetapi hanya itu — jejak kertas berserakan di antara beberapa meja, kantor, bahkan lokasi.
Siapa pun di kru yang perlu membuat, menyetujui, atau merujuk PO harus secara fisik datang ke kantor atau mengalihkan perhatian tim pembelian dengan panggilan telepon dan email.
Triggering and tracking purchase requests with Limble CMMS
Limble has a customizable system for submitting purchase requests that automatically become purchase orders once approved.
Whenever a part’s inventory drops too low, Limble triggers a purchase request automatically. Purchasing can even create a template with a custom message, vendor info, part numbers and quantities, and more.
Purchase order list view in Limble CMMS
If you don’t usually carry the part, the tech can trigger a purchase request right within their task.
Even technicians can trigger purchase requests using Limble
Limble saves everything on the cloud and is available on both desktop and mobile. Both the tech and their manager can see the POs status at any time.
Without a digital system, not only do parts not get ordered until the day they’re needed, but it’s also not uncommon for the wrong part to get ordered, resulting in even longer delays. With Limble, every purchase request arrives with the exact part number and vendor attached. The process is easy — and precise — for both Maintenance and Purchasing.
Approving and accounting for purchases without a CMMS
Many employees are approved to make purchases up to a specific cost on their company cards. That keeps management from getting bogged down with approvals.
Since they’re using the company card, the transaction gets logged for accounting purposes, but it may never get associated with a work order.
That means any facility work that could be billed back to a third party — say, a conference that ordered custom signage for their campus event — never gets paid to the university. (No wonder they keep hosting their events here!)
It also means that you don’t know the total maintenance cost of your assets because they’re getting repaired with materials that never get into the system.
Approving and accounting for purchases with Limble CMMS
Limble automates the approval process taking into account each team member’s budget. For example, Sam can make purchases up to $2,000 on his own but needs approval from Dave beyond that.
Limble pushes the request to either the purchasing department or the next person in line who needs to approve it before it finally ends up with Purchasing.
Any part your tech uses is listed right on the work order and gets automatically calculated into client billing and asset history.
Did you catch that? All the documentation happens automatically — no extra paperwork for anyone.
The purchase approval process in Limble
This streamlined workflow lets Purchasing focus on purchasing, Accounting focus on accounting, and Maintenance focus on maintenance.
Managing incoming shipments without a CMMS
When shipments come in, Purchasing can almost always link them to the right PO, but that doesn’t mean they can connect them to the correct work order. Sometimes parts sit in the warehouse for days (weeks?) before the tech who needs them finds out they’ve arrived. Again, lots of unnecessary downtime.
Managing incoming shipments with Limble CMMS
As soon as a PO is marked as “received,” Limble notifies the techs and managers on the associated work orders. This prompts them to start up tasks again, prioritize their current workloads, and/or set expectations with departments.
Working with Finance without a CMMS
Conversations with Finance are tense. You can’t do anything without being double or triple questioned on whether it’s really necessary. You get asked lots of questions that would take hours of work to answer — questions that aren’t nearly important enough to set aside that kind of time.
Working with Finance with Limble CMMS
Maintenance and Purchasing are now the finance department’s best friends. Any time there are questions about a charge, your teams always have the answers.
Limble’s reports update themselves instantaneously . More often than not, you’re now initiating conversations with Finance because you have so much to show off.
You started a conversation when you could show them downtime spiking because of faulty equipment. When the budget for new equipment was approved, you could show them that downtime dropped again and calculate the savings based on every hour it was working compared to the month before.
Total downtime report in Limble
Your IT department used Limble’s API to link all the Limble data to the data in your company’s enterprise resource planning software (ERP). It used the API or the built-in Quickbooks integration to get the same information into the accounting system.
Vendor management
Tracking vendors without a CMMS
No one person in your department knows who all your vendors are. The fleet manager could list off his if you asked, as could the lead on the plumbing team. (When the head of groundskeeping had a heart attack, there was a bit of a crisis, so they started a list they keep in the office.)
Tracking vendors with Limble CMMS
All vendors are in a single list and linked to the equipment, parts, etc., they service or provide. Each record has contact information, a detailed history, and notes/instructions for anyone who needs to reach out.
To keep the thousands of vendors straight, you created custom fields (for example, whether that vendor is for a particular department). You also customize which columns show up on the master list, so you don’t even have to click in half the time.
Vendor list in Limble CMMS
Tracking vendor work without a CMMS
Not only is it unclear who your vendors are, but the picture gets even fuzzier when it comes to what work they’re doing. You couldn’t sum it up if you tried.
Tracking vendor work with Limble CMMS
Every vendor gets assigned to tasks within Limble just like your employees do. When you add them to a job, Limble emails them a unique link to the portal. There, they see and interact with the task within Limble itself.
Limble adds the work details — how long it takes to accomplish, what spare parts they used, etc. — into the maintenance history.
Sharing a task with your maintenance vendor using Limble
What vendors see when you share tasks with them through Limble
Keeping vendors honest without a CMMS
Now and again, a vendor goes rogue and over-charges for their services or ends up doing more harm than good.
They are adamant that “It was that way when I got here,” so the best your department can do is to cut your losses.
Keeping vendors honest with Limble CMMS
You baked vendor accountability into your systems by sending them tasks and keeping all communication within Limble. Limble gives them crystal clear instructions and digital checklists of your standard operating procedures, which means fewer improvisation on their side which you have to fix again later.
Your first step is to require the vendor to upload a picture of the item or area before starting work, so there is no question of whom to hold accountable if things go awry (a great way to reduce everybody’s liability).
Vendors can upload before/after images to improve work visibility
You, your team, and your vendors can communicate via messages in the task itself.
Limble tracks time spent on each vendor’s task and lets them upload invoices that get siphoned straight into the accounting workflow. Of course, if a vendor didn’t use the system, your team can enter their work manually.
As soon as they click “finish,” Limble notifies the lead on that project and the project moves forward without delay.
An eye to long-term planning for campus management
More than 60% of the maintenance workforce will be retiring in the coming decade — that’s likely 60% of your campus management corp, too. That is a massive loss of institutional knowledge in a short time.
If you’re not careful, it will be very expensive to reinvent your campus’ systems. There will be costly disruptions to the student experience you could have avoided. Your team will have to learn all the wrong ways to rewire a stadium lighting system before they rediscover the one way that works.
On the other hand, you could have your seasoned employees building out checklists in Limble for new hires to use. Work could continue uninterrupted with historical data at everyone’s fingertips. Junior techs become self-sufficient. Senior techs finally get to take a vacation.
Who knows — maybe even you will get to spend an evening with your family instead of your phone.
How to get started with Limble CMMS?
So, you’ve liked everything you’ve read and now you want to take Limble for a test drive. You want to check all of these futures yourself, but without any commitment.
Smart move, choosing a CMMS vendor is not something you should do on a whim. Here are three ways to test Limble without taking a credit card out of your wallet:
start a free 30-day trial
request a demo
try our self demo (leads you to a simulated environment where you can play around with and test Limble’s features
Laporan kinerja tim di Limble 
