4 Tahapan Manajemen Aset IoT dan Transformasi Digital

Tidak dapat disangkal bahwa kecepatan teknologi bergerak dengan kecepatan cahaya. Luas dan dalamnya Internet of Things (IoT) terus mendorong kehidupan ke dalam kemungkinan baru dan mendorong amplop pada transformasi digital, terutama dalam hal manajemen aset IoT.

Perusahaan di seluruh dunia sedang mendigitalkan dan mengotomatisasi proses bisnis yang dulunya sepenuhnya manual. Banyak organisasi bahkan memiliki peran khusus yang didedikasikan untuk upaya ini. Banyak dari mereka datang ke Link Labs untuk mencari solusi perangkat lunak manajemen aset yang akan membantu mereka menemukan aset dan memantau kondisinya sambil memberikan wawasan yang dapat ditindaklanjuti.

Perjalanan melalui transformasi digital selalu menyenangkan dan seringkali membosankan. Namun jika menuai manfaat strategis dari manajemen aset adalah komponen inti dari peta jalan Anda secara keseluruhan, Anda perlu memasukkannya ke dalam lintasan jangka panjang Anda.

Untuk membantu Anda melalui proses tersebut, kami telah mengembangkan empat tahap manajemen aset IoT yang dapat digunakan sebagian besar perusahaan untuk membuat tolok ukur di mana mereka berada dalam perjalanan mereka.

Dan jika Anda mencari ikhtisar pelacakan aset, Anda juga datang ke tempat yang tepat!

Tahap 1:Pelacakan Aset Dasar dengan Kertas, Pena, dan Papan Tulis

Hampir setiap perusahaan di dunia memiliki beberapa bentuk pelacakan aset. Mungkin itu lembar keluar atau mungkin karyawan Anda mengirim email ke kolega mereka ketika mereka berencana untuk menggunakan sesuatu.

Saya dulu bekerja di perusahaan teknologi yang sedang berkembang yang memiliki satu printer. Jika seseorang sedang mencetak sejumlah besar pekerjaan, dan karyawan lain membuat kesalahan besar dengan mencetak pekerjaan mereka sendiri pada saat yang sama, printer tersebut akan menghentikan sementara proses yang sedang berjalan untuk mencetak pekerjaan berikutnya.

Jadi perwakilan penjualan mungkin akan menghadiri konferensi dengan selebaran pra-cetak yang menyertakan rencana perjalanan penerbangan yang dijepit di dalam halaman. Untuk menghindari hal ini, manajer kantor (atau siapa pun yang mencetak pekerjaan besar) akan mengirimkan email yang meminta semua orang untuk tidak mencetak dan email kedua yang mengonfirmasi penyelesaian.

Kantor yang sama, masalah yang berbeda. Kami memiliki dua mobil perusahaan di lingkungan perkotaan, yang sepertinya tidak dapat ditemukan oleh siapa pun. Saya tidak dapat menghitung jumlah email yang saya terima mengatakan sesuatu seperti, "Apakah ada yang melihat Accord abu-abu?"

Untungnya, waktu telah berubah dan ada banyak cara yang lebih baik untuk melacak aset. Tetapi bahkan dalam pengaturan yang sangat canggih, Anda mungkin masih akan menemukan sistem pelacakan yang belum sempurna. Pikirkan tentang terakhir kali Anda pergi ke rumah sakit; kemungkinan besar ada papan tulis di suatu tempat di setiap lantai yang merinci pasien mana di kamar mana. Bahkan mungkin memiliki baris magnet sehingga pasien dapat dengan mudah dipindahkan dan diperbarui.

Sementara papan tulis digital sekarang memasuki pasar, mereka masih memiliki waktu untuk menggantikan versi sederhana yang digantung di dinding yang menunjukkan di mana semua orang dalam sekejap, karena mari kita hadapi itu, itu bisa menjadi metode yang sangat kuat dan efisien.

Terlebih lagi, metode pelacakan aset seperti ini umumnya murah dan mudah diterapkan - tidak perlu pelatihan. Kelemahannya, bagaimanapun, adalah bahwa data terbatas pada satu tempat (Anda harus melihat papan tulis yang ditunjuk) dan tidak terlalu skalabel.

Misalnya, saya melakukan bagian yang adil dengan mencampuri urusan pencetakan orang lain!

Jadi dalam berpindah antar tahap, Anda perlu mempertimbangkan bagaimana Anda dapat mendorong nilai lebih sebelum melanjutkan ke langkah berikutnya…

Tahap 2:Spreadsheet Pelacakan Aset

Meskipun masih agak populer di beberapa sudut dunia bisnis, apa yang disebut metode analog untuk manajemen aset telah meraih sukses besar, berkat kemajuan teknologi komputer yang membuat digitalisasi mungkin.

Faktanya, dengan munculnya perangkat lunak Excel pada 1980-an, spreadsheet pelacakan aset digital dengan cepat menjadi "penemuan terbaik sejak irisan roti" untuk melacak dan mengelola semua jenis aset. Untuk satu hal, mereka relatif mudah digunakan dan dipelihara, selama ada satu orang yang terutama bertanggung jawab untuk input data. Untuk yang lain, mereka relatif murah, semua hal dipertimbangkan; dan tentu saja, mereka juga kurang rentan terhadap bencana alam.

Jadi, banyak usaha kecil hingga menengah, di berbagai industri, menukar pena dan kertas untuk spreadsheet digital sebagai landasan strategi manajemen aset mereka. Dan sementara banyak yang masih terikat dengan solusi spreadsheet - terutama sekarang karena Google menawarkan versi gratis - semakin banyak yang dengan cepat kehilangan kepercayaan, mengingat banyak kekurangannya.

Sistem spreadsheet paling berguna pada komputer berukuran penuh dan tidak dapat diakses dengan mudah di perangkat seluler. Mereka juga bisa sangat tidak dapat diandalkan, mengingat mereka harus memproses sejumlah besar informasi yang dimasukkan secara manual, yang pasti mengarah pada kesalahan manusia dan data yang tidak akurat. Dan jangan lupa bahwa komputer jauh dari sempurna, karena virus dan kegagalan perangkat keras berpotensi menghapus kerja keras bertahun-tahun jika Anda tidak menggunakan penyimpanan cloud.

Selain itu, spreadsheet pelacakan aset sederhana tidak dapat melacak dan/atau menemukan aset dari jarak jauh secara real-time; integritas data pasti bermasalah; dan tidak ada jejak audit. Demikian juga, hanya satu orang pada satu waktu yang dapat mengakses dan mengeditnya - sehingga menghalangi kolaborasi - dan tidak mungkin untuk mengidentifikasi siapa yang telah mengubah apa dan kapan kecuali Anda bertanya di sekitar kantor. (Sama seperti contoh printer dan mobil.)

Sama pentingnya, dibutuhkan banyak waktu staf dan upaya fisik untuk mengumpulkan, mengunggah, memperbarui, menghitung, dan menganalisis data aset untuk mengidentifikasi tren yang berarti dan membuat keputusan bisnis yang baik. (Meskipun itu dengan asumsi informasi yang Anda gunakan benar-benar akurat sejak awal.)

Dalam upaya untuk memecahkan beberapa masalah ini, perusahaan membuat database umum untuk melacak aset dan inventaris. Dengan mengatur, menyusun, dan menyimpan informasi di satu lokasi pusat, sistem digital otomatis ini membantu meningkatkan interoperabilitas antara dan di antara departemen dan fungsi yang berbeda.

Mereka juga mampu menyimpan data dalam jumlah besar, yang dapat digunakan untuk menentukan jumlah, memperkirakan kebutuhan, dan/atau melacak fase dasar siklus hidup aset. Tapi seperti spreadsheet, database ini membutuhkan tenaga kerja yang signifikan untuk digunakan (yaitu analisis dan pelaporan masih harus dilakukan secara manual). Dengan cara yang sama, mereka tidak terlalu berguna untuk mengembangkan proses bisnis yang efektif atau membuat keputusan bisnis yang baik.

Tak perlu dikatakan, sementara spreadsheet dan database telah membuat manajemen aset lebih mudah, mereka tidak mengubah permainan seperti yang dimiliki solusi manajemen aset IoT dalam hal meningkatkan efisiensi, mengendalikan biaya, dan mengurangi risiko. Itulah sebabnya bisnis bergerak cepat ke Tahap 3:solusi perangkat lunak manajemen aset berbasis cloud.

Bacaan terkait:Pelajari lebih lanjut tentang opsi perangkat keras pelacakan aset yang tersedia.

Sebelum Anda ikut-ikutan, Anda perlu membiasakan diri dengan sistem dan teknologi yang berbeda; menilai kebutuhan bisnis unik Anda; dan pilih vendor yang dapat membantu Anda memilih solusi pelacakan aset terbaik untuk memenuhi kebutuhan tersebut.

Tahap 3:Berbasis Cloud Perangkat Lunak Manajemen Aset

Oke, sekarang setelah Anda mencapai Tahap 3 dalam perjalanan Anda, Anda siap untuk memanfaatkan kekuatan IoT dan beralih ke dunia perangkat lunak pelacakan aset dan lokasi real-time, menggunakan kombinasi teknologi yang tepat seperti pelokalan luar ruangan GPS, WiFi, dan tag RFID. Pada titik ini Anda memasuki ranah digitalisasi - atau penggunaan teknologi dan data digital untuk menyesuaikan model bisnis Anda dengan cara yang meningkatkan proses bisnis Anda.

Solusi IoT yang Anda pilih akan memberdayakan Anda untuk menghubungkan orang dan aset, dengan sistem dan proses otomatis dengan cara yang tidak pernah Anda bayangkan sebelumnya. Dan dengan melakukan itu, Anda kini memiliki cara yang jauh lebih efektif untuk meningkatkan produktivitas, menjaga kepatuhan terhadap peraturan, mengurangi risiko, dan memantau aset Anda dari mana saja, kapan saja, di perangkat apa pun.

Demikian pula, Anda telah membuat sistem berbasis cloud yang terpusat untuk mengumpulkan, memperbarui, dan memelihara semua data Anda secara otomatis di satu tempat, bukan didistribusikan ke beberapa spreadsheet atau database. Lebih baik lagi, sistem pelacakan Anda yang diaktifkan IoT akan memungkinkan banyak karyawan sekaligus untuk mengakses data, sehingga memfasilitasi kolaborasi antar departemen.

Faktanya, perusahaan Anda sekarang akan memiliki kapasitas untuk berbagi dan secara kolektif menginterpretasikan penggunaan aset dan kondisi, kuantitas dan data lokasi - yang pada gilirannya, akan meningkatkan alur kerja; mengurangi potensi limbah; mencegah kegagalan peralatan; dan biaya yang lebih rendah.

Solusi berbasis IoT dapat membantu perusahaan untuk terus mengikuti perkembangan stok inventaris, sehingga stok dapat diisi ulang secara proaktif, sekaligus mengelola risiko secara efektif dan memastikan kepatuhan, dengan terus memantau barang yang mudah rusak atau pemeliharaan peralatan. Dan sistem yang mendukung IoT akan jauh lebih terukur, seiring pertumbuhan bisnis Anda dan perubahan kebutuhan Anda.

Namun terlepas dari banyak manfaat yang mungkin Anda sadari selama Tahap 3, wawasan prediktif dan pengambilan keputusan otomatis tidak akan ada di antaranya. Meskipun aplikasi pelacakan berbasis cloud memungkinkan akses berkelanjutan ke data aset dan laporan audit yang akurat dan lengkap, Anda masih memerlukan orang untuk mengumpulkan dan menafsirkan semuanya dengan benar sebelum menggunakan informasi tersebut untuk membuat keputusan bisnis.

Misalnya, sementara solusi perangkat lunak manajemen aset memungkinkan Anda untuk memantau penggunaan peralatan dan data kondisi, itu harus dianalisis oleh staf departemen keuangan, yang ditugaskan untuk mengembangkan jadwal pemeliharaan dan penyusutan. Hal yang sama berlaku untuk mengelola sistem manajemen aset, yang membutuhkan waktu dan energi staf untuk memastikan bahwa fungsi kerja dasar ada dan beroperasi dengan baik.

Jadi, saat Anda benar-benar bergerak ke arah yang benar, mungkin ada saatnya Anda siap untuk transformasi digital besar-besaran, dengan bantuan solusi manajemen aset IoT yang lebih canggih yang menggantikan interaksi manusia dengan kecerdasan buatan (AI).

Karena teknologi generasi berikutnya ini masih berkembang, Anda mungkin harus memberikan sedikit lebih banyak waktu sebelum Anda mengambil lompatan - yang tentunya dapat Anda gunakan untuk mendapatkan permulaan yang sangat dibutuhkan dalam membuat transisi ke apa yang kita sebut Tahap 4. Yang mengatakan, Anda akan ingin melakukan beberapa pekerjaan dasar, sebagai berikut:

• Buat rencana implementasi strategis yang mencakup proyeksi anggaran yang solid untuk menangani biaya di muka.
• Selami lebih dalam sistem Anda saat ini untuk memahami sepenuhnya data yang Anda kumpulkan, sehingga Anda dapat memutuskan apakah data tersebut cukup untuk memenuhi masalah bisnis dan merampingkan proses bisnis yang ada.
• Pilih data yang Anda perlukan ke depannya dan bersihkan untuk meningkatkan kualitasnya dan memastikan integritasnya.
• Persiapkan pemangku kepentingan Anda jauh-jauh hari untuk mengurangi resistensi yang mau tidak mau berjalan seiring dengan inisiatif transformasi digital seperti ini.

Tahap 4:Pembelajaran Mesin dan Kecerdasan Buatan

Mungkin cara termudah untuk memahami Tahap 4, adalah dengan melihat bagaimana generasi berikutnya dari manajemen aset IoT menggabungkan pembelajaran mesin dan AI untuk memfasilitasi pemikiran gambaran besar - seluruh hutan (atau perusahaan) bukan hanya pohon (aset individualnya).

Akibatnya, itu akan mengalihkan fokus dari mengoptimalkan aset ke memaksimalkan dampak pada seluruh perusahaan. Dan dalam melakukannya, akan menggunakan analitik prediktif untuk mengotomatiskan pengambilan keputusan bisnis seputar penghematan biaya, pemanfaatan sumber daya, mitigasi risiko, sumber dinamis, dan pemeliharaan dan ketersediaan aset.

Dengan mengingat hal itu, perusahaan akan mulai menganggap aset sebagai aset yang mereka "miliki", dan yang mereka peroleh dari sumber eksternal (yaitu melalui sewa, langganan, kontrak, dll.), tetapi digunakan untuk mendukung operasi mereka. Terlebih lagi, dengan mengintegrasikan teknologi super cerdas ini ke dalam solusi manajemen aset mereka, mereka dapat menghilangkan sebagian besar kendala saat ini yang disebabkan oleh tindakan manusia (baik fisik maupun kognitif) untuk memberikan nilai yang jauh lebih besar.

Hasil? Sistem inovatif yang tidak hanya sangat cepat dan selalu bekerja, tetapi juga memiliki kapasitas yang sangat luas untuk mengenali dan merespons pola secara hampir seketika, berdasarkan peristiwa dan pengamatan masa lalu (bagian analisis prediktif).

Tentu saja, ini semua datang dengan label harga yang besar di muka (walaupun Anda akan menyadari pengembalian yang signifikan di bagian belakang) Dan mesin tentu saja tidak dapat melakukan semuanya. Faktanya, Anda masih membutuhkan orang untuk memastikan bahwa wawasan prediktif yang dihasilkan komputer dijalankan dengan benar untuk meningkatkan kinerja bisnis. Belum lagi perlunya interaksi manusia dalam menyelesaikan tanggung jawab penting seperti menjajaki peluang baru, mempromosikan layanan perusahaan, dan menutup kesepakatan yang produktif.

Tetapi yang lebih penting, Tahap 4 akan menuntut budaya perusahaan yang jauh lebih holistik. Salah satu yang melibatkan ekosistem pemangku kepentingan - dari karyawan hingga pelanggan dan semua orang di antaranya - dalam membuat lompatan besar ke dalam teknologi manajemen aset yang mengganggu mereka sendiri.

Dan mengingat bahwa perubahan budaya biasanya merupakan proses yang cukup lambat, itu bisa memakan waktu cukup lama. Itulah mengapa taruhan terbaik Anda adalah membuat rencana yang sesuai, dengan bantuan para ahli yang tahu bagaimana memandu Anda melalui proses tersebut - di mana pun Anda berada dalam tiga tahap manajemen aset dan transformasi digital IoT lainnya.

Karena itu, jangan ragu untuk menghubungi kami agar bola bergulir.