Manajemen Informasi Adalah Kunci Kinerja Pemeliharaan
Manajemen informasi adalah salah satu area yang sering diabaikan. Ini sebenarnya salah satu area yang lebih penting, tetapi tidak memiliki pesona dan kegembiraan. Ini membutuhkan upaya yang stabil, teratur, dan terencana, jadi kita secara alami tertarik pada area yang memberi kita aliran adrenalin berkala yang didambakan sebagian besar tipe fix-it. Sayangnya, jika Anda mengabaikan manfaat manajemen informasi, Anda mendapatkan lebih banyak kesempatan untuk bekerja berjam-jam di bawah tekanan untuk melawan api dan "menjadi pahlawan".
Ide pribadi saya tentang seorang pahlawan adalah seseorang yang diam-diam dan konsisten melakukan pekerjaan membosankan yang tidak menarik di belakang layar yang mencegah kerusakan itu dan meletakkan dasar untuk mengurangi efeknya ketika itu benar-benar terjadi. Pahlawan tanpa tanda jasa ini mengerjakan manual, membaca lembar spesifikasi, membaca dengan teliti majalah perdagangan dan menghabiskan waktu berjam-jam untuk mengajukan pertanyaan kepada vendor tentang produk dan layanan mereka.
Pahlawan informasi kami kemudian menghabiskan lebih banyak waktu untuk mengumpulkan informasi yang diperoleh ke dalam format yang dapat digunakan dan mempostingnya di mana supervisor dan teknisi dapat dengan cepat menemukannya saat dibutuhkan. Pekerjaan menjadi pahlawan informasi jarang diakui atau dihargai, tetapi tetap harus dilakukan jika Anda ingin mendapatkan hasil maksimal dari teknisi Anda.
Kita semua berbicara tentang waktu yang tepat dan memaksimalkan produktivitas, tetapi mencapainya bukanlah hal yang mudah, dalam semalam. Anda pergi keluar dari cara Anda untuk menemukan orang-orang baik. Anda membelikan mereka alat yang bagus. Anda memberi mereka lingkungan kerja yang aman. Anda bahkan mencoba memberi mereka pelatihan teknis. Jadi mengapa Anda menolak informasi bagus yang akan membuat pekerjaan mereka lebih mudah dan meningkatkan kinerja mereka? Tidak ada yang melakukannya dengan sengaja, tetapi sekali lagi itu adalah pekerjaan berat yang secara tidak sadar kita semua hindari.
Solusinya adalah mengatur dan memulai. Anda mungkin bukan orang yang tepat untuk pahlawan informasi, tetapi lihat sekeliling toko Anda dan lihat apakah ada Superman yang bersembunyi di balik kepribadian Clark Kentnya— seseorang yang dapat dan akan mengerjakan tugas-tugas yang diperlukan untuk Anda. Setelah Anda menetapkan pedoman, sebagian besar pekerjaan dapat dilakukan oleh staf kantor, jadi jangan mengabaikan sumber daya tersebut untuk pekerjaan itu. Asisten administrasi terbiasa mengelola sejumlah besar informasi, jadi data pemeliharaan dan keandalan Anda hanyalah format lain yang mereka tambahkan ke dalam campuran.
Pedoman dan kerangka kerja Anda harus sederhana, dan file itu sendiri harus mudah diakses oleh mereka yang membutuhkan informasi. Sesuatu yang sederhana seperti lemari arsip yang dikawinkan dengan pohon arsip di jaringan pabrik Anda dapat berfungsi. Saya suka menyimpan hard copy manual, gambar dan beberapa prosedur yang dapat Anda bawa ke tempat kerja atau ke toko, sehingga masuk ke lemari arsip. Setiap item harus diberi label dengan nomor kabinet dan nama file sehingga mereka kembali ke rumah. Tambahkan itu ke pohon file dengan folder dan file peralatan yang semuanya dalam format standar, dan Anda memiliki tempat yang baik untuk memulai.
Bangun pohon file Anda berdasarkan lokasi fungsional, sistem, alur proses, urutan abjad, atau apa pun yang masuk akal bagi Anda dan orang-orang Anda. (Jangan lupa untuk memiliki tempat untuk barang-barang generik.) Gunakan nama yang umum untuk semua orang atau yang Anda inginkan untuk menjadi umum, lalu beri label peralatan dengan cara itu untuk memperkuatnya. Buat beberapa template standar untuk formulir data master, dan Anda berada dalam bisnis untuk mengumpulkan, menyusun, dan menyimpan informasi.
Miliki dokumen data master untuk setiap peralatan yang bertindak sebagai pintu gerbang ke semua yang ingin Anda ketahui tentang peralatan itu. Anda memasukkan semua standar, informasi dasar seperti nama pabrikan, model, nomor seri, dan kapasitas di bagian atas, lalu menambahkan deskripsi singkat tentang lokasi dan fungsinya. Sisipkan tautan ke dokumen lain, dan itu bertindak sebagai pintu masuk ke semua informasi yang relevan. Anda bahkan dapat menggunakannya sebagai dokumen riwayat peralatan untuk modifikasi, pembaruan, dan item pengetahuan khusus yang tidak cocok di tempat lain. Penggunaannya hanya dibatasi oleh imajinasi Anda. Ingatlah bahwa sifat manusia mengatakan bahwa jika tidak sederhana dan mudah digunakan, mungkin tidak akan digunakan.
Setelah pasukan Anda melihat nilai di dalamnya, mereka akan menggunakannya sebagai tempat pilihan pertama untuk mencari, jadi buat cadangan secara teratur dan tinjau setidaknya setiap tahun untuk memastikan datanya masih relevan. Perlu ada mekanisme untuk menambahkan info dan komentar baru agar pengalaman teknisi Anda tersedia untuk semua orang.
Jangan khawatir tentang tata bahasa atau ejaan, karena Anda selalu dapat mengeditnya nanti. Jika sistem CMMS atau EAM Anda memiliki kapasitas untuk fungsi ini, bagus! Jika tidak, atau jika Anda adalah operasi kecil tanpa program tersebut, ini adalah cara untuk bergantung pada data yang dapat membantu. Bahkan tautan ke halaman Web produsen peralatan asli atau penyedia layanan yang relevan dapat menjadi kunci untuk menghemat waktu henti. Memiliki data dan tautan yang mudah diakses menyimpan perjalanan ke lokasi kerja yang dipersenjatai dengan senter di mana Anda mencoba membaca papan nama yang mungkin telah dicat setidaknya dua kali. Saat Anda menumpuk dek sesuai keinginan Anda, ini adalah salah satu kartu yang Anda inginkan di tangan Anda.
