Strategi untuk Manajemen Aset Digital

Bayangkan sejenak, atau mungkin Anda tidak perlu membayangkan, bahwa Anda ditugasi membangun bisnis kasus untuk mengganti aset. Untuk membangun kasus bisnis, Anda perlu mengetahui usia aset, biaya proyek asli, dan mungkin beberapa audit terbaru yang dilakukan pada sistem keselamatan untuk melihat apakah itu sesuai dengan kode saat ini.

Anda memeriksa sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS) dan menemukan bahwa bidang biaya aset kosong dan aset tersebut dipasang pada tahun 1991. Anda mencari CMMS tetapi tidak dapat menemukan laporan audit. Anda memutuskan untuk menangani biaya terlebih dahulu. Anda menghubungi departemen keuangan, dan mereka memberi Anda beberapa informasi yang mengungkapkan bahwa aset tersebut dicatat dalam pembukuan pada tahun 1984 dan bahwa biayanya adalah $1,5 juta.

Sekarang Anda memiliki usia yang saling bertentangan dan angka dolar dari keuangan, tetapi Anda merasa ada sesuatu yang tidak beres. Jadi, Anda pergi ke teknik proyek dan meminta mereka untuk dokumen proyek asli. Karena sebagian besar tim masih baru, hanya satu orang yang mengingat proyek itu. Dia menggali melalui tumpukan dokumen pribadinya. Setelah beberapa pencarian, dia menemukan file proyek. Anda membuka file proyek dan menemukan bahwa biayanya didokumentasikan sebagai $1,2 juta dan tanggal pemasangan sebenarnya adalah 1983.

Pada titik ini, Anda bertanya-tanya informasi mana yang benar? Mengapa ada perbedaan di antara mereka semua? Anda memutuskan untuk menggali perbedaan untuk menyelesaikan semuanya dan membangun kasus bisnis berdasarkan data, yang merupakan mandat perusahaan.

Setelah banyak penyelidikan, Anda menemukan perbedaannya. Di CMMS, tahun 1991 datang dari saat CMMS diimplementasikan, karena dianggap terlalu mahal untuk mengubah semua data di CMMS yang ada dan tidak ada biaya di CMMS asli.

Proyek ini sebenarnya selesai pada tahun 1983, tetapi keuangan sedang melalui restrukturisasi pada saat itu dan tidak menciptakan aset sampai akhir tahun 1984. Selama dorongan untuk mendapatkan aset yang dibuat pada tahun 1984 dan mengejar ketinggalan, keuangan memutuskan untuk memasukkan sistem tambahan di banyak aset, yang menjelaskan tingginya biaya dalam buku besar keuangan.

Sekarang Anda akhirnya memiliki biaya dan usia yang benar, tetapi bagaimana dengan laporan itu? Insinyur yang memimpin inisiatif itu meninggalkan bisnis dan tidak pernah menyimpan apa pun di drive bersama perusahaan. Saat dia pergi, komputernya terhapus bersih dengan semua file terkait.

Panggilan ke konsultan insinyur yang mengembangkan laporan menghasilkan informasi. Jadi, alih-alih bisa mengumpulkan data yang dibutuhkan dalam beberapa menit, butuh waktu hampir tiga hari. Bagaimana seharusnya organisasi membuat keputusan berdasarkan data saat data tidak tersedia?

Di sinilah strategi manajemen aset digital masuk. Strategi manajemen aset digital adalah dasar untuk mengelola aset dan informasi digital organisasi. Ya, dokumen, gambar, dan informasi adalah aset bagi organisasi dan memerlukan pendekatan yang matang.

Pendekatan ini akan menunjukkan bagaimana aset digital dan informasi akan ditangani, disimpan, digunakan, dan dibuang, yang menghasilkan repositori informasi dengan satu sumber kebenaran untuk semua fungsi. Strategi manajemen aset digital merupakan prasyarat untuk pengambilan keputusan berdasarkan data, yang merupakan faktor kunci dari manajemen aset holistik dan bahkan disebut dalam ISO 55001.

Apa sebenarnya strategi manajemen aset digital? Ini adalah pendekatan sistematis untuk mengelola semua data dan informasi yang akan digunakan organisasi untuk menerapkan dan menjalankan sistem manajemen asetnya. Strategi manajemen aset digital akan menentukan data apa yang termasuk dalam cakupannya dan dapat mencakup tetapi tidak terbatas pada:

• Gambar
• Manual (pengoperasian, pemeliharaan, dll.)
• Gambar (mekanik, listrik, sipil, dll.)
• Sertifikat (keselamatan, pengoperasian, inspeksi, dll.)
• Laporan (audit, inspeksi, teknik, dll.)
• File proyek (kasus bisnis, rencana proyek, dokumen komisioning, dll.)
• Informasi aset (data papan nama, data usia, data biaya, data operasi, dll.)
• Informasi pengoperasian (data proses, catatan pemeliharaan, register risiko, dll.)
• Informasi permintaan pasar (perkiraan produksi, analisis pemangku kepentingan, dll.)

Banyaknya data diperlukan untuk membuat keputusan yang tepat tentang bagaimana aset akan dikelola melalui siklus hidupnya. Agar data dapat digunakan, data tersebut harus dikontrol. Strategi manajemen aset digital juga akan menentukan siapa yang memiliki akses untuk mengubah data, siapa yang dapat melihatnya, dan berapa lama akan disimpan.

Selain itu, strategi manajemen aset digital akan menentukan bagaimana semua data akan disimpan dan sistem yang berbeda terintegrasi. Dengan mengontrol integrasi, satu sumber kebenaran akan ada dan akan meminimalkan entri ganda data, yang dapat menyebabkan kesalahan. Dengan satu sumber kebenaran, pelaporan kepatuhan juga menjadi lebih mudah, karena informasi yang tepat dapat diperoleh dengan mudah.

Strategi manajemen aset digital harus terstruktur dengan cara yang memungkinkan lanskap digital mencerminkan dunia nyata. Ini pada dasarnya berarti bahwa untuk setiap dokumen fisik, harus ada salinan digital yang terkait dengan catatan digital aset. Strategi manajemen aset digital juga menentukan bagaimana organisasi akan mempersiapkan diri untuk Industri 4.0 dan industri internet of things (IIoT), apakah itu diterapkan sekarang atau di masa depan. Lanskap digital yang dirancang dengan baik memastikan semua data dan informasi yang relevan tidak hanya tersedia tetapi juga terintegrasi penuh antara berbagai sistem yang digunakan dalam manajemen aset.

Sayangnya, aset digital sering tidak dipikirkan saat mengembangkan dan menerapkan sistem manajemen aset, yang mengarah pada pendekatan ad-hoc ke data penyimpanan atau perebutan untuk mendapatkan sistem yang tepat setelah fakta. Berikut ini akan menjelaskan cara mengembangkan strategi pengelolaan aset digital untuk memastikan organisasi Anda memiliki informasi yang tepat pada waktu yang tepat.

Membuat Strategi Manajemen Aset Digital

Untuk membuat strategi manajemen aset digital, organisasi akan diminta untuk berinvestasi dalam sistem internal mereka. Strategi manajemen aset digital lebih dari sekadar paket perangkat lunak atau konvensi penamaan untuk dokumen. Ini adalah sistem bisnis yang lengkap, termasuk proses bisnis, sistem, standar, dan lainnya.

Untuk membuat strategi pengelolaan aset digital, perlu adanya kolaborasi lintas fungsi yang didukung dari atas dalam organisasi. Ini tidak berarti bahwa departemen pemeliharaan tidak dapat menertibkan rumah mereka tanpa anggota organisasi lainnya. Namun, untuk mewujudkan nilai penuh dari strategi manajemen aset digital, strategi tersebut harus bersifat organisasional.

Langkah pertama dalam membuat strategi manajemen aset digital adalah membentuk komite pengarah, yang harus mencakup semua fungsi seperti pemeliharaan, teknik, keuangan, teknologi informasi (TI), operasi, dll. Ini akan memastikan semua fungsi dalam organisasi memahami tujuan di balik strategi manajemen aset digital dan semua masalah dengan data akan dibahas, seperti sistem mana yang dianggap sebagai kebenaran.

Dengan pembentukan komite pengarah, visi strategi manajemen aset digital dan data harus dibuat. Ini akan digunakan untuk memberikan tujuan tingkat tinggi untuk data dan bagaimana data itu akan digunakan. Visi harus memperhitungkan tidak hanya keadaan saat ini tetapi juga tujuan masa depan yang melibatkan IIoT. Dengan mempertimbangkan tujuan IIoT di masa depan, keputusan dapat dibuat untuk mengakomodasi masuknya data dan mencegah pengerjaan ulang yang mahal atau implementasi perangkat lunak baru di masa mendatang. Landasan strategi manajemen aset digital didasarkan pada infrastruktur TI untuk mendukung keunggulan manajemen aset.

Komite pengarah juga harus membuat beberapa keputusan sulit. Ini termasuk menentukan data dan informasi apa yang akan termasuk dalam cakupan strategi manajemen aset digital dan data mana yang tidak akan disertakan. Ini penting, karena ada biaya untuk mengelola dan mengatur data. Jika organisasi mencoba untuk mengelola semuanya, itu akan menjadi usaha besar dan mungkin tidak memberikan banyak nilai.

Tetapi jika komite pengarah memutuskan untuk fokus pada data dan informasi utama, lebih sedikit sumber daya yang dibutuhkan dan nilai strategi manajemen aset digital akan meningkat. Ingatlah bahwa data yang dikumpulkan dan diatur harus memiliki tujuan dan penggunaan yang pasti. Tidak ada gunanya mengumpulkan data yang tidak atau tidak akan berguna.

Hambatan lain yang harus diatasi oleh komite pengarah adalah izin keamanan. Ini penting, karena mereka mengontrol siapa yang dapat membuat, mengedit, dan melihat data. Membuat dan mengedit data mungkin bergantung pada peran tertentu dalam organisasi atau tim tata kelola data di organisasi yang lebih besar.

Bidang global dapat dikontrol oleh tim tata kelola data, sedangkan bidang lokal dapat diedit oleh fungsi tertentu di tingkat situs. Ini dikenal sebagai proses pemerintahan. Ini memastikan data yang ada dan semua data baru memenuhi persyaratan yang ditetapkan dalam strategi manajemen aset digital dan berbagai standar.

Strategi manajemen aset digital akan merujuk pada dokumen lain yang akan digunakan organisasi untuk mengelola aset digital. Ini biasanya mencakup standar aset digital, standar penamaan dokumen teknik, standar serah terima proyek, dan berbagai standar lainnya. Strategi manajemen aset digital juga akan menentukan sistem manajemen dokumen yang akan menyimpan semua dokumen dan terintegrasi ke dalam berbagai sistem, bersama dengan siapa yang bertanggung jawab untuk mengelola sistem TI, mengendalikan perubahan tersebut, dan memungkinkan komite pengarah untuk memberikan masukan ke dalam keputusan. dibuat.

Terakhir, strategi manajemen aset digital adalah kunci yang memungkinkan organisasi menerapkan solusi seluler, karena semua informasi diatur dan mudah diakses. Tanpa struktur data, solusi seluler tidak akan menghasilkan manfaat yang diharapkan. Setelah strategi manajemen aset digital diterapkan, organisasi dapat yakin bahwa semua informasi yang relevan sudah tersedia, membuat proses pemeliharaan dan perencanaan aset menjadi lebih mudah.

Standar Aset Digital

Standar aset digital adalah tempat masuk untuk semua informasi tentang data apa yang diperlukan, dalam format apa dan di bidang apa data itu akan disimpan. Standar aset digital memainkan peran kunci dalam menentukan spesifikasi data yang diperlukan. Ini akan mencakup definisi dan pedoman kualitas data yang menentukan bagaimana data akan diukur dan dipantau. Metrik umum untuk kualitas data mencakup hal berikut:

Target kualitas data yang diperlukan dapat bervariasi menurut jenis data (aset, material, atau data kegagalan), yang biasanya didasarkan pada risiko tidak memiliki titik data tertentu.

Bergantung pada organisasinya, standar aset digital dapat mencakup kamus data lengkap atau referensi berbagai standar lain, seperti standar data master aset, standar data master material, standar data pemeliharaan dan kegagalan, atau standar data proses dan operasi.

Standar data master aset merinci bagaimana hierarki aset akan dibangun, serta bagaimana aset akan diberi nama dan diklasifikasikan. Standar juga akan menentukan batas aset dan titik data mana yang diperlukan untuk setiap aset. Biasanya, titik data adalah klasifikasi, atribut, dan operasional.

Klasifikasi adalah kemampuan untuk memisahkan peralatan ke dalam pengelompokan logis. Dalam klasifikasi, Anda dapat menentukan kelas peralatan (misalnya, katup) dan jenisnya (misalnya, gerbang).

Atribut adalah karakteristik desain khusus dari peralatan. Ini dapat mencakup bahan pembuatannya, spesifikasi kinerja, pabrikan, nomor model, nomor seri, dll.

Data operasional mencakup karakteristik khusus peralatan berdasarkan tempat pemasangan dan cara penggunaannya. Dalam data operasional, Anda akan menemukan kekritisan dan lokasi.

Standar data master material berisi informasi tentang bagaimana bagian akan diberi nama dan diklasifikasikan serta poin data lain apa yang diperlukan, seperti atribut, waktu tunggu, dan harga.

Standar data pemeliharaan dan kegagalan berisi persyaratan bagaimana aktivitas pemeliharaan seperti kerusakan, tugas korektif dan proaktif akan ditangkap dan dicatat. Titik data dapat mencakup total jam kerja, waktu henti yang direncanakan, waktu henti yang tidak direncanakan, kode kegagalan, dll.

Standar proses dan data operasi merinci persyaratan untuk semua proses dan data operasi seperti aliran, tekanan, kecepatan, dan semua data pemantauan kondisi. Standar tersebut menyebutkan bagaimana berbagai sistem akan diintegrasikan dan dihubungkan ke aset. Mereka dapat memilih untuk menggunakan bidang data yang ada di CMMS, seperti pengukuran dan penghitung untuk data pemantauan kondisi.

Masing-masing standar ini akan menguraikan titik data, bidang di mana ia direkam, apakah data itu wajib atau opsional, serta persyaratan pemformatan tertentu, seperti untuk tanggal (DD-MM-YYYY atau MM-DD-YYYY) .

Standar Dokumen Teknik

Standar dokumen teknik tidak terlalu terfokus pada titik data tertentu sebagai standar aset digital, tetapi lebih pada identifikasi dan organisasi dokumen, manual, gambar, gambar, dll. Tujuan dari standar ini adalah untuk menentukan pedoman untuk membuat dan memelihara perpustakaan dokumen pemeliharaan dan rekayasa. Dokumen ini menyediakan sistem standar semaksimal mungkin mengingat sifat kompleks dan beragam dari dokumentasi teknik dan pemeliharaan.

Secara tradisional, dokumen ini akan menjelaskan metode bagaimana dokumen akan diberi nama. Ini didasarkan pada beberapa kriteria, seperti jenis dokumen, nama dokumen, aset yang terkait dan pengenal unik.

Misalnya, penamaan dokumen teknik mungkin:jenis – deskripsi dokumen item – nomor aset – quantifier. Ini memastikan semua dokumentasi dapat ditemukan dengan cepat berdasarkan berbagai informasi. Jenis dokumen ditentukan sebelumnya dari daftar seperti berikut:

Ketika jenis dokumen digabungkan dengan standar penamaan lainnya, organisasi akan memiliki semua dokumen seperti:

• MTC – Manual Perawatan Centrifuge – 865732 – 01
• PTG – Kerusakan Poros – 865732-01
• PTG – Kerusakan Poros – 865732-02

Selain itu, standar dokumen teknik akan menentukan di mana dokumen akan disimpan, apakah salinan elektronik atau cetak. Misalnya, dokumen teknik elektronik dapat ditautkan dalam CMMS ke peralatan, lokasi fungsional, atau material yang sesuai melalui sistem manajemen dokumen yang disetujui.

Dokumen rekayasa hardcopy dapat disimpan dalam perpustakaan di tempat yang memastikan semua dokumen yang dihapus dari perpustakaan akan masuk dan keluar. Perpustakaan juga dapat ditetapkan sebagai pemilik dan memiliki sistem organisasi yang ditetapkan untuk memfasilitasi akses cepat ke dokumen. Semua dokumen yang disimpan di perpustakaan bahkan dapat dimasukkan dalam daftar dokumen.

Dengan adanya standar dokumen teknik, organisasi dapat yakin bahwa dokumen dan manualnya dapat ditemukan saat dibutuhkan.

Sistem Manajemen Dokumen

Sistem manajemen dokumen adalah bagian penting dari strategi manajemen aset digital. Perpustakaan digital ini adalah platform yang akan menampung semua dokumen dan terintegrasi dengan berbagai sistem seperti CMMS, sistem CAD, dll.

Sistem manajemen dokumen sangat penting, karena dapat menyimpan semua dokumen dan aset digital secara terorganisir. Sistem ini juga menyediakan kemampuan untuk melacak, mengelola dan menyimpan dokumen, serta mengurangi kertas. Sebagian besar sistem mampu menyimpan catatan berbagai versi yang dibuat dan dimodifikasi oleh pengguna yang berbeda (pelacakan riwayat) sambil juga menawarkan metode kontrol perubahan dan pembatasan pengeditan.

Meskipun banyak sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) memiliki sistem manajemen dokumen bawaan, mereka umumnya kekurangan beberapa fungsi utama yang dibutuhkan oleh organisasi. Dengan demikian, ada banyak opsi yang tersedia, dengan beberapa sistem yang lebih umum adalah OpenText, EQMS, dan eFileCabinet.

Elemen kunci yang harus dicari dalam sistem manajemen dokumen adalah kemampuan untuk berintegrasi dengan berbagai sistem yang digunakan dalam sistem manajemen aset, bersama dengan kontrol perubahan, dukungan aplikasi seluler, dan dukungan penyimpanan catatan.

Meskipun ini adalah sistem TI, ini harus dipilih dengan komite pengarah lintas fungsi, karena setiap fungsi akan memiliki kebutuhan unik yang harus diperhitungkan atau organisasi menanggung risiko fungsi tertentu tidak menggunakannya.

Standar Serah Terima Proyek

Standar ini adalah salah satu bagian terpenting dalam keberlanjutan berkelanjutan dari strategi manajemen aset digital. Standar serah terima proyek menunjukkan informasi apa yang akan dikumpulkan, dibersihkan, dan diunggah ke berbagai sistem sebagai bagian dari proyek. Ini memastikan proyek tidak dapat ditutup sampai data dan informasi ditangkap dan diverifikasi dengan benar. Standar ini bahkan mungkin mengharuskan vendor atau kontraktor bertanggung jawab atas pekerjaan data dan tidak akan dibayar untuk proyek sampai data diterima.

Standar serah terima proyek akan mencantumkan informasi dan dokumen yang harus dikumpulkan, diverifikasi, diunggah, dan disetujui ke berbagai sistem. Ini juga akan menyediakan sarana untuk memungkinkan operasi, pemeliharaan, keuangan, kesehatan dan keselamatan, dan fungsi lain yang diperlukan untuk menandatangani penerimaan data dan informasi lengkap.

Bukan tugas seorang perencana untuk mengumpulkan semua data ini setelah proyek diserahkan. Data harus dikumpulkan selama proyek, dibersihkan dan diunggah ke berbagai sistem sebelum proyek diserahkan ke operasi dan pemeliharaan.

Menerapkan Strategi Manajemen Aset Digital

Setelah sebuah organisasi memiliki strategi manajemen aset digital bersama dengan dokumen pendukung, standar dan sistem, bagaimana cara mengimplementasikannya? Selain semua aktivitas manajemen perubahan yang biasa, ada beberapa hal penting yang harus dipertimbangkan oleh organisasi.

Item pertama yang harus dipertimbangkan adalah audit konten. Audit ini akan mengevaluasi keadaan data saat ini terhadap standar yang terdokumentasi dan menentukan semua data dan informasi yang hilang atau dicurigai tidak benar atau lengkap. Ini akan memungkinkan organisasi untuk membangun kerangka waktu dan kebutuhan sumber daya yang realistis untuk menutup kesenjangan.

Saat membangun rencana proyek untuk mengumpulkan data yang hilang, sangat penting bahwa organisasi mempertimbangkan biaya untuk mengumpulkan data yang hilang versus nilai yang akan dihasilkannya. Harus ada kasus bisnis dan pemahaman tentang risiko tidak memiliki data itu. Terkadang, lebih baik membiarkan data lama apa adanya dan menerapkan standar pada data yang bergerak maju dari suatu titik waktu.

Selain itu, mungkin masuk akal untuk mulai menerapkan strategi manajemen aset digital secara bertahap. Mulai di area percontohan, kumpulkan data, bersihkan, dan unggah. Ini akan mengidentifikasi cara yang lebih baik untuk mengumpulkan dan membersihkan data, dan yang terpenting, menunjukkan kepada semua pihak yang terlibat nilai dari memiliki data dan informasi yang benar.

Masa Depan Strategi Manajemen Aset Digital

Tanpa strategi manajemen aset digital, organisasi menempatkan diri mereka di belakang kurva untuk mengadopsi tren terbaru, seperti Industri 4.0, transformasi digital, kecerdasan buatan, dan IIoT. Meskipun ini mungkin bukan masalah besar saat ini, ini akan memisahkan organisasi-organisasi yang dapat memanfaatkan data, membuat keputusan yang paling hemat biaya, dan berkembang dengan mereka yang akan kehilangan kesempatan untuk membuat keputusan berdasarkan data.

Dengan pengambilan data dan informasi yang tepat, organisasi dapat memanfaatkan dan sepenuhnya memanfaatkan alat seperti penetapan biaya siklus hidup, perencanaan modal, dan inspeksi berbasis risiko. Dengan memiliki semua informasi, organisasi dapat benar-benar mengevaluasi rencana modal dan membenarkan keputusan penundaan dan pemeliharaan modal. Ini memberikan tingkat kejelasan dan kepercayaan baru antara organisasi dan pemegang saham, pemangku kepentingan, dan regulatornya.

Eksplorasi Lebih Lanjut dari Strategi Manajemen Aset Digital

Bagi pembaca yang tertarik untuk mempelajari lebih lanjut tentang berbagai komponen strategi manajemen aset digital, ada banyak referensi dan sumber daya yang tersedia. Strategi manajemen aset digital dan dokumen pendukung disusun secara ideal untuk memastikan semua persyaratan ISO 55001 terpenuhi. Untuk melakukan ini, Anda harus melihat ke dokumen Lanskap Manajemen Aset Forum Global tentang Pemeliharaan &Manajemen Aset (GFMAM). Ini memberikan garis besar dan berbagai dokumen pendukung yang diperlukan untuk strategi manajemen aset digital perusahaan sambil memenuhi persyaratan ISO 55001.

Referensi

GETAH. (2016). Transformasi Digital Manajemen Aset. SAP.

Artikel ini sebelumnya diterbitkan di Prosiding Konferensi Pabrik Handal 2019.