Manajemen Aset Dijelaskan: Mengoptimalkan Nilai Aset dan Kepatuhan

Definisi Manajemen Aset
Manajemen aset adalah proses untuk melacak dan memantau aset tetap dan/atau bergerak suatu perusahaan untuk tujuan akuntansi keuangan, pemeliharaan pencegahan, dan penangkal pencurian. Manajemen aset penting untuk kepatuhan dan mengelola keuntungan, tetapi menjadi sangat kompleks bagi organisasi dengan banyak lokasi, armada, pekerja lapangan, atau situasi aset kompleks lainnya. Solusi pelacakan aset yang efektif sangat penting untuk pemantauan lokasi yang efisien, perhitungan inventori, dan pengawasan pemeliharaan, kondisi aset, dan penyusutan untuk aset bernilai tinggi dan krusial bagi bisnis.
Organisasi dapat mengadopsi praktik manajemen aset seperti solusi perangkat lunak manajemen aset, metode pelacakan otomatis dengan scanner tetap dan kode batang, atau tag aset dengan pembaca kode batang portabel yang menghasilkan laporan untuk membantu mereka mengelola aset mereka. Menerapkan solusi manajemen aset yang efektif saat perusahaan masih kecil memfasilitasi pertumbuhan yang lancar, terutama dengan solusi yang komprehensif dan dapat diskalakan yang tersedia saat ini.
Tantangan Manajemen Aset
Perusahaan kecil dan organisasi baru mungkin mengabaikan kebutuhan akan solusi manajemen aset yang komprehensif dan menunda implementasi. Dalam banyak kasus seperti itu, organisasi yang sama mungkin menemukan bahwa mereka kelebihan beban dengan dokumentasi manual dan proses pelacakan aset seiring pertumbuhan perusahaan dan akumulasi volume dan variasi aset yang lebih besar.
Di beberapa industri seperti kesehatan dan pemerintah, peraturan mewajibkan aset tertentu untuk dipantau dan dikelola dengan hati-hati. Memahami peraturan industri sangat penting untuk mengembangkan program manajemen aset yang efektif yang memastikan kepatuhan regulasi yang berkelanjutan dan memilih solusi pelacakan aset spesifik industri yang memenuhi spesifikasi regulasi.
Di industri lain seperti utilitas, peraturan tidak selalu menentukan bagaimana aset harus dilacak atau dikelola. Namun di industri ini, praktik terbaik biasanya merekomendasikan penggunaan program manajemen aset yang komprehensif untuk mengoptimalkan performa, mempertahankan tingkat layanan yang konsisten, dan mengelola biaya overhead.
Di luar kepatuhan regulasi, banyak organisasi perlu mensusutkan aset bernilai tinggi, memantau performa peralatan dan mesin, dapat dengan cepat menemukan bagian dan menentukan tanggal pemeliharaan terakhir, di antara banyak skenario lainnya yang membuat manajemen aset yang efektif menjadi kebutuhan bagi perusahaan modern. Menjaga berbagai status dan dokumentasi operasional di beberapa sistem, dokumen, atau aplikasi yang berbeda membuatnya sulit untuk mengkonsolidasikan data untuk pelaporan.
Selain itu, kegagalan mengintegrasikan sistem data menghasilkan kesempatan terlewat untuk menemukan cara untuk mengoptimalkan performa, meningkatkan produktivitas, dan meningkatkan keuntungan perusahaan. Program manajemen aset yang terpusat dan komprehensif memecahkan tantangan ini dan menawari keunggulan kompetitif bagi organisasi saat ini melalui visibilitas yang lebih besar dan kemampuan untuk mengidentifikasi peluang peningkatan performa dan penghematan biaya.
Manfaat Manajemen Aset
Ketika manajemen aset ditangani dengan benar, organisasi merasakan manfaatnya. Misalnya, organisasi yang menangani manajemen aset dengan benar merasakan penghematan dan melihat peningkatan efisiensi dan produktivitas. Secara spesifik, manajemen aset yang akurat sering menghasilkan penghematan pajak yang besar dalam potongan penyusutan. Organisasi yang menggunakan praktik terbaik manajemen aset juga lebih mudah untuk mematuhi standar GASB 34 dan GASB 35.
Manajemen aset yang tepat tidak hanya membantu perusahaan untuk mengontrol keuangan dan produktivitas mereka dengan lebih baik dan memungkinkan efisiensi dan keuntungan yang lebih besar, tetapi juga meningkatkan prosedur pelacakan aset dan inventori. Misalnya, sistem perangkat lunak manajemen aset yang komprehensif mengumpulkan informasi tentang performa aset tetap dan terintegrasi dengan database perusahaan sehingga manajer inventori dan manajer aset dapat melacak aset dan inventori secara terpisah namun membandingkan prosedur di gudang. Ketika kode batang aset dan inventori bekerja sama, operasi menjadi lebih lancar dan akuntabilitas meningkat.
Praktik Terbaik Manajemen Aset
Ada banyak hal yang dapat dilakukan organisasi untuk mengelola aset mereka dengan lebih baik. Beberapa praktik terbaik manajemen aset yang paling penting meliputi…

• Menggunakan alat terbaik untuk pekerjaan – Manajemen aset terbaik melibatkan penggunaan perangkat lunak untuk memastikan akurasi manajemen aset Anda dan proses yang terstruktur. Pastikan sistem manajemen aset Anda dapat diskalakan sehingga dapat tumbuh bersama perusahaan Anda.

• Bergantung pada label kode batang yang bertahan selamanya – Untuk mengelola data aset dengan akurat, penting untuk menggunakan label kode batang dan tanda identifikasi yang dirancang khusus, bersama dengan solusi perangkat lunak dan perangkat keras yang disesuaikan, untuk membuat program manajemen aset. Dalam program tersebut harus termasuk tag aset dan label kode batang yang tahan lama seperti Tag Aset Aluminium Rigid Metalphoto^® Camcode, yang berkinerja tinggi dan tetap dapat dibaca selama hingga 20 tahun, bahkan dalam kondisi yang keras. Tag Aset Aluminium Rigid Metalphoto® Camcode dan tag aset serta label kode batang spesifik aplikasi lainnya memastikan efisiensi, karena memungkinkan organisasi untuk melakukan akuisisi data dengan lebih cepat dan mudah dan menghasilkan produktivitas yang meningkat serta biaya tenaga kerja yang berkurang. Label kode batang dan tag aset Camcode kompatibel untuk integrasi yang mudah dengan sistem manajemen aset terdepan.

• Mengotomatisasi proses manajemen aset – Menerapkan program manajemen aset, lengkap dengan label kode batang dan tag aset yang tahan lama dan alat manajemen aset termasuk scanner kode batang dan perangkat lunak, memfasilitasi proses manajemen aset yang lancar dan otomatis. Label dan tag mencakup informasi yang akurat, dan pembaca serta perangkat lunak hampir menghilangkan kesalahan yang disebabkan oleh entri dan pengumpulan data manual.

• Menghilangkan aset hantu – Aset hantu adalah aset yang telah hilang, dicuri, atau dicantumkan sebagai tidak layak pakai, namun tetap dicantumkan sebagai aset tetap aktif dalam sistem. Perusahaan dengan persentase aset hantu yang tinggi sering membayar lebih banyak pajak dan asuransi pada aset tersebut hingga 30%. Aset hantu tidak hanya merugikan keuntungan organisasi, namun juga berisiko menyebabkan kekurangan akurasi laporan keuangan perusahaan dan menjadi ancaman bagi eksekutif yang bertanggung jawab untuk memastikan kepatuhan terhadap peraturan. Akhirnya, aset hantu mengakibatkan hilangnya produktivitas karena aset yang hilang dan tidak layak pakai tidak tersedia saat dibutuhkan.

Manajemen aset memungkinkan visibilitas, akurasi, dan pelaporan yang lebih besar. Mengambil data yang akurat dengan sistem manajemen aset sebagai bagian dari program manajemen aset membantu organisasi untuk menyederhanakan operasi, meningkatkan keuangan, menghemat pajak, dan meningkatkan keuntungan dan produktivitas secara keseluruhan.
Gambar via Flickr oleh Gwan Kho
Bacaan yang Direkomendasikan tentang Manajemen Aset
Untuk informasi lebih lanjut tentang manajemen aset, kunjungi artikel berikut:

• Manajemen Aset adalah Fondasi Program LDAR
• Apa itu Tag Aset?
• Konferensi Pelacakan dan Manajemen Aset Teratas 2016: 50 Acara untuk Mempelajari Tren dan Teknik Terbaru dalam Manajemen Aset
• Perangkat Lunak Pelacakan Aset Teratas: 52 Alat dan Solusi Perangkat Lunak Terbaik untuk Melacak Aset Fisik Vital Perusahaan Anda