Apa itu Manajemen Aset?

Definisi Manajemen Aset
Manajemen aset adalah proses untuk melacak dan memantau aset tetap dan/atau bergerak perusahaan untuk tujuan akuntansi keuangan, pemeliharaan preventif, dan pencegahan pencurian. Manajemen aset penting untuk kepatuhan dan pengelolaan laba, tetapi menjadi sangat kompleks untuk organisasi dengan banyak lokasi, armada, pekerja layanan lapangan, atau situasi aset kompleks lainnya. Solusi pelacakan aset yang efektif sangat penting untuk pemantauan lokasi yang efisien, penghitungan inventaris, dan pengawasan pemeliharaan, kondisi aset, dan penyusutan untuk aset bernilai tinggi dan penting bagi bisnis.
Organisasi dapat mengadopsi praktik manajemen aset seperti solusi perangkat lunak manajemen aset , metode pelacakan otomatis dengan pemindai tetap dan kode batang, atau tag aset dengan pembaca kode batang portabel yang menghasilkan laporan untuk membantu mereka mengelola aset mereka. Menerapkan solusi manajemen aset yang efektif saat perusahaan masih kecil mendorong pertumbuhan tanpa batas, terutama dengan solusi komprehensif dan terukur yang tersedia saat ini.
Tantangan Manajemen Aset
Perusahaan kecil dan organisasi baru mungkin mengabaikan kebutuhan akan solusi manajemen aset yang komprehensif dan menunda implementasi. Dalam banyak kasus seperti itu, organisasi yang sama ini mungkin mendapati bahwa mereka kewalahan dengan dokumentasi manual dan proses pelacakan aset seiring dengan pertumbuhan perusahaan dan akumulasi volume dan variasi aset yang lebih besar.
Di beberapa industri seperti perawatan kesehatan dan pemerintah, peraturan mengamanatkan bahwa aset tertentu dipantau dan dikelola dengan hati-hati. Memahami peraturan industri sangat penting untuk mengembangkan program manajemen aset yang efektif yang memastikan kepatuhan terhadap peraturan yang berkelanjutan dan memilih solusi pelacakan aset khusus industri yang memenuhi spesifikasi peraturan.
Di industri lain seperti utilitas, peraturan tidak selalu menentukan bagaimana aset harus dilacak atau dikelola. Namun, dalam industri ini, praktik terbaik biasanya merekomendasikan penggunaan program manajemen aset yang komprehensif untuk mengoptimalkan kinerja, mempertahankan tingkat layanan yang konsisten, dan mengelola biaya overhead.
Di luar kepatuhan terhadap peraturan, banyak organisasi perlu mendepresiasi aset bernilai tinggi, memantau kinerja peralatan dan mesin, dapat dengan cepat menemukan suku cadang dan menentukan tanggal terakhir pemeliharaan, di antara banyak skenario lain yang membuat manajemen aset yang efektif menjadi kebutuhan bagi perusahaan modern. Melacak berbagai status dan dokumentasi operasional di beberapa sistem, dokumen, atau aplikasi yang berbeda membuatnya sulit untuk mengkonsolidasikan data untuk pelaporan.
Selain itu, kegagalan mengintegrasikan sistem data membuat peluang yang hilang untuk mengungkap cara mengoptimalkan kinerja, meningkatkan produktivitas , dan meningkatkan laba perusahaan. Program manajemen aset yang komprehensif dan terpusat memecahkan tantangan ini dan menawarkan keunggulan kompetitif bagi organisasi saat ini melalui visibilitas yang lebih besar dan kemampuan untuk mengidentifikasi peningkatan kinerja dan peluang pemotongan biaya.
Manfaat Manajemen Aset
Ketika manajemen aset ditangani dengan benar, organisasi menuai keuntungan. Misalnya, organisasi yang menangani manajemen aset dengan benar menyadari penghematan dan melihat peningkatan efisiensi dan produktivitas. Secara khusus, manajemen aset yang akurat sering kali menghasilkan penghematan pajak yang substansial dalam pengurangan depresiasi. Organisasi yang memanfaatkan praktik terbaik manajemen aset juga lebih mudah mematuhi standar GASB 34 dan GASB 35.
Manajemen aset yang tepat tidak hanya membantu perusahaan mengontrol keuangan dan produktivitas mereka dengan lebih baik serta memungkinkan efisiensi dan profitabilitas yang lebih besar, tetapi juga meningkatkan pelacakan aset dan prosedur inventaris. Misalnya, sistem perangkat lunak manajemen aset yang komprehensif mengumpulkan informasi tentang kinerja aset tetap dan berintegrasi dengan database perusahaan sehingga manajer inventaris dan manajer aset dapat melacak aset dan inventaris secara terpisah namun membandingkan prosedur di gudang. Saat kode batang aset dan inventaris bekerja bersama, operasi menjadi lebih lancar dan akuntabilitas meningkat.
Praktik Terbaik Pengelolaan Aset
Ada beberapa hal yang dapat dilakukan organisasi untuk mengelola aset mereka dengan lebih baik. Beberapa praktik terbaik manajemen aset yang paling penting meliputi…

• Menggunakan alat terbaik untuk pekerjaan itu – Manajemen aset terbaik mencakup penggunaan perangkat lunak untuk memastikan keakuratan manajemen aset Anda dan proses yang disederhanakan. Pastikan sistem manajemen aset Anda dapat diskalakan sehingga dapat berkembang bersama perusahaan Anda.

• Mengandalkan label kode batang yang bertahan selama masa pakai aset – Untuk mengelola data aset secara akurat, penting untuk menggunakan label kode batang dan tanda identifikasi yang dirancang khusus, bersama dengan solusi perangkat lunak dan perangkat keras yang disesuaikan, untuk membuat program manajemen aset. Termasuk dalam program tersebut adalah tag aset dan label kode batang yang tahan lama seperti Rigid Metalphoto dari Camcode ^® Tag Aset Aluminium, yang berkinerja tinggi dan tetap dapat dibaca hingga 20 tahun, bahkan dalam kondisi yang sulit. Tag Aset Aluminium Rigid Metalphoto® Camcode serta tag aset dan label barcode khusus aplikasi lainnya memastikan efisiensi, karena memungkinkan organisasi untuk melakukan akuisisi data lebih cepat dan mudah serta menghasilkan peningkatan produktivitas dan pengurangan biaya tenaga kerja. Label kode batang dan tag aset Camcode kompatibel untuk integrasi yang mudah dengan sistem manajemen aset terkemuka.

• Mengotomatiskan proses pengelolaan aset – Mengadopsi program manajemen aset, lengkap dengan label kode batang yang tahan lama dan tag aset serta alat manajemen aset termasuk pemindai kode batang dan perangkat lunak, memfasilitasi proses manajemen aset otomatis yang mulus. Label dan tag menyertakan informasi yang akurat, dan pembaca serta perangkat lunak secara virtual menghilangkan kesalahan yang disebabkan oleh entri dan pengumpulan data manual.

• Menghilangkan aset hantu – Aset hantu adalah aset yang telah hilang, dicuri, atau terdaftar sebagai tidak dapat digunakan, namun tetap terdaftar sebagai aset tetap aktif dalam sistem. Perusahaan dengan persentase aset hantu yang tinggi sering kali membayar lebih pajak dan asuransi atas aset tersebut hingga 30%. Aset hantu tidak hanya melukai garis bawah organisasi. Mereka juga berisiko menyebabkan cacat dalam keakuratan keuangan perusahaan dan menimbulkan ancaman bagi eksekutif yang bertanggung jawab untuk memastikan kepatuhan terhadap peraturan. Terakhir, aset hantu mengakibatkan hilangnya produktivitas karena aset yang hilang dan tidak dapat digunakan tidak tersedia saat dibutuhkan.

Manajemen aset memungkinkan visibilitas, akurasi, dan pelaporan yang lebih baik. Menangkap data yang akurat dengan sistem manajemen aset sebagai bagian dari program manajemen aset membantu organisasi merampingkan operasi, meningkatkan keuangan, menghemat pajak, dan meningkatkan laba dan produktivitas mereka secara keseluruhan.
Gambar melalui Flickr oleh Gwan Kho
Bacaan yang Disarankan tentang Manajemen Aset
  Untuk informasi lebih lanjut tentang manajemen aset, kunjungi artikel berikut:

• Manajemen Aset adalah Dasar dari Program LDAR
• Apa itu Tag Aset?
• Konferensi Pelacakan Aset dan Manajemen Aset Teratas 2016:50 Acara untuk Mempelajari Tren Terbaru, Teknik dalam Manajemen Aset
• Perangkat Lunak Pelacakan Aset Teratas:52 Alat dan Solusi Perangkat Lunak Terbaik untuk Melacak Aset Fisik Vital Perusahaan Anda