Cara Mengadvokasi Otomatisasi ke CFO Anda (Bagian Satu)

Bayangkan Anda memiliki waktu tiga puluh menit dengan chief financial officer (CFO) Anda untuk mempresentasikan kasus bisnis untuk teknologi otomasi. Investasinya akan mencapai jutaan dolar. Anda telah melakukan pekerjaan rumah Anda dan mendapat dukungan luas di dalam organisasi. Pola pikir Anda adalah bahwa Anda tidak mengadvokasi proyek TI, Anda menganjurkan transformasi bisnis yang memiliki komponen TI.

Untuk menciptakan kesadaran sebelum rapat, Anda telah memberikan tolok ukur eksternal kepada CFO dari perusahaan sejenis dan laporan McKinsey Digital yang menunjukkan bahwa proses otomatis menjadi "pendorong utama produktivitas".

Namun, saya dapat membuktikan bahwa menjadi presenter dalam situasi seperti itu bisa menakutkan. Mari kita hadapi itu, Anda tidak memiliki keahlian keuangan yang sama dengan CFO, tetapi Anda harus menerjemahkan investasi teknologi menjadi hasil keuangan tertentu.

Artikel ini adalah yang pertama dari seri tiga bagian yang bertujuan untuk membantu orang-orang yang mengadvokasi investasi dalam otomatisasi dalam organisasi mereka. Bagian satu (artikel ini), akan berfokus pada bagaimana dan kapan melibatkan CFO.

Cara melibatkan CFO

Langkah pertama dalam menganjurkan otomatisasi dengan CFO Anda adalah untuk mengetahui audiens Anda . Penting untuk memahami lensa apa yang dilihat CFO Anda saat membuat keputusan investasi. Untuk memahami ini dengan lebih baik, saya baru-baru ini berbicara dengan CFO UiPath Ashim Gupta untuk mendapatkan perspektifnya.

Dalam video di bawah ini, dia berbicara tentang bagaimana latar belakang CFO yang berbeda akan memengaruhi kriteria keputusan mereka:

• Mereka yang berasal dari kontroler atau latar belakang akuntansi akan cenderung berpikir tentang tata kelola dan risiko yang terkait dengan program

• Mereka yang berasal dari sisi operasi perusahaan akan memikirkan cara mendorong efisiensi ke bisnis yang lebih luas dengan program ini

• Mereka yang muncul dari peringkat perencanaan dan analisis keuangan (FP&A) ingin memeriksa data yang digunakan dalam asumsi dan uji tekanan variabel dalam model pengembalian investasi (ROI)

Terlepas dari latar belakang CFO, semua CFO memperhatikan pertumbuhan pendapatan, pengendalian biaya, dan risiko. Saat melibatkan CFO, Anda akan dilayani dengan baik untuk membingkai investasi otomatisasi dalam istilah tersebut.

Kapan harus melibatkan CFO

Otomatisasi adalah kemampuan seluruh perusahaan. Jarang sekali CFO menjadi pengambil keputusan tunggal. Mengingat bobot keputusan ini, seringkali ada selusin atau lebih orang yang memiliki pengaruh signifikan terhadap investasi.

Saya telah mengamati tiga fase yang biasanya dilalui pelanggan saya ketika terlibat dengan CFO mereka (ditunjukkan dalam diagram di bawah). Ini dimulai dengan menciptakan kesadaran dan kemudian mengatur dukungan untuk program di banyak orang dalam bisnis dan TI untuk mendapatkan konsensus.

CFO pertama-tama membuat komitmen terhadap program dengan memasukkan otomatisasi dalam proses penganggaran tahunan. Kemudian, setelah evaluasi yang dipimpin oleh pemangku kepentingan bisnis dan TI, CFO atau komite pembelian membuat keputusan untuk melepaskan dana investasi.

Sumber:UiPath

Jangan meremehkan nilai yang Anda bawa secara pribadi ke perjalanan otomatisasi ini dengan menggiring proses melalui setiap fase untuk mengambil keputusan.

Anda adalah apa yang saya sebut sebagai "mobilizer" karena kemungkinan besar Anda telah dipilih oleh tim penggemar proyek karena kemampuan Anda untuk membuat anggaran yang tidak ada. Dengan demikian, siapa yang lebih baik dari Anda untuk memperjuangkan proyek ini melalui setiap pertanyaan yang menandai tiga fase (dijelaskan lebih detail di bawah)?

• Kenapa? Kasus untuk melakukan sesuatu yang berbeda dimulai dengan biaya finansial karena tidak melakukan perubahan. Untuk mempersiapkan pembahasan manfaat otomatisasi dengan CFO, coba jawab pertanyaan ini hanya di Microsoft Excel. Gunakan spreadsheet untuk menceritakan kisah peningkatan "sebelum vs. setelah otomatisasi" melalui angka. Menjelaskan mengapa status quo tidak cukup baik juga dapat dikaitkan dengan angka pengalaman pelanggan dan karyawan yang akan muncul dalam survei dan skor promotor bersih (NPS).

• Kenapa sekarang? Seperti yang ditunjukkan diagram di atas, fase dua adalah di mana Anda akan memiliki pengaruh paling besar untuk memengaruhi keputusan CFO. Seberapa baik Anda berpendapat bahwa program otomasi mendesak untuk dipertimbangkan sekarang akan memungkinkan Anda mendapatkan sponsor eksekutif, memastikan bahwa program otomasi selaras dengan strategi yang lebih luas, dan mengamankan item baris dalam anggaran.

• Mengapa ini? Ada kemungkinan besar bahwa ada proyek lain yang sudah dimainkan yang bersaing untuk sumber daya yang sama dan membuat kasus bisnis yang sama. Cara pasti untuk kehilangan dukungan CFO adalah dengan memiliki pandangan buram tentang keadaan masa depan setelah investasi ke dalam otomatisasi. CFO menginginkan gambaran yang jelas tentang hasil bisnis yang diproyeksikan—biasanya dinyatakan dalam pendapatan, biaya, dan/atau risiko—dan mengapa hal ini harus diprioritaskan daripada proyek pesaing.

Bertujuan untuk tiga cakrawala nilai

Jebakan umum dalam otomatisasi proses robot (RPA) adalah berpikir bahwa ROI cepat dapat dihitung dalam beberapa proses tertentu. Ini mengarah pada pendekatan pendanaan proses demi proses di mana setiap otomatisasi harus membenarkan ROI. Saya telah melihat pendekatan ini memburuk dengan cepat menjadi bermacam-macam proyek terputus yang membingungkan dengan beragam pemangku kepentingan. Akibatnya, program RPA terhenti, atau lebih buruk lagi, gagal sama sekali.

Bagaimana program RPA didanai akan mempengaruhi kecepatan inovasi.

Saya melihat penggerak yang sukses di dalam perusahaan menetapkan visi "bintang utara" dari robot perangkat lunak asisten digital untuk setiap karyawan sejak awal. Selanjutnya, mereka memberikan peta jalan dengan tonggak nilai yang terkait dengan ambisi ini sehingga CFO dapat memutuskan untuk 'menjadi besar' dan sumber daya secara agresif atau bekerja melalui setiap tingkat investasi secara lebih konservatif.

Saya merekomendasikan untuk menjelaskan tiga cakrawala inovasi kepada CFO dengan menyebutkan pemangku kepentingan yang akan mendapat manfaat dari RPA. Saat Anda menjangkau setiap kelompok pemangku kepentingan dan RPA memberikan nilai pada tingkat itu, program dapat mengarah ke cakrawala berikutnya.

Perusahaan paling ambisius memulai dengan urutan ini untuk memaksa organisasi 'menjadi besar' sejak awal dengan:

• Pemilik proses global meningkatkan kualitas dan kepatuhan untuk proses kompleks yang menjangkau banyak departemen, unit bisnis, dan wilayah. Ini dapat dimulai di satu bagian dari proses ujung ke ujung, seperti manajemen pesanan dalam rangka untuk mendapatkan uang tunai. Tapi itu akan dengan cepat bergerak ke hulu dan hilir dari titik awal.

• Pemilik layanan bersama meningkatkan efisiensi untuk throughput transaksi volume tinggi. Ini dapat mencakup proses otomatisasi yang sebelumnya berada dalam pengaturan outsourcing proses bisnis.

• Pemimpin unit bisnis mengotomatiskan seluruh fungsi dalam departemen mereka dan meningkatkan produktivitas setiap karyawan dengan asisten digital.

Ambisi ini didukung oleh model operasi otomatisasi yang membentuk komite pengarah. Komite pengarah memberikan tata kelola dalam melindungi investasi CFO untuk memastikan para pemimpin bisnis mencapai ROI yang dijanjikan di setiap cakrawala.

Bagian kedua dari seri ini akan menyelam lebih dalam ke tiga pertanyaan yang akan ada di benak CFO Anda saat Anda mempresentasikan nilai otomatisasi:seberapa cepat akankah saya mendapatkan nilai itu, seberapa yakin apakah kita bisa mencapai nilai ini, dan berapa banyak apakah itu akan merugikan saya. Anda pasti ingin membacanya jika Anda mencari cara yang pasti untuk menjelaskan potensi penuh otomatisasi dalam organisasi Anda dan peta jalan yang nyata untuk mencapai potensi tersebut.

Baca selanjutnya :Cara Mengadvokasi Otomasi kepada CFO Anda (Bagian Kedua)