Cara Meyakinkan CFO untuk Berinvestasi dalam Otomatisasi: Panduan Strategis

Bayangkan Anda memiliki tiga puluh menit dengan chief financial officer (CFO) Anda untuk menyampaikan bisnis case untuk teknologi otomatisasi. Investasi akan berjumlah jutaan dolar. Anda telah melakukan pekerjaan rumah Anda dan memiliki dukungan luas di dalam organisasi. Pola pikir Anda adalah Anda tidak mengadvokasi proyek IT, Anda mengadvokasi transformasi bisnis yang memiliki komponen IT.

Untuk menciptakan kesadaran sebelum pertemuan, Anda telah memberikan CFO benchmark eksternal dari perusahaan teman serumpun dan laporan McKinsey Digital yang menunjukkan bahwa proses yang diotomatisasi menjadi “driver produktivitas utama.”

Masih, saya dapat bersaksi bahwa itu dapat menakutkan untuk menjadi presenter dalam situasi seperti itu. Mari kita hadapi, Anda tidak memiliki keahlian keuangan yang sama seperti CFO, tetapi Anda harus menterjemahkan investasi teknologi menjadi hasil keuangan yang spesifik.

Artikel ini adalah pertama dalam seri tiga bagian yang bertujuan membantu orang yang mengadvokasi investasi dalam otomatisasi di organisasi mereka. Bagian pertama (artikel ini), akan fokus pada kapan dan bagaimana melibatkan CFO.

Bagaimana Melibatkan CFO

Langkah satu dalam mengadvokasi otomatisasi dengan CFO Anda adalah mengenal audiens Anda. Penting untuk memahami lensa apa yang digunakan CFO Anda saat membuat keputusan investasi. Untuk memahami ini lebih baik, saya baru saja berbicara dengan CFO UiPath Ashim Gupta untuk mendapatkan perspektifnya.

Dalam video di bawah ini, dia berbicara tentang bagaimana latar belakang yang berbeda dari CFO akan mempengaruhi kriteria keputusan mereka:

• Yang berasal dari latar belakang controllership atau accounting akan cenderung memikirkan tata kelola dan risiko yang terkait dengan program
• Yang berasal dari sisi operasi perusahaan akan memikirkan bagaimana mendorong efisiensi ke dalam bisnis yang lebih luas dengan program
• Yang berasal dari peringkat financial planning and analysis (FP&A) akan ingin memeriksa data yang digunakan dalam asumsi dan menguji variabel dalam model return on investment (ROI)

Terlepas dari latar belakang CFO, semua CFO khawatir tentang pertumbuhan pendapatan, pengendalian biaya, dan risiko. Saat melibatkan CFO, Anda akan lebih baik disajikan untuk meramal investasi otomatisasi dalam istilah-istilah tersebut.

Kapan Melibatkan CFO

Otomatisasi adalah kemampuan seluruh perusahaan. Jarang CFO akan menjadi pengambil keputusan tunggal. Dengan bobot keputusan ini, seringkali selang atau lebih orang yang memiliki pengaruh signifikan terhadap investasi.

Saya telah mengamati tiga fase yang biasanya dialami pelanggan saya saat melibatkan CFO mereka (ditunjukkan dalam diagram di bawah ini). Ini dimulai dengan menciptakan kesadaran dan kemudian mengatur dukungan untuk program di antara banyak orang di bisnis dan IT untuk mendapatkan konsensus.

CFO pertama-tama membuat komitmen pada program dengan memasukkan otomatisasi dalam proses anggaran tahunan. Nanti, setelah evaluasi yang dipimpin oleh pemangku kepentingan bisnis dan IT, CFO atau komite pembeli membuat keputusan untuk melepaskan dana investasi.

Sumber: UiPath

Jangan meremehkan nilai yang Anda bawa secara pribadi ke dalam perjalanan otomatisasi ini dengan membimbing proses melalui setiap fase untuk mencapai keputusan.

Anda adalah apa yang saya sebut “mobilizer” karena Anda kemungkinan telah dipilih oleh tim penggemar proyek untuk kemampuan Anda dalam membuat anggaran di mana tidak ada. Sebagaimana itu, siapa lagi selain Anda yang lebih baik untuk melawan untuk proyek ini melalui setiap pertanyaan yang menandai tiga fase (dijelaskan lebih detail di bawah ini)?

• Mengapa apa pun? Kasus untuk melakukan sesuatu yang berbeda dimulai dengan biaya keuangan dari tidak melakukan perubahan. Untuk mempersiapkan diskusi tentang manfaat otomatisasi dengan CFO, cobalah menjawab pertanyaan ini hanya dalam Microsoft Excel. Gunakan spreadsheet untuk menceritakan kisah perbaikan “sebelum vs setelah otomatisasi” melalui angka. Menjelaskan mengapa status quo tidak cukup baik juga dapat didasarkan pada angka pengalaman pelanggan dan karyawan yang akan muncul dalam survei dan net promoter scores (NPS).
• Mengapa sekarang? Seperti yang ditunjukkan dalam diagram di atas, fase dua adalah tempat Anda akan memiliki pengaruh paling besar untuk mempengaruhi keputusan CFO. Seberapa baik Anda berargumen bahwa program otomatisasi adalah mendesak untuk dipertimbangkan sekarang akan memungkinkan Anda untuk mengamankan sponsor eksekutif, memastikan program otomatisasi selaras dengan strategi yang lebih luas, dan mengamankan satu baris dalam anggaran.
• Mengapa ini? Ada probabilitas tinggi bahwa ada proyek lain yang sudah berjalan yang bersaing untuk sumber daya yang sama dan membuat bisnis case yang sama. Cara pasti untuk kehilangan dukungan CFO adalah memiliki pandangan yang tidak transparan tentang kondisi masa depan setelah investasi ke dalam otomatisasi. CFO ingin gambaran yang jelas tentang hasil bisnis yang diproyeksikan—biasanya diekspresikan dalam pendapatan, biaya, dan/atau risiko—dan mengapa ini harus diprioritaskan di atas proyek bersaing.

Tuntut Tiga Horizonte Nilai

Jebakan umum dalam robotic process automation (RPA) adalah berpikir bahwa ROI cepat dapat dihitung dalam beberapa proses terpilih. Ini mengarah pada pendekatan pendanaan per proses di mana setiap otomatisasi harus membenarkan ROI. Saya telah melihat pendekatan ini cepat menurun menjadi sekumpulan proyek yang tidak terhubung dengan berbagai macam pemangku kepentingan. Akibatnya, program RPA terhenti, atau lebih buruk lagi, gagal sepenuhnya.

Bagaimana program RPA didanai akan mempengaruhi kecepatan inovasi.

Saya melihat mobilizer yang berhasil di dalam perusahaan menetapkan visi “bintang utara” tentang asisten digital software robot untuk setiap karyawan dari awal. Selanjutnya, mereka memberikan peta jalan dengan tonggak pencapaian nilai yang terkait dengan ambisi ini sehingga CFO dapat memutuskan untuk ‘go big’ dan mengalokasikan sumber daya secara agresif atau bekerja melalui setiap tingkat investasi dengan lebih konservatif.

Saya merekomendasikan untuk menjelaskan tiga horizont inovasi kepada CFO dengan menyebutkan pemangku kepentingan yang akan mendapat manfaat dari RPA. Saat Anda mencapai setiap kelompok pemangku kepentingan dan RPA menyampaikan nilai pada tingkat tersebut, program dapat mengarah ke horizont berikutnya.

Perusahaan yang paling ambisi memulai dalam urutan ini untuk mendorong organisasi untuk ‘go big’ dari awal dengan:

• Global process owners yang meningkatkan kualitas dan kepatuhan untuk proses kompleks yang melintasi banyak departemen, unit bisnis, dan wilayah. Ini dapat dimulai di satu bagian dari proses end-to-end, seperti manajemen pesanan dalam order to cash. Namun itu akan dengan cepat bergerak ke upstream dan downstream dari titik awal.
• Shared services owners yang meningkatkan efisiensi untuk throughput transaksi volume tinggi. Ini dapat mencakup mengotomatisasi proses yang sebelumnya berada dalam arrangemen business process outsourcing.
• Business unit leaders yang mengotomatisasi seluruh fungsi dalam departemen mereka dan meningkatkan produktivitas setiap karyawan dengan asisten digital.

Ambisi-ambisi ini didukung oleh model operasi otomatisasi yang mendirikan komite pengarah. Komite pengarah menyediakan tata kelola dalam melindungi investasi CFO untuk memastikan pemimpin bisnis mencapai ROI yang dijanjikan di setiap horizont.

Bagian kedua dari seri ini akan membahas lebih dalam tentang tiga pertanyaan yang akan ada di pikiran CFO Anda saat Anda menyampaikan nilai otomatisasi: seberapa cepat saya akan mendapatkan nilai itu, seberapa yakin kita bahwa kita dapat mencapai nilai ini, dan berapa banyak yang akan membiayai saya. Anda akan ingin membacanya jika Anda mencari cara pasti untuk menjelaskan potensi penuh untuk otomatisasi di dalam organisasi Anda dan peta jalan nyata untuk mencapai potensi tersebut.

Baca selanjutnya: How to Advocate for Automation to Your CFO (Part Two)