Menyelaraskan Bisnis dan TI: Strategi Terbukti untuk Sukses Otomatisasi
Organisasi keuangan di Applied Materials—perusahaan peralatan semiconductor dan layar terbesar di dunia—memiliki tugas yang sulit di depan mereka. Bisnis tumbuh dengan cepat, dan organisasi keuangan tidak hanya perlu mengejar, tetapi juga perlu memberikan dukungan analitik dan bisnis partner yang lebih banyak kepada bisnis. Satu masalah: mereka harus tetap bisa tanpa peningkatan sumber daya keuangan yang signifikan.
Di Reboot Work Festival terbaru, Junaid Ahmed, Corporate Vice President (VP) Keuangan Applied Materials, dan Ted Hanson, VP TI, menjelaskan bagaimana mereka telah mendekati pemecahan masalah ini.
Solusi mereka: mereka memerlukan otomatisasi, dan mereka memerlukannya dengan cepat. Banyak organisasi mungkin mendekati masalah ini dengan hati-hati, memperkenalkan teknologi dan proses baru secara bertahap dan dengan laju yang lambat. Bukan Applied Materials, karena mereka melihat otomatisasi proses robotic (RPA) skala besar dan cepat sebagai cara untuk menciptakan bandwidth organisasi keuangan yang sangat dibutuhkan dalam waktu singkat. Pendekatan ini memungkinkan keuangan untuk memvisualisasikan (dari awal) pandangan holistik tentang dampak otomatisasi pada bisnis dan mengembangkan strategi dan peta jalan untuk mencapai visi itu. Kunci untuk mencapai skala dan kelangsungan dengan otomatisasi adalah selarasan yang kuat antara bisnis dan TI sejak awal.
Applied Materials mencapai kesuksesan otomatisasi pada skala dan kecepatan yang akan diirimi oleh sebagian besar perusahaan, karena mereka berinvestasi sepenuhnya sejak hari pertama.
Selaraskan bisnis dan TI dari atas ke bawah
Applied Materials memahami pentingnya selarasan bisnis dan TI di awal, dan telah menerapkannya sebagai praktik terbaik melalui proyek transformasi keuangan Agile yang sebelumnya yang telah selesai sebelum memulai program otomatisasi. Ini termasuk menyelaraskan tim kepemimpinan CFO dan CIO yang kuat serta tim kepemimpinan masing-masing untuk upaya, dan itu terbukti sangat penting.
Berdasarkan pengalaman sebelumnya mereka, Applied Materials membentuk tim lintas fungsi dari keuangan dan TI. Ahmed dan Hanson menekankan bahwa selarasan ada—dan harus ada—sejak awal. Tim kecil yang dikumpulkan dari keuangan dan TI mengambil waktu untuk fokus terlebih dahulu pada penelitian teknologi RPA dan penilaian kemampuan vendor RPA terkemuka. Kemudian, mereka melakukan penelitian lapangan mereka sendiri melalui panggilan referensi dengan organisasi keuangan lainnya untuk mempelajari kelayakan dan efektivitas RPA.
Selarasan bisnis-TI dapat sulit dicapai, dan terkadang bahkan lebih sulit untuk dipertahankan. Junaid berfokus pada tiga hal yang dilakukan timnya untuk mempertahankan selarasan:
- Mereka undang TI sejak awal sehingga semua orang dapat memahami tujuan bisnis dan kebutuhan strategi. Secara khusus, mereka membawa pemimpin TI yang memiliki pengetahuan dan pengaruh di seluruh TI.
- Mereka menyadari sejak awal akan ada kesenjangan pengetahuan terkait RPA, terutama mengenai infrastruktur TI, keamanan, dan proses lainnya yang melintasi TI dan keuangan. Mereka memastikan mereka tahu “apa yang tidak mereka tahu” dan kemudian bekerja untuk mengisi kesenjangan pengetahuan kritis ini melalui mitra implementasi dan vendor platform RPA.
- Secara internal, mereka memulai dari dasar yang kuat antara keuangan dan TI dengan membawa pengalaman terkait yang tepat ke tim Program Otomatisasi untuk membantu memfasilitasi implementasi RPA.
Tingkat selarasan bisnis-TI ini menyeluruh di seluruh organisasi. Dengan tiga taktik ini, mereka mendapatkan selarasan yang luas di seluruh organisasi TI. Ini termasuk tim infrastruktur, tim aplikasi, tim manajemen identitas, tim keamanan informasi, organisasi audit internal, departemen hukum, dan ekosistem mitra penyedia layanan TI.
Bergerak besar dan cepat untuk mencapai kelangsungan
Kelangsungan adalah bintang utara bagi tim keuangan dan TI sejak mereka mulai merencanakan. Mereka menemukan, berlawanan dengan apa yang mungkin diasumsikan oleh beberapa perusahaan tradisional, bahwa jalur terbaik untuk kelangsungan adalah melalui skala awal. Mereka mempercepat jadwal mereka dan bertujuan untuk menciptakan kapasitas baru yang signifikan. Bergerak besar dan cepat memerlukan baik tim keuangan maupun TI untuk mundur satu langkah dan berpikir tentang dampak apa yang benar-benar mereka inginkan dengan RPA. Ini memberikan mereka perspektif yang mereka butuhkan untuk menetapkan dasar bagi stabilitas dan kelangsungan.
Akar proyek ini berada pada kebutuhan organisasi keuangan untuk menciptakan banyak kapasitas cepat. Tanpa skala, investasi waktu dan uang tidak akan berharga.
Ahmed menemukan bahwa fokus mereka pada skala memaksa mereka untuk berpikir dengan cermat tentang solusi otomatisasi yang tersedia bagi mereka. Karena mereka tahu dampaknya akan besar, mereka tidak memilih solusi pertama yang mereka lihat. Sebaliknya, mereka meninjau lanskap dan memilih yang paling sesuai. Secara khusus, mereka merekomendasikan organisasi lain untuk cermat tidak hanya tentang platform otomatisasi tetapi juga tentang infrastruktur dukungan pelanggan dan ekosistem mitra. Dan mengenai pemilihan mitra implementasi, Ahmed menekankan pengalaman di atas segalanya. Menurutnya, Anda ingin seseorang yang “telah ada, telah melakukan.”
Perspektif besar-gambar juga membantu sisi TI. Hanson menjelaskan bahwa pergi besar dan pergi cepat memerlukan TI untuk mengambil pandangan holistik tentang infrastruktur otomatisasi yang diperlukan, proses pengembangan dan dukungan, kontrol, skalabilitas, dan kinerja.
Pengalaman TI memberi tahu mereka bahwa perspektif sempit di awal dapat menghasilkan beberapa siklus iteratif dari perubahan infrastruktur dan proses yang bertahap saat lebih banyak aplikasi dan proses dibawa ke dalam lingkup RPA. Rencana sempit yang hanya berfokus pada SAP, misalnya, mungkin melewatkan pertimbangan dasar kunci yang perlu dipertimbangkan untuk aplikasi lain seperti email dan Microsoft SharePoint. Pandangan yang lebih besar, justru, memberikan keberhasilan taktis dan strategis.
Prioritaskan kecepatan di atas standarisasi
Organisasi yang menerapkan otomatisasi sering menghadapi pilihan yang tampak jelas: standarisasi proses bisnis Anda lalu otomatisasi, atau otomatisasi seperti apa adanya. Applied Materials menemukan jalan ketiga.
Applied Materials memilih untuk menstandarisasi melalui otomatisasi. Menstandarisasi proses di perusahaan besar itu sulit karena kompleks dan memakan waktu. Tidak ada yang benar-benar punya waktu untuk menyelesaikannya—bahkan jika itu penting, dan bahkan jika orang menyinyalir mereka menginginkannya.
Applied Materials memulai dengan mengumpulkan semua pemangku kepentingan yang relevan untuk use case tertentu. Mereka memberitahu pemangku kepentingan bahwa mereka akan mengotomatisasi proses mereka seperti apa adanya dan juga memberitahu mereka bahwa ini adalah kesempatan mereka untuk melihat peluang standarisasi. Mereka menawarkan otomatisasi sebagai hadiah. Sebagai contoh, alih-alih tiga otomatisasi untuk tiga tim, mereka memotivasi pemangku kepentingan untuk menstandarisasi. Jika mereka menstandarisasi, tiga tim tersebut bisa memiliki otomatisasi lebih cepat karena hanya akan membutuhkan satu otomatisasi untuk tiga proses yang kini telah distandarisasi.
Ahmed menekankan betapa pentingnya untuk memprioritaskan kecepatan. Standarisasi berguna, tetapi ini risiko besar untuk menjadikan standarisasi sebagai prasyarat untuk otomatisasi. Mendirikan baris pertahanan itu dapat membuat eksekusi sulit dan dapat memperlambat momentum yang sangat penting yang diperlukan proyek RPA untuk berhasil.
Pertahankan momentum dengan menyoroti manfaat
Mengajukan RPA dan menyebarkan robot perangkat lunak pertama Anda adalah waktu ketika organisasi Anda kemungkinan paling bersemangat tentang RPA. Tantangannya adalah mempertahankan dan mempercepat momentum setelah kegembiraan awal itu. Applied Materials menemukan bahwa cara terbaik untuk mendorong momentum adalah dengan menempatkan manfaat nyata di depan pemangku kepentingan yang berpengaruh.
Bacaan terkait: Bagaimana Mewacanakan RPA dalam Organisasi Anda
Applied Materials mengikuti prinsip dasar: saat orang melihat manfaat, mereka ingin berpartisipasi. Sebagai hasilnya, mereka menekankan khusus pada memilih use case bernilai tinggi pada awalnya yang akan memberikan manfaat yang besar. Perusahaan tahu bahwa use case awal mereka akan menetapkan nada untuk sisa program otomatisasi.
Use case bernilai tinggi awal ini memberikan hasil yang diinginkan. Tim RPA menempatkan proses untuk mengumpulkan data dan menghasilkan metrik serta dashboard yang melacak jumlah transaksi yang diotomatisasi dan jam yang dihemat. Metrik ini memberikan bukti tentang nilai yang diberikan oleh RPA. Bukti-bukti ini, kemudian, menciptakan tarikan yang lebih besar untuk otomatisasi dalam organisasi keuangan, serta minat yang kuat dari organisasi lain dalam Applied Materials.
Selarasan bisnis-TI adalah fondasi untuk inisiasi RPA yang ambisius
Pentingnya selarasan bisnis-TI tidak dapat berlebihan. Applied Materials memiliki tujuan yang tampak mustahil untuk melakukan lebih banyak dengan lebih sedikit, tetapi karena pendekatan mereka terhadap otomatisasi, mereka berhasil.
Pelajaran di sini layak untuk diingat tepat karena mereka tidak jelas. Organisasi tradisional mungkin mendekati dengan hati-hati dan lambat. Perspektif untuk menjadi perusahaan sepenuhnya terotomatisasi™, namun, membutuhkan lebih banyak ambisi. Bagi Applied Materials, itu berarti bergerak cepat, menskalakan besar, dan memprioritaskan kelangsungan.
Di Reboot Work Festival, kami mendengar dari banyak pelanggan dan mitra yang lebih ambisius lagi. Jika Anda melewatkan, pastikan Anda tetap mengakses rekaman (setelah terdaftar untuk akses, Anda akan menemukan sesi yang direkam Applied Materials di Big Tent di area virtual festival).
Dan pastikan Anda terdaftar untuk acara-acara yang wajib dilihat selanjutnya kami.
