Cara Mencapai Penyelarasan TI Bisnis untuk Kesuksesan Otomatisasi

Organisasi keuangan di Applied Materials—perusahaan semikonduktor dan peralatan display terbesar di dunia—memiliki tugas yang sulit di depan mereka. Bisnis ini berkembang pesat, dan organisasi keuangan tidak hanya perlu mengimbangi, tetapi juga perlu memberikan peningkatan mitra bisnis dan dukungan analitik untuk bisnis. Satu masalah:mereka harus mengikuti tanpa peningkatan materi dalam sumber keuangan.

Pada Reboot Work Festival baru-baru ini, Junaid Ahmed dari Applied Material, Corporate Vice President (VP) Finance, dan Ted Hanson, VP of IT, menjelaskan bagaimana pendekatan mereka untuk memecahkan masalah ini.

Solusi mereka:mereka membutuhkan otomatisasi, dan mereka membutuhkannya dengan cepat. Banyak organisasi mungkin mendekati masalah ini dengan tenang, memperkenalkan teknologi dan proses baru sedikit demi sedikit dan dengan kecepatan yang sangat lambat. Bukan Material Terapan, karena mereka melihat otomatisasi proses robotik (RPA) skala besar dan cepat sebagai sarana untuk menciptakan bandwidth organisasi keuangan tambahan yang sangat dibutuhkan dalam waktu singkat. Pendekatan ini memungkinkan keuangan untuk membayangkan (dari awal) pandangan holistik tentang dampak otomatisasi pada bisnis dan untuk mengembangkan strategi dan peta jalan untuk mencapai visi tersebut. Kunci untuk mencapai skala dan keberlanjutan dengan otomatisasi adalah keselarasan yang kuat antara bisnis dan TI sejak awal.

Material Terapan mencapai kesuksesan otomatisasi dalam skala dan kecepatan yang akan membuat iri sebagian besar perusahaan, karena mereka melakukan semuanya sejak hari pertama.

Sejajarkan bisnis dan TI dari atas ke bawah

Materi Terapan memahami pentingnya penyelarasan bisnis dan TI di muka, dan telah menerapkan ini sebagai praktik terbaik melalui proyek transformasi keuangan Agile sebelumnya yang diselesaikan sebelum memulai program otomatisasi. Ini termasuk menyelaraskan chief financial officer (CFO) dan chief information officer (CIO) dan tim kepemimpinan masing-masing atau upaya, dan itu terbukti berperan.

Berdasarkan pengalaman mereka sebelumnya, Bahan Terapan membentuk tim lintas fungsi dari keuangan dan TI. Ahmed dan Hanson menekankan bahwa keselarasan itu—dan perlu—ada sejak awal. Tim kecil yang terdiri dari bagian keuangan dan TI meluangkan waktu untuk fokus terlebih dahulu dalam meneliti teknologi RPA dan menilai kemampuan vendor RPA terkemuka. Kemudian, mereka melakukan penelitian lapangan mereka sendiri melalui panggilan referensi dengan organisasi keuangan lain untuk mempelajari kelayakan dan efektivitas RPA.

Keselarasan bisnis-TI bisa sulit dicapai, dan kadang-kadang bahkan lebih sulit untuk dipertahankan. Junaid berfokus pada tiga hal yang dilakukan timnya untuk menjaga keselarasan:

1. Mereka mengundang IT sejak dini agar semua orang bisa memahami tujuan bisnis dan kebutuhan strategi. Secara khusus, mereka membawa pemimpin TI yang memiliki pengetahuan dan pengaruh di seluruh TI.

2. Mereka menyadari bahwa akan ada kesenjangan pengetahuan terkait RPA, terutama mengenai infrastruktur TI, keamanan, dan proses lain yang mencakup TI dan keuangan. Mereka memastikan bahwa mereka tahu "apa yang tidak mereka ketahui" dan kemudian bekerja untuk mengisi kesenjangan pengetahuan penting ini melalui mitra implementasi dan vendor platform RPA.

3. Secara internal, mereka memulai dari dasar yang kuat antara keuangan dan TI dengan menghadirkan pengalaman terkait yang tepat ke tim Program Otomasi untuk membantu memfasilitasi implementasi RPA.

Tingkat keselarasan bisnis-TI ini mengalir ke seluruh organisasi. Dengan tiga taktik ini, mereka mendapatkan keselarasan yang luas di seluruh organisasi TI. Ini termasuk tim infrastruktur, tim aplikasi, tim manajemen identitas, tim keamanan informasi, organisasi audit internal, departemen hukum, dan ekosistem penyedia layanan TI.

Bergerak besar dan cepat untuk mencapai keberlanjutan

Keberlanjutan adalah bintang utara bagi tim keuangan dan TI sejak mereka mulai merencanakan. Mereka menemukan, berlawanan dengan asumsi beberapa perusahaan tradisional, bahwa jalan terbaik menuju keberlanjutan adalah melalui skala awal. Mereka mempercepat waktu mereka dan bertujuan untuk menciptakan sejumlah besar kapasitas baru. Bergerak besar dan cepat mengharuskan tim keuangan dan TI untuk mundur selangkah dan memikirkan dampak apa yang sebenarnya mereka inginkan dengan RPA. Ini memberi mereka perspektif yang mereka butuhkan untuk menetapkan landasan bagi stabilitas dan keberlanjutan.

Akar dari proyek ini adalah kebutuhan organisasi keuangan untuk menciptakan banyak kapasitas dengan cepat. Tanpa skala, investasi waktu dan uang tidak akan sepadan.

Ahmed menemukan bahwa fokus mereka pada skala memaksa mereka untuk berpikir hati-hati tentang solusi otomatisasi yang tersedia bagi mereka. Karena mereka tahu dampaknya akan besar, mereka tidak memilih solusi pertama yang mereka lihat. Sebaliknya, mereka mengamati lanskap dan memilih yang paling cocok. Secara khusus, mereka merekomendasikan agar organisasi lain rajin tidak hanya tentang platform otomatisasi tetapi juga tentang infrastruktur dukungan pelanggan dan ekosistem mitra. Dan mengenai memilih mitra implementasi, Ahmed menekankan pengalaman di atas segalanya. Menurutnya, Anda menginginkan seseorang yang “berada di sana, melakukan itu.”

Perspektif gambaran besar membantu sisi TI juga. Hanson menjelaskan bahwa menjadi besar dan berkembang dengan cepat mengharuskan TI mengambil sudut pandang holistik tentang infrastruktur otomasi yang diperlukan, proses pengembangan dan dukungan, kontrol, penskalaan, dan kinerja.

Pengalaman TI memberi tahu mereka bahwa perspektif yang sempit di luar gerbang dapat mengakibatkan beberapa siklus berulang infrastruktur inkremental dan churn perubahan proses karena lebih banyak aplikasi dan proses dibawa ke dalam RPA fold. Paket sempit yang hanya berfokus pada SAP, misalnya, mungkin kehilangan pertimbangan dasar utama yang perlu diperhitungkan untuk aplikasi lain seperti email dan Microsoft SharePoint. Namun, pandangan yang lebih besar memberikan kesuksesan taktis dan strategis.

Prioritaskan kecepatan daripada standarisasi

Organisasi yang menerapkan otomatisasi sering menghadapi apa yang tampak seperti pilihan yang jelas:menstandarisasi proses bisnis Anda dan kemudian mengotomatisasi, atau mengotomatisasi apa adanya. Materi Terapan menemukan cara ketiga.

Bahan Terapan memilih untuk menstandarisasi melalui otomatisasi. Standarisasi proses dalam bisnis besar itu sulit karena rumit dan memakan waktu. Tidak ada yang benar-benar punya waktu untuk menyelesaikannya—meskipun itu penting, dan bahkan jika orang memberi isyarat bahwa mereka menginginkannya.

Materi Terapan dimulai dengan mengumpulkan semua pemangku kepentingan yang relevan dengan kasus penggunaan tertentu. Mereka memberi tahu para pemangku kepentingan bahwa mereka akan mengotomatiskan proses mereka apa adanya dan juga memberi tahu mereka bahwa ini adalah kesempatan mereka untuk melihat peluang standardisasi. Mereka menawarkan otomatisasi sebagai hadiah. Alih-alih tiga otomatisasi untuk tiga tim, misalnya, mereka memotivasi para pemangku kepentingan untuk melakukan standarisasi. Jika mereka membuat standar, ketiga tim tersebut dapat memiliki otomatisasi lebih cepat karena hanya membutuhkan satu otomatisasi untuk tiga proses yang sekarang distandarisasi.

Ahmed menekankan betapa pentingnya memprioritaskan kecepatan. Standardisasi sangat membantu, tetapi merupakan risiko besar untuk menjadikan standardisasi sebagai prasyarat untuk otomatisasi. Mendirikan barikade tersebut dapat mempersulit pelaksanaan dan dapat memperlambat momentum penting yang dibutuhkan proyek RPA untuk berhasil.

Pertahankan momentum dengan menonjolkan manfaat

Mengusulkan RPA dan menerapkan robot perangkat lunak pertama Anda adalah saat-saat ketika organisasi Anda kemungkinan besar paling tertarik dengan RPA. Tantangannya adalah untuk mempertahankan dan mempercepat momentum setelah kegembiraan awal itu. Applied Materials menemukan bahwa cara terbaik untuk mendorong momentum adalah dengan menempatkan manfaat nyata di hadapan pemangku kepentingan yang berpengaruh.

Bacaan terkait: Cara Menginjili RPA Dalam Organisasi Anda

Materi Terapan mengikuti prinsip dasar:ketika orang melihat manfaat, mereka ingin berpartisipasi. Dengan demikian, mereka memberikan penekanan khusus pada awalnya memilih kasus penggunaan bernilai tinggi yang akan memberikan manfaat besar. Perusahaan tahu bahwa kasus penggunaan awal mereka akan menentukan nada untuk program otomatisasi lainnya.

Kasus penggunaan bernilai tinggi awal ini memiliki hasil yang diinginkan. Tim RPA menerapkan proses untuk mengumpulkan data dan menghasilkan metrik dan dasbor yang melacak jumlah transaksi secara otomatis dan waktu yang dihemat. Metrik ini memberikan poin bukti untuk nilai yang diberikan RPA. Poin bukti, pada gilirannya, menciptakan lebih banyak daya tarik untuk otomatisasi dalam organisasi keuangan, serta minat yang kuat dari organisasi lain dalam Materi Terapan.

Penyelarasan TI-Bisnis adalah dasar untuk inisiatif RPA yang ambisius

Pentingnya keselarasan bisnis-TI tidak dapat dilebih-lebihkan. Bahan Terapan memiliki tujuan yang tampaknya mustahil untuk berbuat lebih banyak dengan lebih sedikit, tetapi karena pendekatan mereka terhadap otomatisasi, mereka berhasil.

Pelajaran di sini patut diingat justru karena tidak jelas. Organisasi tradisional mungkin melakukan pendekatan dengan hati-hati dan perlahan. Namun, prospek untuk menjadi perusahaan yang sepenuhnya otomatis™ membutuhkan lebih banyak ambisi. Untuk Material Terapan, itu berarti bergerak cepat, skala besar, dan memprioritaskan keberlanjutan.

Di Festival Pekerjaan Reboot, kami mendengar dari banyak pelanggan dan mitra yang lebih ambisius. Jika Anda melewatkannya, pastikan Anda masih mengakses rekaman (setelah terdaftar untuk akses, Anda akan menemukan sesi rekaman Bahan Terapan di Tenda Besar di lapangan festival virtual).

Dan pastikan Anda terdaftar untuk acara yang harus dilihat berikutnya.