Bain &Company Mengidentifikasi Lima Perilaku yang Mendorong Keberhasilan Otomatisasi Bertenaga AI
Meskipun banyak perusahaan menghabiskan tahun 2023 untuk mencoba memanfaatkan kemungkinan-kemungkinan baru yang dapat dihasilkan oleh AI Generatif, perusahaan-perusahaan yang kini mengalihkan fokus mereka dari kemungkinan-kemungkinan teoritis ke penerapan AI praktis akan mendapatkan keuntungan besar dibandingkan pesaing mereka. Namun, terlepas dari manfaatnya, saat ini hanya sedikit yang melakukan hal tersebut.
Hal ini berdasarkan laporan Bain &Company baru-baru ini yang berjudul “The State of AI-Powered Automation,” yang mensurvei 200 perusahaan untuk menjelaskan kondisi adopsi AI di berbagai industri.
Sumber:Bain &Company, "Keadaan Otomatisasi yang Didukung AI"
Laporan tersebut, yang ditulis bersama oleh karyawan Bain &Company, Ted Shelton (Expert Partner) dan Ian Barkin (External Advisor), mengidentifikasi lima perilaku yang cenderung dimiliki oleh program yang sukses. Dengan memahami dan menerapkan perilaku ini, organisasi Anda dapat memanfaatkan potensi penuh otomatisasi yang didukung AI—dan Anda juga akan memperoleh nilai bisnis yang berarti dalam prosesnya.
Lima perilaku yang dimiliki oleh program otomatisasi terkemuka yang didukung AI
1. Pemilik proses dan UKM memimpin dalam memastikan upaya otomatisasi selaras dengan tujuan bisnis
Tidak ada orang yang lebih dekat dengan proses bisnis selain karyawan yang menjalankannya setiap hari. Meskipun arahan tingkat tinggi dari para eksekutif dan pusat keunggulan (CoE) dapat memberikan kerangka kerja umum, para ahli di bidangnya (UKM)lah yang benar-benar mendorong kemajuan program otomatisasi tingkat atas.
Seperti yang diungkapkan oleh penulis dalam laporan tersebut, “otomatisasi tanpa keahlian ini ibarat sebuah kapal tanpa kompas,” dan membiarkan UKM membantu memandu jalannya “akan memastikan bahwa upaya otomatisasi tidak hanya baik secara teknologi tetapi juga selaras dengan struktur dan tujuan operasional bisnis yang unik.”
Menyadari kebutuhan bisnis yang jelas akan otomatisasi yang didukung AI, Thomas Earvolino, Direktur Sistem Keuangan dan Peningkatan Proses di Canon USA, berupaya menghadirkan teknologi tersebut ke dalam departemen keuangan dan akuntansi (F&A) perusahaan. Pemrosesan faktur dan tugas-tugas membosankan lainnya rentan terhadap kesalahan manual dan menyita terlalu banyak waktu staf F&A mereka. Dengan mandat dari C-suite untuk mengeksplorasi platform otomatisasi, Earvolino berbicara dengan karyawan F&A untuk lebih memahami apa saja kendala mereka, dan jenis platform apa yang akan membantu. Karena invoice yang masuk tidak memiliki format standar, mereka memberi tahu Earvolino bahwa solusi yang fleksibel adalah solusi yang ideal.
Sumber:Bain &Company, "Keadaan Otomatisasi yang Didukung AI"
Berdasarkan masukan karyawan, Earvolino mengidentifikasi Platform Otomasi Bisnis UiPath (dan khususnya alat Pemahaman Dokumen UiPath) sebagai yang paling cocok untuk tim F&A. Semua orang puas dengan hasilnya—duta faktur mereka telah hilang, dan karyawan dapat menghabiskan lebih banyak waktu untuk menjalin hubungan dengan dealer dibandingkan harus memasukkan ratusan faktur secara manual per hari.
Saat ini, tim F&A di Canon USA tidak hanya mengotomatiskan sebagian besar proses pembuatan faktur, namun juga muncul sebagai sumber daya bagi departemen lain yang berupaya mengembangkan otomatisasi mereka sendiri. Upaya kolaboratif ini selaras dengan tujuan Canon untuk "melampaui batas", karena anggota tim F&A mendedikasikan penghematan waktu yang diperoleh dari otomatisasi untuk membantu rekan-rekan mereka.
Earvolino juga mencatat bahwa upaya otomatisasi mereka “tidak pernah tentang pengurangan jumlah karyawan.” Sebaliknya, tujuannya adalah untuk menemukan cara untuk “menggunakan kembali staf kami untuk melakukan lebih banyak hal yang bernilai tambah.” Pada akhirnya, meskipun para eksekutif membantu memfasilitasi program otomasi Canon, staf F&A-lah yang mendorong kemajuannya.
2. Kesuksesan tidak dinilai berdasarkan penerapan otomatisasi—tetapi kesuksesan didasarkan pada realisasi nilai bisnis secara tepat waktu
Sumber:Bain &Company, "Keadaan Otomatisasi yang Didukung AI"
Saat pertama kali memulai otomatisasi, banyak perusahaan mengukur keberhasilan berdasarkan jumlah robot dalam produksi dan karyawan yang menggunakan teknologi tersebut. Meskipun metrik ini penting untuk dipantau, sebuah program pada akhirnya harus dinilai berdasarkan seberapa besar nilai yang dihasilkannya bagi bisnis.
Dalam laporan Bain &Company, penulis merekomendasikan “proses validasi yang ketat (sering kali dengan dukungan pengontrol keuangan)” untuk memastikan bahwa proses otomatis menghasilkan nilai finansial yang memadai. Selain itu, “sebelum proyek dimulai, perusahaan harus mengidentifikasi nilai insentif yang akan berdampak pada proyek, KPI untuk pengukuran hasil, dan jangka waktu yang jelas.” Hal ini akan memungkinkan program otomatisasi berkembang secara efisien dan memberikan nilai secara berkelanjutan dari waktu ke waktu.
Sebagai pemimpin industri selama puluhan tahun dan pemenang Penghargaan UiPath AI10, Intel mengetahui apa yang diperlukan untuk mewujudkan nilai dari teknologi baru. CEO mereka menantang organisasi tersebut untuk “membawa AI ke mana-mana,” yang merupakan hal yang ingin dilakukan oleh Jeff Rittener, Chief Trade Officer dan General Manager Grup Perdagangan Internasional mereka melalui Platform UiPath.
Kelompok Rittener bertanggung jawab untuk mematuhi peraturan negara, membersihkan perbatasan secara tepat waktu, dan berinteraksi dengan pemerintah bila diperlukan. Intel memiliki jutaan pengiriman yang bergerak ke seluruh dunia 24/7. Pada skala sebesar itu, setiap peningkatan efisiensi berarti penghematan besar.
Setelah kesalahan ketik formulir transaksi menyebabkan masalah dalam operasi mereka, Rittener memutuskan bahwa kelompoknya perlu menerapkan otomatisasi yang didukung AI untuk mencapai tujuan mereka yaitu “perdagangan tanpa jari.” Kesalahan ketik dan waktu berjam-jam yang disebabkan oleh pemrosesan transaksi manual menjadikannya kandidat otomatisasi yang luar biasa, dan Rittener menantang kelompoknya untuk mengotomatiskan proses menggunakan kemampuan pembelajaran mesin (ML) yang tersedia dalam Platform UiPath.
Hasilnya luar biasa. Hanya dalam empat bulan, Intel mengklasifikasikan lebih dari 56.000 produk dengan akurasi lebih dari 99%. Mereka menggunakan UiPath AI Center™ (alat yang tersedia di Platform UiPath) dan model ML untuk memprediksi kode produk yang mengalir melalui jalur pipa mereka, sehingga sangat mengurangi tenaga kerja manual yang terlibat.
Intel berencana memperluas program otomasinya untuk mengimbangi volume yang lebih tinggi dan peraturan yang selalu berubah. Kesimpulan utamanya adalah, alih-alih fokus pada penyebaran otomatisasi ke seluruh organisasi, Rittener dan Intel terlebih dahulu mengidentifikasi alur kerja yang akan memberikan nilai signifikan bagi bisnis.
Rittener bergabung dengan saya di panggung di UiPath FORWARD VI. Tonton tayangan ulang percakapan kami untuk mengetahui detail selengkapnya tentang cara Intel membuat dan menskalakan program otomatisasi yang sukses.
3. Dukungan dari eksekutif sangatlah penting
Tanpa dukungan eksekutif yang kuat, program otomatisasi “akan kesulitan mendapatkan sumber daya yang diperlukan serta momentum dan arah yang diperlukan.”
Seperti apa bentuk dukungan ini? Menurut penulis laporan Bain &Company, hal ini melibatkan “menavigasi potensi hambatan, mengamankan kolaborasi lintas departemen, dan memastikan komitmen berkelanjutan sepanjang perjalanan otomatisasi.”
Sumber:Bain &Company, "Keadaan Otomatisasi yang Didukung AI"
Quest Diagnostics berhasil mendapatkan dukungan dari pimpinan senior dengan melibatkan mereka di awal proses. Robert Steliga, Direktur Otomasi Proses Bisnis di Quest, menjelaskan bahwa percakapan dengan para eksekutif selama fase penemuan proses membantu mereka menyelaraskan peluang otomatisasi dengan ROI tertinggi. Mereka juga menyadari bahwa vendor dengan rangkaian lengkap alat otomatisasi bertenaga AI akan membantu mereka memaksimalkan penciptaan nilai.
Catatan editor:Steliga membagikan perjalanan otomatisasi Quest di UiPath FORWARD VI. Rekaman tersebut ditampilkan dalam Volume 2 'The Best Bits'. Untuk waktu terbatas, dapatkan sesi Steliga dan semua 'The Best Bits' dari FORWARD VI dikirim langsung ke kotak masuk Anda .
Steliga dan timnya memutuskan bahwa Platform UiPath adalah pilihan terbaik untuk Quest, dan mereka bekerja dengan konsultan UiPath untuk menggunakan otomatisasi guna mempercepat proses pengujian COVID selama pandemi. Para eksekutif dengan cepat menyadari efisiensi besar yang dihasilkan oleh alat seperti UiPath Document Understanding terhadap bisnis.
Pengakuan tersebut memberi tim izin untuk mengeksplorasi solusi baru. Steliga menceritakan bahwa, "setelah keluar dari krisis COVID, kami melihat ke belakang dan berkata, 'hei, ini berhasil. Kami menghemat banyak waktu dan uang. Mengapa kita tidak melihat hal ini secara lebih strategis?'”
Mereka melakukan hal tersebut dan akhirnya menghadirkan kemampuan AI baru ke dalam program otomatisasi mereka.
Sekarang, pada tahun 2023, kami telah mulai membuat model AI dan ML khusus menggunakan seluruh Platform UiPath. Hal ini menempatkan kami pada posisi yang sangat baik karena sekarang kami memiliki pengalaman di seluruh platform.
Robert Steliga, Direktur Otomasi Proses Bisnis, Quest Diagnostics Incorporated
Meskipun tim Otomasi Proses Bisnis memberikan arahan strategis untuk perjalanan otomasi mereka, kemenangan awal membantu mendapatkan dukungan eksekutif untuk cakupan yang lebih luas. Menurut Steliga, kepemimpinan senior kini menyadari manfaat 'sulit' dari otomatisasi, seperti penghematan biaya langsung, dan manfaat 'lunak' seperti kepuasan karyawan yang lebih besar dan lebih banyak waktu yang dihabiskan bersama pasien.
4. Kelola perubahan secara holistik, dengan memastikan bahwa semua pemangku kepentingan memiliki pemahaman yang sama
Ketika perusahaan pertama kali menerapkan teknologi otomatisasi proses robotik (RPA) beberapa tahun yang lalu, beberapa perusahaan menghadapi penolakan dari karyawan yang mengkhawatirkan pekerjaan mereka. Menjelaskan kepada karyawan bahwa robot perangkat lunak dapat membantu mereka melakukan pekerjaan dengan lebih baik, dibandingkan menggantikannya, membantu mencapai dukungan di seluruh organisasi.
Sumber:Bain &Company, "Keadaan Otomatisasi yang Didukung AI"
Upaya serupa juga diperlukan dalam otomatisasi yang didukung AI. Penulis laporan Bain &Company menjelaskan bahwa, seiring dengan diperkenalkannya teknologi baru ke pasar, "pegawai menghadapi ketidakpastian sistem baru, perubahan peran pekerjaan, dan pergeseran tanggung jawab. Manajemen perubahan yang efektif mengatasi permasalahan ini secara langsung, memfasilitasi pemahaman, mendorong kemampuan beradaptasi, dan membangun kepemilikan kolektif terhadap arah baru."
Pelajari lebih dalam:Bagaimana strategi manajemen perubahan mendorong penerapan otomatisasi
Program otomasi yang tidak menekankan dukungan karyawan pasti akan gagal. Oleh karena itu, “di era kemajuan teknologi yang pesat, pembeda sesungguhnya bagi organisasi yang sukses adalah kemampuan mereka mengelola perubahan secara holistik, memastikan bahwa setiap pemangku kepentingan selaras, berdaya, dan berinvestasi dalam memastikan proyek otomatisasi hingga selesai.”
Sejak awal perjalanan otomasinya, grup telekomunikasi Orange Spain telah menyadari pentingnya penyampaian layanan bagi seluruh pemangku kepentingan, terutama karyawan. Javier Castellanos menjalankan Pabrik Robot di Orange Spanyol.
Berdasarkan perkiraan perusahaan, mereka menghemat 100 juta euro sejak tahun 2017.
Sejak dimulai dengan tim yang terdiri dari 13 orang dari berbagai unit bisnis, Pabrik Robot kini memiliki lebih dari 100 staf dan telah dikenal luas di seluruh perusahaan. Mereka juga mengerahkan 'duta RPA' yang bekerja dengan tim di seluruh organisasi untuk mengidentifikasi peluang otomatisasi.
Namun saat ini, Pabrik Robot mendapat dukungan karyawan yang kuat, namun awalnya agak sulit.
Pada awalnya terdapat kekhawatiran di kalangan karyawan bahwa robot akan ‘mencuri pekerjaan mereka’ dan mereka akan diberhentikan. Jadi…kami membuat video tentang penerapan robot pertama ini dan bagaimana hal itu membantu karyawan. Dan kami menunjukkannya kepada seluruh organisasi, menyoroti dengan jelas bagaimana robot perangkat lunak dapat membantu individu terbebas dari tugas-tugas semacam ini, memungkinkan mereka melakukan pekerjaan bernilai lebih tinggi yang memanfaatkan bakat mereka sendiri.
Javier Castellanos, Kepala Pabrik Robot, Orange Spanyol
Castellanos juga mencatat bahwa pelatihan karyawan mengenai otomatisasi “merupakan hal mendasar bagi keberhasilan inisiatif ini—di satu sisi untuk mengurangi rasa takut terhadap teknologi namun juga untuk memotivasi staf agar mengubah cara mereka menjalankan bisnis.” Saat ini, setiap karyawan Orange Spain dapat menyarankan ide otomatisasi melalui situs internal Pabrik Robot, serta melacak kemajuan secara real time.
Karyawan Castellanos dan Pabrik Robot telah mampu membuat pemangku kepentingan senang melalui inisiatif otomatisasi mereka. Para eksekutif sangat senang dengan penghematan signifikan yang dihasilkan oleh otomatisasi, sementara karyawan dan pelanggan puas dengan peningkatan pengalaman yang dimungkinkan oleh otomatisasi.
5. Alokasikan sumber daya yang dihasilkan oleh otomatisasi ke area pertumbuhan dalam organisasi
Banyak eksekutif berasumsi bahwa tujuan akhir dari program otomasi adalah mendorong efisiensi. Seperti yang ditunjukkan oleh rekan penulis laporan, Shelton dan Barkin, ini hanyalah permulaan. Sebagian besar ROI dari otomatisasi yang didukung AI muncul setelah peningkatan efisiensi, ketika organisasi dapat mengerahkan sumber daya manusia dan investasi ke area pertumbuhan.
Sumber:Bain &Company, "Keadaan Otomatisasi yang Didukung AI"
Artinya secara spesifik bergantung pada ciri unik masing-masing perusahaan. Dalam beberapa kasus, tim yang menghemat banyak waktu melalui otomatisasi tetap menjalankan peran yang sama, dan fokus pada tugas yang lebih bernilai tambah dalam lingkup mereka. Di negara lain, bisnis menyadari bahwa mereka dapat memberikan nilai lebih besar dengan memindahkan karyawan ke bidang lain yang dapat memanfaatkan keterampilan dan kreativitas mereka.
Terlepas dari hal spesifiknya, penulis laporan Bain &Company menekankan bahwa “elemen manusia akan tetap menjadi inti perusahaan, bahkan di era yang didominasi oleh AI dan otomatisasi.” Survei mereka mengungkapkan bahwa 64% responden memperkirakan tidak akan ada pengurangan tenaga kerja atau peningkatan perekrutan setelah mengadopsi otomatisasi yang didukung AI.
Perusahaan semikonduktor Applied Materials tahu sejak awal bahwa mereka ingin menjadi besar dengan otomatisasi. Menurut Heather Whitfield, Manajer Otomasi Proses dan Pengujian di Applied Materials, “kami tidak ingin menghemat waktu beberapa jam di sana-sini, kami mencari perangkat baru yang mengubah cara kami bekerja.” Mereka memusatkan upaya awal mereka pada departemen keuangan, yang menghadapi tantangan berat:memberikan dukungan mitra bisnis internal yang lebih besar tanpa menambah sumber daya. Artinya, tim keuangan memerlukan solusi otomatisasi agar mereka lebih efisien, serta rencana untuk memberikan dukungan yang lebih besar dengan menghemat waktu.
Dengan “melakukan semuanya sejak hari pertama,” Applied Materials “mencapai kesuksesan otomatisasi dalam skala dan kecepatan yang membuat iri sebagian besar perusahaan,” menghemat lebih dari 125.000 jam. Banyak organisasi tidak hanya iri dengan hasil ini—mereka melihatnya sebagai tujuan akhir dari program otomatisasi.
Bahan Terapan berbeda. Mereka menggunakan penghematan waktu dan sumber daya yang diperoleh melalui Platform UiPath untuk “mengambil keputusan yang lebih baik, lebih cepat, dan lebih cerdas yang membantu mendorong pertumbuhan,” serta mengalihkan sumber daya dan sumber daya ke dalam penelitian dan pengembangan.
Pengguna otomatisasi awal yang didukung AI akan mendapatkan keuntungan yang signifikan
Perilaku ini memberikan cetak biru bagi semua jenis perusahaan untuk mencapai hasil nyata dengan menggunakan otomatisasi untuk menerapkan AI. Namun seperti yang dicatat oleh penulis laporan, “tampak jelas bahwa otomatisasi yang didukung AI, termasuk AI generatif, akan menciptakan kesenjangan yang lebih besar antara organisasi yang memiliki rencana dan organisasi yang tidak memiliki rencana—memperkuat keunggulan dan menempatkan pengguna awal pada posisi yang lebih kuat selama konfigurasi ulang pasar yang akan datang.”
Jadi, untuk mewujudkan ROI maksimum dari upaya otomatisasi bertenaga AI Anda, ingatlah praktik terbaik ini dan mulai sesegera mungkin. Dengan melakukan hal ini, Anda akan menempatkan organisasi Anda pada posisi yang tepat untuk sukses di era AI.
