Peran Strategis AI dalam Transformasi &Otomatisasi Digital

TL;DR:Peran AI dalam Transformasi dan Otomatisasi Digital

AI dengan cepat memajukan dan membentuk kembali otomatisasi dan manajemen proses di seluruh industri. Untuk mempersiapkannya, perusahaan harus mendefinisikan dengan jelas tujuan transformasi digital mereka dan memahami perbedaan antara digitalisasi (mengubah kertas menjadi digital) dan digitalisasi (menggunakan data digital untuk mentransformasikan proses).

Keberhasilan penerapan AI bergantung pada pengambilan data yang terstandarisasi dan konsisten serta melibatkan karyawan untuk mengidentifikasi peningkatan proses. Otomatisasi yang didukung AI meningkatkan produktivitas, mengurangi kesalahan manusia, dan mendukung kepatuhan melalui pemantauan waktu nyata dan alur kerja terstandarisasi. Organisasi yang menerima perubahan ini akan mendapatkan keunggulan kompetitif dalam lanskap industri yang terus berkembang.

Bradley Flook, chief revenue officer di Intoware, mengeksplorasi peran kecerdasan buatan dalam membantu meningkatkan otomatisasi, mengeksplorasi langkah-langkah apa yang perlu diambil perusahaan untuk mempersiapkannya.

Berlangganan PII dan terima:

Majalah digital dua bulanan kami yang sudah lama berdiri *Informer Industri Proses*, menampilkan artikel eksklusif, berita, dan pembaruan di seluruh Industri Proses, ditambah komentar dari tiga pakar industri kami:

Sean Moran

Gavin Smith

Dave Hijau

TAMBAHAN:

• Pembaruan Industri Proses — buletin elektronik mingguan kami
• Podcast PII
• Pesan khusus dari mitra periklanan kami

Kita semua telah menyaksikan revolusi digital yang melanda industri dalam beberapa tahun terakhir. Istilah-istilah seperti ‘tenaga kerja yang terhubung’ dan ‘transformasi digital’ telah menjadi hal yang lumrah baik di ruang rapat maupun di lapangan, seiring dengan munculnya teknologi baru yang memungkinkan bisnis untuk menyederhanakan operasional.

Namun, dengan perkembangan kecerdasan buatan (AI) yang sangat pesat, dan diperkirakan 82 persen produsen melaporkan rencana untuk meningkatkan anggaran mereka di bidang ini selama 12-18 bulan ke depan, revolusi digital akan semakin cepat.

Jadi apa yang perlu dilakukan organisasi untuk mempersiapkannya? Dan apa manfaat AI dalam hal otomatisasi dan manajemen proses?

Hal pertama yang harus dilakukan adalah memahami dengan jelas tujuan perjalanan transformasi digital mereka.

Hal ini dimulai dengan kembali ke dasar, memahami perbedaan antara digitalisasi dan digitalisasi.

Digitalisasi vs Digitalisasi

Kedua istilah tersebut terdengar mirip tetapi memiliki arti yang sangat berbeda.

Digitalisasi merangkum pergerakan untuk, secara harfiah, mendigitalkan dokumen kertas – mentransfer item ke dalam bit dan byte.

Mulai dari foto hingga dokumentasi penting perusahaan – kini semakin banyak barang-barang yang biasanya bergantung pada kertas telah berpindah ke dunia maya, sehingga meningkatkan pengamanan informasi dan menjadikan segalanya lebih mudah diakses dibandingkan sebelumnya.

“Dengan adanya proses digital untuk memastikan data dikumpulkan, organisasi dapat memperoleh wawasan berharga tentang operasi bisnis – mulai dari waktu penyelesaian tugas hingga mengidentifikasi hambatan dan inefisiensi.”

Namun, proses ini saja tidak akan mengubah bisnis. Ddigitalisasi akan.

Digitalisasi adalah ketika data organisasi diproses melalui teknologi digital canggih dan digunakan untuk tujuan transformasi digital dalam bisnis.

Data digital ditangkap dan diproses, sehingga menyajikan kekayaan data yang memungkinkan perusahaan menganalisis sistem dan prosesnya dan, pada gilirannya, mendorong perubahan besar dalam cara operasinya.

Peneliti perintis transformasi digital, George Westerman, merangkumnya dengan sempurna, dengan mengatakan:“Jika transformasi digital dilakukan dengan benar, hal itu seperti ulat yang berubah menjadi kupu-kupu, namun jika dilakukan dengan salah, yang Anda miliki hanyalah ulat yang sangat cepat.”

Nilai data

Meskipun digitalisasi dokumen dan pengenalan teknologi digital untuk mengelola proses merupakan langkah yang bagus, namun hal tersebut tidak cukup, terutama dengan kehadiran AI.

Telah terdokumentasikan dengan baik bahwa kebangkitan AI mempunyai potensi untuk merombak sistem dan proses secara menyeluruh – namun keberhasilan hal ini bergantung pada penerapan proses pengambilan data yang tepat di seluruh organisasi sejak awal.

Informasi ini awalnya berasal dari masukan manusia, sehingga menempatkan karyawan sebagai pusat dari setiap digitalisasi dan strategi AI untuk memahami cara mereka bekerja, titik kontak data yang ada, dan bekerja bersama mereka untuk mengidentifikasi area yang dapat disederhanakan agar lebih produktif dan efisien.

Dengan adanya proses digital untuk memastikan data ditangkap, organisasi kemudian dapat memperoleh banyak wawasan berharga tentang operasi bisnis – mulai dari waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas, hingga hambatan apa pun yang terjadi. Data ini kemudian memberikan landasan kuat yang diperlukan untuk memanfaatkan AI secara efektif di seluruh organisasi.

Mengurangi kesalahan manusia

Menyediakan alat AI dengan data perusahaan untuk digunakan memerlukan proses tersendiri, namun untuk memastikan informasinya terstandarisasi dan konsisten.

Jika Anda mendeskripsikan tugas atau proses secara manual, atau mengizinkan tenaga kerja memberikan respons khusus mereka terhadap pertanyaan atau permintaan berdasarkan tugas, risiko kesalahan akan selalu meningkat.

Biasanya orang mendeskripsikan item atau proses dengan cara yang berbeda-beda, namun hal ini dapat menyebabkan masalah saat memasukkan data ke alat otomatisasi alur kerja dan memanfaatkan AI.

Menstandarkan informasi ini, memungkinkan orang untuk memilih dari daftar yang telah diisi sebelumnya atau menggunakan perintah yang terstandarisasi, menghilangkan segala inkonsistensi dan, pada gilirannya, meningkatkan standar data yang dikumpulkan, memastikan keseragaman di seluruh proses dalam organisasi serta memberikan informasi yang jelas dan konsisten kepada AI untuk digunakan.

“AI tidak akan kemana-mana – AI akan tetap ada dan sudah membentuk cara kerja industri dengan cepat. Mengikuti perkembangan akan menjadi kunci bagi organisasi yang ingin tetap kompetitif seiring berkembangnya teknologi.”

Memberdayakan AI untuk otomatisasi

Setelah transformasi digital dimulai, dengan adanya proses pengambilan data yang terstandarisasi dan karyawan yang terlibat serta berinvestasi dalam perubahan tersebut, alat AI kemudian dapat bekerja dalam mendukung organisasi dengan menciptakan alur kerja dan prosedur digital dengan cepat dan mudah, sehingga meningkatkan produktivitas dan mengurangi kemungkinan kesalahan manusia di seluruh bidang.

Contoh bagusnya adalah kepatuhan perusahaan terhadap standar dan peraturan industri – sesuatu yang menjadi perhatian penting bagi industri.

Otomatisasi alur kerja yang didukung AI dapat mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan kepatuhan, seperti tugas pemeliharaan preventif, sertifikasi, persyaratan pelatihan, dan berbagi dokumentasi, dan hampir secara instan membuat proses digital standar untuk diikuti oleh tenaga kerja, memastikan setiap tindakan dilakukan dengan cara yang benar, didokumentasikan, dan dapat diverifikasi.

Selain itu, sistem AI juga dapat memfasilitasi pemantauan dan pelaporan secara real-time, sehingga memperingatkan tim mengenai potensi masalah kepatuhan sebelum masalah tersebut menjadi lebih parah.

“Otomasi alur kerja yang didukung AI dapat memenuhi persyaratan kepatuhan hampir secara instan, menciptakan proses digital terstandar yang memastikan setiap tindakan dilakukan dengan benar, terdokumentasi, dan dapat diverifikasi.”

Pergeseran transformatif

AI tidak akan kemana-mana – AI akan tetap ada dan sudah membentuk cara kerja industri dengan cepat. Kita berada di tengah-tengah revolusi dan peran AI dalam otomatisasi alur kerja akan terus berkembang. Menjaga kecepatan akan menjadi kuncinya dan organisasi-organisasi yang menerapkan proses yang tepat sekarang untuk bekerja dengan AI akan tetap kompetitif seiring dengan semakin berkembangnya teknologi, sehingga menandai perubahan transformatif di masa depan manajemen proses.

FAQ:Transformasi Digital dan AI dalam Otomatisasi

Apa perbedaan antara digitalisasi dan digitalisasi?
Digitalisasi adalah mengubah dokumen kertas menjadi bentuk digital dan digitalisasi menggunakan data digital untuk mengubah dan mengoptimalkan proses bisnis

Mengapa standarisasi data penting bagi AI?
Hal ini memastikan konsistensi dan akurasi dalam input data, mengurangi kesalahan, dan memberikan informasi yang andal kepada AI untuk mengotomatiskan alur kerja secara efektif

Bagaimana AI mengurangi kesalahan manusia dalam otomatisasi?
Dengan menciptakan alur kerja digital yang terstandarisasi dan membatasi input manual atau beragam, AI meminimalkan inkonsistensi dan kesalahan di seluruh proses

Apa manfaat AI bagi pengelolaan kepatuhan?
AI dapat mengotomatiskan tugas kepatuhan, dokumentasi, dan pemantauan, memperingatkan tim tentang masalah sebelum masalah tersebut meningkat dan memastikan tindakan yang dapat diverifikasi

Mengapa karyawan harus terlibat dalam AI dan strategi transformasi digital?
Mereka memberikan wawasan penting tentang alur kerja dan titik data yang ada, membantu mengidentifikasi inefisiensi dan meningkatkan penerapan sistem baru

Apakah penerapan AI diperlukan agar tetap kompetitif?
Ya, seiring dengan terus berkembangnya AI, AI menjadi bagian integral dari manajemen proses dan otomatisasi yang efisien di seluruh industri

Apa langkah pertama yang harus diambil perusahaan untuk memanfaatkan AI?
Tetapkan tujuan transformasi digital yang jelas dan pastikan proses pengambilan data yang kuat dan terstandar sudah diterapkan