Fitur CMMS Teratas Menurut Manajer Fasilitas: Wawasan Kunci dari Survei Hippo

Hippo CMMS melakukan survei selama tiga bulan terhadap 100 manajer fasilitas untuk mendapatkan wawasan tentang apa yang dicari profesional saat ini dalam sistem perangkat lunak CMMS dengan beberapa temuan menarik. Survei meminta peserta untuk menjawab lima pertanyaan kunci, termasuk:

1. Bagaimana kondisi departemen pemeliharaan mereka saat ini?
2. Bagaimana operasi mereka?
3. Apa alasan utama mereka untuk mendapatkan CMMS?
4. Atribut dan fitur CMMS mana yang paling penting?
5. Kapan mereka berencana mengimplementasikan CMMS?

Kami telah merangkum temuan mereka di bawah ini.
Status atau Kondisi Saat Ini Departemen Pemeliharaan Langsung
Salah satu temuan paling menarik dari survei adalah kurang dari setengah responden (45%) melaporkan menggunakan metode dokumentasi manual (seperti spreadsheet Excel, metode kertas dan pensil klasik, atau bahkan catatan lipat atau rantai email) untuk melacak dan mengelola operasi pemeliharaan.
Masalah utama dengan metode pelacakan dan pengelolaan manual adalah kurangnya sistem terpusat, yang dapat mengakibatkan data yang bentrok, kesalahan, dan informasi yang tidak terkini. Secara ideal, fasilitas dan departemen pemeliharaan modern menyederhanakan operasi dan komunikasi di antara setiap saluran dan pengguna melalui penggunaan sistem terpusat untuk melacak dan mengelola setiap aspek database pemeliharaan Anda.
Faktanya, data sangat penting untuk mengukur progres terhadap standar. International Facility Management Association (IFMA) Foundation menerbitkan panduan cara yang difokuskan pada masalah ini, “Benchmarking for Facility Professionals,” yang menyoroti kebutuhan tidak hanya akan data tetapi juga metode untuk mengumpulkan dan menganalisis data tersebut secara kohesif. “Seringkali, ketika profesional fasilitas mengekspresikan minat dalam benchmarking, mereka akan memulai dengan mengatakan apa yang ingin mereka ukur. Di antara contoh paling populer adalah pemanfaatan ruang dan konsumsi atau biaya energi,” laporan tersebut menjelaskan. Kurangnya pelaporan data yang efisien dan andal adalah hambatan besar bagi fasilitas yang terus bergantung pada dokumentasi manual, membuat benchmarking dan pengukuran kinerja yang lebih tinggi semakin sulit dicapai.
Temuan menarik lain dari area survei ini meliputi:

• Departemen pemeliharaan memiliki rata-rata 11 pekerja pemeliharaan.
• Sebagian besar responden menyatakan bahwa mereka mempertimbangkan departemen pemeliharaan mereka sebagai sedang-secara saja dalam hal seberapa baik pendiriannya. (Pada skala dari tidak sama sekali terpendiri hingga sangat terpendiri, misalnya, sebagian besar responden berada di tengah-tengah.)
• Enam belas persen responden (16%) melaporkan bahwa departemen pemeliharaan mereka “tidak sama sekali terpendiri.”

Maka tidak heran lagi bahwa banyak departemen pemeliharaan modern mengalami kesulitan dengan manajemen pemeliharaan dan fasilitas yang efektif. Kurangnya proses, protokol, dan sistem yang jelas didefinisikan mengakibatkan upaya yang tidak terorganisir yang sering gagal memenuhi kebutuhan organisasi dan membuat benchmarking untuk mencapai tujuan fasilitas hampir mustahil.
Bagaimana Departemen Pemeliharaan Saat Ini?
Lebih dari satu per tiga responden (35%) dalam survei melaporkan memiliki hanya satu fasilitas, sementara 27% memiliki tujuh atau lebih fasilitas untuk dikelola. Sisa responden melaporkan memiliki antara dua dan enam fasilitas:

• 5% memiliki 5 hingga 6 fasilitas
• 8% memiliki 4 fasilitas
• 5% memiliki 3 fasilitas
• 16% memiliki 2 fasilitas

Bahkan dalam kasus di mana departemen memiliki satu fasilitas, tidak jarang fasilitas tersebut memiliki dua atau lebih bangunan yang menjadi tanggung jawab departemen untuk memantau dan mengelola aktivitas pemeliharaan.
Tentu saja, perusahaan sering tidak tetap stagnan. Organisasi yang hanya memiliki satu fasilitas tahun ini mungkin tumbuh menjadi lima fasilitas dalam dua tahun ke depan. Menurut Global Industries Analytics Report, potensi pasar global untuk manajemen fasilitas diproyeksikan mencapai $698,8 miliar pada 2020. Ini berbicara tentang pentingnya menggunakan alat teknologi seperti CMMS yang dapat menskalakan seiring pertumbuhan organisasi Anda, serta kemampuan untuk membandingkan data antar fasilitas.
Alasan Utama untuk Mendapatkan CMMS
Mayoritas responden (84%) setuju bahwa perawatan preventif proaktif penting bagi organisasi modern, menyebut ini sebagai alasan utama untuk mengimplementasikan CMMS. Selain itu, 83% peserta survei menyebut formulir pesan kerja sederhana sebagai faktor pendorong dalam keputusan mereka.
Hampir tiga perempat peserta survei (74%) mengatakan bahwa salah satu alasan utama mereka untuk mengimplementasikan CMMS adalah keinginan untuk pelacakan dan pengelolaan yang sederhana peralatan, aset, dan inventaris.
Selain itu, diperkirakan 75% tenaga kerja akan terdiri dari milenial pada tahun 2015. Generasi milenial tumbuh di era digital, dan praktik usang seperti dokumentasi manual sering tampak kuno bagi karyawan ini. Mereka terbiasa bergantung pada data untuk membantu dan meningkatkan kinerja kerja, jadi menjaga jejak dengan kebutuhan tenaga kerja yang terhubung dan mahir teknologi berarti solusi CMMS adalah harus untuk melangkah maju.
Fitur CMMS Paling Penting
Peserta survei menyebut beberapa fitur yang mereka pertimbangkan penting dalam memilih CMMS, termasuk:

• 74% mengatakan bahwa ketergunaan pengguna adalah fitur kunci.
• Sebaliknya, 0% peserta mengatakan bahwa ketergunaan pengguna “tidak sama sekali penting.”
• 46% melaporkan bahwa dukungan teknis berkualitas sangat penting.
• 44% memilih solusi CMMS dengan kemampuan manajemen peralatan dan aset.
• 39% mengatakan bahwa antarmuka kalender untuk melihat jadwal kerja adalah salah satu fitur terpenting dalam CMMS, dan 32% memilih solusi yang menawarkan aplikasi seluler untuk kemudahan akses.

SMGlobal mengidentifikasi fitur penting lainnya dalam CMMS seperti template tugas yang dapat digunakan ulang untuk pekerjaan pemeliharaan yang sering dilakukan, sehingga menghilangkan kebutuhan untuk menciptakan roda kembali untuk tugas berulang, dan kemampuan untuk menjadwalkan tugas dengan berbagai cara. Itu mungkin berarti menjadwalkan tugas berulang untuk berulang pada hari dan waktu yang sama setiap minggu atau bulan atau memicu penjadwalan tugas berdasarkan kondisi yang terpenuhi, seperti pesan kerja lain yang selesai, perubahan pembacaan meter, atau kondisi atau ambang alarm.
Backlog pemeliharaan menawarkan kemampuan untuk melacak pesan kerja yang terlewat, tertunda, atau belum selesai, dan pelaporan otomatis menyederhanakan proses pengiriman data laporan dan statistik kritis ke pemangku kepentingan utama. Fitur berguna lainnya adalah kemampuan untuk menghasilkan laporan kerusakan peralatan atau mesin, sehingga lebih mudah untuk mengidentifikasi penyebab utama kegagalan sistem atau gangguan layanan. Perbandingan historis atau real-time masalah dan data terkait kinerja dan biaya peralatan memberikan wawasan yang dapat ditindaklanjuti untuk mendorong pengambilan keputusan untuk pemeliharaan preventif, penggantian bagian proaktif, dan penggantian peralatan, memungkinkan manajer fasilitas untuk mengoptimalkan kinerja.
Saat mempertimbangkan alasan untuk mengimplementasikan CMMS dan fitur paling diinginkan, banyak manajer fasilitas yang sebelumnya bergantung pada proses manual mungkin melihat pelaporan dan fungsionalitas dasar. Layak untuk melihat lebih dalam ke kemampuan yang lebih canggih dari solusi CMMS untuk menentukan aplikasi dan fitur mana yang akan paling melayani organisasi Anda saat tumbuh. FacilitiesNet merekomendasikan menciptakan tim pemilihan CMMS untuk mendapatkan berbagai perspektif dan mengandalkan proses sistematis untuk memilih aplikasi yang tepat.
Waktu Implementasi
Hanya 3% responden survei melaporkan bahwa mengimplementasikan CMMS adalah tujuan jangka panjang. Empat puluh persen (40%) mengatakan mereka berencana mengimplementasikan CMMS dalam satu hingga tiga bulan, dan 20% berharap melakukannya dalam tiga hingga enam bulan ke depan.
Survei menunjukkan bahwa waktu ideal untuk mengimplementasikan solusi CMMS adalah rentang menengah, di antara satu bulan dan enam bulan, “karena baik vendor maupun klien memiliki cukup waktu untuk mengumpulkan dan memasukkan data tetapi tidak memiliki terlalu banyak waktu untuk meregangkan proyek dan mengalami kelelahan.”
Timeline ini juga penting mengingat banyak responden melaporkan keinginan untuk pelacakan aset, peralatan, dan inventaris yang efisien, karena solusi CMMS dipadukan dengan label kode batang dan solusi tag aset untuk memfasilitasi pengambilan data otomatis. Paduan ini mengurangi atau menghilangkan proses entri data manual, secara dramatis mengurangi kesalahan, meningkatkan akurasi dan efisiensi, dan mempercepat tugas seperti pelaporan pemeliharaan atau kepatuhan.
Camcode menawarkan tag aset dan label kode batang CMMS kustom untuk setiap aplikasi di fasilitas Anda, termasuk LDAR dan Steam Trap Tags, Metalphoto® CMMS Bar Code Asset Labels untuk menahan lingkungan yang keras, dan lainnya. Hubungi kami hari ini untuk mengetahui lebih lanjut tentang solusi label kode batang CMMS kustom untuk integrasi yang lancar dengan CMMS Anda.