Strategi Esensial Kepatuhan HR dan Keterlibatan Tenaga Kerja untuk Pemimpin Manufaktur

Seperti pepatah, karyawan Anda adalah aset paling berharga Anda. Sebagai such, bisnis manufaktur Anda perlu mendukung mereka dengan benar di semua fase masa kerja mereka dengan organisasi Anda. Ini melibatkan pematuhan kebijakan HR yang relevan, mematuhi hukum California, dan meningkatkan keterlibatan tenaga kerja secara keseluruhan. Dengan begitu banyak aspek yang dipertimbangkan, bagaimana Anda dapat tahu bahwa Anda mengikuti semua pedoman? Artikel ini akan memberi Anda beberapa tips dasar dan praktis untuk memelihara kepatuhan HR dan meningkatkan keterlibatan tenaga kerja.

Tautan Cepat:

• Apa Itu Kepatuhan HR di Bagian California?
• Persyaratan Pengembangan Kebijakan
• Proses Operasional
• Peningkatan Tenaga Kerja
• CMTC Secara Eksklusif Melayani Produsen California sebagai Bagian dari MEP National Network!

Apa Itu Kepatuhan HR di Bagian California?

Terdapat beberapa pembaruan kebijakan dan legislasi untuk regulasi kepatuhan HR di California tahun ini, termasuk pelaporan data upah, persyaratan cuti, kenaikan upah minimum, keberlanjutan dewan direktorat perusahaan, dan lebih banyak lagi. Misalnya, majikan dengan setidaknya 26 karyawan harus membayar pekerja setidaknya $14 per jam. Majikan dengan kurang dari 25 karyawan harus membayar setidaknya $13 per jam.

Langkah-langkah juga telah diambil untuk memperluas cuti keluarga atau medis berbayar—majikan dengan setidaknya lima karyawan harus menyediakan hingga 12 minggu kerja cuti tanpa bayar yang dilindungi pekerjaan bagi pekerja untuk berikatan dengan bayi, mengambil cuti medis atau merawat kerabat—termasuk anak, orang tua, kakek nenek, cucu, saudara, pasangan, atau pasangan domestik. SB 1383 memperluas California Family Rights Act (CFRA), yang sebelumnya hanya memberikan cuti ini kepada karyawan di bisnis dengan setidaknya 50 karyawan.

Persyaratan Pengembangan Kebijakan

Terdapat beberapa kebijakan komprehensif yang harus dirintis organisasi manufaktur Anda, termasuk yang melindungi, seperti:

• At-Will: Buat pernyataan kebijakan untuk aplikasi at-will & surat penawaran Anda
• EEO: Sertakan pernyataan kebijakan dalam iklan lowongan dan situs web perusahaan Anda bahwa Anda adalah Pemberi Kesempatan Kerja Sama
• FEHA: Buat dan sampaikan pemberitahuan kebijakan kepada karyawan Anda mengenai keluhan diskriminasi yang terkait dengan Fair Employment and Housing Act
• Kesiapan Pandemi: Buat dan distribusikan rencana, buku panduan, dan pedoman Kesiapan Pandemi
• Pencegahan Cedera dan Penyakit (IIPP): Ikuti pedoman OSHA dan buat Rencana Pencegahan Cedera & Penyakit

Dan kebijakan yang mengafirmasi nol toleransi di perusahaan manufaktur Anda, termasuk:

• Diskriminasi: Buat pernyataan kebijakan untuk sikap perusahaan Anda terhadap anti-diskriminasi
• Peledakan: Terbitkan pernyataan kebijakan yang menyatakan bahwa perusahaan Anda tidak memiliki toleransi terhadap peledakan macam apa pun
• ADA: Buat dan sampaikan pemberitahuan kebijakan kepada karyawan Anda tentang Americans with Disabilities Act (ADA) dan definisikan akomodasi yang wajar
• Kekerasan di Tempat Kerja: Buat dan distribusikan kebijakan tentang tidak ada kekerasan di tempat kerja
• Senjata: Sertakan kebijakan yang didefinisikan tentang tidak ada senjata
• Alkohol atau Narkotika Ilegal: Definisikan dan buat pedoman kebijakan dengan nol toleransi terhadap merokok, alkohol, atau narkotika ilegal

Proses Operasional

Kepatuhan HR memainkan peran kritis dalam mendirikan tempat kerja yang adil dan setara, mulai dari saat merekrut calon karyawan hingga pengakhiran pekerjaan. Bagian-bagian berikut meninjau beberapa dasar kunci dalam memastikan proses yang benar dari awal hingga akhir.

Rekrutmen

• Ban the Box: Informasi Riwayat Kejahatan Hukum California melarang majikan untuk memperoleh informasi riwayat kejahatan selama proses pengajuan; informasi riwayat kejahatan tidak boleh dicari sampai setelah tawaran kerja bersyarat telah dibuat. Setelah majikan telah membuat tawaran kerja bersyarat, masih ada aturan dan pembatasan spesifik tentang jenis informasi yang dapat diperoleh dan apa yang dapat Anda lakukan dengan informasi tersebut. Sebelum Anda memutuskan untuk tidak mempekerjakan pelamar karena latar belakang kriminalnya, Anda harus memberikan pemberitahuan spesifik kepada pelamar dan kesempatan untuk merespons, selain persyaratan lainnya.
• Prior Salary: Hukum California melarang majikan untuk menanyakan riwayat gaji pelamar pekerja, termasuk informasi tentang kompensasi dan manfaat. Majikan juga tidak dapat mengandalkan informasi riwayat gaji sebagai faktor dalam menentukan apakah akan mempekerjakan pelamar atau berapa gaji yang akan diberikan kepada pelamar.

Daftar Periksa untuk Sukses:

Tip #1: Buat daftar periksa dan tentukan pekerjaan

Tip #2: Rencanakan strategi rekrutmen Anda

Tip #3: Iklankan posisi

Tip #4: Buat formulir evaluasi kandidat

Tip #5: Saring resume dan aplikasi yang direvisi/kompatibel

Tip #6: Lakukan pemeriksaan telepon

Tip #7: Jadwalkan wawancara di tempat

Tip #8: Buat tawaran tertulis/tanda tangan diminta

Tip #9: Lakukan pemeriksaan sebelum pengangkatan

Tip #10: Buat rencana onboarding

Deskripsi pekerjaan harus memainkan beberapa peran penting di mana ia menjelaskan tanggung jawab karyawan, mendefinisikan apa yang diharapkan dari karyawan, memberikan langkah pertama yang kritis dalam proses perekrutan atau seleksi, merangkum objektif jelas dari peran, dan mencakup pernyataan tugas yang bermakna sebagai alat berharga dalam mengarahkan karyawan baru ke peran mereka di departemen.

Setelah dipekerjakan, proses onboarding perusahaan manufaktur Anda harus mendefinisikan komponen kritis dari perekrutan karyawan dan menghasilkan retensi yang meningkat. Bagian dari proses perekrutan ini menetapkan nada untuk posisi, perusahaan, harapan karyawan baru, kebijakan, dan prosedur, mendorong proses komunikasi dua arah, menyediakan peta jalan untuk sukses, dan memperkuat bahwa semua karyawan baru ingin berhasil.

Pastikan untuk mendirikan daftar periksa harapan untuk karyawan baru, izinkan waktu dan sumber daya untuk kertas kerja sebelum perekrutan, dan tentukan Orientasi Karyawan Baru pada hari pertama mereka. Untuk membantu membawa karyawan baru Anda ke dalam lingkungan perusahaan manufaktur Anda, sediakan proses check-in formal di akhir minggu pertama mereka, lalu setelah 30, 60, dan 90 hari.

Selain itu, menciptakan buku pegawai dapat membantu karyawan baru Anda bertransisi ke posisi mereka. Buku pegawai ini mengurangi potensi tanggung jawab hukum, meskipun tidak diwajibkan secara hukum. Secara esensial ia mencakup kebijakan dan prosedur keluhan untuk semua, menetapkan batasan, dan mencegah kesalahpahaman. Dengan demikian, ia mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mengelola pertanyaan tentang apa yang diizinkan, menciptakan konsistensi dalam cara permintaan dan manfaat ditangani, dan bahkan memberikan perlindungan hukum jika praktik-traktir ditantang di pengadilan

Wage Orders

Pada tahun 2019, lebih dari $9,27 miliar yang harus dibayarkan kepada pekerja AS yang mendapatkan kurang dari $13 per jam (swasta, non-ikat serikat) diambil oleh majikan yang memaksa arbitrase pada karyawan mereka. Diperkirakan lebih dari 4,6 juta pekerja telah mengalami pencurian upah dalam tahun terakhir. Pengacara pribadi mendapatkan $467 juta dalam gugatan kelas gaji dan jam.

Pastikan Anda mematuhi semua hukum gaji dan jam, memahami dan menerapkan hukum lembur, menghilangkan pencurian tip, memastikan semua periode makan dan istirahat dengan kuat, dan secara umum melindungi kesehatan dan keselamatan pekerja di organisasi manufaktur Anda.

Bagaimana Melakukan Tindakan Korektif

Tindakan korektif di bisnis manufaktur Anda harus mengikuti urutan operasi umum ini:

• Peringatan Lisan/Reprimand
• Peringatan Tertulis/Reprimand
• Probation
• Suspensi
• Cuti dengan/Tanpa Gaji
• Pemutusan Hubungan
• Pemisahan

Saat melakukan tindakan korektif, pastikan semua hal Anda sudah siap:

1. Buat formulir disiplin karyawan.
2. Lakukan penyelidikan yang penuh dan adil.
3. Dapatkan fakta. Jangan subjektif. Jangan jelas dan spesifik.
4. Selesaikan formulir saat fakta masih segar.
5. Dapatkan pengakuan karyawan secara tertulis.
6. Izinkan karyawan untuk menjelaskan perilaku. Jangan adil.
7. Gunakan proses disiplin sebagai pengalaman positif, jika memungkinkan.

Pedoman Pemutusan Hubungan

Beberapa hukum bagian dan federal ada yang mengatur di bawah keadaan majikan boleh melepaskan karyawan. Misalnya, majikan tidak diizinkan untuk memecat pekerja karena alasan diskriminasi, seperti ras, warna, jenis kelamin, usia, asal negara, atau disabilitas karyawan. Karyawan juga tidak boleh dipecat sebagai balasan untuk menegakkan hak hukum mereka. Jika majikan melanggar salah satu hukum ini, itu dapat menemukan dirinya menghadapi tindakan hukum dari karyawan yang dipecat.

California adalah bagian kerja at-will, seperti sebagian besar bagian lain di negara ini. Di bawah doktrin kerja at-will, hubungan majikan dan karyawan adalah sukarela dan dapat diakhiri oleh setiap pihak, kapan saja. Tidak perlu ada alasan untuk pemutusan hubungan dan tidak ada pemberitahuan yang diperlukan. Namun, ini tidak memberikan hak pada majikan untuk memecat karyawan dalam setiap keadaan. Oleh karena itu, majikan harus menyadari pengecualian yang ada terhadap doktrin kerja at-will.

Di sisi lain, kerja at-will tidak memberikan hak kepada majikan untuk memecat karyawan dalam setiap situasi. Karyawan dilindungi oleh hukum bagian dan federal dari pemecatan karena alasan diskriminasi, serta dari pemecatan sebagai balasan untuk menegakkan hak mereka. Majikan juga diwajibkan untuk mematuhi syarat dari kontrak pekerjaan atau perikatan serikat. Majikan yang melanggar salah satu hukum pekerjaan ini dapat ditemukan bertanggung jawab atas upah, manfaat, dan biaya hukum yang hilang karyawan yang dipecat.

Saat memutuskan hubungan karyawan, pastikan untuk melakukan hal berikut:

• Siapkan cek terakhir, termasuk cuti yang belum digunakan.
• Dokumentasikan situasi. Jelaskan dengan tenang & jelas kepada karyawan.
• Lakukan wawancara keluar untuk mengumpulkan properti perusahaan kecuali pemutusan hubungan mendesak.
• Nonaktifkan akses bangunan, komputer, alat.
• Eskort karyawan untuk mengumpulkan properti pribadi mereka, jika berlaku.
• Jangan ancam atau balas dendam.
• Hubungi otoritas pada tanda pertama perlawanan atau potensi kekerasan.

Peningkatan Tenaga Kerja

Diversitas, Kesetaraan & Inklusi

Diversitas adalah kehadiran perbedaan dalam lingkungan tertentu. Di tempat kerja, itu bisa berarti perbedaan dalam ras, etnisitas, jenis kelamin, identitas jenis kelamin, orientasi seksual, usia, dan kelas sosial. Garis yang sama, kesetaraan adalah tindakan untuk memastikan bahwa proses dan program tidak bias, adil, dan memberikan hasil yang sama bagi setiap individu. Secara komprehensif, inklusi adalah praktik untuk memastikan bahwa orang merasa rasa tergabung di tempat kerja. Ini berarti setiap karyawan merasa nyaman dan didukung oleh organisasi ketika datang menjadi diri mereka yang asli.

Unconscious Bias adalah stereotipe sosial tentang kelompok orang tertentu yang dibentuk individu di luar kesadaran sadar mereka. Setiap orang memiliki keyakinan tidak sadar, dan bias ini berasal dari kecenderungan seseorang untuk mengorganisir dunia sosial dengan mengategorikannya. Di sisi lain, bias sadar ditandai, dalam ekstrimnya, oleh perilaku negatif terang yang dapat diekspresikan melalui pelecehan fisik dan verbal, atau melalui hal yang lebih halus seperti pengecualian.

Referensi Karyawan

Program referensi karyawan adalah strategi rekrutmen di mana majikan mendorong karyawan saat ini, melalui hadiah, untuk mereferensikan kandidat yang layak untuk pekerjaan di organisasi mereka. Misalnya, karyawan baru yang ditemukan melalui program referensi karyawan lebih mungkin untuk tinggal di perusahaan Anda dan 82% karyawan menilai Referensi Karyawan di atas semua opsi pencarian lainnya untuk menghasilkan ROI terbaik. Karyawan yang direferensi memulai pekerjaan mereka lebih cepat daripada karyawan dari sumber lain; sebenarnya, setelah 29 hari untuk yang pertama dan setelah 55 hari untuk kandidar dari situs karir.

Program referensi karyawan adalah program formal yang telah ditetapkan majikan untuk mendorong karyawan untuk mereferensikan kandidat untuk pekerjaan di perusahaan. Program referensi memberi manfaat pada majikan dan karyawan saat ini. Dalam beberapa kasus, bonus dapat diperoleh jika kandidat yang direferensi dipekerjakan. Mereka dapat berkontribusi pada retensi karyawan yang meningkat, dan menentukan nilai dan anggaran (minimum hingga maksimum) saat menerapkan program.

Rewards dan Pengakuan untuk Karyawan Berprestasi

Memberikan hadiah dan mengakui karyawan menghasilkan keterlibatan karyawan yang lebih besar, yang meningkatkan retensi dan membantu menciptakan tempat kerja yang lebih positif secara keseluruhan. Mengintegrasikan program hadiah dan pengakuan membantu meningkatkan keterlibatan karyawan, yang menghasilkan banyak manfaat bagi perusahaan, termasuk:

• Meningkatkan motivasi
• Menghargai
• Mendorong persaingan yang ramah
• Meningkatkan produktivitas
• Meningkatkan retensi karyawan
• Menciptakan tempat kerja yang positif

CMTC Secara Eksklusif Melayani Produsen California sebagai Bagian dari NIST MEP National Network!

National Institute of Standards and Technology (NIST) mendirikan Manufacturing Extension Partnership (MEP) pada tahun 1988 dengan misi untuk meningkatkan produktivitas dan kinerja teknologis manufaktur AS. Melalui kolaborasi di tingkat federal, bagian, dan lokal, Pusat MEP bekerja dengan produsen untuk mengembangkan produk dan pelanggan baru, memperluas dan mendiversifikasi pasar, mengadopsi teknologi baru, dan meningkatkan nilai dalam rantai pasokan.

Sebagai bagian dari NIST MEP National Network, CMTC melayani sebagai penasihat tepercaya untuk produsen kecil dan menengah (SMM) untuk menyelesaikan masalah HR mereka dan menemukan solusi yang menjaga organisasi mereka aman dan mematuhi.

Tujuan kami di CMTC adalah untuk memastikan perusahaan manufaktur yang kami layani memahami langkah-langkah kepatuhan yang paling terbaru dan menerapkannya secara efektif untuk melindungi karyawan mereka dan menghindari denda tidak patuh. Kami memahami bahwa hukum kepatuhan selalu berubah dan mungkin sulit untuk diikuti, itulah sebabnya para ahli kami ada untuk membantu! Hubungi kami hari ini!