Memikirkan Kembali RFP:Menggunakan Data untuk Mencapai Akurasi dan Kelincahan

Sebagian besar profesional rantai pasokan akan setuju bahwa proses pengadaan operator jaringan tahunan tradisional yang lengkap memiliki inefisiensi. Akses ke data yang lebih baik mengubah cara organisasi beroperasi, dan sudah saatnya strategi transportasi juga berubah. Namun banyak departemen transportasi terus melakukan gerakan yang sama.

Secara historis, proses pengadaan kapal induk memakan waktu yang lama. Pengirim menghabiskan banyak waktu untuk mempersiapkan dan meninjau permintaan proposal (RFP) untuk mengidentifikasi operator yang tepat berdasarkan harga, layanan, keandalan, dan kompatibilitas jaringan. Pada gilirannya, operator menghabiskan waktu untuk menanggapi RFP tersebut. Setelah proses yang biasanya panjang dan melelahkan, kesepakatan dibuat dan kontrak ditandatangani.

Seiring waktu, tantangan tak terduga dan perubahan dalam jaringan transportasi kedua belah pihak dapat menyebabkan kesepakatan menjadi berantakan. Hal ini menyebabkan pengirim berebut untuk menemukan mitra operator baru di pasar spot atau melalui perantara, atau operator mencari truk tambahan untuk mengisi kapasitas.

Dengan strategi pengadaan penggerak data yang tepat, praktik RFP yang lebih baik akan menghasilkan jaringan yang lebih stabil dan produktif, serta hubungan pengirim-pengangkut yang lebih kuat.

Membangun Jaringan Transportasi yang Lebih Kuat

Apa yang menghambat pengirim untuk melakukan RFP transportasi yang lebih baik? Kurangnya visibilitas di luar jaringan langsung mereka dan jejak pengiriman mereka sendiri. Informasi yang tersedia untuk pengirim adalah jejak jaringannya sendiri, tetapi itu hanya satu bagian kecil dari gambaran yang jauh lebih besar. Saat pengirim dibatasi oleh kumpulan data yang tidak lengkap, mereka tidak dapat memahami bagaimana jaringan operator berinteraksi dengan ekosistem pengiriman yang lebih luas.

Dengan mitra transportasi yang tepat, pengirim dapat menggunakan data yang lebih akurat dan kuat untuk mencapai pandangan yang lebih luas tentang jaringan operator di luar jaringan mereka sendiri, sebagai masukan untuk strategi pengadaan barang mereka. Mereka dapat mengevaluasi jejak pengiriman dari pengirim serupa di seluruh AS, dan mempersempit jumlahnya menjadi kinerja tingkat jalur untuk mempertimbangkan semua faktor yang memengaruhi hasil tarif.

Konsultan rantai pasokan tradisional mungkin menyediakan data dump kepada pengirim sebelum RFP. Informasi tersebut menawarkan snapshot dari titik waktu tertentu selama tahun sebelumnya. Masalahnya adalah bahwa data semacam ini terlalu episodik, dan dapat terdistorsi oleh cakupannya yang terbatas. Ini mungkin membantu pengirim untuk mengidentifikasi tren makro, tetapi data transportasi yang lebih inklusif dengan peningkatan perincian dan membuka potensi strategis khusus untuk jaringan pengirim.

Data tahun lalu terbatas dalam kemampuannya untuk membantu pengirim menavigasi ketidakpastian setelah bencana alam, memberikan panduan setelah perubahan ekonomi yang tidak terduga, atau menunjukkan bahwa operator mematuhi perjanjian pengiriman terbaru.

Sebaliknya, pengirim harus menganalisis data hidup di balik jaringan transportasi yang terus berkembang, membawa informasi dan wawasan lebih dekat ke waktu nyata. Hal ini menambah kelincahan pada strategi rantai pasokan, dan memungkinkan para pemimpin transportasi untuk membuat penyesuaian yang berkelanjutan dan diperhitungkan sepanjang tahun.

Mengidentifikasi Campuran Operator yang Tepat

Pendekatan warisan ke RFP operator hanya melibatkan menempatkan jaringan pengirim untuk menawar. Sayangnya, bukti anekdot sering digunakan untuk melakukan RFP pembawa. Profesional rantai pasokan mendengar cerita dari rekan industri dan pendahulunya tentang operator mana yang dapat mereka percayai, tetapi informasi anekdotal itu bisa tidak dapat diandalkan. Bias ini memengaruhi operator mana yang masuk daftar pendek.

Mempertimbangkan reputasi operator tentu saja merupakan langkah yang bijaksana. Tetapi mencadangkan cerita dengan nomor pasti adalah cara yang jauh lebih kuat untuk menentukan operator mana yang akan disertakan dalam acara RFP. Selain reputasi, pengirim masih harus memeriksa apakah operator cocok untuk jaringan mereka. Mengevaluasi data yang dapat dipercaya adalah cara yang harus dilakukan.

Pengirim cenderung memiliki kelompok inti operator yang dengannya mereka telah mengembangkan hubungan jangka panjang. Dalam banyak hal, ini sangat ideal. Hubungan yang kuat diperlukan untuk mendukung rantai pasokan. Namun karena pasar selalu berubah, pengirim harus meninjau data dan secara teratur mengevaluasi kembali mitra operator untuk menentukan apakah mereka masih mewakili kecocokan yang tepat untuk jaringan transportasi pengirim.

Secara tradisional, banyak pengirim mengoperasikan RFP di bawah pola pikir bahwa operator dengan tawaran terendah memenangkan pekerjaan. Tetapi terlalu banyak operator berbiaya rendah yang menyediakan layanan yang buruk dan kapasitas yang tidak dapat diandalkan menimbulkan risiko tambahan pada jaringan transportasi.

Dalam beberapa kasus, misalnya, kemitraan ini berantakan karena operator tidak memiliki keselarasan alami dengan pengiriman pengirim. Tawaran berbiaya rendah itu sekarang membebani pengirim dengan biaya tambahan, karena ia menuju ke pasar spot untuk menemukan operator baru untuk memenuhi pengiriman pada menit terakhir. Itu kemungkinan berarti pengirim membayar tarif pengiriman yang lebih tinggi dari yang diperkirakan sebelumnya.

Hal ini dapat dihindari jika pengirim menggunakan data yang tepat untuk mengidentifikasi mitra yang stabil di awal RFP, kemudian secara konsisten memantau kinerja dan kesesuaian. Mengidentifikasi mitra operator yang paling cocok untuk jaringan di luar ekspektasi biasanya memberikan manfaat besar bagi pengirim dan operator.

Peluang yang biasanya terlewatkan di antara pengirim yang lebih besar adalah mempertimbangkan operator kecil hingga menengah. Meskipun "operator teratas" memiliki pangsa pasar mayoritas, bermitra dengan operator yang mengoperasikan armada yang lebih kecil, menyediakan spesialisasi pengiriman, atau melayani wilayah tertentu memberikan keuntungan yang unik.

Pengangkut yang lebih kecil mungkin tidak memiliki tim penjualan yang besar atau anggaran pemasaran yang luas, tetapi masih bisa menjadi pilihan yang ideal untuk jaringan transportasi pengirim. Operator yang berkonsentrasi pada layanan regional dapat menjadi mitra yang baik karena mereka memiliki jaringan aktif di sekitar jalur utama. Sementara operator nasional mungkin mengirim truk ke area ini, itu bisa datang dengan biaya tambahan untuk menarik pengemudi keluar dari volume jaringan yang lebih padat. Operator yang lebih kecil juga dapat menjadi mitra yang kuat karena mereka termotivasi untuk memprioritaskan kebutuhan pengirim, bukan hanya

menyediakan hubungan transaksional.

Membangun portofolio operator yang sehat itu menantang. Pengirim membutuhkan basis mitra yang dapat diandalkan, tetapi mereka juga harus menilai kemitraan tersebut dan tetap terbuka untuk bekerja dengan operator yang kurang dikenal — permata tersembunyi. Operator pertumbuhan yang lebih kecil ini dapat melengkapi operator inti dalam jaringan pengirim. Cara terbaik untuk mencapai keseimbangan itu adalah menggunakan data transportasi yang andal.

Melihat Di Luar “Nomor Tabungan”

Bagi sebagian besar eksekutif transportasi, penghematan dan penghindaran biaya adalah hal terpenting saat bekerja dengan konsultan dan mitra:Berapa banyak uang yang akan Anda hemat untuk saya? Apa ROInya? Angka penghematan didasarkan pada data lama, yang mewakili seperti apa jaringan transportasi tahun lalu, prakiraan penjualan, dan tingkat produksi yang diharapkan di fasilitas manufaktur. Semua orang yang terlibat tahu bahwa ini hanya perkiraan, dan semuanya pasti akan berubah dalam beberapa bulan mendatang. Penghematan dalam konteks ini tidak pernah dijamin.

Ada metrik yang lebih kuat yang dapat memberikan lebih banyak wawasan dan nilai yang lebih besar untuk strategi transportasi. Apakah pengirim memenuhi persyaratan pengambilan dan pengiriman tepat waktu dari pelanggannya? Apakah pengirim bekerja sesuai anggaran yang ditetapkan untuk jaringan transportasinya? Sasaran tersebut harus sama pentingnya dengan mengurangi biaya transportasi, berdasarkan jumlah penghematan subjektif yang ditentukan di awal proses RFP.

Perlunya Data Transportasi yang Akurat

Di saat e-niaga dan pengiriman langsung ke konsumen menjadi semakin vital bagi banyak rantai pasokan, transportasi merupakan bagian penting dalam menjalankan strategi yang efektif.

Memastikan bahwa pengirim menyiapkan dan mengoperasikan jaringan sebaik mungkin akan membantu tim transportasi tetap sesuai anggaran, sekaligus membedakan perusahaan mereka dari pesaing. Mampu mengakses data sebanyak mungkin, menafsirkan data tersebut, mengidentifikasi tren utama, dan menggunakannya untuk mengidentifikasi mitra terbaik sangat penting untuk rantai pasokan yang gesit.

Pentingnya data ini melampaui proses RFP. Misalnya, visibilitas data dapat mengidentifikasi tempat yang paling menguntungkan untuk fasilitas distribusi baru, berdasarkan aliran masuk dan keluar truk di area tertentu. Pengetahuan tersebut memposisikan pengirim untuk dengan mudah mengakses kendaraan yang baru saja mengirimkan barang dan perlu mengambil muatan baru.

Langkah pertama menuju jaringan transportasi yang lebih efisien dan efektif adalah menemukan mitra rantai pasokan dan konsultan ahli yang dapat menyediakan akses ke berbagai data berharga. Mitra ini dapat membantu pengirim menerapkan informasi tersebut ke strategi transportasi yang efektif, sambil memantau kinerja dan memberikan panduan tentang inisiatif peningkatan berkelanjutan.

Hubungan itu penting. Cerita dan pengalaman seputar layanan dan keandalan membantu pengambilan keputusan. Tetapi data memiliki kisahnya sendiri untuk diceritakan.

Heather Mueller adalah chief operating officer Breakthrough Supply Chain.