Mengubah Pengadaan Angkutan: Bagaimana Data Mendorong Akurasi dan Ketangguhan dalam RFP

Sebagian besar profesional rantai pasok akan setuju bahwa proses pengadaan angkutan tahunan, seluruh jaringan tradisional memiliki ketidakefisienan. Akses ke data yang lebih baik sedang mengubah cara organisasi beroperasi, dan saatnya strategi transportasi berubah juga. Namun banyak departemen transportasi terus melalui gerakan yang sama.

Secara historis, proses pengadaan pengangkut telah memakan waktu banyak waktu. Shipper menghabiskan sejumlah waktu yang cukup untuk mempersiapkan dan meninjau permintaan propos (RFP) untuk mengidentifikasi pengangkut yang tepat berdasarkan harga, layanan, keandalan, dan kompatibilitas jaringan. Sebaliknya, pengangkut menghabiskan waktu untuk merespons RFP tersebut. Setelah proses yang biasanya panjang dan melelahkan, kesepakatan dibuat dan kontrak ditandatangani.

Seiring waktu, tantangan yang tidak terduga dan perubahan dalam jaringan transportasi kedua pihak dapat menyebabkan kesepakatan runtuh. Ini mengakibatkan shipper buru-buru mencari mitra pengangkut baru di pasar spot atau melalui perantara, atau pengangkut yang mencari muatan truck tambahan untuk mengisi kapasitas.

Dengan data yang tepat mengemudi strategi pengadaan, praktik RFP yang lebih baik akan mengarah pada jaringan yang lebih stabil dan produktif, dan hubungan shipper-pengangkut yang lebih kuat.

Membangun Jaringan Transportasi yang Lebih Kuat

Apa yang menghalangi shipper untuk melakukan transportasi RFP yang lebih baik? Kurangnya visibilitas di luar jaringan langsung mereka dan jejak freight mereka sendiri. Informasi yang tersedia bagi shipper adalah tentang jejak jaringan mereka sendiri, namun itu hanyalah satu bagian kecil dari gambar yang lebih besar. Ketika shipper terbatas oleh dataset yang tidak lengkap, mereka tidak dapat memahami bagaimana jaringan pengangkut berinteraksi dengan ekosistem freight yang lebih luas.

Dengan mitra transportasi yang tepat, shipper dapat menggunakan data yang lebih akurat dan kuat untuk mencapai pandangan yang lebih luas tentang jaringan pengangkut di luar milik mereka, sebagai input untuk strategi pengadaan freight mereka. Mereka dapat mengevaluasi jejak freight shipper yang serupa di seluruh AS, dan menyempitkan angka menjadi kinerja tingkat jalur sehingga dapat mempertimbangkan semua faktor yang mempengaruhi hasil tarif.

Konsultan rantai pasok tradisional mungkin memberikan shipper dengan data dump sebelum RFP. Informasi tersebut menawarkan tangkapan layar dari titik waktu tertentu selama tahun sebelumnya. Masalahnya adalah data jenis ini terlalu episodik, dan dapat dimengkung oleh cakupan yang terbatas. Ini mungkin membantu shipper untuk mengidentifikasi tren makro, namun data transportasi yang lebih inklusif dengan granularitas yang lebih besar akan membuka potensi strategis yang spesifik untuk jaringan shipper.

Data tahun sebelumnya terbatas dalam kemampuannya untuk membantu shipper menavigasi ketidakpastian setelah bencana alam, memberikan pedoman setelah perubahan ekonomi yang tidak terduga, atau menunjukkan bahwa pengangkut mematuhi perjanjian freight terbaru.

Alih-alih, shipper harus menganalisis data hidup di balik jaringan transportasi yang selalu berkembang, membawa informasi dan wawasan yang jauh lebih dekat ke waktu real. Ini menambahkan ketangguhan ke strategi rantai pasok, dan memungkinkan pemimpin transportasi untuk melakukan penyesuaian yang terus-menerus dan terhitung sepanjang tahun.

Mengidentifikasi Campuran Pengangkut yang Tepat

Pendekatan warisan untuk RFP pengangkut melibatkan cukup menawarkan jaringan shipper untuk lelang. Sayangnya, bukti anekdotik sering digunakan untuk melakukan RFP pengangkut. Profesional rantai pasok mendengar cerita dari rekan industri dan pendahulu tentang pengangkut mana yang dapat dipercaya, namun informasi anekdotik ini dapat tidak andal. Bias ini mempengaruhi pengangkut mana yang masuk dalam daftar pendek.

Mempertimbangkan reputasi pengangkut tentu merupakan langkah yang bijaksana. Namun mendukung cerita dengan angka yang keras adalah cara yang jauh lebih kuat untuk menentukan pengangkut mana yang akan dimasukkan dalam acara RFP. Terlepas dari reputasi, shipper harus tetap memeriksa apakah pengangkut cocok untuk jaringan mereka. Mengevaluasi data yang tepercaya adalah bagaimana penentuan itu harus dibuat.

Shipper cenderung memiliki grup inti pengangkut dengan yang mereka telah membangun hubungan jangka panjang. Dalam banyak aspek, ini ideal. Hubungan yang kuat diperlukan untuk mendukung rantai pasok. Namun karena pasar selalu berubah, sangat penting bagi shipper untuk meninjau data dan secara berkala mengevaluasi kembali mitra pengangkut untuk menentukan apakah mereka masih merupakan pilihan yang tepat untuk jaringan transportasi shipper.

Secara tradisional, banyak shipper mengoperasikan RFP dengan pola pikir bahwa pengangkut dengan tawaran terendah akan menang kerja. Namun terlalu banyak pengangkut biaya rendah yang memberikan layanan buruk dan kapasitas yang tidak andal memperkenalkan risiko tambahan ke jaringan transportasi.

Dalam beberapa kasus, misalnya, kemitraan ini runtuh karena pengangkut tidak memiliki alami aligansi dengan pengiriman shipper. Tawaran biaya rendah itu sekarang membiayai shipper lebih, karena ia pergi ke pasar spot untuk mencari pengangkut baru untuk memenuhi pengiriman pada menit terakhir. Ini kemungkinan berarti shipper membayar tarif freight yang lebih tinggi dari yang diharapkan awalnya.

Ini dapat dihindari jika shipper menggunakan data yang tepat untuk mengidentifikasi mitra stabil pada awal RFP, lalu secara konsisten memantau kinerja dan kesesuaian. Mengidentifikasi mitra pengangkut yang paling cocok untuk jaringan di luar ekspektasi tipikal memberikan manfaat yang besar bagi shipper dan pengangkut.

Salah satu kesempatan yang sering terlewat di kalangan shipper besar adalah mempertimbangkan pengangkut kecil hingga menengah. Meskipun “pengangkut teratas” memiliki mayoritas pangsa pasar, bekerja sama dengan pengangkut yang mengoperasikan armada yang lebih kecil, menyediakan spesialisasi freight, atau melayani wilayah tertentu memberikan keuntungan unik.

Pengangkut yang lebih kecil mungkin tidak memiliki tim penjualan yang besar atau anggaran pemasaran yang luas, namun mungkin masih cocok untuk jaringan transportasi shipper. Pengangkut yang berfokus pada layanan regional dapat menjadi mitra yang baik karena mereka memiliki jaringan aktif di sekitar jalur kunci. Sementara pengangkut nasional mungkin mengirim truk ke daerah ini, hal itu dapat datang dengan biaya tambah dari menarik sopir dari volume jaringan yang lebih padat. Pengangkut yang lebih kecil juga dapat menjadi mitra yang kuat karena mereka termotivasi untuk memprioritaskan kebutuhan shipper, daripada hanya memberikan hubungan transaksional.

Membangun portofolio pengangkut yang sehat adalah tantangan. Shipper memerlukan basis mitra yang andal, namun mereka juga harus menilai kemitraan tersebut dan tetap terbuka untuk bekerja sama dengan pengangkut yang kurang dikenal — batu permata tersembunyi. Pengangkut pertumbuhan kecil ini dapat melengkapi pengangkut inti dalam jaringan shipper. Cara terbaik untuk mencapai keseimbangan tersebut adalah menggunakan data transportasi yang tepercaya.

Melihat Melebihi “Angka Penghematan”

Untuk sebagian besar eksekutif transportasi, penghematan dan penghindaran biaya adalah garis bawah saat bekerja sama dengan konsultan dan mitra: Berapa banyak uang yang akan Anda hemat saya? Berapa ROI-nya? Angka penghematan didasarkan pada data lama, yang mewakili bagaimana jaringan transportasi terlihat tahun lalu, peramalan penjualan, dan tingkat produksi yang diharapkan di fasilitas manufaktur. Semua yang terlibat tahu ini hanya estimasi, dan hal-hal tentu akan berubah dalam beberapa bulan mendatang. Penghematan dalam konteks ini tidak pernah dijamin.

Ada metrik yang lebih kuat yang dapat memberikan lebih banyak wawasan dan nilai yang lebih besar untuk strategi transportasi. Apakah shipper memenuhi persyaratan pengiriman dan pengiriman tepat waktu pelanggan? Apakah shipper bekerja dalam anggaran yang ditetapkan untuk jaringan transportasinya? Tujuan tersebut harus sama pentingnya dengan mengurangi biaya transportasi, berdasarkan angka penghematan subjektif yang ditetapkan pada awal proses RFP.

Kebutuhan akan Data Transportasi yang Akurat

Pada saat e-commerce dan pengiriman langsung ke konsumen semakin penting bagi banyak rantai pasok, transportasi adalah bagian esensial dalam mengeksekusi strategi yang efektif.

Memastikan bahwa shipper menyiapkan dan mengoperasikan jaringan terbaik yang mungkin akan membantu tim transportasi tetap dalam anggaran, sambil membedakan perusahaan mereka dari pesaing. Dapat mengakses sebanyak mungkin data, menafsirkan data tersebut, mengidentifikasi tren kunci, dan menggunakannya untuk mengidentifikasi mitra terbaik adalah krusial bagi rantai pasok yang cepat tanggap.

Makna data ini melampaui proses RFP. Misalnya, visibilitas data dapat mengidentifikasi tempat yang paling menguntungkan untuk fasilitas distribusi baru, berdasarkan aliran masuk dan keluar truk di suatu daerah. Pengetahuan semacam itu memposisikan shipper untuk dengan mudah mengakses kendaraan yang baru saja mengantarkan freight dan perlu mengambil muatan baru.

Langkah pertama menuju jaringan transportasi yang lebih efisien dan efektif adalah menemukan mitra rantai pasok dan konsultan ahli yang dapat menyediakan akses ke berbagai data berharga. Mitra ini dapat membantu shipper menerapkan informasi tersebut ke strategi transportasi yang efektif, sambil memantau kinerja dan memberikan pedoman atas inisiatif perbaikan berkelanjutan.

Hubungan penting. Cerita dan pengalaman mengenai layanan dan keandalan membantu pengambilan keputusan. Namun data memiliki cerita sendiri yang ingin diceritakan.

Heather Mueller adalah chief operating officer di Breakthrough Supply Chain.