COVID-19 Mempercepat Akhir RFP Tahunan Pengiriman

Kami telah melihat pengirim memodifikasi fasilitas manufaktur untuk membuat PPE bagi pekerja garis depan dan pengirim makanan menyumbang jutaan dolar untuk orang-orang yang membutuhkan, dan kami bahkan membantu memfasilitasi berbagi kapasitas di antara pengirim yang mengalami perubahan volume yang bertepatan. Rantai pasok membuktikan kemampuan adaptasi yang kuat, tetapi proses RFP tahunan adalah satu praktik legacy yang belum menyesuaikan diri dengan realitas 2020 yang kaya data dan canggih teknologis.

Meskipun keadaan sejauh ini pada tahun 2020 mungkin terasa baru, sebenarnya ini adalah ilustrasi dramatis dari kegagalan sistemik yang lebih umum dalam cara kita mengelola transportasi rantai pasok. Bagi profesional yang bekerja di rantai pasok, apa artinya semua deviasi dari rencana ini untuk strategi dan biaya di masa depan?

Sebagian besar perubahan ini adalah hasil langsung dari wabah COVID-19 secara global. Dari penutupan fasilitas manufaktur hingga perintah tinggal di rumah yang lebih aman di seluruh pasar AS, sifatnya sendiri dari hubungan konsumen dengan barang telah berubah sepanjang setengah tahun pertama tahun ini.

Aliran dan refluss dari hubungan ini sangat sederhana, meskipun kompleksitas yang menyelimahinya. Konsumen membeli barang pokok dalam jumlah besar pada awal pandemi, mengurangi pengeluaran untuk barang non-pokok dan tahan lama secara signifikan. Seiring waktu, perilaku ini akan perlahan kembali ke tingkat normal, tetapi tidak tanpa beberapa keterlambatan.

Pertimbangkan volume pengiriman klien Breakthrough menurut industri—yang mewakili lebih dari 60.000 pengiriman barang harian di seluruh Amerika Utara. Saat Anda membandingkan volume tahun 2020 dengan 2019, tingkat gangguan menjadi jauh lebih jelas, dengan barang tahan lama turun sebanyak 40% pada titik terendahnya, sementara barang non-tahan lonjak awal dan tetap di atas tingkat tahun sebelumnya.

Ekosistem Transportasi

Dalam hal strategi transportasi, aliran dan refluss yang tidak terduga ini mengakibatkan kekacauan bagi tim procurement. Bahkan volume melipat ganda harapan, atau terpohon, gerakan truk dan barang sangat berbeda dari yang direncanakan dalam RFP tahunan untuk pengirim di seluruh industri.

Hasilnya dapat diidentifikasi dalam lonjakan aktivitas pasar spot, kapasitas yang lebih lembut, dan penurunan layanan dari baik pengirim maupun pengangkut. Pengirim yang mengalami penurunan volume tidak memiliki barang untuk menghormati kontrak, dan yang memiliki aliran masuk tergejolak untuk mencari traktir untuk memindahkan barang mereka.

Berdasarkan studi yang dilakukan pada kohor klien pengirim Breakthrough, pengirim melihat beberapa tingkat kepatuhan pengangkut yang menurun sehari beberapa hari setelah panduan rute mereka aktif. Tren ini semakin memburuk semakin jauh analisisnya, dengan rata-rata 3% 10 minggu setelah go-live dan rata-rata 15% 45 minggu setelah go-live. Semakin lama seorang pengirim menunggu untuk mengontrak kembali jalur, semakin besar risiko jalur tersebut terhadap kegagalan layanan, dan sebagai akibatnya, biaya yang ditimbulkan.

Saat pergeseran besar terjadi di seluruh jaringan pengirim dan pengangkut, itu akan segera membuat hasil RFP seorang pengirim menjadi tidak berguna. Kondisi ekonomi baru akan mempengaruhi tarif, pengangkut telah memindahkan traktir ke area operasi baru, dan volume terlihat sangat berbeda bagi seorang pengirim. Namun tantangan ini tidak terisolasi pada peristiwa historis. Ini terjadi setiap hari di seluruh strategi transportasi.

Masalah yang Lebih Dalam dengan Procurement

Di bawah strategi perencanaan biasa, kapasitas diberikan berdasarkan jalur setiap tahun melalui proses RFP yang sulit. Keterbatasan faktor yang paling sering dipertimbangkan untuk membuat keputusan sourcing kapasitas meliputi:

• Data kinerja historis: kesalahannya adalah tidak ada jaminan bahwa apa yang benar kemarin akan tetap relevan hari ini, jadi melihat kembali tahun terakhir memberikan gambaran terbatas tentang bagaimana kemitraan di masa depan akan berevolusi.
• Mitra pengangkut yang disukai: Pengirim sering kali suka merujuk pada hubungan yang telah mereka bangun seiring waktu, tetapi tidak seberapa erat kepercayaan Anda, kenyataannya adalah bahwa pasokan atau permintaan seorang pengangkut dan pengirim di asal mungkin tidak menguntungkan dari sudut pandang harga dan layanan.
• Volume barang yang diproyeksikan: Pengirim dapat berusaha keras untuk menentukan seberapa banyak kapasitas yang mereka butuhkan pada setiap jalur, tetapi seperti yang ditentukan oleh pasar kebiasaan belanja konsumen, kebutuhan tersebut mungkin naik turun.

Di bawah keadaan yang paling tepat dan dieksekusi dengan baik, RFP yang terisolasi menciptakan panduan rute yang memenuhi kriteria yang diestimasi dari jaringan Anda pada hari dibuat. Namun dinamika barang berubah, peristiwa pasar dapat muncul dengan cepat, dan bahkan menit setelah panduan rute Anda aktif, parameter yang mengelilingi strategi barang Anda sudah berubah. Jaringan selalu berevolusi, dan proses RFP legacy mencoba memasang model yang stagnan ke dalam realitas yang sangat dinamis dari memindahkan barang ke pasar. Pengirim perlu pendekatan yang lebih fleksibel untuk solusi kontrak barang yang mengevaluasi ulang kinerja, harga, dan pasokan serta permintaan di sepanjang jalur secara berkelanjutan.

Seperti yang dapat Anda bayangkan, panduan rute yang dibuat untuk tahun fiskal 2020—yang didasarkan pada data historis dan kondisi pasar pada saat itu, sebagaimana kami uraikan di atas—tidak dapat memprediksi peristiwa yang telah kita lihat terjadi. Tidak peduli seberapa banyak perencanaan dan perawatan yang dilakukan di bagian depan, rencana tersebut tidak lagi memenuhi kebutuhan barang hari ini, dan kemungkinan tidak akan memulihkan akurasi di masa depan. Untuk jalur yang memenuhi kriteria ini, pengirim tidak dapat menunggu untuk mengatasi masalah ini sampai siklus RFP berikutnya.

Gangguan terjadi di seluruh lanskap transportasi setiap hari, dengan tingkat yang berbeda. Mereka mungkin tidak dipicu oleh pandemi global, tetapi pengirim mengalami kebutuhan barang yang tidak terduga, pengangkut keluar dari jaringan yang diharapkan, dan seiring waktu, kegagalan sistemik tersebut harus diatasi dengan cadence yang lebih intuitif dan berbasis informasi data. Strategi kontrak barang harus cepat tanggap dan dinamis seperti barang yang mereka pindahkan.

Nilai solusi kontrak barang yang fleksibel yang terus berevolusi panduan rute Anda ada di waktu gangguan besar serta di waktu stabilitas.

Heather Mueller adalah chief operating officer di Breakthrough.