Cara Membuat Data Rantai Pasokan Terpercaya
Sebagian besar tim pengadaan menemukan diri mereka dalam semacam perjalanan digital saat ini. Biasanya, ini berarti berinvestasi dalam teknologi, mengotomatiskan proses sebanyak mungkin, dan memungkinkan pembeli terdistribusi untuk secara mandiri mendapatkan apa yang mereka butuhkan dengan sedikit keributan. Meskipun langkah-langkah ini semuanya penting, mereka mengabaikan pertanyaan kritis:Siapa yang mengelola rantai pasokan data?
Tidak, itu bukan salah ketik. Dalam hal ini, maksud saya bukan data rantai pasokan — maksud saya rantai pasokan data. Ini adalah informasi tentang pemasok — saat ini, berkualitas, dan prospektif — dari mana organisasi dapat membeli produk dan layanan. Beberapa data ini berasal langsung dari pemasok itu sendiri, beberapa dari pembeli internal dan profesional pengadaan, dan beberapa dihasilkan oleh sistem yang kami gunakan untuk melakukan dan melacak pembelian.
Seperti input atau sumber daya perusahaan lainnya, data perlu "diproses" saat beralih dari keadaan mentah aslinya ke bentuk yang benar-benar dapat digunakan orang untuk melakukan pekerjaan mereka. Ini berarti bahwa rantai pasokan data, dan "produk" yang mereka sediakan, harus dapat dipercaya jika mereka ingin memberikan apa yang dibutuhkan bisnis dari mereka. Semua nilai yang terkait dengan rantai pasokan data terletak pada kualitas data tersebut. Data berkualitas tinggi memiliki nilai strategis bagi perusahaan, sementara data berkualitas buruk dapat memperlambat segalanya, mengarahkan orang ke arah yang salah, atau menghentikan kemajuan sama sekali. Tidak ada yang akan mereferensikan data yang tidak mereka percayai.
Menurut Studi Kualitas dan Tata Kelola Data 2018 yang dijalankan oleh Koperasi Sumber Daya Rantai Pasokan di North Carolina State University, “Hanya 15% responden percaya bahwa sistem mereka yang ada mampu menghasilkan data bersih yang dapat dipercaya.” Selain itu, “75% bisnis mengatakan bahwa kualitas data yang buruk telah mempersulit pencapaian rencana transformasi digital mereka”.
Tidak diragukan lagi bahwa data berkualitas buruk merupakan penghalang jalan menuju digitalisasi dan tujuan bisnis penting lainnya yang terkait langsung dengan keunggulan kompetitif. Tantangan yang dihadapi organisasi pengadaan saat ini adalah bagaimana membangun atau memulihkan kepercayaan itu, pertama dengan menyelesaikan masalah kualitas data, dan kemudian dengan memastikan para pengambil keputusan tahu bahwa mereka akhirnya dapat memercayai data pemasok mereka.
Hal yang luar biasa tentang masalah kualitas data yang dihadapi oleh pengadaan saat ini adalah masalah tersebut bersifat sistemik. Sebagian besar data yang kami kumpulkan adalah standar, terutama di bidang manajemen informasi pemasok. Jika kita dapat memperbaiki proses pengumpulan data baru dan membersihkan atau memperkaya data yang sudah kita miliki, faktor kepercayaan data tersebut akan meroket.
Kebanyakan orang berpikir bahwa dengan beralih ke cloud, mereka akan langsung mendapatkan akses ke data pemasok yang berkualitas. Sayangnya, bukan itu masalahnya. Inilah sebabnya mengapa kita melihat gelombang lain dari teknologi cloud muncul. Ini memungkinkan cloud data pemasok dengan informasi yang telah dibersihkan, diperkaya, dan divalidasi dan dapat diakses oleh banyak perusahaan, menjadi lebih tepercaya setiap kali dimanfaatkan oleh perusahaan baru. Ini adalah satu-satunya arah yang dapat ditempuh industri ini.
Integrasi data dan sistem biasanya menjadi fokus karena kemampuannya untuk memastikan kenyamanan dan kepatuhan pengguna, tetapi juga meningkatkan visibilitas. Mengetahui ke mana harus pergi untuk mendapatkan data pemasok, dan memiliki tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap data tersebut, meningkatkan pemahaman keseluruhan oleh pengadaan, pemangku kepentingan, dan tim eksekutif pembelanjaan dan pemasok. Kita tidak boleh meremehkan nilai dari kemampuan untuk mendapatkan jawaban yang jelas dan jelas atas pertanyaan bisnis dengan cepat dan mudah. Hal ini tidak hanya memastikan bahwa operasi terus berjalan, tetapi juga meningkatkan tingkat kepercayaan yang terkait dengan keputusan berdasarkan data pemasok.
Setelah data berada di satu tempat dan terintegrasi penuh dengan semua proses dan sistem yang perlu diambil darinya, peluang baru saja dimulai. Pengadaan kemudian dapat mulai menambahkan nilai tambahan ke dalam rantai pasokan data — dan data rantai pasokan. Informasi seperti tag khusus untuk menggambarkan kemampuan pemasok, alamat fisik dan kontak email, serta status keragaman dapat menginformasikan keputusan pembelian dengan lebih baik dan memperluas jangkauan dari apa yang dapat dicapai.
Data rantai pasokan mutlak harus dapat dipercaya jika perusahaan ingin kompetitif. Namun, sebelum hal ini dapat dicapai, seseorang harus mengelola rantai pasokan data itu sendiri, memanfaatkan sumber daya yang telah terbukti, meningkatkan pengumpulan data, dan membersihkan data yang telah dikumpulkan.
Stephany Lapierre adalah pendiri dan CEO Tealbook, sebuah platform pengadaan.
