Memastikan Data Rantai Pasokan yang Terpercaya: Strategi Terbukti
Sebagian besar tim pengadaan kini berada di perjalanan digital dengan cara apa pun. Biasanya, ini berarti berinvestasi dalam teknologi, mengotomatisasi sebanyak mungkin proses, dan mengaktifkan pembeli terdistribusi untuk secara mandiri mendapatkan apa yang mereka butuhkan dengan sedikit ribet. Sementara langkah-langkah ini semua penting, mereka mengabaikan pertanyaan kritis: Siapa yang mengelola rantai pasokan data?
Itu bukan kesalah ketik. Dalam hal ini, saya tidak bermaksud data rantai pasokan — saya bermaksud rantai pasokan data. Ini adalah informasi tentang pemasok — saat ini, kualifikasi, dan calon — yang mungkin dibeli oleh organisasi untuk produk dan layanan. Sebagian data ini datang langsung dari pemasok itu sendiri, sebagian dari pembeli internal dan profesional pengadaan, dan sebagian dihasilkan oleh sistem yang kita gunakan untuk membuat dan melacak pembelian.
Seperti masukan atau sumber daya perusahaan lainnya, data perlu "diproses" saat berjalan dari keadaan mentah aslinya menjadi bentuk yang sebenarnya dapat digunakan orang untuk melakukan pekerjaan mereka. Ini berarti rantai pasokan data, dan "produk" yang mereka sediakan, harus terpercaya jika mereka akan memberikan apa yang dibisnis. Semua nilai yang terkait dengan rantai pasokan data tinggal pada kualitas data tersebut. Data berkualitas tinggi memiliki nilai strategis bagi perusahaan, sementara data berkualitas buruk dapat memperlambat hal-hal, mengarahkan orang ke arah yang salah, atau menghentikan kemajuan sama sekali. Tidak ada yang akan merujuk pada data yang tidak dipercayai.
Menurut studi Kualitas dan Tata Kelola Data 2018 yang dilakukan oleh Supply Chain Resource Cooperative di North Carolina State University, "Hanya 15% responden yang percaya sistem mereka saat ini mampu menghasilkan data yang bersih dan dapat dipercaya." Selain itu, "75% bisnis mengatakan bahwa data berkualitas buruk telah membuat sulit untuk mencapai rencana transformasi digital mereka."
Tidak ada rahasia bahwa data berkualitas buruk adalah hambatan bagi digitalisasi dan tujuan bisnis kritis lainnya yang terkait langsung dengan keunggulan kompetitif. Tantangan yang dihadapi organisasi pengadaan saat ini adalah bagaimana membangun atau memulihkan kepercayaan, pertama dengan menyelesaikan masalah kualitas data, dan kemudian dengan memastikan pemimpin keputusan tahu bahwa mereka akhirnya dapat mempercayai data pemasok mereka.
Hal yang menakjubkan tentang masalah kualitas data yang dihadapi pengadaan saat ini adalah mereka bersifat sistemik. Sebagian besar data yang kami kumpulkan sudah terstandarisasi, terutama di area manajemen informasi pemasok. Jika kita dapat memperbaiki proses pengumpulan data baru dan membersihkan atau memperkaya data yang sudah kita miliki, faktor kepercayaan terhadap data tersebut akan melonjak.
Sebagian besar orang berpikir dengan beralih ke cloud, mereka akan segera mendapatkan akses ke data pemasok berkualitas. Sayangnya, itu bukan kasusnya. Itulah sebabnya kita melihat gelombang teknologi cloud yang lain muncul. Ini memungkinkan cloud data pemasok dengan informasi yang telah dibersihkan, diperkaya dan divalidasi dan dapat diakses oleh banyak perusahaan, menjadi semakin terpercaya setiap kali digunakan oleh perusahaan baru. Ini adalah satu-satunya arah yang dapat diambil oleh industri.
Integrasi data dan sistem biasanya menjadi fokus karena kemampuan mereka untuk memastikan kenyamanan pengguna dan kepatuhan, tetapi mereka juga meningkatkan visibilitas. Mengetahui di mana pergi untuk data pemasok, dan memiliki tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap data tersebut, meningkatkan pemahaman keseluruhan oleh pengadaan, pemangku kepentingan dan tim eksekutif tentang pengeluaran dan pemasok. Kami tidak pernah boleh meremehkan nilai dapat dengan cepat dan mudah mendapatkan jawaban yang jelas atas pertanyaan bisnis. Tidak hanya ini memastikan operasi terus berjalan, ini juga meningkatkan tingkat kepercayaan yang terkait dengan keputusan yang didorong oleh data pemasok.
Setelah data berada di satu tempat dan sepenuhnya terintegrasi dengan semua proses dan sistem yang perlu menarik darinya, kesempatan baru saja dimulai. Pengadaan kemudian dapat mulai menambahkan nilai tambah ke dalam rantai pasokan data — dan data rantai pasokan. Informasi seperti tag spesifik untuk mendeskripsikan kemampuan pemasok, alamat fisik dan kontak email, dan status keberagaman dapat lebih baik memberitahukan keputusan pembelian dan memperluas cakupan apa yang dapat dicapai.
Data rantai pasokan benar-benar harus terpercaya jika perusahaan ingin kompetitif. Sebelum ini dapat dicapai, namun, seseorang harus mengelola rantai pasokan data itu sendiri, dengan memanfaatkan sumber daya yang terbukti, meningkatkan pengumpulan data, dan membersihkan data yang telah dikumpulkan.
Stephany Lapierre adalah pendiri dan CEO di Tealbook, platform pengadaan.
