Verifikasi dan Pembayaran Tagihan Freight dengan Cepat: Panduan Lengkap

Ada alasan yang baik mengapa pembayaran freight dianggap sebagai kotak korrugasi cokelat dari industri rantai pasok. Ini adalah topik yang tidak menarik di dunia yang dipenuhi kompleksitas regulasi, keterbatasan kapasitas, tantangan geopolitik, permintaan yang meningkat, pandemi global, dan perilaku konsumen yang berubah. Dengan kekuatan pasar ini, pembayaran freight biasanya tidak terdaftar antara 10 kekhawatiran utama yang dihadapi pengiriman.

Itu bukan berarti pembayaran freight tidak layak mendapatkan perhatian yang dekat. Faktur carrier terkenal tidak akurat, yang mengancam untuk mengganggu performa carrier dan ketersediaan kapasitas jika tidak dikelola dengan baik.

Tetapi seberapa tidak akurat faktur carrier? Analis industri menetapkan angkannya di mana saja antara 15% dan 66%, dengan satu auditor pihak ketiga melaporkan bahwa satu dari empat faktur yang ditinjau ditolak karena kesalahan. Jadi bagaimana Anda memastikan bahwa tagihan freight benar, dan carrier dibayar dengan cepat, untuk menjaga rantai pasok tetap terganggu?

Mengapa Faktur Freight Ditolak

Penolakan secara historis digunakan untuk mendorong perilaku carrier. Ini sepenuhnya tepat untuk menanggungjawabkan carrier terhadap standar kualifikasi. Jika bukti penerimaan tidak disediakan, faktur harus ditolak. Namun, menanggungjawabkan carrier terhadap standar validasi faktur yang mencakup pengiriman informasi tambahan, bahkan ketika informasi tersebut tidak konsisten disediakan padanya, dapat dianggap sebagai pengalihan proses akuntansi pengiriman.

Semua ini tidak menunjukkan bahwa standar validasi harus dilonggarkan. Ada perbedaan antara kesalahan penagihan yang memungkinkan pembayaran parsial (seperti diskon yang salah) dan penolakan langsung yang menghasilkan tidak ada pembayaran kepada carrier. Masalah yang menyebabkan faktur ditolak langsung — kurangnya dokumentasi pendukung, misalnya — jarang terjadi, menghasilkan antara 1% dan 2% dari semua penolakan. Sebagian besar faktur yang diajukan kepada penyedia pembayaran freight lolos uji pertama: Apakah ini faktur klien untuk dibayar, dan apakah ini carrier yang disetujui? Validasi tambahan, yang terkait dengan aturan bisnis khusus pengiriman, adalah tempat sebagian besar penolakan terjadi, dan memerlukan upaya paling banyak untuk diselesaikan. Oleh karena itu, akurasi faktur carrier sangat bergantung pada informasi yang disediakan oleh pengiriman. Jika carrier memiliki bill of lading dari pengiriman, faktur hanya akan seakurat informasi padanya.

Ambang Penolakan Faktur

Secara umum, penolakan faktur seharusnya tidak lebih dari 4% dari semua faktur yang diterima, dengan 2% sebagai praktik terbaik. Jika tingkat penolakan organisasi Anda lebih dari 4%, kemungkinan masalah yang dihadapi bukan praktik penagihan carrier sebesar aturan yang diletakkan pada penyedia audit freight untuk mengelola proses ini. Untuk mendapatkan faktur dibayar dengan benar dan cepat, informasi yang tepat harus dikirim ke carrier. Juga, pengiriman perlu mempertimbangkan apakah aturan bisnis telah mengalihkan beban pengumpulan data, akuntansi, dan bahkan persyaratan layanan pelanggan akhir ke carrier, yang seringkali tidak cukup mampu untuk menyelesaikan masalah ini. Selain itu, kekuatan lain seperti kontrak baru, tarif yang dire-negosiasikan, atau hubungan carrier baru dapat memicu kesenjangan informasi dan komunikasi yang mengakibatkan penolakan faktur.

Penyebab paling umum untuk penolakan faktur adalah biaya tambahan yang salah atau tambahan yang diterapkan pada faktur. Di sisi carrier, mereka harus melakukan pemeriksaan acak dan mengubah sistem inti ketika menerima masukan bahwa audit faktur telah mengakibatkan faktur yang ditolak untuk mencegah insiden di masa depan dan pembayaran yang tertunda.

Akhirnya, pengiriman menetapkan aturan dan carrier mengetahuinya. Penolakan menambahkan tekanan pada dinamika ini, akhirnya menggerakkan nadi ke satu pihak dengan mengorbankan pihak lain. Untuk mengurangi tingkat penolakan faktur, pembayaran freight membutuhkan proses yang kuat, pengumpulan data yang luas, audit yang ketat, dan kepatuhan total terhadap aturan bisnis yang ditetapkan oleh klien pengiriman.

Langkah-langkah untuk Mengurangi Penolakan Faktur

Ada berbagai langkah yang dapat diambil oleh pengiriman untuk menurunkan tingkat penolakan faktur dan menghindari gangguan rantai pasok. Pertama, verifikasi informasi pada bill of lading termasuk kelas. Biasanya carrier menangani banyak pengiriman jenis yang sama, dan default dalam sistem dapat menyebabkan kesalahan dalam klasifikasi. Juga, pastikan bahwa setiap kali tarif berubah (karena jalur baru, lokasi atau kontrak, dll.), validasi bahwa carrier memiliki basis tarif yang benar dan tanggal efektif perubahan. Ketiga, audit pembayaran freight — baik secara internal atau melalui auditor pihak ketiga — untuk memastikan Anda memantau biaya tambahan. Beberapa biaya yang muncul pada faktur carrier bahkan tidak berlaku untuk barang yang dikirimkan.

Terakhir tetapi tidak kurang penting, terima masa depan digital. Data menggerakkan segalanya, dan sistem manajemen transportasi (TMS) memungkinkan otomatisasi pengiriman sambil menyediakan templat dengan bidang yang diperlukan untuk membuat bill of lading. Ada juga jalan baru untuk dieksplorasi, seperti visibilitas pengiriman, yang memberikan konfirmasi akhir ke akhir atas pergerakan dengan dokumen pendampingnya. Informasi dan dokumentasi digabungkan ke dalam tampilan terpadu atas pergerakan, dan oleh karena itu faktur.

Selain atau sebagai gantinya alat-alat baru ini, perlindungan terbaik terhadap gangguan rantai pasok adalah mengalokasikan waktu dan sumber daya untuk menyelesaikan penolakan secara proaktif. Lihat apa yang ditolak dan mengapa. Tentukan apakah informasi yang tepat ditransfer ke carrier, dan bantu mereka memahami pentingnya informasi tersebut. Pastikan karyawan, pemasok, dan pemegang kepentingan lainnya Anda mengikuti protokol Anda saat menggunakan jaringan carrier Anda.

Menghindari Sakit Kepala Pembayaran Freight

Dengan permintaan pada titik tertinggi dalam tahun-tahun, pengiriman menyesuaikan diri dengan kapasitas yang lebih sedikit tersedia dengan tarif yang bertambah eksponensial. Panggilan untuk menjadi “pengiriman pilihan” mendapat kepentingan yang baru, menyoroti nilai yang dibawa oleh pengiriman dan penyedia pihak ketiga mereka ke proses back-office carrier. Carrier menghargai upaya kolaboratif yang mempertimbangkan kedua pihak dalam desain proses, persyaratan data, dan resolusi pengecualian. Gagal mengenali pergeseran ini dapat terbukti merugikan.

Penolakan faktur adalah komponen yang diperlukan dalam proses audit freight, tetapi tidak perlu menjadi sakit kepala yang membebani. Aturan yang cerdas, arahan yang jelas, dan fokus yang direncanakan pada resolusi cepat penolakan menjaga rantai pasok keuangan dan fisik tetap berjalan tanpa gangguan.

Roberta Tamburrino adalah president of freight audit and payment, dan Chet Richardson adalah president of LTL, dengan AFS Logistics.