Cara Memastikan Tagihan Pengiriman Benar dan Dibayar dengan Cepat
Ada alasan bagus bahwa pembayaran pengiriman dianggap sebagai kotak bergelombang coklat dari industri rantai pasokan. Ini adalah topik yang tidak menarik di dunia yang dipenuhi dengan kompleksitas peraturan, pembatasan kapasitas, tantangan geopolitik, peningkatan permintaan, pandemi global, dan perubahan perilaku konsumen. Mengingat kekuatan pasar ini, pembayaran pengiriman biasanya tidak termasuk di antara 10 masalah teratas yang dihadapi pengirim.
Itu tidak berarti bahwa pembayaran pengiriman tidak pantas diperhatikan. Faktur operator terkenal tidak akurat, mengancam akan mengganggu kinerja operator dan ketersediaan kapasitas jika tidak dikelola dengan benar.
Tapi seberapa akurat faktur operator? Analis industri menempatkan jumlahnya di mana saja antara 15% dan 66%, dengan satu auditor pengiriman pihak ketiga melaporkan bahwa satu dari empat faktur yang ditinjau ditolak karena kesalahan. Jadi, bagaimana Anda memastikan bahwa tagihan pengiriman sudah benar, dan operator membayar dengan cepat, agar rantai pasokan tidak terputus?
Mengapa Faktur Pengiriman Ditolak
Penolakan secara historis telah digunakan untuk mendorong perilaku operator. Sangatlah tepat untuk meminta pertanggungjawaban operator terhadap standar kualifikasi. Jika tanda terima pengiriman tidak diberikan, faktur harus ditolak. Namun, memegang operator untuk standar validasi faktur yang mencakup pengiriman informasi tambahan, bahkan ketika informasi tersebut tidak diberikan secara konsisten, dapat dilihat sebagai subrogasi dari proses akuntansi pengirim.
Tak satu pun dari ini menunjukkan bahwa standar validasi harus dilonggarkan. Ada perbedaan antara kesalahan penagihan yang memungkinkan pembayaran sebagian (seperti diskon yang salah) dan penolakan langsung yang tidak menghasilkan pembayaran kepada operator. Masalah yang menyebabkan faktur ditolak mentah-mentah — kurangnya dokumentasi pendukung, misalnya — jarang terjadi, terhitung antara 1% dan 2% dari semua penolakan. Sebagian besar faktur yang disajikan kepada penyedia pembayaran pengiriman barang lulus ujian pertama:Apakah ini faktur klien yang harus dibayar, dan apakah ini jasa pengiriman yang disetujui? Validasi tambahan, yang terkait dengan aturan bisnis khusus pengirim, adalah tempat sebagian besar penolakan terjadi, dan membutuhkan upaya paling besar untuk menyelesaikannya. Oleh karena itu, keakuratan faktur pengangkut sangat bergantung pada informasi yang diberikan pengirim. Jika pengangkut memiliki bill of lading dari pengirim, faktur hanya akan seakurat informasi di dalamnya.
Ambang Batas Penolakan Faktur
Secara umum, penolakan faktur tidak boleh lebih tinggi dari 4% dari semua faktur yang diterima, dengan 2% sebagai praktik terbaik. Jika tingkat penolakan organisasi Anda lebih tinggi dari 4%, kemungkinan masalah yang dihadapi bukanlah praktik penagihan operator, melainkan aturan yang diterapkan pada penyedia audit pengiriman untuk mengelola prosesnya. Untuk mendapatkan faktur dibayar dengan benar dan cepat, informasi yang benar harus dikirim ke operator. Selain itu, pengirim perlu mempertimbangkan apakah aturan bisnis telah mengalihkan beban pengumpulan data, akuntansi, dan bahkan persyaratan layanan pelanggan akhir ke operator, yang sering kali tidak memiliki perlengkapan yang memadai untuk menyelesaikan masalah ini. Selain itu, kekuatan lain seperti kontrak baru, tarif yang dinegosiasikan ulang, atau hubungan operator baru dapat memicu penyimpangan informasi dan komunikasi yang menyebabkan penolakan faktur.
Penyebab paling sering untuk penolakan faktur adalah kesalahan atau biaya penilaian tambahan yang diterapkan pada faktur. Di sisi operator, ia harus memeriksa dan mengubah sistem inti saat menerima umpan balik bahwa audit faktur telah menyebabkan faktur ditolak untuk mencegah insiden di masa mendatang dan pembayaran tertunda.
Pada akhirnya, pengirim menetapkan aturan dan operator mengetahuinya. Penolakan menambah ketegangan pada dinamika ini, yang pada akhirnya mengubah skala yang menguntungkan satu pihak dengan mengorbankan pihak lain. Untuk mengurangi tingkat penolakan faktur, pembayaran pengiriman memerlukan proses yang solid, pengambilan data yang ekstensif, audit yang ketat, dan kepatuhan total terhadap aturan bisnis yang diterapkan oleh klien pengirim.
Langkah-Langkah untuk Mengurangi Penolakan Faktur
Ada berbagai langkah yang dapat diambil pengirim untuk mengurangi tingkat penolakan faktur dan menghindari gangguan rantai pasokan. Pertama, verifikasi informasi pada bill of lading termasuk kelas. Sudah umum bagi operator untuk menangani beberapa pengiriman dengan jenis yang sama, dan default dalam sistem dapat menyebabkan kesalahan dalam klasifikasi. Juga, pastikan bahwa setiap perubahan tarif waktu (karena jalur baru, lokasi atau kontrak, dll.), memvalidasi bahwa operator memiliki basis tarif yang tepat dan tanggal efektif perubahan. Ketiga, audit pembayaran pengiriman — baik secara internal atau melalui auditor pihak ketiga — untuk memastikan Anda memantau biaya penilaian. Beberapa biaya yang muncul di faktur kurir bahkan tidak berlaku untuk barang yang sedang diangkut.
Terakhir, namun tidak kalah pentingnya, merangkul masa depan digital. Data mendorong segalanya, dan sistem manajemen transportasi (TMS) memungkinkan otomatisasi pengiriman sambil menyediakan template dengan bidang yang diperlukan untuk membuat bill of lading. Ada juga jalan baru untuk dijelajahi, seperti visibilitas pengiriman, yang memberikan konfirmasi menyeluruh tentang perpindahan tersebut dengan dokumen yang menyertainya. Informasi dan dokumentasi digabungkan menjadi satu kesatuan pandangan tentang perpindahan, dan oleh karena itu faktur.
Selain, atau sebagai pengganti, alat baru ini, perlindungan terbaik terhadap gangguan rantai pasokan adalah mengalokasikan waktu dan sumber daya untuk menyelesaikan penolakan secara proaktif. Lihatlah apa yang ditolak dan mengapa. Tentukan apakah informasi yang benar ditransfer ke operator, dan bantulah untuk memahami pentingnya informasi itu. Pastikan karyawan, pemasok, dan pemangku kepentingan lainnya mengikuti protokol Anda saat menggunakan jaringan operator Anda.
Menghindari Kesulitan Pembayaran Pengiriman
Dengan permintaan tertinggi dalam beberapa tahun, pengirim menyesuaikan dengan kapasitas yang lebih sedikit dengan tarif yang lebih tinggi secara eksponensial. Panggilan balik untuk menjadi "pengirim pilihan" semakin penting, menyoroti nilai yang dibawa pengirim dan penyedia pihak ketiganya ke proses back-office operator. Operator menghargai upaya kolaboratif yang mempertimbangkan kedua belah pihak dalam desain proses, persyaratan data, dan resolusi pengecualian. Kegagalan untuk mengenali perubahan ini dapat terbukti merugikan.
Penolakan faktur adalah komponen penting dari proses audit pengiriman, tetapi tidak perlu menjadi sakit kepala yang luar biasa. Aturan yang cerdas, arahan yang jelas, dan fokus yang terencana pada penyelesaian penolakan yang cepat membuat rantai pasokan keuangan dan fisik tidak terganggu.
Roberta Tamburrino adalah presiden audit pengiriman dan pembayaran, dan Chet Richardson adalah presiden LTL, dengan AFS Logistics.
