Kerja Jarak Jauh: Transformasi Permanen dalam Pengadaan TI
Pandemi COVID-19 membawa perintah kerja jarak jauh untuk mematuhi persyaratan jarak sosial. Perubahan yang ditimbulkan oleh pandemi akan bertahan dan akan manifest menjadi normal baru di dunia pasca-pandemi.
Fungsi procurement telah berada di sorotan selama krisis ini. Perusahaan melihat pada tim procurement mereka untuk membangun ketangguhan ke dalam rantai pasokan mereka dan meningkatkan kolaborasi dengan karyawan dan pemangku kepentingan lainnya.
Industri TI terpengaruh secara signifikan selama pandemi. Biaya pengeluaran industri TI tumbuh dengan tingkat pertumbuhan tahunan majemuk sekitar 4,323% pada tahun 2020 saat tenaga kerja global beralih ke perintah kerja jarak jauh malam hari.
Fungsi procurement di industri TI terutama bersifat tidak langsung dan bertanggung jawab untuk mendapatkan persediaan yang diperlukan untuk operasi sehari-hari.
Peran fungsi procurement di industri TI ditingkatkan lebih lanjut karena perintah kerja jarak jauh yang dibawa oleh pandemi. Sebelumnya bertanggung jawab untuk memastikan semua kantor dilengkapi baik untuk melakukan operasi sehari-hari, tim procurement sekarang bertanggung jawab untuk mendukung pelanggan internal organisasi dan memungkinkan mereka bekerja dari rumah mereka.
Perubahan Jangka Panjang
Sudah lebih dari satu tahun sejak perusahaan TI sepenuhnya beralih ke model kerja jarak jauh. Sejak saat itu, tim procurement perusahaan ini telah mengatasi sebagian besar dampak negatif yang timbul dari kerja jarak jauh terhadap procurement. Efek jangka pendek termasuk perpanjangan proses procurement dan keterlambatan waktu dalam memproses setiap purchase order dan purchase request.
Namun perubahan jangka panjang yang diadopsi perusahaan TI untuk menangani kompleksitas yang disebabkan oleh kerja jarak jauh akan bertahan, beberapa di antaranya adalah:
Pergeseran kategori. Perintah kerja jarak jauh telah menyebabkan pergeseran kategori yang signifikan bagi tim procurement dari pembelian perlengkapan kantor hingga menerima permintaan karyawan secara jarak jauh.
Praktik procurement tradisional tidak dilengkapi untuk menangani tantangan kompleks ini dalam menyediakan perlengkapan yang diperlukan karyawan secara jarak jauh. Misalnya, di dunia sebelum pandemi, jika karyawan melaporkan kerusakan pada laptop mereka kepada departemen TI, departemen TI meneruskan order permintaan ke departemen procurement untuk persediaan yang diperlukan untuk memperbaiki laptop, tim procurement memeriksa ketersediaan di inventaris dan menerbitkan purchase order kepada kontak supplier. Komputer diperbaiki dalam dua hari atau kurang. Setelah perintah kerja jarak jauh, masalah yang sama dengan laptop menjadi masalah yang kompleks.
Misalnya, setelah perintah kerja dari rumah, tim procurement Microsoft harus mengimajinasi ulang fungsi procurement tidak langsung yang sebelumnya dilakukan secara manual untuk menangani lonjakan signifikan dalam volume permintaan karyawan dari 168.000 orang.
Untuk menyelesaikan masalah ini, Microsoft menggunakan fungsi procurement yang diotomatisasi untuk menyiapkan kantor rumah untuk karyawan mereka, menangani 70% dari semua permintaan karyawan di 20 negara berbeda.
Pengurutan ulang pengeluaran. Secara global, bisnis menderita dari permintaan yang menurun, bahkan setelah puncak pandemi, karena prioritas investasi mereka. Implikasinya akan mencakup likuiditas yang lebih sedikit untuk perusahaan yang mungkin memerlukan solusi optimal melalui praktik manajemen arus kas yang efektif.
Tim procurement harus mengimajinasi ulang fungsi procurement mereka untuk memungkinkan pengurutan ulang pengeluaran dengan berinvestasi pada teknologi seperti kemampuan dokumen dan tanda tangan digital. Mereka menghadapi peningkatan tantangan, khususnya dalam menjaga arus kas masuk, menangani perubahan dalam fungsi rantai pasokan, dan peramalan permintaan yang tidak terduga.
Bahkan setelah pandemi mereda, permintaan kemungkinan akan tetap tertekan, dan perusahaan mungkin harus menghadapi illiquidity. Oleh karena itu, mengutamakan ulang investasi dengan bertanggung jawab dalam mengdigitalkan fungsi procurement seperti penanganan invoice memungkinkan fasilitasi dalam situasi seperti pandemi.
Tujuan utama bagi tim procurement perusahaan TI untuk bulan-bulan mendatang adalah meningkatkan produktivitas karyawan dengan otomatisasi dan teknologi yang diperkaya. Tim procurement harus mengoptimalkan modal kerja dan likuiditas sambil mengadopsi zero-based budgeting.
Otomatisasi. Perintah kerja jarak jauh pandemi telah mempercepat adopsi solusi procurement yang diotomatisasi yang sudah dipertimbangkan oleh pemimpin procurement. Digitalisasi adalah penggerak penting dari komunikasi dan kolaborasi antara berbagai fungsi organisasi saat kerja dari rumah menjadi normal baru.
Memproses ratusan permintaan karyawan untuk persediaan secara manual secara praktis mustahil dengan perintah kerja jarak jauh. Sebuah solusi procurement yang diotomatisasi dapat meningkatkan visibilitas data dan memungkinkan kelincahan yang lebih besar dalam organisasi dan di seluruh jaringan pasokan yang diperluas.
Departemen procurement yang berkinerja tinggi kemungkinan besar adalah adopsi awal otomatisasi procurement. Menurut Deloitte, CPO yang berkinerja tertinggi 18 kali lebih mungkin menggunakan solusi procurement cloud dan 10 kali lebih mungkin telah mengadopsi solusi robotic process automation (RPA).
Tim procurement dapat menggunakan solusi procurement cloud untuk membangun solusi ujung ke ujung yang akan menerima permintaan karyawan, mencocokkannya dengan inventaris barang yang tersedia, dan secara otomatis membuat dan menyetujui purchase order.
Otomatisasi procurement juga dapat digunakan untuk mengembangkan sistem dukungan yang akan membantu karyawan dan supplier yang bekerja secara jarak jauh untuk meningkatkan kepuasan karyawan, yang akan memainkan peran penting dalam meningkatkan produktivitas selama perintah kerja jarak jauh. Selain itu otomatisasi cloud membantu manajer mengelola vendor dengan nyaman dan menghilangkan penipuan.
Perubahan Proses
Saat perintah kerja jarak jauh menjadi normal baru, risiko keamanan siber telah meningkat secara signifikan bagi perusahaan TI.
Perusahaan harus menentukan fungsi kritis yang harus tetap di tempat. Kebijakan dan proses procurement harus diimajinasi ulang untuk mendukung struktur operasional baru dari perusahaan TI. Tim procurement harus memanfaatkan alat otomatisasi untuk melakukan perubahan proses yang diperlukan sehingga akan memfasilitasi pekerja di tempat dan memungkinkan karyawan lain bekerja dari rumah mereka.
Kebijakan procurement harus dikonstruksi ulang untuk lebih berpusat pada manusia, karena berkomitmen pada kesejahteraan kolektif yang lebih besar dapat membantu membangun ketangguhan ke dalam rantai pasokan perusahaan, dan dengan itu membantu karyawan yang bekerja secara jarak jauh, untuk secara keseluruhan memastikan kelangsungan bisnis.
Fungsi procurement yang diotomatisasi yang sebelumnya digunakan untuk melengkapi kantor rumah karyawan sekarang juga dapat digunakan untuk menggerakkan struktur dukungan untuk karyawan dan memastikan ketangguhan ekosistem dengan memberikan supplier akses ke struktur dukungan yang sama.
Mohammed Kafil adalah konsultan procurement untuk Kissflow Procurement Cloud.
