Kerja-Dari-Rumah Telah Meningkatkan Pengadaan TI untuk Kebaikan

Pandemi COVID-19 membawa perintah kerja jarak jauh untuk mematuhi persyaratan jarak sosial. Perubahan yang dibawa oleh pandemi akan tetap ada dan akan bermanifestasi menjadi normal baru di dunia pascapandemi.

Fungsi pengadaan menjadi sorotan selama krisis ini. Perusahaan melihat tim pengadaan mereka untuk membangun ketahanan ke dalam rantai pasokan mereka dan meningkatkan kolaborasi dengan karyawan dan pemangku kepentingan lainnya.

Industri TI terpengaruh secara signifikan selama pandemi. Biaya pengeluaran industri TI tumbuh pada tingkat pertumbuhan tahunan gabungan sekitar 4,323% pada tahun 2020 karena tenaga kerja global beralih ke perintah kerja jarak jauh dalam semalam.

Fungsi pengadaan di industri TI sebagian besar tidak langsung dan bertanggung jawab untuk pengadaan persediaan yang diperlukan untuk operasi sehari-hari.

Peran fungsi pengadaan dalam industri TI semakin ditingkatkan karena perintah kerja jarak jauh yang dibeli oleh pandemi. Setelah bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua kantor dilengkapi dengan baik untuk melakukan operasi sehari-hari, tim pengadaan bertanggung jawab untuk mendukung pelanggan internal organisasi dan memungkinkan mereka untuk bekerja dari rumah mereka.

Perubahan Jangka Panjang

Sudah lebih dari setahun sejak perusahaan IT sepenuhnya beralih ke model kerja jarak jauh. Sejak itu, tim pengadaan dari perusahaan-perusahaan ini telah mengatasi banyak dampak negatif dari pekerjaan jarak jauh terhadap pengadaan. Efek jangka pendek termasuk perpanjangan proses pengadaan dan penundaan waktu dalam memproses setiap pesanan pembelian dan permintaan pembelian.

Namun, perubahan jangka panjang yang dilakukan oleh perusahaan TI untuk mengatasi kompleksitas yang disebabkan oleh pekerjaan jarak jauh akan tetap ada, beberapa di antaranya adalah:

Pergeseran kategori. Perintah kerja jarak jauh telah menyebabkan perubahan kategori yang signifikan bagi tim pengadaan dari membeli perlengkapan kantor menjadi menerima permintaan karyawan dari jarak jauh.

Praktik pengadaan tradisional tidak diperlengkapi untuk menghadapi tantangan kompleks dalam menyediakan pasokan yang dibutuhkan karyawan dari jarak jauh. Misalnya, di dunia pra-pandemi, jika seorang karyawan melaporkan kerusakan pada laptop mereka ke departemen TI, departemen TI meneruskan pesanan permintaan ke departemen pengadaan untuk persediaan yang diperlukan untuk memperbaiki laptop, tim pengadaan memeriksa ketersediaan di inventaris. dan mengeluarkan pesanan pembelian ke titik kontak pemasok.

Komputer diperbaiki dalam dua hari atau kurang. Setelah perintah kerja jarak jauh, masalah yang sama dengan laptop menjadi masalah yang kompleks.

Misalnya, mengikuti perintah kerja dari rumah, tim pengadaan Microsoft harus menata ulang fungsi pengadaan tidak langsung yang sebelumnya dilakukan secara manual untuk menangani lonjakan volume permintaan karyawan yang signifikan dari 168.000 orang.

Untuk mengatasi masalah ini, Microsoft menggunakan fungsi pengadaan otomatis untuk menyiapkan kantor pusat bagi karyawan mereka, menangani 70% dari semua permintaan karyawan di 20 negara berbeda.

Menghabiskan prioritas ulang. Secara global, bisnis mengalami penurunan permintaan, bahkan setelah puncak pandemi, karena prioritas investasi mereka. Implikasinya akan mencakup lebih sedikit likuiditas bagi perusahaan yang mungkin memerlukan solusi optimal melalui praktik manajemen arus kas yang efektif.

Tim pengadaan harus memikirkan kembali fungsi pengadaan mereka untuk memungkinkan prioritas ulang pembelanjaan dengan berinvestasi pada teknologi seperti kemampuan dokumen dan tanda tangan digital. Mereka menghadapi peningkatan tantangan, khususnya dalam menjaga arus kas masuk, menghadapi perubahan fungsi rantai pasokan, dan prakiraan permintaan yang tidak dapat diprediksi.

Bahkan setelah pandemi mereda, permintaan kemungkinan akan tetap tertekan, dan perusahaan mungkin harus menghadapi likuiditas. Oleh karena itu, memprioritaskan kembali investasi secara bertanggung jawab dalam mendigitalkan fungsi pengadaan seperti penanganan faktur memungkinkan fasilitasi dalam situasi seperti pandemi.

Tujuan utama tim pengadaan perusahaan TI untuk beberapa bulan mendatang adalah meningkatkan produktivitas karyawan dengan otomatisasi dan teknologi yang ditingkatkan. Tim pengadaan harus mengoptimalkan modal kerja dan likuiditas sambil mengadopsi penganggaran berbasis nol.

Otomatis. Perintah kerja jarak jauh pandemi telah mempercepat adopsi solusi pengadaan otomatis yang sudah dipertimbangkan oleh para pemimpin pengadaan. Digitalisasi adalah faktor penting yang memungkinkan komunikasi dan kolaborasi antara berbagai fungsi organisasi saat kerja-dari-rumah menjadi normal baru.

Memproses ratusan permintaan karyawan untuk persediaan secara manual praktis tidak mungkin dilakukan dengan perintah kerja jarak jauh. Solusi pengadaan otomatis dapat meningkatkan visibilitas data dan memungkinkan kelincahan yang lebih besar dalam organisasi dan di seluruh jaringan pasokan yang diperluas.

Departemen pengadaan berkinerja tinggi kemungkinan besar adalah pengadopsi awal otomatisasi pengadaan. Menurut Deloitte, CPO dengan kinerja tertinggi 18 kali lebih mungkin menggunakan solusi pengadaan cloud dan 10 kali lebih mungkin menggunakan solusi otomatisasi proses robot (RPA).

Tim pengadaan dapat menggunakan solusi pengadaan cloud untuk membangun solusi ujung ke ujung yang akan menerima permintaan karyawan, mencocokkannya dengan inventaris barang yang tersedia, dan secara otomatis membuat dan menyetujui pesanan pembelian.

Otomatisasi pengadaan juga dapat digunakan untuk mengembangkan sistem pendukung yang akan membantu karyawan dan pemasok yang bekerja dari jarak jauh untuk meningkatkan kepuasan karyawan, yang akan memainkan peran penting dalam meningkatkan produktivitas selama perintah kerja jarak jauh. Selain itu, awan otomatisasi membantu manajer mengelola vendor dengan mudah dan menghilangkan penipuan.

Perubahan Proses

Saat perintah kerja jarak jauh menjadi normal baru, risiko keamanan siber telah meningkat secara signifikan bagi perusahaan TI.

Perusahaan harus menentukan fungsi kritis yang harus tetap di tempat. Kebijakan dan proses pengadaan harus ditata ulang untuk mendukung struktur operasional baru perusahaan TI. Tim pengadaan harus memanfaatkan alat otomatisasi untuk membuat perubahan proses yang diperlukan sehingga mereka akan memfasilitasi pekerjaan di lokasi dan memungkinkan karyawan lain untuk bekerja dari rumah mereka.

Kebijakan pengadaan harus direstrukturisasi agar lebih berpusat pada manusia, karena komitmen terhadap kesejahteraan kolektif dapat membantu membangun ketahanan dalam rantai pasokan perusahaan, dan dengan demikian membantu karyawan yang bekerja dari jarak jauh, untuk memastikan kelangsungan bisnis secara keseluruhan.

Fungsi pengadaan otomatis yang sebelumnya digunakan untuk melengkapi kantor pusat karyawan kini juga dapat digunakan untuk memobilisasi struktur pendukung bagi karyawan dan memastikan ketahanan ekosistem dengan menyediakan akses ke struktur pendukung yang sama kepada pemasok.

Mohammed Kafil adalah konsultan pengadaan untuk Kissflow Procurement Cloud.