Menguasai Instruksi Kerja: 5 Praktik Terbukti untuk Panduan yang Jelas dan Efektif
Setiap organisasi bergantung pada dokumentasi yang efisien dan berkualitas untuk dapat bekerja, maju dan mencapai peningkatan berkelanjutan. Di industri, dokumen esensial terdiri dari berbagai jenis, dan di antaranya, instruksi kerja adalah repositori sebenarnya bagi semua pemangku kepentingan perusahaan: pekerja, karyawan baru, supervisi, manajemen dan pengambil keputusan.
Tetapi, bagaimana memastikan bahwa instruksi yang diminta kami untuk membuat itu efisien dan digunakan? Bagaimana menulisnya? Berikut adalah 5 praktik terbaik untuk mencapai instruksi kerja yang efektif…
1. Buatlah sederhana!
Kesederhanaan dan efisiensi seringkali berjalan bersama di dunia industri. Singkatnya, ini mengimplicasikan untuk melepaskan dokumen dari informasi yang berlebihan, dari data apa pun yang membebani dukungan. Tetapi juga risiko selain itu untuk menyebabkan masalah bagi pengguna dengan memasukinya ke dalam kebingungan atau kesalahan.
Ini juga memerlukan struktur minimalis yang distanndarkan dalam proses pembuatan yang hanya mencakup elemen instruksi kerja dan integrasi referensi yang diperlukan.
2. Tulis dokumen yang jelas dan akurat
Kejelasan dan ketepatan. Ini adalah dua kata yang perlu Anda ingat ketika berkaitan dengan meningkatkan dan mengoptimalkan efisiensi, waktu dan mengurangi kemungkinan kesalahan. Anda harus menggambarkan operasi dan prosedur kerja yang akan dilakukan melalui visual yang jelas dan akurat untuk menghilangkan setiap interpretasi yang mungkin dimiliki pembaca, yang sehingga benar-benar dipandu dalam pelaksanaan misinya dalam posisinya.
Ini juga membuat klarifikasi lebih lanjut dan penyederhanaan koneksi antar pekerjaan mungkin dalam semua aspek yang berbeda: pos yang terkait, waktu yang diharapkan di setiap pos, urutan intervensi untuk setiap pos, kondisi koneksi, sarana transfer dari stasiun ke stasiun. Dengan kata lain, kejelasan dan ketepatan memfasilitasi prosedur kerja.
3. Lepas Kertas!
Mengandalkan dukungan yang baik, praktis dan mudah diperbarui adalah vital bagi anggota perusahaan. Tujuannya adalah untuk mengurangi atau bahkan menghilangkan kesalahan, gangguan dan defek terutama karena dokumen yang dibiarkan dalam versi lama tanpa revisi. Kita perlu jelas tentang satu hal. Tidak dapat diragukan bahwa penggunaan format kertas klasik tidak lagi dapat memenuhi jenis persyaratan ini. Media digital sekarang telah disukai selama beberapa tahun, dan ini, untuk beberapa alamat: sentralisasi informasi termasuk akses yang lebih mudah ke dalamnya dan terutama untuk layar seluler (tablet, smartphone …) dan, terutama, untuk alamat keamanan.
Mengadopsi kertasless / dematerialisasi terkini untuk pembuatan instruksi kerja memenuhi persyaratan regulasi yang sama dan logika yang sama dalam digitalisasi lingkungan kerja, yang melandasi industri 4.0.
4. Buat instruksi kerja sebagai salah satu pilar sistem manajemen kualitas perusahaan.
QMS (Quality Management System) sebagaimana ditetapkan oleh standar ISO 9001 berfokus pada pengembangan, pemeliharaan dan jenis pemeliharaan untuk dokumentasi kualitas yang efektif. Instruksi kerja adalah salah satu komponen esensial dari dokumentasi kualitas. Ini adalah standar yang disebutkan di atas yang melambangkan dalam bentuk piramida dokumen di puncaknya adalah manual kualitas. Itulah sebabnya instruksi kerja menjadi pilar dari kemampuan organisasi untuk mencapai tujuan kualitas yang dapat diukur dan memastikan efisiensi
5. Berdiri di sepatu pengguna
Ketika Anda membuat instruksi kerja, terlihat jelas untuk memikirkan orang yang akan melihat dan menerapkannya. Hanya dengan berdiri di sepatu pengguna, tetapi juga dengan melibatkan dia dalam pengembangan dan mempertimbangkan pengamatannya yang dikumpulkan di lapangan, maka Anda dapat menulis dokumen yang konfigurable pada topik se dekat mungkin dengan kenyataan.
6. (Bonus) Gunakan perangkat lunak instruksi kerja digital
Salah satu cara yang tepat untuk menulis instruksi kerja yang efektif adalah menggunakan perangkat lunak khusus. Picomto adalah perangkat lunak instruksi kerja digital yang memungkinkan Anda membuat instruksi kerja visual dan interaktif. Jangan ragu untuk menghubungi ahli kami untuk mengetahui lebih lanjut tentang solusi kami.
