Menguasai Pemeliharaan Reaktif: Strategi untuk Menangani Downtime Tidak Terencana dengan Efisien

Pemeliharaan reaktif cenderung memiliki reputasi buruk, dengan orang-orang mendeskripsikannya sebagai “berlari memadamkan api.” Namun karena tidak dapat dihindari, Anda perlu mahir melakukannya.

Dan pelajaran penting dari pemadam kebakaran sebenarnya dapat menunjukkan kepada kita caranya.

Apa itu pemeliharaan reaktif?

Cara tercepat untuk memahaminya adalah dengan melihat nama umum lainnya, pemeliharaan rusak dan on-demand. Anda juga dapat merujuk padanya sebagai “berlari memadamkan api.” Tidak satu pun dari itu terdengar bagus.

Pemeliharaan reaktif adalah pekerjaan yang Anda lakukan saat aset atau peralatan gagal tidak terduga. Sebuah aset offline, dan Anda harus bergegas untuk menjalankannya kembali.

Apa perbedaan antara pemeliharaan reaktif dan pemeliharaan korektif?

Pemeliharaan korektif memiliki cakupan yang lebih luas. Ini adalah pekerjaan yang Anda lakukan untuk mengembalikan aset atau peralatan ke dalam kondisi kerja. Dalam beberapa kasus, ini direncanakan sementara dalam kasus lain tidak.

Jika Anda menangkap masalah selama inspeksi atau tugas pemeliharaan pencegahan, memperbaikinya adalah pemeliharaan korektif. Dalam beberapa kasus, Anda melakukan pekerjaan segera. Dalam kasus lain, Anda menjadwalkannya untuk kemudian. Namun itu tetap korektif.

Jika Anda tidak menangkap masalah dan ia memiliki kesempatan untuk berkembang menjadi masalah yang lebih besar, melakukan perbaikan tersebut juga adalah pemeliharaan korektif.

Apakah pemeliharaan reaktif selalu buruk?

Secara umum, ya. Ini buruk dan Anda harus mengambil langkah spesifik untuk menghindarinya. Membiarkan hal-hal berjalan sampai rusak berarti Anda tidak pernah tahu apa yang harus Anda lakukan atau kapan Anda harus melakukannya. Dan itu berarti Anda lebih sulit menjadwalkan pekerjaan dan menjaga bagian yang tepat tersedia di inventaris. Anda selalu melakukan perbaikan dengan sisa organisasi melihat melalui bahu Anda dan bernapas di leher Anda. Tidak ada yang ingin bekerja pada aset yang dikelilingi oleh operator yang diam dan manajer yang tidak bahagia.

Namun pemeliharaan reaktif tidak selalu buruk. Ini tergantung pada aset dan peralatan.

Jika Anda memiliki aset atau peralatan yang memiliki kritikalitas rendah, sulit dirawat tetapi mudah diperbaiki atau diganti, dan bagian-bagiannya murah untuk disimpan di inventaris, pemeliharaan reaktif mungkin menjadi strategi pemeliharaan terbaik Anda.

Contoh klasik adalah lampu pijar. Saat satu mati, pekerjaan di garis produksi tidak berhenti. Anda tidak dapat benar-benar melakukan pemeliharaan pencegahan pada lampu tersebut tetapi Anda dapat menggantinya dengan cepat. Dan karena biasanya murah dan bertahan lama di rak, Anda tidak perlu khawatir tentang biaya penyimpanan.

Bagaimana kita dapat mengurangi pemeliharaan reaktif?

Jadi, dalam beberapa kasus, itu adalah pilihan terbaik. Namun di luar kategori sempit aset dan peralatan tersebut, Anda ingin mengurangi ketergantungan Anda pada pemeliharaan reaktif.

Ada lebih dari satu cara untuk mencapai tujuan ini, dan semuanya tergantung pada aset dan peralatan Anda. Anda dapat memilih strategi pemeliharaan yang terbaik untuk masing-masing. Anda juga dapat menggunakan kombinasi yang berbeda. Sama halnya dengan mobil Anda, di mana Anda menggunakan pemeliharaan pencegahan untuk memutuskan kapan mengganti oli tetapi pemeliharaan on-demand untuk mengetahui kapan menambahkan cairan pencuci kaca.

Tetapi apakah kita dapat menguranginya hingga nol?

Tidak. Itu tidak mungkin.

Salah satu alasannya adalah untuk beberapa aset dan peralatan, lebih masuk akal untuk merawat mereka dengan pemeliharaan reaktif. Ingat lampu pijar Anda.

Namun untuk semua aset dan peralatan lainnya, yang mana Anda tidak ingin menggunakan pemeliharaan reaktif, Anda kadang-kadang masih harus. Dan tidak masalah strategi pemeliharaan mana yang Anda gunakan, pencegahan, berbasis kondisi, atau prediktif. Anda bisa mengikuti praktik terbaik industri dan memiliki kombinasi yang disesuaikan dengan baik dari semua strategi ini dan masih harus menangani pemeliharaan reaktif. Sebagai pedoman umum, Anda harus mengincar pembagian 80/20, dengan reaktif menyusun sekitar 20% dari aktivitas pemeliharaan keseluruhan Anda.

Jadi, opsi terbaik Anda adalah untuk menghindarinya sebanyak mungkin tetapi juga bersiap untuknya sebaik mungkin.

Itu membawa kita pada analogi pemadam kebakaran kita. Mahir dalam pemeliharaan reaktif banyak bersama dengan mahir dalam memadamkan api.

Pertama, jauh lebih mudah untuk mencegahnya daripada memadamkannya, itulah mengapa kita mengalokasikan banyak sumber daya ke pencegahan. Semuanya dari detektor asap hingga kampanye Smokey the Bear yang mengajarkan orang pentingnya keselamatan kebakaran hutan.

Kedua, karena Anda tahu pencegahan tidak pernah sempurna, Anda perlu bersiap untuk bertarung.

Maka, bagaimana kita dapat menjadi mahir dalam pemeliharaan reaktif?

Salah satu cara adalah dengan melihat cara pemadam kebakaran bekerja dan meminjam metode buktian mereka.

Nick, di kanan, dengan rekan-rekan pemadam kebakaran

Nicholas Bradshaw adalah Manajer Pemasaran Pelanggan kami, dan pada tahun 2012, dia adalah pemadam kebakaran di Midwest. Kami memintanya untuk wawasan tentang cara terbaik untuk memadamkan nyala api.

Tetapkan peran yang terdefinisi dan rantai komando yang jelas

Salah satu langkah paling penting untuk terorganisir juga harus yang paling jelas: Anda perlu organisasi yang terdefinisi dengan baik dengan beberapa redundansi bawaan. Semua orang mendapat pekerjaan dan mengetahui tanggung jawab mereka. Secara ideal, semua orang juga sedikit mengetahui pekerjaan orang lain, sehingga mereka dapat beralih peran dalam situasi darurat.

Nick menjelaskan, “Saya adalah pemotong pohon, jadi pekerjaan saya adalah memutar gerinda, memotong pohon besar — apa pun yang akan berbahaya bagi kru. Kami juga memiliki pemimpin skuad dan bahkan pemimpin cadangan. Selalu ada rantai komando yang jelas.”

Sama halnya dengan pemeliharaan reaktif. Anda perlu tahu siapa yang bertanggung jawab untuk mengambil keputusan, siapa yang siap melakukan pekerjaan, dan jika hal-hal berbalik arah, siapa yang datang untuk dukungan tambahan.

Persiapkan bagian dan bahan yang paling mungkin Anda butuhkan

Sebagian besar dari kesiapannya adalah memiliki alat yang siap digunakan.

“Kontrapart saya, juga seorang pemotong pohon, membawa bahan bakar, kapak, dan sekeleng cadangan bagian pada gerinda kami,” kata Nick.

Karena Anda sudah tahu aset Anda dan memiliki ide yang cukup bagus tentang apa yang bisa dan seringkali salah, Anda dapat memiliki semua bagian dan bahan MRO yang tersedia saat Anda membutuhkannya. Pemadam kebakaran tidak datang tanpa sekop mereka. Teknisi perlu datang ke lokasi dengan kotak alat yang tepat.

Kenali alat dan peralatan Anda dengan baik

Tetapi memiliki alat yang tepat tidak cukup. Anda juga perlu tahu cara menggunakannya.

“Kami dapat melepas dan mengganti setiap bagian pada gerinda kami dan menjadikannya berjalan kembali dalam hitungan menit, bahkan dengan mata diikat.”

Ada berbagai cara untuk mewujudkannya. Salah satunya adalah dengan memastikan Anda memiliki teknisi berpengalaman yang tahu pekerjaan mereka. Namun bagian penting lainnya dari teka-teki adalah menemukan cara untuk membuat data tentang aset dan peralatan Anda mudah diakses. Jika seseorang bekerja pada aset untuk pertama kalinya, mereka membutuhkan data yang andal untuk membantu mereka.

Tetapkan langkah-langkah setelah semua tindakan sehingga Anda segera siap lagi

Bahkan setelah asap reda, masih ada pekerjaan yang harus dilakukan, menjelaskan Nick.

“Setelah kita turun dari tugas, kita melakukan analisis menyeluruh terhadap peralatan kami, membersihkan, mengganti bagian, melakukan inspeksi menyeluruh pada setiap peralatan yang kami gunakan atau tidak gunakan.”

Untuk pemeliharaan reaktif, Anda harus menyertakan beberapa langkah setelah aset atau peralatan kembali berjalan.

Pertama, Anda dapat fokus pada alat dan inventaris MRO Anda, memastikan semuanya masih berfungsi dan stok Anda siap untuk diisi ulang. Kedua, sebagai bagian dari program FRACAS yang lebih besar, Anda dapat menyiapkan cara untuk mengonfirmasi Anda menggunakan perbaikan yang tepat dan bahwa kemungkinan besar akan bertahan.

Bagaimana CMMS memudahkan pemadamkan api pemeliharaan?

Jika Anda ingin menerapkan wawasan terbaik dari pemadam kebakaran ke program pemeliharaan reaktif Anda, berguna untuk menerapkan perangkat lunak CMMS modern.

Metode kertas dan spreadsheet kuno mungkin sudah cukup di masa lalu, tetapi sekarang tidak cukup lagi. Pikirkan seperti ini: pemadam kebakaran saat ini tidak menggunakan pompa dan ember yang ditarik kuda.

Solusi manajemen pemeliharaan modern membantu Anda menciptakan organisasi yang jelas dengan peran yang ditetapkan untuk semua orang. Pemimpin pemeliharaan dapat mengontrol setiap langkah manajemen tugas, meninjau permintaan dan kemudian menghasilkan, memprioritaskan, menetapkan, dan melacak pesan kerja. Dan karena informasi dapat diakses melalui setiap perangkat yang terhubung ke internet, teknisi tahu segera di mana Anda membutuhkan mereka.

Dan saat mereka tiba, mereka memiliki segala sesuatu yang mereka butuhkan untuk bekerja cepat dan efisien, termasuk:

• Riwayat pemeliharaan dan perbaikan aset yang detail
• Instruksi langkah demi langkah
• Daftar periksa yang dapat disesuaikan
• Skema, gambar, dan manual OEM digital
• Bagian dan bahan terkait

Dan karena Anda dapat melacak inventaris menggunakan perangkat lunak, Anda dapat memastikan bagian dan bahan terkait tersebut ada untuk mereka. Anda menetapkan tingkat dasar yang dapat disesuaikan untuk setiap item, dan saat Anda menurun di bawahnya, perangkat lunak secara otomatis mengirimkan peringatan kepada Anda dan membantu mengotomatisasi beberapa langkah untuk memesan lebih banyak dari vendor.

Langkah selanjutnya

Siap untuk menjadi lebih baik dalam memadamkan api?

Hippo di sini untuk membantu Anda mendapatkan solusi yang terbaik bagi Anda, termasuk menjawab pertanyaan Anda tentang perangkat lunak manajemen pemeliharaan, membantu Anda memesan demo perangkat lunak langsung, atau bahkan menyediakan uji coba gratis.

Ringkasan

Pemeliharaan reaktif memiliki reputasi buruk, dan banyak yang layak. Ini adalah pekerjaan yang harus Anda lakukan saat aset dan peralatan gagal tanpa peringatan. Meskipun Anda dapat mengambil langkah untuk mencegahnya, Anda tidak dapat menghindarinya sepenuhnya, itulah mengapa masuk akal untuk berinvestasi dalam keterampilan reaktif departemen pemeliharaan. Karena pemadam kebakaran adalah ahli dalam “berlari memadamkan api,” Anda dapat menerapkan wawasan mereka ke dalam pemadamkan pemeliharaan reaktif, termasuk memiliki peran dan tanggung jawab yang terdefinisi, selalu membawa alat yang tepat dan tahu cara menggunakannya, dan menyiapkan proses pasca-tindakan untuk memastikan Anda siap untuk pembakaran berikutnya. CMMS yang baik membuat semuanya lebih mudah dengan menyederhanakan cara Anda mengelola sumber daya dan memastikan tim memiliki alat dan pengetahuan yang mereka butuhkan.