Panduan Ultimate FRACAS: Menguasai Pelaporan, Analisis, dan Tindak Lanjut Korektif Kegagalan
Tujuan Anda menjaga aset dan peralatan tetap berjalan seefisien mungkin, dan cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan menemukan dan memperbaiki masalah sejak secepat mungkin. Pemeliharaan pencegahan adalah cara yang bagus untuk menemukan masalah.
Namun untuk memperbaiki masalah secara sistematis, Anda membutuhkan sistem pelaporan, analisis, dan tindakan korektif kegagalan (FRACAS).
Dan itulah yang membawa kita pada pertanyaan yang tak terhindarkan.
Apa itu FRACAS?
FRACAS adalah sistem tertutup yang membantu Anda mengorganisir, melacak, dan mengelola cara Anda memperbaiki masalah.
Itu lalu membawa kita pada pertanyaan yang tak terhindarkan berikutnya.
Apa itu sistem tertutup?
Tindakan korektif tertutup (CLCA) adalah proses sistematis untuk menangani masalah dan mencegahnya kembali. Dengan mengikuti setiap langkah, Anda memastikan, sebaik mungkin, bahwa masalah tidak terjadi lagi.
Model tipikal untuk proses tertutup memiliki lima langkah.
- Kumpulkan tim Anda dan definisikan masalah
- Kendalikan masalah sehingga hal-hal tidak semakin buruk
- Identifikasi penyebab akar masalah
- Lakukan tindakan korektif dan pencegahan
- Konfirmasikan dengan data bahwa solusi Anda berhasil
Misalnya, Anda meminjam blower daun dari tetangga, tetapi sekarang mesin dua-tak kecilnya menghasilkan asap terlalu banyak. Mengumpulkan tim dan mendefinisikan masalah mungkin berarti berkumpul dengan tetangga dan memeriksa apakah jumlah asap itu normal. Jika tidak, Anda perlu bekerja untuk menetapkan cakupan masalah. Apakah hanya asap terlalu banyak atau mesin juga panas? Apakah ia berhembus sekeras yang seharusnya?
Dari sana, Anda pindah ke langkah kedua, kendalikan masalah. Dalam contoh ini, sederhana seperti mematikan blower daun. Berikutnya, langkah tiga: analisis penyebab akar. Setelah Anda bertanya cukup banyak, Anda sampai pada penyebab asli masalah, yang di sini mungkin Anda menambahkan jenis oli yang salah ke dalam campuran bahan bakar gas-oli.
Pada langkah empat, Anda memperbaiki dan mencegah. Sejauh yang Anda bisa, Anda menghapus bahan bakar buruk yang Anda tambahkan secara tidak sengaja. Untuk mencegah masalah di masa depan, Anda dapat menggunakan spidol dan menulis catatan singkat pada blower: “TIDAK ADA OLI MESIN DI CAMPURAN BAHAN BAKAR.”
Kemudian, pada langkah lima, Anda mengonfirmasi bahwa solusi Anda berhasil dengan menjalankan blower dengan bahan bakar yang benar dan memeriksa asap.
Bagaimana cara mengucapkan FRACAS dengan benar?
Sekarang Anda tahu dasarnya, penting untuk tahu cara mengucapkannya. “Sistem pelaporan, analisis, dan tindakan korektif kegagalan” sedikit sulit diucapkan, jadi selalu akan lebih mudah menggunakan akronimnya.
Ucapan yang paling umum adalah /frah-cuss/. Beberapa orang mengatakan /frey-cuss/.
Cara termudah adalah dengan mengucapkannya sama seperti Anda akan mengucapkan “fracas,” yang adalah kata lain untuk pertempuran atau perdebatan.
Apa manfaat FRACAS?
Secara umum, selalu baik untuk memiliki sistem yang menyelaraskan cara Anda mencapai tujuan tertentu. Setelah Anda memiliki sistem, Anda tidak perlu pernah membuang waktu bertanya apa yang harus dilakukan selanjutnya. Anda hanya mengikuti sistem. Dan ketika Anda memiliki sistem untuk seluruh departemen pemeliharaan, Anda tahu tim Anda tidak membuang waktu menciptakan roda yang sama lagi.
Dan saat hal-hal salah, sistem yang baik memudahkan untuk menelusuri langkah Anda. Jika Anda selalu melakukan semuanya dengan cara yang berbeda setiap kali, jauh lebih sulit untuk bekerja mundur untuk menemukan di mana Anda membuat kesalahan baru.
Secara khusus untuk FRACAS, salah satu manfaatnya adalah seiring waktu Anda mendapatkan solusi yang benar-benar berhasil. Ingat, langkah terakhir adalah mengumpulkan data untuk mengonfirmasi bahwa solusi Anda memecahkan masalah. Dengan blower daun, Anda menyalakan kembali dan memastikan ada jumlah asap yang tepat. Dengan memeriksa solusi Anda, Anda memberikan diri sendiri kesempatan untuk mengetahui sejak awal apakah Anda membutuhkan perbaikan yang berbeda.
FRACAS juga dapat membantu Anda memenuhi standar ISO, termasuk ISO-9001, karena ini mengikuti banyak langkah yang sama.
Bagaimana FRACAS bekerja, langkah demi langkah?
Ada tiga langkah utama:
- Pelaporan
- Analisis
- Tindakan korektif
Setiap langkah adalah kumpulan langkah yang lebih kecil, jadi patut untuk melihatnya lebih dekat.
Pelaporan
Bagian terpenting dari pelaporan adalah laporan insiden, yang merupakan tempat Anda mengumpulkan informasi awal tentang masalah. Apa yang perlu Anda sertakan dalam laporan bervariasi menurut industri dan organisasi, tetapi Anda harus fokus pada data yang dapat memberi tahu Anda apa yang menyebabkan masalah dan langkah-langkah apa pun yang dilakukan oleh siapa saja segera untuk memperbaikinya.
Misalnya, jika aset offline, Anda ingin tahu:
- Tanggal dan waktu ketika seseorang pertama kali memperhatikan masalah
- Nama dan pekerjaan orang yang memperhatikan masalah
- Tanda-tanda awal bahwa masalah sedang terjadi
Semua langkah yang diambil orang untuk menangani masalah. Nanti, saat Anda mencoba mencari tahu apa yang salah, semakin banyak data yang Anda miliki, semakin besar peluang Anda untuk menemukan penyebabnya. Pada saat yang sama, ada batas praktis, dan Anda tidak ingin memburu-buru melalui banyak data yang tidak penting.
Analisis
Pada langkah ini, Anda perlu memutuskan bagaimana Anda dapat memperbaiki masalah. Dalam beberapa kasus, orang yang ditetapkan tugas mungkin siapa saja yang tersedia pada saat itu. Dalam kasus lain, pemimpin pemeliharaan memilih seseorang berdasarkan pengalaman dan keahlian spesifik mereka.
Siapa pun yang bertanggung jawab perlu melihat laporan insiden untuk menentukan penyebab asli masalah. Biasanya, mereka dapat menggunakan kombinasi analisis penyebab akar dan tinjauan cermat atas riwayat pemeliharaan dan perbaikan aset.
Tindakan korektif
Akhirnya, pada langkah ini Anda menerapkan perbaikan. Berikutnya, Anda harus memeriksa apakah solusi Anda berhasil. Untuk itu, Anda perlu memiliki ide yang jelas tentang apa yang dapat dan harus Anda lacak.
Misalnya, aset yang seharusnya menghasilkan sepuluh kaleng tin per menit hanya dapat menghasilkan tiga. Setelah beberapa analisis, Anda menentukan bahwa masalahnya adalah belt konveyor yang tidak rata. Setelah memperbaikinya, Anda kemudian perlu kembali dan memastikan aset itu kembali menghasilkan sepuluh kaleng per menit.
Bagaimana CMMS memudahkan FRACAS?
CMMS modern yang baik membuat setiap langkah FRACAS menjadi lebih mudah.
Ingat, kunci FRACAS adalah mendapatkan data yang baik sejak awal. Dengan portal permintaan pemeliharaan terbuka, akan mudah bagi tim untuk memasukkan data yang relevan secara real-time. Alih-alih harus mengingat semuanya lalu menuliskannya, teknisi Anda dapat dengan cepat mengakses CMMS dan memasukkan data secara instan. Dan setelah data ada dalam sistem, database pusat membuatnya tersedia untuk semua orang di tim.
Nanti, pada tahap analisis, teknisi memiliki akses ke riwayat pemeliharaan dan perbaikan aset yang komprehensif. Karena mereka tahu tepat apa yang dilakukan pada aset dan kapan, mereka dapat lebih mudah mencari tren yang mengungkapkan penyebab akar.
Untuk tindakan korektif, Anda dapat membuat pesan kerja yang dipenuhi dengan segala sesuatu yang diperlukan teknisi untuk melakukan pekerjaan dengan benar, termasuk:
- Instruksi langkah demi langkah
- Daftar periksa yang dapat disesuaikan
- Bagian dan bahan terkait
- Gambar digital, skema, dan manual OEM
Dan karena Anda dapat menggunakan perangkat lunak untuk melihat secara real-time saat teknisi menutup pesan kerja, Anda tahu tepat kapan harus mulai memeriksa apakah solusi yang tepat.
Langkah selanjutnya
Siap untuk menambahkan FRACAS ke kotak alat pemeliharaan Anda?
Hippo di sini untuk membantu Anda mendapatkan solusi yang terbaik bagi Anda, termasuk menjawab pertanyaan Anda tentang perangkat lunak manajemen pemeliharaan, membantu Anda memesan demo perangkat lunak langsung, atau bahkan menyediakan uji coba gratis.
Ringkasan
Pemeliharaan pencegahan adalah cara yang bagus untuk menemukan masalah sejak awal. Namun untuk memastikan Anda menggunakan perbaikan yang tepat, Anda juga membutuhkan sistem pelaporan, analisis, dan tindakan korektif kegagalan (FRACAS). Anda memulai dengan mengumpulkan data tentang masalah menggunakan laporan insiden khusus. Dari sana, Anda dapat menggunakan analisis penyebab akar untuk menentukan alasan sebenarnya dari masalah, yang merupakan langkah pertama untuk menentukan solusi terbaik. Akhirnya, Anda menutup lingkaran dengan menerapkan solusi Anda dan melacaknya. FRACAS membantu Anda menyelaraskan sistem pemecahan masalah Anda, sehingga tim pemeliharaan Anda tidak pernah membuang waktu memutuskan apa yang harus dilakukan selanjutnya atau menciptakan roda yang sama lagi. Ini juga memudahkan untuk bekerja mundur ketika solusi Anda tidak berhasil. Perangkat lunak CMMS modern membuat hidup lebih mudah setiap langkah dengan membantu Anda menangkap data kritis secara real-time dan membagikannya kepada seluruh tim pemeliharaan.
