Menguasai Ketahanan Rantai Pasok: Menseimbangkan Strategi Proaktif dan Reaktif

Proaktivitas dan reaktivitas bukan aliran pemikiran yang saling bertolak belakang dalam manajemen risiko rantai pasok. Mereka adalah bagian yang berbeda dari strategi lengkap dan holistik.

Secara historis, reaktivitas dan proaktivitas dalam rantai pasok telah dibahas seolah-olah mereka adalah kekuatan yang saling bertentangan. Selama bertahun-tahun, pemimpin pemikiran telah memprofess kebutuhan untuk mengambil pendekatan proaktif terhadap risiko rantai pasok, dan menjadi lebih baik dalam memprediksi peristiwa mengganggu sebelum mereka terjadi, untuk lebih baik mengurangi dampaknya.

Dan dengan alasan yang baik. Tidak ada cara yang lebih baik untuk melindungi operasi, rantai pasok, atau organisasi Anda dari peristiwa mengganggu daripada mempersiapkannya sebelum mereka menyerang. Namun, perspektif tersebut melupakan satu titik kritis — akan selalu ada sejumlah peristiwa yang tidak ada yang duga datang.

Pada akhir 2019, tidak ada yang dapat memprediksi apa yang akan terjadi. Namun COVID-19 menjadi ujung tombol pengujian untuk kesiapan respons. Ini menggambarkan, dalam detail yang menyakitkan, bahwa meskipun upaya terbaik kita untuk bersiap, proaktivitas saja hanya dapat melindungi kita sejauh ini.

Alih-alih, pemimpin rantai pasok harus proaktif dan reaktif pada saat yang sama — mempersiapkan hal-hal yang secara realistis dapat mereka persiapkan, sambil juga siap untuk bereaksi dan membuat perubahan pada rencana secara spontan.

Membedakan Proaktivitas

Menjadi benar-benar proaktif dalam upaya mengurangi risiko rantai pasok baru saja menjadi praktis mungkin dalam beberapa tahun terakhir. Kenaikan teknologi berbasis data yang intuitif telah memberikan kita kemampuan baru yang luar berhasil untuk menyelami data, mengidentifikasi tren, dan melacak driver dan indikator perubahan.

Secara praktis, profesional procurement saat ini memiliki segala yang mereka butuhkan untuk menerapkan program pemantauan, pengukuran, dan mitigasi risiko yang komprehensif, kohesif, dan hemat biaya dalam organisasi mereka. Program yang tidak hanya memantau rantai pasok yang lebih luas — mengidentifikasi isu, ancaman dan peluang — tetapi juga lingkungan kategori dan pemasok yang lebih segera.

Dengan alat-alat tersebut, tim operasi procurement dan rantai pasok dapat fokus pada menyampaikan lima elemen dasar dari strategi manajemen risiko rantai pasok yang proaktif:

• Menentukan area fokus risiko yang tepat termasuk pemasok mana yang akan dipantau paling ketat, dan kategori kunci yang paling terpapar risiko, atau paling kritis bagi operasi Anda.
• Memperoleh dan menyatukan data yang tepat tentang kategori dan pemasok tersebut, untuk membantu Anda mempelajari lebih banyak tentang mereka.
• Mengubah data tersebut menjadi wawasan, mengorganisir dan memahami bagaimana setiap titik data dapat mempengaruhi kategori risiko mikro dan makro yang relevan.
• Membagikan dan menyebarkan wawasan untuk memastikan orang yang tepat dilengkapi dengan informasi yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan yang tepat pada waktu yang tepat.
• Mendorong tindakan yang tepat dan memastikan bahwa orang di semua level diberdayakan untuk mengubah wawasan menjadi tindakan secara proaktif.

Siap untuk Beradaptasi

Pendekatan proaktif terhadap manajemen risiko rantai pasok dapat membantu Anda mengurangi ancaman, memastikan kelangsungan bisnis, dan mencegah organisasi Anda terkejut oleh peristiwa krisis yang tidak terduga. Namun, ini tidak dapat sepenuhnya mengurangi dampaknya. Itulah tempat reaktivitas masuk.

Seberapa kuat pun strategi risiko proaktif Anda, Anda juga harus siap untuk beradaptasi seiring berubahnya kondisi. Tindakan reaktif perlu cepat, untuk membantu mengurangi dampak risiko dan peristiwa krisis — tetapi mereka juga harus dibuat secara strategis.

Ketika peristiwa krisis besar terjadi, mudah untuk mengambil tindakan reaktif yang luas dan refleks, seperti beralih ke pemasok baru untuk memastikan kelanjutan jangka pendek. Namun, seringkali, tindakan tersebut tidak mendukung strategi procurement atau bisnis Anda secara keseluruhan, dan bahkan dapat berakhir lebih merugikan organisasi Anda daripada krisis itu sendiri.

Kunci bereaksi dengan sukses adalah menyeimbangkan kecepatan dengan strategi. Anda ingin menerapkan perubahan dengan cepat, tetapi itu tidak boleh terjadi pada prioritas strategis Anda. Setiap pilihan harus membantu Anda beradaptasi dengan kondisi hari ini, sambil tetap menjaga Anda pada jalan menuju besok yang lebih baik dan lebih efisien.

Secara praktis, itu berarti mengambil 10 langkah kunci untuk memastikan tindakan reaktif Anda pada akhirnya akan menghasilkan hasil yang tepat:

1. Rapatkan tim lintas fungsi yang tepat: Respons yang kuat memerlukan perspektif yang seimbang, jadi penting untuk merapatkan tim yang komprehensif dan lintas fungsi.
2. Pahami sifat krisis: Sebelum Anda dapat bereaksi terhadap sesuatu dengan tepat, Anda perlu tahu apa yang Anda hadapi. Dampak awal yang Anda rasakan mungkin tidak mencerminkan masalah secara keseluruhan, jadi bekerja untuk memahami situasi sepenuhnya sebelum membuat keputusan apa pun.
3. Bingkai isu dari perspektif rantai nilai: Penting untuk mempertimbangkan setiap dampak potensial dari krisis — bukan hanya yang terbesar, atau yang sedang terjadi sekarang. Peta dengan cermat dampak peristiwa terhadap pemakaian, manufaktur, dan distribusi untuk mendapatkan gambar lengkap tentang risiko yang Anda hadapi.
4. Pergi luas, dan pergi dalam: Tanyakan sebanyak mungkin pertanyaan tentang dampak yang diproyeksikan dari krisis, dan lihat tidak hanya dampak gangguan segera, tetapi juga setiap efek rantai yang mungkin mereka miliki.
5. Mobilisasikan data yang tepat: Data adalah bahan bakar yang diperlukan untuk membuat keputusan yang tepat, dan mengakses serta menganalisis data yang tepat sangat penting untuk respons krisis yang optimal. Anda akan perlu mengakses data kualitatif dan kuantitatif, yang membantu Anda memahami apa yang terjadi, dan dampak luas yang sedang dimilikinya.
6. Definisikan tujuan kritis: Dalam situasi krisis, banyak tujuan Anda akan jelas — seperti memulihkan pasokan produk kritis, atau memulai ulang distribusi di wilayah yang terpadu. Namun demikian, tetap penting untuk mendefinisikan tujuan Anda, untuk membantu memastikan semua keputusan mendorong Anda menuju pencapaiannya.
7. Bergerak cepat: Dengan tujuan Anda ditetapkan, semua orang perlu memahami bagaimana mereka dapat segera berkontribusi padanya, dan di mana orang lain bergantung pada tindakan mereka.
8. Pantau terus: Terus melacak perkembangan di seluruh pemasok, pasar dan kategori, dan pantau dengan erat bagaimana tindakan Anda meningkatkan KPI procurement dan rantai nilai kunci.
9. Komunikasikan, komunikasikan, komunikasikan: Respons adalah upaya seluruh tim, jadi sangat penting untuk memastikan bahwa saat tim melanjutkan pekerjaan mereka, komunikasi tetap terbuka dan fleksibel, sehingga perubahan lebih lanjut dapat dibuat sesuai kebutuhan.
10. Perhatikan prinsip-prinsip dasar: Semua keputusan dan tindakan pada akhirnya harus dipandu oleh fokus pada pelanggan, dan pada hubungan pemasok. Hubungkan setiap keputusan kembali pada hasil pelanggan dan mitra, serta tujuan yang Anda tetapkan.

Reaktivitas dan proaktivitas bukan aliran pemikiran yang saling bertentangan dalam manajemen risiko rantai pasok. Mereka adalah bagian yang berbeda dari strategi manajemen risiko yang komprehensif, dan sama pentingnya saat krisis dan gangguan.

Omer Abdullah adalah cofounder dan managing director dari The Smart Cube.