Rantai Pasokan Harus Proaktif dan Reaktif. Inilah Cara Melakukan Keduanya.

Proaktivitas dan reaktivitas tidak bertentangan dengan aliran pemikiran dalam manajemen risiko rantai pasokan. Mereka adalah bagian berbeda dari strategi holistik yang lengkap.

Secara historis, reaktivitas dan proaktif dalam rantai pasokan telah dibahas seolah-olah mereka adalah kekuatan yang berlawanan. Untuk waktu yang lama sekarang, para pemimpin pemikiran telah menyatakan perlunya mengambil pendekatan proaktif terhadap risiko rantai pasokan, dan menjadi lebih baik dalam mengantisipasi peristiwa yang mengganggu sebelum terjadi, untuk mengurangi dampaknya dengan lebih baik.

Dan untuk alasan yang bagus. Tidak ada cara yang lebih baik untuk melindungi operasi, rantai pasokan, atau organisasi Anda dari peristiwa yang mengganggu selain mempersiapkannya sebelum terjadi. Namun, perspektif itu mengabaikan satu titik kritis — akan selalu ada sejumlah peristiwa yang tidak terlihat oleh siapa pun.

Pada akhir 2019, tidak ada yang bisa memprediksi apa yang akan terjadi. Tetapi COVID-19 ternyata menjadi tempat pengujian pamungkas untuk kesiapan respons. Ini menggambarkan, dengan detail yang menyakitkan, bahwa terlepas dari upaya terbaik kita untuk bersiap, proaktif saja hanya dapat melindungi kita begitu banyak.

Sebaliknya, pemimpin rantai pasokan harus proaktif dan reaktif pada saat yang bersamaan — mempersiapkan hal-hal yang secara realistis dapat mereka persiapkan, sekaligus juga siap untuk bereaksi dan membuat perubahan pada rencana dengan cepat.

Menyematkan Proaktivitas

Menjadi benar-benar proaktif dalam upaya Anda untuk mengurangi risiko rantai pasokan hanya menjadi mungkin secara praktis dalam beberapa tahun terakhir. Munculnya teknologi intuitif berbasis data telah memberi kami kemampuan baru yang luar biasa untuk menyelami data, mengidentifikasi tren, dan melacak penggerak dan indikator perubahan.

Praktisnya, para profesional pengadaan saat ini memiliki semua yang mereka butuhkan untuk menerapkan program pemantauan, pengukuran, dan mitigasi risiko yang komprehensif, koheren, dan hemat biaya dalam organisasi mereka. Program yang tidak hanya memantau rantai pasokan yang lebih luas — mengidentifikasi masalah, ancaman, dan peluang — tetapi juga kategori dan lingkungan pemasok yang lebih langsung.

Dilengkapi dengan alat tersebut, tim pengadaan dan operasi rantai pasokan dapat fokus untuk memberikan lima elemen dasar dari strategi manajemen risiko rantai pasokan yang proaktif:

• Menentukan area fokus risiko yang tepat termasuk pemasok mana yang paling dekat dipantau, dan kategori utama yang paling terpapar risiko, atau paling penting bagi operasi Anda.
• Memperoleh dan menyatukan data yang tepat tentang kategori dan pemasok tersebut, untuk membantu Anda mempelajarinya lebih lanjut.
• Mengonversi data tersebut menjadi wawasan, mengatur, dan memahami bagaimana setiap titik data dapat memengaruhi kategori risiko mikro dan makro yang relevan.
• Berbagi dan menyebarkan wawasan untuk memastikan orang yang tepat dilengkapi dengan informasi yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan yang tepat pada waktu yang tepat.
• Mendorong tindakan yang tepat dan memastikan bahwa orang-orang di semua tingkatan diberdayakan untuk mengubah wawasan menjadi tindakan secara proaktif.

Bersiaplah untuk Beradaptasi

Pendekatan proaktif untuk manajemen risiko rantai pasokan dapat membantu Anda mengurangi ancaman, memastikan kelangsungan bisnis, dan mencegah organisasi Anda dibutakan oleh peristiwa krisis yang tidak terduga. Tapi, itu tidak bisa sepenuhnya mengurangi dampaknya. Di situlah reaktivitas masuk.

Tidak peduli seberapa kuat strategi risiko proaktif Anda, Anda juga harus siap beradaptasi saat kondisi berubah. Tindakan reaktif harus cepat, untuk membantu mengurangi dampak risiko dan peristiwa krisis — tetapi juga harus dilakukan secara strategis.

Ketika peristiwa krisis besar terjadi, mudah untuk mengambil tindakan reaktif spontan, seperti beralih ke pemasok baru untuk memastikan kesinambungan jangka pendek. Namun, seringkali, tindakan tersebut tidak mendukung pengadaan atau strategi bisnis Anda secara keseluruhan, dan bahkan dapat berakhir lebih merusak organisasi Anda daripada krisis itu sendiri.

Kunci untuk bereaksi dengan sukses adalah menyeimbangkan kecepatan dengan strategi. Anda ingin menerapkan perubahan dengan cepat, tetapi itu tidak dapat mengorbankan prioritas strategis Anda. Setiap pilihan harus membantu Anda beradaptasi dengan kondisi hari ini, sekaligus menjaga Anda tetap berada di jalur menuju hari esok yang lebih baik dan lebih efisien.

Secara praktis, itu berarti mengambil 10 langkah kunci untuk memastikan tindakan reaktif Anda pada akhirnya akan memberikan hasil yang tepat:

1. Bentuk tim lintas fungsi yang tepat:Respons yang kuat membutuhkan perspektif yang seimbang, jadi penting untuk membentuk tim yang komprehensif dan lintas fungsi.
2. Pahami sifat krisis:Sebelum Anda dapat bereaksi terhadap sesuatu dengan tepat, Anda perlu tahu apa yang Anda hadapi. Dampak awal yang Anda rasakan mungkin tidak mencerminkan keseluruhan masalah, jadi berusahalah untuk sepenuhnya memahami situasi sebelum membuat keputusan apa pun.
3. Membingkai masalah dari perspektif rantai nilai:Penting untuk mempertimbangkan setiap potensi dampak krisis — bukan hanya yang terbesar, atau yang terjadi saat ini. Petakan dengan cermat dampak peristiwa pada sumber, manufaktur, dan distribusi untuk mendapatkan gambaran lengkap tentang risiko yang Anda hadapi.
4. Meluas, dan mendalami:Ajukan pertanyaan sebanyak mungkin tentang proyeksi dampak krisis, dan lihat tidak hanya dampak langsung yang mengganggu, tetapi juga setiap dampak lanjutan yang dapat ditimbulkannya.
5. Mobilisasi data yang tepat:Data adalah bahan bakar yang dibutuhkan untuk membuat keputusan yang tepat, sehingga mengakses dan menganalisis data yang tepat sangat penting untuk respons krisis yang optimal. Anda akan memerlukan akses ke data kualitatif dan kuantitatif, membantu Anda memahami apa yang terjadi, dan dampak yang lebih luas yang ditimbulkannya.
6. Tentukan tujuan penting:Dalam situasi krisis, banyak tujuan Anda akan jelas — seperti memulihkan pasokan produk penting, atau memulai kembali distribusi di wilayah yang terkena dampak. Meskipun demikian, tetap penting untuk menentukan tujuan Anda, untuk membantu memastikan semua keputusan mendorong Anda untuk mencapainya.
7. Bergerak cepat:Dengan menetapkan sasaran, semua orang perlu memahami bagaimana mereka dapat segera berkontribusi untuk mereka, dan di mana orang lain bergantung pada tindakan mereka.
8. Pantau terus-menerus:Terus lacak perkembangan di seluruh pemasok, pasar, dan kategori, dan pantau terus bagaimana tindakan Anda meningkatkan KPI pengadaan dan rantai nilai utama.
9. Berkomunikasi, berkomunikasi, berkomunikasi:Respons adalah upaya seluruh tim, jadi sangat penting untuk memastikan bahwa saat tim melanjutkan pekerjaan mereka, komunikasi tetap terbuka dan fleksibel, sehingga perubahan lebih lanjut dapat dilakukan sesuai kebutuhan.
10. Perhatikan prinsip pertama:Semua keputusan dan tindakan pada akhirnya harus dipandu oleh fokus pada pelanggan, dan pada hubungan pemasok. Tautkan setiap keputusan kembali ke hasil pelanggan dan mitra, serta tujuan yang telah Anda tetapkan.

Reaktivitas dan proaktif bukanlah aliran pemikiran yang bertentangan dalam manajemen risiko rantai pasokan. Mereka adalah bagian berbeda dari strategi manajemen risiko yang komprehensif, dan sama pentingnya selama masa krisis dan gangguan.

Omer Abdullah adalah salah satu pendiri dan direktur pelaksana The Smart Cube.