Menganalisis Hasil Proyek Pengadaan Anda Secara Akurat

Mengambil pendekatan sistemik untuk menilai hasil akhir proyek pengadaan dapat membantu Anda mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dalam pendekatan pengadaan, vendor Anda, dan berbagai aspek lain dari bisnis Anda. Asumsi tanpa analisis menyeluruh hanya akan membuat Anda semakin tersesat, jadi penting bagi Anda untuk menyelidiki masing-masing dari empat area utama yang telah kami susun dalam kartu skor hasil proyek pengadaan kami. Untuk membantu Anda memahami apa yang Anda cari dan apa yang diharapkan, panduan analisis ini akan memandu Anda melalui setiap area dan perbedaannya:

Kualitas

Pertama dan terpenting, Anda ingin melihat kualitas barang yang Anda terima. Tidak ada hal lain yang terlalu penting jika Anda merasa tidak dapat memanfaatkan apa yang Anda terima, atau Anda khawatir tentang dampak jangka panjang dari penggunaan apa yang telah Anda terima dalam hal keamanan, respons pelanggan, dll. Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam mempertimbangkan kualitas:

• Kualitas keseluruhan. Atau, kemampuan dasar dari barang yang diterima untuk memenuhi tujuan awalnya. Jangan melihat ini sebagai keadaan biner 'cukup baik' atau 'tidak cukup baik'. Pertimbangkan nuansa kualitasnya; apakah lebih baik dari yang diharapkan? Lebih buruk, tapi masih layak? Menurut Anda, apakah Anda dapat mengharapkan peningkatan kualitas?
• Konsistensi. Inkonsistensi dalam banyak hal menghasilkan hasil yang lebih buruk daripada kualitas yang umumnya rendah; kualitas yang buruk dapat diatasi dengan perbaikan, tetapi ketidakkonsistenan dapat menunjukkan masalah yang lebih besar dalam proses pengadaan.
• Detail. Detail halus sebuah proyek sering kali berakhir dengan perubahan di hadapan realitas pengadaan—seperti apa detail ini pada proyek saat ini?
• Rasio kualitas/biaya. Anda mendapatkan apa yang Anda bayar—atau lebih tepatnya, Anda harus. Menilai kualitas atau biaya tanpa membandingkannya satu sama lain memberikan sedikit manfaat untuk menilai proyek pengadaan. Lihatlah ROI Anda, di sini.

Kemudahan Bekerja dengan Vendor

Pengadaan pada akhirnya bermuara pada komunikasi. Dengan alat yang tepat dan vendor yang tepat, prosesnya akan mudah bagi semua orang, menghasilkan kualitas yang sesuai dengan anggaran dan sasaran Anda, dan memungkinkan masalah diselesaikan dengan cepat. Untuk lebih memahami hubungan Anda dengan vendor Anda dan dengan demikian menilai proyek pengadaan Anda saat ini, pertimbangkan sub-poin berikut:

• Kejelasan komunikasi. Konsep sederhana:apakah Anda dengan mudah tetap berada di halaman yang sama dengan vendor?
• Aksesibilitas. Seberapa sulit menghubungi orang yang tepat untuk menyelesaikan masalah atau mendiskusikan perubahan?
• Profesionalisme. Apakah janji temu dipenuhi, apakah Anda merasa nyaman berkomunikasi dengan vendor, dan dapatkah Anda mengharapkan kejujuran dalam komunikasi?
• Efisiensi. Apakah komunikasi Anda dengan vendor ditandai dengan percakapan yang bertele-tele, tidak efektif, atau interaksi singkat yang didukung oleh alat yang sesuai? Tag telepon selama berminggu-minggu untuk mengklarifikasi detail kecil seharusnya tidak diperlukan dengan pendekatan yang tepat.

Disampaikan Tepat Waktu

Apakah semua barang yang dibeli tiba sesuai jadwal? Jika tidak, mengapa? Meskipun kegagalan dalam hal ini jelas bukan hal yang baik, penting untuk mengidentifikasi akar penyebab kegagalan—atau pengorbanan yang tidak dapat diterima yang dilakukan untuk mencapai kesuksesan. Jangan melihat pengiriman tepat waktu sebagai murni status lulus/gagal biner, meskipun itu penting.

Biaya Penawaran vs. Biaya Akhir

Dalam proyek pengadaan, hanya sedikit hal yang harus memicu lebih banyak tanda bahaya daripada perbedaan antara biaya yang dikutip dan biaya akhir. Menambahkan biaya yang berasal dari perencanaan yang buruk atau praktik bisnis yang tidak bermoral sama sekali tidak dapat diterima. Jika masalah berasal dari sisi persamaan Anda, karena kurangnya komunikasi yang jelas atau masalah lain, itu adalah sesuatu yang harus diselesaikan dengan komunikasi yang lebih baik. Tentu saja, masalah yang secara lahiriah merupakan kesalahan Anda mungkin disebabkan oleh rendahnya aksesibilitas dan masalah vendor lainnya; pertimbangkan poin ini dengan hati-hati.