Menilai Hasil Proyek Pengadaan dengan Akurat

Mengambil pendekatan sistemik untuk menilai hasil akhir proyek pengadaan dapat membantu Anda mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dalam pendekatan Anda terhadap pengadaan, vendor Anda, dan aspek banyak lainnya dari bisnis Anda. Asumsi tanpa analisis menyeluruh hanya akan membawa Anda lebih jauh sesat, jadi penting bahwa Anda menyelidiki setiap empat area utama yang telah kami tunjukkan dalam kartu skor hasil proyek pengadaan kami. Untuk membantu Anda memahami apa yang Anda cari dan apa yang harus Anda harapkan, panduan analisis ini akan membawa Anda melalui setiap area dan nuansanya:

Kualitas

Pertama dan terpenting, Anda akan ingin melihat kualitas barang yang Anda terima. Tidak ada yang penting lagi jika Anda menemukan Anda tidak dapat menggunakan apa yang Anda terima, atau Anda khawatir tentang dampak jangka panjang dari menggunakan apa yang Anda terima dalam hal keamanan, respons pelanggan, dll. Berikut beberapa poin individual untuk dilihat dalam mempertimbangkan kualitas:

• Kualitas keseluruhan. Atau, kemampuan dasar dari barang yang diterima untuk memenuhi tujuan aslinya. Jangan melihat ini sebagai status biner ‘cukup baik’ atau ‘tidak cukup baik’. Pertimbangkan nuansa kualitas; apakah lebih baik dari yang diharapkan? Lebih buruk, tapi masih feasible? Apakah Anda pikir Anda dapat mengharapkan perbaikan kualitas?
• Konsistensi. Tidak konsistensi dalam banyak cara membuat hasil yang lebih buruk daripada kualitas rendah secara umum; kualitas buruk dapat diatasi dengan perbaikan, tetapi tidak konsistensi mungkin menunjukkan masalah yang lebih besar dalam proses pengadaan.
• Detail. Detail halus dari proyek seringkali berubah di tengah realitas pengadaan—bagaimana detail-detail ini terlihat pada proyek saat ini?
• Rasio kualitas/biaya. Anda mendapatkan apa yang Anda bayarkan—atau seharusnya. Menilai kualitas atau biaya tanpa menempatkannya satu sama lain memberikan sedikit manfaat untuk menilai proyek pengadaan. Lihat ROI Anda, di sini.  

Kemudahan Bekerja dengan Vendor

Pengadaan pada akhirnya mengarah pada komunikasi. Dengan alat yang tepat dan vendor yang tepat, proses harus nyaman untuk semua, menghasilkan kualitas yang cocok dengan anggaran dan tujuan Anda, dan memungkinkan masalah untuk diselesaikan dengan cepat. Untuk lebih memahami hubungan Anda dengan vendor Anda dan oleh karena itu menilai proyek pengadaan saat ini, pertimbangkan sub-poin ini:

• Kejelasan komunikasi. Konsep sederhana: apakah Anda dengan mudah tetap pada halaman yang sama dengan vendor?
• Aksesibilitas. Seberapa sulit untuk mendapatkan orang yang tepat di telepon untuk menyelesaikan masalah atau membahas perubahan?
• Profesionalisme. Apakah janji janji dipenuhi, apakah Anda merasa nyaman berkomunikasi dengan vendor, dan apakah Anda dapat mengharapkan kejujuran dalam komunikasi?
• Efisiensi. Apakah komunikasi Anda dengan vendor ditandai dengan percakapan yang berkeliaran dan tidak efektif, atau interaksi yang ringkas yang didukung oleh alat yang sesuai? Telepon yang berulang selama berpekan untuk menjelaskan detail kecil seharusnya tidak perlu dengan pendekatan yang tepat.

Tepat Waktu

Apakah semua barang yang dipesan tiba sesuai jadwal? Jika tidak, mengapa? Sementara kegagalan pada poin ini tentu bukan hal baik, penting untuk mengidentifikasi penyebab akar kegagalan—atau pengorbanan yang tidak dapat diterima yang dilakukan untuk mencapai sukses. Jangan melihat pengiriman tepat waktu sebagai status pass/fail murni, meskipun pentingnya.

Biaya yang Dikutip vs. Biaya Akhir

Dalam proyek pengadaan, sedikit hal yang harus memicu bendera merah lebih dari ketidaksesuaian antara biaya yang dikutip dan biaya akhir. Tambahan biaya yang timbul dari perencanaan yang buruk atau praktik bisnis yang tidak jujur sepenuhnya tidak dapat diterima. Jika masalah berasal dari pihak Anda, karena kurangnya komunikasi yang jelas atau masalah lain, itu adalah sesuatu yang harus diselesaikan dengan komunikasi yang ditingkatkan. Tentu saja, masalah yang secara permukaan adalah kesalahan Anda mungkin adalah hasil dari aksesibilitas rendah dan masalah vendor lain; pertimbangkan poin ini dengan cermat.