Cara menggabungkan data dan storytelling agar proyek pemeliharaan Anda disetujui

Bersaing untuk uang dan sumber daya bisa brutal. Semua orang menginginkan potongan anggaran yang sama yang baru saja dibuka. Itu termasuk tim pemeliharaan. Mungkin ada seribu hal yang dapat Anda pikirkan untuk dilakukan dengan sedikit uang ekstra. Dan Anda tahu mereka semua akan membuat perbedaan.

Tetapi Anda perlu meyakinkan orang-orang dengan kunci anggaran bahwa uang ini akan dihabiskan dengan baik di tangan Anda. Itu mengharuskan Anda untuk menonjol dari keramaian dan membuat para pemimpin bisnis menyetujui visi Anda untuk proyek pemeliharaan Anda.

Jika tampaknya mendaki Gunung Everest akan lebih mudah daripada mendapatkan persetujuan itu, artikel ini untuk Anda. Ini memberi Anda formula untuk menggabungkan dua kekuatan kuat dalam perjuangan untuk persetujuan proyek:Data dan penceritaan.

Ada enam langkah untuk membangun pitch yang sempurna untuk proyek pemeliharaan Anda. Di setiap tahap, Anda akan mengetahui cara menggunakan data dan cerita untuk meningkatkan permintaan Anda di atas yang lain sehingga Anda bisa mendapatkan persetujuan untuk proyek Anda dan anggaran yang sesuai.

Unduh template pitch deck lengkap dan isi dengan menggunakan tips di bawah

Langkah 1:Sampaikan masalah

Mengapa ini berhasil

Proyek Anda adalah perubahan. Dan perubahan itu menyakitkan. Itulah mengapa Anda perlu menunjukkan bahwa rasa sakit karena tidak melakukan apa-apa (alias situasi Anda saat ini) lebih buruk daripada rasa sakit karena berubah. Temukan masalah yang dipecahkan oleh proyek Anda dan pimpin dengannya.

Cara bercerita

Ada tiga langkah untuk menceritakan kisah masalah Anda:

1. Jelaskan masalahnya
2. Tampilkan seperti apa masalahnya
3. Jelaskan dampak masalah

Data apa yang digunakan

Lakukan upaya terbaik Anda untuk mengukur masalah Anda. Dalam contoh di atas, Anda mungkin berbicara tentang:

• Waktu rata-rata untuk mengambil suku cadang dari gudang
• Jumlah suku cadang darurat yang dibutuhkan setiap bulan
• Jumlah jam henti yang terkait dengan ruang penyimpanan yang tidak teratur

Berbicara tentang masalah inventaris, template ini dapat membantu Anda memperbaiki gudang yang tidak teratur

Beberapa contoh lain untuk mengukur masalah meliputi:

• Biaya :Berapa biaya masalah tim Anda?
• Waktu :Apakah Anda menghabiskan lebih banyak waktu daripada yang seharusnya untuk suatu tugas? Apa yang membuat Anda tidak melakukannya?
• Kesehatan dan keamanan :Apakah tugas kepatuhan audit tidak selesai, atau hampir celaka semakin tinggi?
• Retensi karyawan :Apakah sulit untuk mempertahankan anggota tim yang baik? (Psst, jika ini masalah bagi Anda, baca artikel ini untuk mengurangi omset)
• Kualitas :Bagaimana kekurangan tim Anda memengaruhi produk akhir? (Tidak yakin? Baca artikel ini tentang bagaimana pemeliharaan memengaruhi produksi)

Langkah 2:Jelaskan solusi Anda

Mengapa ini berhasil

Sekarang setelah Anda memiliki penjahat dalam cerita Anda (masalah), saatnya untuk memperkenalkan pahlawan (proyek Anda). Orang suka membuat lubang dalam sebuah proyek karena itu adalah lompatan ke hal yang tidak diketahui. Tetapi mereka cenderung tidak melakukan ini ketika proyek adalah jawaban untuk masalah yang mereka khawatirkan.

Cara bercerita

Menjelaskan solusi Anda dengan pendekatan tiga langkah:

• Jelaskan solusi/proyek Anda
• Jelaskan cara menyelesaikan masalah
• Uraikan hasil/manfaat

Data apa yang digunakan

Melampirkan nomor ke klaim Anda akan membantu mereka beresonansi. Misalnya, cari tahu berapa banyak jam kerja yang dapat Anda hemat jika teknisi tidak perlu menghabiskan waktu mereka untuk mencari suku cadang. Itu mungkin tampak seperti jumlah yang kecil. Tetapi jika Anda mengalikannya dengan minggu, bulan, atau tahun, itu bisa bertambah dengan cepat.

Semua manfaat itu tidak ada dalam ruang hampa. Jika Anda menghabiskan lima jam sebulan untuk perbaikan alih-alih mengobrak-abrik gudang, itu bisa berarti lima jam produksi lagi, yang bisa sangat besar bagi organisasi Anda.

Ada beberapa cara untuk mendapatkan data ini:

• Data perintah kerja :Jika Anda ingin meningkatkan suatu proses, buatlah dalam perintah kerja Anda dan minta teknisi mencatat berapa banyak waktu atau uang yang mereka habiskan untuk proses itu (Pelajari apa lagi yang Anda temukan di data perintah kerja Anda)
• Rekan-rekan Anda :Jika Anda tidak tahu berapa nilai satu jam bagi tim produksi, tanyakan kepada mereka atau lihat panduan OEM untuk sebuah aset
• Lakukan eksperimen terkontrol :Uji solusi Anda pada aset atau proses kecil berisiko rendah dan ukur hasilnya sebelum dan sesudah (ini juga akan membantu Anda di langkah #4).

Langkah 3:Sejajarkan solusi Anda dengan sasaran bisnis

Mengapa ini berhasil

Setiap orang, mulai dari CEO hingga teknisi junior, memiliki target yang harus dicapai. Jika proyek Anda membuat orang lebih dekat untuk mencapai target mereka, kemungkinan besar Anda akan mendapatkan dukungan mereka. Ini mengubah proyek Anda dari sesuatu yang ingin dilakukan departemen pemeliharaan menjadi sesuatu yang harus dilakukan bisnis. Ini menciptakan investasi emosional dalam ide, yang dapat dengan cepat berubah menjadi investasi finansial.

Cara bercerita

Kisah ini diceritakan dalam tiga bagian:

1. Tentukan tujuan bisnis :Ini bisa berupa apa saja mulai dari mengurangi biaya hingga membuka situs baru di seluruh dunia
2. Hubungkan tujuan itu dengan pekerjaan pemeliharaan :Soroti apa yang dilakukan tim pemeliharaan dan bagaimana hal itu memengaruhi sasaran tingkat yang lebih tinggi
3. Ikatkan pekerjaan itu ke proyek :Jelaskan bagaimana proyek Anda dapat menutup celah atau meningkatkan apa yang sudah Anda lakukan dalam program pemeliharaan Anda

Template praktis ini dapat membantu Anda menyelaraskan pekerjaan pemeliharaan dengan tujuan bisnis

Data apa yang digunakan

Anda telah mengidentifikasi dampak proyek pemeliharaan Anda pada sasaran bisnis. Sekarang saatnya menjawab pertanyaan, “Berapa banyak?” Berikut adalah beberapa contoh mengaitkan proyek pemeliharaan dengan inisiatif perusahaan dengan data:

• Efisiensi biaya :Menyewa spesialis akan memungkinkan kami memangkas biaya kontraktor sebesar $100.000 per tahun dan meningkatkan waktu produksi sebesar 8% per tahun
• Ekspansi :Membeli perangkat lunak pemeliharaan memberi kami kekuatan untuk menstandardisasi proses pemeliharaan sehingga kami dapat membentuk tim pemeliharaan baru dalam 30 hari, bukan 60 hari (Panduan ini memiliki lebih banyak kiat untuk meyakinkan atasan Anda untuk berinvestasi dalam perangkat lunak)
• Pengurangan risiko :Manajer inventaris khusus akan melacak dan memperkirakan penggunaan suku cadang sehingga kami dapat bersiap menghadapi gangguan rantai pasokan dan memangkas pembelian darurat hingga 40%

Langkah 4:Buktikan proyek akan berhasil

Mengapa ini berhasil

Orang-orang membenci yang tidak diketahui. Risiko adalah kata kotor, terutama dalam pembahasan anggaran. Itulah mengapa membuktikan proyek Anda akan berhasil sangat penting untuk membuatnya, dan anggarannya, disetujui. Banyak skeptisisme seputar rencana Anda akan hilang jika Anda dapat menunjukkan bahwa ide Anda dapat, dan telah dilakukan, sebelumnya.

Cara bercerita

Ada beberapa sudut pandang berbeda yang dapat Anda ambil untuk membuktikan bahwa proyek Anda adalah hal yang pasti:

1. Temukan contoh perusahaan lain yang telah melakukan proyek yang sama dengan hasil yang baik. Poin bonus jika itu adalah pesaing atau perusahaan terkenal.
2. Lihat apakah tim atau situs lain di perusahaan Anda telah melalui proyek serupa dan apa hasil positifnya. Misalnya, bagaimana tim pemeliharaan di situs lain mendekati masalah yang Anda coba selesaikan?
3. Lakukan eksperimen kecil atau rintisan ide Anda dan presentasikan temuannya. Jika Anda melakukan uji coba perangkat lunak pemeliharaan gratis, Anda dapat menunjukkan bagaimana versi berbayar akan mengembalikan investasi.

Data apa yang digunakan

Mengumpulkan data dari studi kasus atau proyek percontohan hanyalah setengah dari perjuangan. Pitch terkuat mengambil hasil ini dan menerjemahkannya agar sesuai dengan tim Anda dan skala proyek. Misalnya, perusahaan lain mungkin mengalami 30% lebih sedikit kerusakan setelah memasang sensor di semua mesin mereka. Tetapi bagaimana jika hanya realistis bagi Anda untuk memantau pembacaan sensor pada beberapa aset? Apakah akan memberikan hasil yang sama?

Berikut contoh lain:Katakanlah proyek percontohan selama sebulan telah membantu Anda menghemat 20 jam pekerjaan administratif. Jika Anda menempatkan proyek ini secara penuh waktu, itu akan menghemat 240 jam setahun. Dengan kata lain, ini akan membebaskan 12% dari waktu Anda.

Langkah 5:Identifikasi risiko

Mengapa ini berhasil

Setiap proyek memiliki risikonya. Ini bukan rahasia. Mengabaikan potensi jebakan akan dengan cepat mengirim proyek Anda ke wilayah 'terlalu bagus untuk menjadi kenyataan'. Mengantisipasi gundukan kecepatan ini menunjukkan bahwa Anda siap untuk menavigasi di sekitarnya tanpa menghabiskan terlalu banyak waktu atau uang. Dan itu akan membuat bos Anda (dan bos mereka) lebih nyaman dengan proyek tersebut.

Cara bercerita

Rahasianya adalah memasangkan setiap risiko yang telah Anda identifikasi dengan rencana untuk menaklukkannya, seperti contoh berikut:

1. Risiko :Teknisi tidak akan menggunakan perangkat lunak yang kami perkenalkan
   Rencana :Libatkan mereka dalam proses seleksi sehingga mereka merasa nyaman dengan sistem (Seperti yang dilakukan organisasi ini)
2. Risiko :Butuh waktu lebih lama dari yang kami kira untuk merekrut karyawan baru
   Rencana :Rekam tutorial singkat untuk tugas rutin untuk mempersingkat kurva belajar
3. Risiko :Backlog kita akan bertambah besar saat kita mengimplementasikan proyek
   Rencana :Kembangkan sistem untuk memprioritaskan dan menyelesaikan pekerjaan yang menumpuk untuk mengurangi risiko (Yang dapat Anda lakukan dalam beberapa menit dengan template ini)
4. Risiko :Kami akan mengeluarkan terlalu banyak uang untuk proyek
   Rencana :Buat peta jalan proyek yang terdefinisi dengan baik untuk mencegah perluasan cakupan dan pengeluaran berlebihan (Dan unduh templat anggaran ini untuk melacak semua biaya Anda)

Data apa yang digunakan

Pencegahan risiko adalah tentang melihat bendera merah di cakrawala. Sama seperti getaran tingkat tinggi yang dapat menandakan kerusakan yang akan datang, ada data yang akan membantu Anda menemukan ancaman terhadap proyek Anda dan menghentikannya. Menampilkan KPI ini selama promosi Anda akan menunjukkan bahwa Anda tidak mengukur risiko berdasarkan firasat.

Misalnya, Anda dapat mengukur tingkat adopsi jika Anda menerapkan perangkat lunak baru. Jika tingkat adopsi rendah, Anda dapat melakukan lebih banyak pelatihan untuk membuat tim Anda nyaman dengan sistem tersebut.

Contoh lain dari data bendera merah meliputi:

Langkah 6:Uraikan rencana dan persyaratan Anda

Mengapa ini berhasil

Langkah ini adalah tentang mengisi spesifikasi rencana Anda sehingga semua orang memahami bagaimana hal itu akan memengaruhi Anda, tim Anda, dan seluruh organisasi dalam beberapa minggu atau bulan mendatang. Ini juga menunjukkan bahwa sumber daya dan dukungan yang Anda minta akan digunakan dengan cepat dan efektif untuk menghasilkan hasil yang andal dengan lebih cepat.

Cara bercerita

Hindari daftar besar semua yang Anda rencanakan untuk dicapai dan sumber daya yang Anda butuhkan. Pecah proyek Anda menjadi tonggak sejarah. Kemudian cari tahu apa yang Anda perlukan dan bagaimana Anda akan mengukur kesuksesan di setiap langkah menggunakan kerangka kerja ini:

1. Garis Waktu :Berapa lama langkah proyek ini? Kiat pro:jika memerlukan waktu lebih dari beberapa bulan, pertimbangkan untuk membagi langkah ini menjadi poin kontak yang lebih kecil lagi.
2. Tugas :Apa yang akan Anda capai pada langkah proyek ini? Jika tujuan akhir dari langkah ini adalah untuk menyelesaikan audit atas semua pemeliharaan terjadwal mingguan, salah satu tugas Anda adalah meninjau keakuratan semua daftar tugas.
3. Pemangku kepentingan :Tentukan siapa yang akan terlibat di setiap langkah proyek. Kiat pro:Soroti seberapa besar keterlibatan setiap pemangku kepentingan. Misalnya, siapa yang bertanggung jawab, akuntabel, dikonsultasikan, dan diinformasikan? (Pelajari lebih lanjut tentang model RACI)
4. Sumber daya dan biaya :Sumber daya apa yang Anda perlukan untuk menyelesaikan setiap tugas dan berapa biayanya? Ini dapat berkisar dari biaya tenaga kerja dan suku cadang hingga langganan perangkat lunak.
5. KPI :Bagaimana Anda mengukur kesuksesan di setiap tahap. Ini bisa berupa apa saja mulai dari apa yang telah Anda capai (mis. mengaudit 50% perintah kerja) hingga dampaknya (mis. waktu kunci pas dalam 90 hari terakhir).

Data apa yang digunakan

Banyak fokus akan ditempatkan pada biaya pada langkah ini. Cara terbaik untuk meredakannya adalah dengan membandingkan biaya proyek dengan pengeluaran (atau kerugian) perusahaan tanpa solusi Anda.

Misalnya, mempekerjakan seorang manajer gudang dan membuat program inventaris akan menghabiskan biaya sekitar $125.000 setahun. Perusahaan saat ini menghabiskan sekitar $250.000 per tahun untuk kehilangan waktu produksi dan pembelian suku cadang darurat.

Saat mengukur metrik keberhasilan, lihat rata-rata bergulir untuk menandai kemajuan. Siapkan metrik Anda seperti ini:

1. Tentukan metrik keberhasilan Anda. Yaitu. Saatnya mengambil bagian
2. Tetapkan tolok ukur. Yaitu. Dibutuhkan rata-rata 20 menit untuk mengambil bagian
3. Lacak kemajuan 90 hari. Yaitu. Waktu rata-rata untuk mengambil bagian telah turun sebesar 33% (6,5 menit) selama 90 hari terakhir

Pitch yang sempurna menggabungkan data dan storytelling

Orang tidak berinvestasi dalam proyek. Mereka berinvestasi dalam masalah, solusi, dan hasil. Dan cara terbaik untuk mendapatkan perhatian mereka adalah dengan cerita. Menaburkan beberapa data di sana mendorong pulang ukuran, skala, dan dampak dari masalah, solusi, dan hasil tersebut.

Anda tidak perlu ide inovatif untuk menggunakan kerangka kerja ini. Ini bekerja dengan baik untuk perombakan besar-besaran sistem pemeliharaan Anda seperti halnya untuk mendapatkan uang tambahan untuk kontraktor. Jadi, lain kali Anda perlu membenarkan anggaran, mengajukan ide, atau hanya ingin mosi percaya untuk proses baru, ingatlah bahwa mendongeng dan data adalah teman terbaik Anda.