Bagaimana backlog pemeliharaan tidak terkendali?
Anda mungkin pernah mendengar berita itu—ini benar-benar bukan hal baru. National Parks Service (NPS) telah mengumpulkan $ 11,9 miliar dalam jaminan pemeliharaan. Dan karena Kongres hanya mengalokasikan sekitar $3,25 miliar per tahun untuk pekerjaan semacam itu, pekerjaan tersebut telah ditangguhkan tanpa batas waktu, sebuah gunung pemeliharaan yang tampaknya tidak dapat diatasi yang tidak mungkin diselesaikan tanpa intervensi radikal.
Perintah kerja yang tidak terpenuhi ini mencakup tugu peringatan dan jalan yang rusak yang dikelola oleh NPS, tetapi juga hotel milik pribadi, toko suvenir, dan konsesi lainnya, yang menambah lapisan kompleksitas pada masalah yang telah merembes selama bertahun-tahun.
Kami tidak akan menyelidiki kerumitan itu di sini—yang lain sudah melakukannya. Apa yang akan kita bicarakan adalah apa sebenarnya backlog pemeliharaan, bagaimana hal itu terjadi, dan bagaimana sebuah organisasi mencapai titik ini.
Apa itu backlog pemeliharaan?
Maintenance backlog adalah pekerjaan yang harus diselesaikan demi keselamatan atau alasan operasional untuk menghindari kerusakan aset lebih lanjut, yang belum selesai.
Berapa jumlah backlog yang tepat?
Tim pemeliharaan tidak dapat berada di semua tempat sekaligus, sehingga beberapa simpanan pemeliharaan tidak dapat dihindari dan diharapkan. Tetapi penting untuk mengetahui tingkat backlog yang sesuai dengan kebutuhan industri dan bisnis Anda. Skenario yang ideal adalah backlog yang stabil dan dapat dikontrol, bahkan jika organisasi Anda dilanda sejumlah rekor kerusakan darurat. Menjaga keseimbangan antara alokasi sumber daya dan biaya yang terkait dengan pemeliharaan sangat penting.
Mulai potong backlog Anda dengan template prioritas backlog gratis ini
Perangkat lunak pemeliharaan dapat membantu
Mengontrol backlog pemeliharaan sangat sulit tanpa bantuan sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS). CMMS membantu manajer pemeliharaan memahami pekerjaan apa yang perlu dilakukan dan kapan, dengan memberi mereka visibilitas penuh pada backlog. Ini juga membuat pemeliharaan menjadi perhatian utama dan tidak membiarkan proyek kecil gagal.
Klik di sini untuk artikel terperinci tentang menghitung simpanan pemeliharaan, dari Layanan Pabrik .
Namun, pelacakan pemeliharaan dengan CMMS saja tidak cukup untuk menghindari backlog. Layanan Taman Nasional memiliki CMMS. Menurut situs web mereka, mereka telah menggunakan perangkat lunak pemeliharaan sejak 1986, dengan versi terbaru dari sistem manajemen fasilitas mereka dikerahkan pada tahun 1998 dan “dimodifikasi dari waktu ke waktu untuk memenuhi kebutuhan unik NPS akan sistem manajemen aset”.
Jadi bagaimana backlog pemeliharaan tidak terkendali?
Konteks, serta tingkat risiko yang terkait dengan setiap aset menentukan tingkat jaminan simpanan yang dapat diterima:Aset berisiko rendah mentolerir jaminan simpanan pemeliharaan yang lebih lama, sementara aset berisiko tinggi mentolerir jaminan simpanan pemeliharaan yang lebih pendek.
Namun terlepas dari tingkat risiko aset, jaminan simpanan dapat mengakibatkan kegagalan peralatan, ketidakpatuhan terhadap persyaratan keselamatan wajib dan undang-undang keselamatan menurut undang-undang, biaya untuk memindahkan dan mengganti aset, kerugian produksi, dan jaminan yang tidak berlaku di pengadilan—semuanya yang dapat menyebabkan label harga yang lebih besar.
Situasi NPS menggambarkan betapa mudahnya membiarkan pemeliharaan jatuh ke batasan anggaran. Dengan terus-menerus menunda pemeliharaan preventif, Anda berisiko membiarkan perbaikan kecil berubah menjadi proyek besar dan mahal yang tidak dapat diikuti oleh anggaran Anda.
Pada bulan Juli 2013, Komite Energi dan Sumber Daya Alam mengadakan rapat dengar pendapat untuk mempertimbangkan opsi pendanaan tambahan untuk masalah pemeliharaan NPS (yang pada saat itu hanya $11,5 miliar). Selama persidangan, Senator Tom Coburn mengungkapkan bahaya mengabaikan pemeliharaan preventif.
“Karena setiap tahun Anda tidak melakukan perawatan preventif, Anda berada di belakang kurva. Maka segera sekarang, Anda mengganti jalan daripada melapisi kembali, ”kata Coburn.
Dia melanjutkan dengan menunjukkan lingkaran setan yang diciptakan oleh kekurangan dana dari Kongres ditambah dengan simpanan yang ada.
“Itu setengah dari yang dibutuhkan [NPS]. Sekarang, mereka mengalami defisit $ 377 juta untuk pemeliharaan setiap tahun. Jadi setiap tahun, mereka semakin jauh tertinggal. Tingkat pemeliharaan untuk mengejar ketertinggalan, biaya menjadi lebih kompleks karena Anda tidak melakukan pemeliharaan preventif, Anda melakukan pemeliharaan struktural.”
NPS adalah contoh ekstrim. Ini adalah organisasi besar dengan proyek infrastruktur besar yang menjangkau seluruh AS, dan tidak sulit untuk melihat bagaimana sedikit simpanan dapat memiliki konsekuensi yang begitu parah. Tapi ini adalah kisah peringatan yang bagus yang menggambarkan betapa mudahnya perawatan bisa lepas kendali. Beberapa pekerjaan yang ditangguhkan yang terbang di bawah radar dapat menumpuk, dan pada akhirnya menghasilkan perbaikan yang jauh lebih ekstensif. Dan begitu Anda tertinggal dalam pemeliharaan, akan sangat sulit untuk mengejar ketinggalan.
Garis pertahanan pertama Anda terhadap penumpukan perintah kerja yang dahsyat semacam ini tidak hanya menggunakan CMMS, tetapi juga menerapkan strategi pemeliharaan yang memungkinkan Anda terus memantau perbaikan dan memantau aktivitas pemeliharaan, untuk menemukan backlog sebelum menjadi tidak terkendali.
