Apa Itu Laporan Pemeliharaan Dan Bagaimana Memastikan Akurasinya
Berapa banyak filter yang kita gunakan bulan lalu? Miliki . kami MTTR dan MTBF ditingkatkan setelah pembaruan prosedur terakhir? Berapa persentase pemeliharaan terencana kami? Berapa banyak uang yang kita habiskan untuk perbaikan ban berjalan itu? Semua jawaban itu harus mudah ditemukan dalam laporan pemeliharaan.
Alasan kami menggunakan "seharusnya" dan bukan "adalah" adalah karena banyak organisasi tidak memiliki data untuk menghasilkan laporan pemeliharaan, atau laporan tersebut sangat tidak akurat sehingga mengarah pada kesimpulan yang salah.
Saatnya untuk membalikkan tren itu. Dengan alat dan praktik yang tepat, setiap orang dapat memiliki akses ke informasi yang berguna dan menggunakannya untuk meningkatkan operasi pemeliharaan mereka. Mari kita lihat caranya.
Apa itu laporan pemeliharaan?
Laporan pemeliharaan adalah dokumen yang berisi informasi spesifik tentang tindakan pemeliharaan sebelumnya dan pengaruhnya terhadap biaya, aset, dan kinerja bisnis. Secara umum, laporan pemeliharaan digunakan untuk melacak KPI dan indikator kinerja yang menurut departemen layak untuk diikuti.
Agar laporan apa pun berguna, laporan itu harus:
Ringkas :laporan harus singkat tetapi komprehensif; disajikan dengan cara yang membuat data kompleks mudah dicerna.
Berbasis fakta :akurat; mutakhir; objektif, berdasarkan data keras daripada opini dan spekulasi.
Ditinjau dalam konteks yang tepat :downtime berkepanjangan karena pemasok menunda pengiriman suku cadang penting atau karena kami tidak memesannya tepat waktu – konteks sangat penting untuk pengambilan keputusan.
Dengan CMMS, laporan dapat dibuat di tingkat suku cadang, aset, lantai, lokasi, karyawan, shift, dan sebagainya – tergantung pada apa yang diputuskan oleh organisasi untuk dilacak. Selain itu, CMMS modern akan memungkinkan Anda menggali lebih dalam setiap laporan pemeliharaan, tidak hanya melihat nomor baris teratas. Kemampuan untuk menelusuri data pemeliharaan ini sangat berguna untuk menemukan area masalah dan memberikan konteks penting untuk pengambilan keputusan .
Prasyarat untuk menghasilkan laporan yang akurat
Menghasilkan laporan yang akurat secara terus-menerus membutuhkan lebih dari sekadar memiliki akses ke catatan pemeliharaan. Kami mengidentifikasi tiga prasyarat utama. Jika Anda melakukannya dengan benar, Anda akan berada di jalur yang benar.
Akses ke CMMS atau sistem digital yang sebanding
CMMS dirancang untuk menjadi gudang terpusat dari data pemeliharaan Anda. Karena mengotomatiskan sebagian besar entri data, ada sedikit ruang untuk kesalahan manusia. Hampir tidak mungkin kehilangan atau salah menaruhkan catatan saat disimpan dalam database CMMS.
Berbeda dengan pelacakan manual, hampir setiap tindakan pemeliharaan dapat dilacak melalui perangkat lunak. Mari kita ambil contoh perintah kerja. WO dibuat berdasarkan formulir permintaan pemeliharaan. Seorang supervisor menugaskannya kepada seorang teknisi. Teknisi melakukan pekerjaan, meninggalkan catatan, dan menutup WO. Berikut catatan CMMS tentang interaksi tersebut:
jumlah total permintaan pekerjaan (terbuka) meningkat 1
jumlah total perintah kerja (terbuka) meningkat 1
detail tentang siapa yang mengirimkan permintaan pekerjaan dan kapan
detail tentang siapa yang membuat WO dan kapan; kepada siapa itu ditugaskan
siapa yang melakukan pekerjaan, berapa lama perbaikan berlangsung, apakah pekerjaan dilakukan tepat waktu
suku cadang mana yang telah digunakan (basis data inventaris suku cadang diperbarui secara otomatis)
komentar yang ditinggalkan oleh teknisi ditambahkan ke log pemeliharaan peralatan yang sesuai
jumlah total permintaan pekerjaan yang ditutup dan perintah kerja meningkat sebesar 1
Jika Anda perhatikan lebih dekat, hanya membuka dan menutup perintah kerja sederhana menghasilkan setidaknya 14 titik data – dan sebagian besar secara otomatis direkam. Kami bahkan tidak menyertakan bagaimana sistem secara otomatis menghitung biaya pasti dari tindakan ini berdasarkan suku cadang dan tenaga kerja yang dihabiskan.
Tidak ada cara lain untuk mendekati tingkat data ini tanpa menggunakan sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi.
Pengelolaan dan standarisasi data yang tepat
Mereka yang secara aktif melacak volume data pemeliharaan yang tinggi melakukannya dengan perangkat lunak pemeliharaan atau dengan menggunakan spreadsheet yang disesuaikan. Dalam kedua skenario, penting untuk memiliki praktik pengelolaan data yang baik.
Standarisasi data tingkat tinggi dapat dicapai dengan mengikuti langkah-langkah berikut:
Tentukan apa yang Anda lakukan dan tidak ingin Anda lacak. Pelacakan data yang tidak Anda gunakan membuang sumber daya internal Anda dan menyisakan lebih banyak ruang untuk kesalahan, terutama jika memerlukan entri manual.
Mendefinisikan timbangan dan ukuran. Apakah sesuatu dinilai pada skala 1-5 atau 1-10? Apakah satuan ukuran dalam kilogram atau pound? Anda tidak ingin berakhir membandingkan apel dengan jeruk.
Standarkan entri data manual. Bagaimana data dimasukkan, diubah, dan dihapus? Kapan sebaiknya menggunakan singkatan? Bidang mana yang wajib dan mana yang opsional? Konvensi penamaan mana yang harus diikuti saat menambahkan aset baru ke daftar? Menetapkan pedoman entri data yang sederhana akan sangat membantu dalam memastikan catatan yang konsisten.
Jauh lebih mudah untuk menemukan catatan yang tepat atau membuat laporan jika semua orang menggunakan data dengan cara yang sama.
Komitmen dari seluruh personel yang menangani data
Sejumlah entri data manual tidak dapat dihindari, bahkan dengan CMMS. Ini selalu meninggalkan kemungkinan kesalahan manusia. Rasa puas diri dan kurangnya perhatian saat memasukkan data ke dalam sistem adalah masalah umum. Manajer pemeliharaan perlu menekankan pentingnya memiliki data yang akurat dan menciptakan budaya yang mencerminkan hal itu.
Bayangkan situasi berikut. Seorang karyawan baru sedang menutup perintah kerja. Dia diminta untuk memasukkan bagian mana yang dia gunakan dan berapa banyak waktu yang dia habiskan untuk melakukan perbaikan. Dia meminta rekan yang lebih berpengalaman untuk membantunya. Tergantung pada budaya perusahaan, jawabannya adalah “Tentu, mari kita periksa semuanya. ” atau “Tulis saja gambar kasarnya, toh tidak ada yang memeriksa hal-hal ini. ”
Jika personel pemeliharaan tidak melakukan uji tuntas mereka dalam hal ini, Anda tidak mungkin memiliki catatan pemeliharaan yang andal.
Apa yang harus disertakan dalam laporan pemeliharaan?
Ini sepenuhnya tergantung pada tujuan Anda membuat laporan. Tidak mungkin memberikan template terpadu. Secara umum, laporan pemeliharaan resmi dapat mencakup:
informasi tentang organisasi (nama, logo, alamat, informasi kontak…)
nama/jenis laporan
jangka waktu pembuatan laporan
detail laporan (bagian utama laporan yang menguraikan semua data)
informasi tambahan apa pun yang mungkin berguna (dipertimbangkan berdasarkan kasus per kasus)
Sekarang, jika Anda benar-benar mencari laporan layanan pemeliharaan digunakan untuk melakukan pekerjaan pemeliharaan tertentu, Anda dapat menemukan berbagai templat formulir laporan pemeliharaan di sini. Formulir individual ini dapat digunakan sebagai masukan saat membuat ringkasan laporan yang akan kita bahas selanjutnya.
Jenis laporan pemeliharaan yang paling umum
Dengan data yang tepat, manajer pemeliharaan dan fasilitas dapat menghasilkan lusinan laporan pemeliharaan yang berguna. Berikut daftar yang paling umum:
Perincian total biaya pemeliharaan :dapat mencakup biaya suku cadang, biaya tenaga kerja, biaya vendor, dan lainnya.
Laporan pemeliharaan preventif: mencakup ikhtisar kegiatan pemeliharaan preventif dan jadwal pemeliharaan (jumlah tugas PM yang dibuka, dijadwalkan, ditutup, dan ditangguhkan, persentase pemeliharaan yang direncanakan..). Itu dapat dipecah berdasarkan lokasi, jenis peralatan, vendor, dll.
Laporan perintah kerja: ikhtisar aktivitas manajemen perintah kerja – menerima tiket pemeliharaan dan membuat, membuka, menutup, dan menunda WO.
Laporan riwayat aset: itu dapat mencakup daftar pesanan pembelian, PM, WO, suku cadang, dan sumber daya lain yang dihabiskan untuk aset atau kelompok aset tertentu.
Laporan pesanan pembelian: daftar pesanan pembelian yang dibuat, dikirim, dijadwalkan, diterima, dan ditutup; dapat dirinci menurut vendor, fasilitas, prioritas, jenis pesanan, status pesanan, dan lainnya.
Laporan riwayat vendor: ikhtisar pekerjaan yang dilakukan oleh vendor pemeliharaan dan biaya terkait.
Laporan ringkasan tenaga kerja: itu dapat mencakup hal-hal seperti total jam yang dihabiskan, jam lembur, jam yang dihabiskan untuk pekerjaan reaktif vs proaktif, kinerja individu, dan banyak lagi.
Laporan kinerja: banyak laporan dapat dibuat untuk melacak metrik seperti MTTR, MTBF, jumlah tugas yang direncanakan vs tidak direncanakan, jumlah kerusakan, durasi waktu henti, dll.
Setiap laporan pemeliharaan dibuat untuk interval waktu tertentu. Jika Anda menggunakan CMMS, Anda dapat membuat template dan menggunakannya untuk menghasilkan laporan di masa mendatang dalam beberapa klik. Ini bisa sangat berguna untuk menghasilkan laporan harian, mingguan, dan bulanan. Beberapa organisasi bahkan mungkin menggunakannya untuk menyederhanakan pelaporan tahunan juga.
Daripada menumpuk kertas dan kolom spreadsheet setiap kali Anda perlu mengirim laporan, Anda hanya perlu menyiapkannya sekali dan biarkan sistem yang melakukan sisanya.
Membuat dan mengotomatiskan laporan pemeliharaan dengan Limble CMMS
Limble CMMS memungkinkan Anda membuat bidang khusus untuk melacak pada dasarnya apa pun yang Anda butuhkan. Pengguna yang fleksibel dapat membuka pembuat laporan khusus kami dan gabungkan salah satu bidang khusus tersebut dengan bidang standar yang telah ditentukan sebelumnya untuk membuat banyak laporan unik untuk situasi apa pun.
Dibutuhkan satu klik untuk membagikan laporan dengan pengguna Limble lainnya atau untuk menghasilkan PDF yang dapat dikirim ke orang lain.
Salah satu fitur terkait erat yang sangat disukai pelanggan kami adalah opsi untuk membuat dasbor khusus dari laporan yang berbeda (seperti yang terlihat pada gambar di bawah).
Singkatnya, Anda dapat mengisi dasbor dengan semua jenis laporan yang diperbarui secara waktu nyata. Kemudian, Anda dapat membagikan dasbor di TV. Sangat menggembirakan melihat angka-angka berubah saat tugas diselesaikan.
Hanya ada begitu banyak info yang dapat dimuat dalam satu layar. Tidak ada masalah di sini. Anda dapat membuat beberapa dasbor dan memberi tahu Limble untuk menelusurinya setiap X detik. Ini adalah fitur kecil, tetapi kami mendapat umpan balik yang bagus di masa lalu.
Hal terakhir yang harus dilakukan adalah menunjukkan bagaimana semua ini bekerja dalam praktik. Bagi siapa pun yang tertarik untuk mempelajari lebih lanjut tentang dasbor kustom Limble dan kemampuan pelaporan pemeliharaan, luangkan beberapa menit untuk membaca sekilas video di bawah ini. Video itu sendiri berada di sisi yang lebih panjang, tetapi ini menunjukkan betapa kuat dan fleksibelnya sistem pelaporan kami.
Jika ini terlihat seperti sesuatu yang akan menghemat beberapa jam setiap minggu, Anda dapat memeriksa halaman harga kami untuk memulai uji coba 30 hari. Atau, Anda dapat menghubungi kami untuk mendapatkan panduan yang dipersonalisasi dan dapatkan gambaran umum tentang semua fitur utama.
Dan ingat, Anda memerlukan laporan yang bagus untuk membuat keputusan yang bagus!
