Saran ahli dalam membuat perjanjian kemitraan

Perjanjian kemitraan adalah kontrak antara area fungsional pabrik yang memiliki efek pada keandalan secara keseluruhan. Mengembangkan, mendorong, dan berkomitmen pada perjanjian kemitraan pabrik merupakan elemen penting dalam inisiatif peningkatan keandalan yang berhasil.

Mengapa menggunakan perjanjian kemitraan?
Ron Moore dari RM Group Inc. di Knoxville, Tenn., bekerja sama dengan Andrew Fraser dari Reliability Manufacturing Association melakukan penelitian yang menunjukkan banyak kelompok fungsional di dalam pabrik berdampak pada keandalan situs secara keseluruhan, bukan hanya pemeliharaan. Faktanya, pemeliharaan bahkan bukan penyumbang utama kerugian yang terkait dengan keandalan.

Gambar 1:Kerugian dan Tanggung Jawab Waktu Henti

Bagan mengungkapkan beberapa tahap masa pakai aset dan potensi cacat. Di balik cacat tersebut terdapat departemen karyawan yang memilih pembelian baru, menerima dan menyimpan barang, dan orang-orang kunci memasang, mengoperasikan, dan memelihara aset ini. Organisasi perlu mengizinkan orang-orang yang melakukan aktivitas ini hari demi hari untuk mengembangkan daftar ide tentang bagaimana departemen lain dapat membuat hidup mereka lebih mudah. Orang yang sama juga perlu cukup berpikiran terbuka untuk menerima saran tentang bagaimana mereka dapat menghasilkan hasil yang lebih baik untuk departemen lain. Daftar ini akan menjadi daftar utama dari mana orang akan memilih beberapa topik terukur untuk ditingkatkan, mengambil langkah kecil menuju kesepakatan kemitraan.

Di mana perjanjian kemitraan berlaku?
Perjanjian kemitraan harus mencakup fungsi bisnis yang mempengaruhi keandalan. Berikut adalah beberapa contoh di mana perjanjian kemitraan dapat meningkatkan keandalan:

• Memberi dan menerima yang tepat:produksi dan pemeliharaan
• Memberi dan menerima yang tepat:layanan dan produksi
• Memberi dan menerima dengan benar:area operasi dan teknik keandalan
• Memberi dan menerima dengan benar:penyimpanan/pengadaan dan pemeliharaan
• Memberi dan menerima yang tepat:area perencanaan dan pengoperasian
• Memberi dan menerima yang tepat:penjualan dan produksi

Bagaimana Anda membuat perjanjian kemitraan?

1) Buat dua kelompok lintas fungsi untuk setiap kesepakatan dan ajukan beberapa pertanyaan untuk mengungkap ketegangan dan mengidentifikasi aspek yang perlu ditingkatkan:

• Apa faktor kunci keberhasilan untuk setiap kelompok?
• Jika Anda dapat memperbaiki satu hal tentang bekerja dengan kelompok lain, apakah itu?
• Apa yang akan berubah dari proses ini?
• Apa pekerjaan mereka yang menyebabkan Anda melakukannya?
• Menurutmu apa yang akan dikatakan kelompok lain tentang kita?

Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini mengungkapkan hal-hal yang perlu dipikirkan secara mendalam tentang cara meningkatkan hubungan.

2) Minta kelompok untuk mengidentifikasi tantangan yang perlu ditangani. Kesepakatan harus dimulai dengan masalah yang dinyatakan atau serangkaian masalah yang akan diperbaiki oleh proses atau alat baru. Ringkas dalam satu halaman area yang penting bagi kedua mitra dalam perjanjian dan perbaiki pernyataan masalah untuk memprioritaskan proses, aset, atau interaksi mana yang harus difokuskan terlebih dahulu.

3) Kelompok kemudian mulai mempertimbangkan langkah-langkah yang dapat mereka ambil untuk menutup kesenjangan yang telah diidentifikasi. Penting untuk mengidentifikasi peran fungsional yang terlibat dalam departemen atau fungsi dalam satu departemen. Tugas dan tanggung jawab ditetapkan ke peran fungsional, bukan individu, sehingga proses yang ditingkatkan dapat berkelanjutan.

4) Kelompok selanjutnya mengembangkan seperangkat metrik yang mengukur kinerja komitmen, proses dan/atau alat baru. Mendefinisikan metrik untuk setiap perubahan yang diinginkan meningkatkan kemungkinan keberhasilan dan meminimalkan evaluasi subjektif.

Faktor apa yang penting untuk kesuksesan?
Mengembangkan alat dan proses baru membutuhkan waktu dan membutuhkan keterlibatan banyak perspektif yang berbeda. Bergantung pada beban kerja harian, tim mungkin memerlukan beberapa minggu untuk mendapatkan keselarasan dan konsensus. Setelah dikembangkan, perjanjian dapat diujicobakan di area kerja untuk jangka waktu tertentu untuk menguji perjanjian tersebut. Antisipasi bahwa akan ada beberapa masalah, kemunduran dan kesulitan dalam pelaksanaannya. Perjanjian kemitraan harus dilihat sebagai dokumen yang hidup dan selalu berubah yang memberikan cahaya penuntun bagi perubahan budaya.

Membuat kelompok beradaptasi dengan proses baru dan mempertahankan perubahan adalah kuncinya. Pemeriksaan enam dan 12 bulan dianjurkan. Pada pemeriksaan keberlanjutan ini, grup dapat meninjau kembali metrik yang dirancang dan mengonfirmasi bahwa metrik tersebut masih valid dan menambah nilai.

Berpartisipasi dalam mengembangkan perjanjian kemitraan membangun keterlibatan karyawan yang membantu mendorong perbaikan berkelanjutan. Sementara tujuan perubahan budaya dapat tampak kabur dan sulit untuk didefinisikan, perjanjian kemitraan yang terencana dan dilaksanakan dengan baik mengarahkan budaya ke arah yang benar.

Mereka terlihat, dapat dilacak, dan meningkatkan akuntabilitas, sehingga meningkatkan keandalan juga.

Tentang penulis:
Joe Mikes, CMRP, adalah konsultan senior di Life Cycle Engineering. Dia telah membantu banyak perusahaan meluncurkan dan mempertahankan inisiatif peningkatan berkelanjutan. Dia dapat dihubungi di [email protected]. Untuk informasi lebih lanjut tentang LCE, kunjungi www.LCE.com.