Memaksimalkan Nilai Aset dengan Data CMMS: Blog Tamah Ahli

Ringkasan Eksekutif

Artikel ini bertujuan untuk menyelaraskan data CMMS dengan strategi manajemen aset yang lebih luas bagi organisasi. Ini memulai dengan memosisikan CMMS sebagai sistem informasi penting, yang layak menerima waktu dan upaya organisasi. Saya sering menjelaskan bahwa tidak ada solusi perangkat lunak yang cukup kuat untuk menahan budaya data yang tidak sesuai. Seringkali, jika data Anda terus-menerus salah, cari penyebab dalam budaya data Anda. Dalam artikel ini, saya menjelaskan praktik yang tidak mendukung data CMMS menciptakan nilai ekonomi. Diikuti oleh deskripsi beberapa filosofi dan praktik inti yang ada dalam budaya data yang efektif. Terakhir, saya akan menutup dengan mengeksplorasi ide data CMMS sebagai aset, dengan mengidentifikasi cara di mana ia dapat menciptakan nilai melalui pengaktifan pengambilan keputusan manajemen aset, jauh di luar batas keputusan pemeliharaan.

CMMS sebagai Sistem Informasi Aset

Sistem Manajemen Pemeliharaan Komputer (CMMS) adalah jenis sistem informasi aset yang paling umum ditemukan dalam perusahaan yang bergantung pada aset. Sistem informasi aset adalah fondasi dari Sistem Manajemen Informasi Aset (AIMS) seperti yang digambarkan dalam Gambar 1.0.

Gambar 1: Komponen Sistem Manajemen Informasi Aset

Peran sistem informasi adalah untuk memfasilitasi penciptaan, pengumpulan, penyimpanan data, analisis, pemeliharaan, transfer, pengambilan, dan presentasi informasi aset. CMMS biasanya berisi rekaman data aset dan informasi yang bertujuan untuk memfasilitasi penerapan strategi pemeliharaan untuk fasilitas dengan basis aset yang besar. Perangkat lunak CMMS terdiri dari serangkaian aplikasi terintegrasi seperti registri aset, manajemen pesanan kerja, manajemen inventori, manajemen waktu dan tenaga kerja, dan kondisi aset (Gambar 2.0). Juga cukup umum untuk melihat tanggung jawab yang terpisah untuk manajemen inventori dalam kasus di mana ERP dan CMMS adalah perangkat lunak yang berbeda.

Gambar 2. Contoh Aplikasi CMMS

Budaya Data yang Tidak Sesuai

Kadang-kadang sulit untuk mengidentifikasi budaya data yang tidak sesuai, namun biasanya ditandai dengan perilaku dan aktivitas yang menciptakan risiko dan paparan bagi organisasi. Beberapa di antaranya adalah:

• Kurangnya Strategi Informasi Aset – Strategi diperlukan untuk menghubungkan upaya manajemen informasi aset dengan strategi organisasi dan untuk mendefinisikan bagaimana informasi akan digunakan dalam pengambilan keputusan.

• Kurangnya Standar Organisasi – Standar organisasi yang tidak mencukupi untuk mendefinisikan bagaimana informasi CMMS harus terlihat.

• Pemerintahan yang Tidak Cukup – Mengizinkan perubahan yang tidak teratur pada data CMMS tanpa pengawasan dan aturan.

• Proses Bisnis dan Alur Kerja yang Tidak Cukup – Alur kerja dan proses bisnis diperlukan untuk menginstruksikan CMMS apa yang harus dilakukan dengan data. Inilah cara nilai diciptakan. Sayangnya, mereka hilang dari banyak platform CMMS.

• Kepemilihan yang Tidak Sesuai – Ini berasal dari kemitraan yang tidak mencukupi antara tim pemeliharaan dan TI dan muncul dalam salah satu tiga cara:

  • Kepemilihan terbatas dari CMMS oleh TI dan pengurangan suara pemeliharaan, atau

  • Kepemilihan terbatas oleh tim pemeliharaan dengan sangat sedikit pengawasan dari TI, meninggalkan tim pemeliharaan untuk menangani masalah keamanan jaringan dan siber, atau

  • CMMS di tanah siapa saja dengan kurangnya kepemilikan.

  • Kemandirian departemen yang berlebihan – Ini berkisar dari departemen dan anak perusahaan yang terisolasi yang diizinkan membeli CMMS sendiri atau menciptakan inefisiensi dengan menduplikasi informasi atau mencegah informasi bisnis dibagikan secara efisien.

  • Digitalisasi yang Tidak Cukup – Melewatkan peran CMMS dengan membuat dan menggunakan data manual. Ini biasanya terjadi ketika ada kurangnya kepercayaan pada data CMMS.

  • Penggunaan yang Tidak Maksimal – Menugaskan CMMS hanya untuk membuat pesanan kerja atau mencatat waktu. Rata-rata CMMS dapat mengelola banyak lebih dari rantai nilai informasi.

  • Proses Pesanan Kerja yang Tidak Sesuai – Tidak membuat pesanan kerja untuk setiap aktivitas aset. Ini merampas CMMS dari kewajiban intinya untuk secara efisien menangkap biaya aset dan aktivitas. Ini biasanya mengakibatkan biaya diduplikasi atau terlewat karena tidak dicatat dengan akurat atau tinggal di banyak spreadsheet yang tidak saling terkait.

  • Efek Obat Ampuh – Menciptakan drift cakupan dengan menggunakan CMMS sebagai “wadah semua” untuk setiap jenis informasi. CMMS biasanya tidak dirancang untuk mengelola gambar as-built dan mungkin berhenti berfungsi jika Anda langsung mengunggah manual O&M ke setiap aset.

   

  Menciptakan Budaya Data yang Tepat

  Menciptakan budaya data yang tepat adalah langkah pertama dalam memastikan data yang tepat dikumpulkan. Ini adalah kombinasi dari strategi yang baik, standar organisasi yang efektif, dan praktik manajemen data dan informasi yang kuat. Mudah untuk mengidentifikasi budaya data yang sesuai. Berikut adalah beberapa filosofi dan praktik inti yang ada saat organisasi memiliki budaya data yang tepat:

  • AIMS – Organisasi memiliki sistem manajemen yang didokumentasikan untuk informasi aset yang menguraikan filosofi dan standar yang digunakan untuk mengelola data.

  • Interoperabilitas – Informasi yang dihasilkan di satu area bisnis digunakan di bagian lain tanpa manipulasi signifikan. Misalnya, jika CMMS adalah sistem catatan untuk registri aset teknis, maka itu adalah sumber kebenaran tunggal untuk catatan aset.

  • Kepemilihan – CMMS dan sistem informasi lainnya dimiliki oleh unit bisnis dengan pengawasan atas keputusan organisasi terkait dengan TI sebagai mitra bisnis kunci. Oleh karena itu, Keuangan memiliki ERP misalnya dan Pemeliharaan memiliki CMMS. Ini juga berarti bahwa pemilik bisnis ini bertanggung jawab untuk mendirikan AIMS dengan dukungan TI.

  • Pemerintahan & Manajemen Data – Peran dan tanggung jawab, protokol akses, aturan jelas untuk mengelola perubahan, dan audit rutin telah ada. Pemerintahan dan manajemen data juga selaras dengan fungsi organisasi. Misalnya, di mana Manajer Pemeliharaan adalah pengawas CMMS, grafik organisasi juga berisi posisi Manajer Pemeliharaan yang mengembangkan standar yang relevan dan otorisasi diperlukan untuk memodifikasi data.

  • Budaya Organisasi – Ada bukti tentang pemerintahan yang baik dalam budaya organisasi yang lebih luas yang mendukung pendirian budaya data yang efektif. Budaya data adalah mikrokosmos dari budaya organisasi yang lebih luas dan sikap organisasi terhadap disiplin proses akan tercermin dalam budaya data.

  • Keterlibatan Manajemen Tingkat Atas – Keterlibatan manajemen tingkat atas terlihat dari pengawasan umum, tinjauan hasil audit, dan alokasi sumber daya untuk memperbaiki non-konformitas data.

  Mendirikan budaya yang sesuai memungkinkan data yang tepat dikumpulkan dengan cara yang paling efisien, yang mengarah pada pengambilan keputusan yang efektif. Mendefinisikan persyaratan data dan informasi adalah langkah kunci dalam mendapatkan data yang tepat. Proses ini harus selalu dimulai oleh konsumen informasi yang membuat keputusan bisnis. Gambar 3.0 menunjukkan tiga peran data utama dan tanggung jawab mereka dalam mengembangkan dan memenuhi persyaratan data.

  

  Gambar 3: Jenis utama Informasi Aset yang terkandung dalam CMMS

  Untuk demonstrasi praktis konsep ini, mari kita pertimbangkan peta pemangku kepentingan untuk biaya aset dan pemeliharaan. Dalam Gambar 4.0, kita memulai dengan mengidentifikasi konsumen informasi dan bekerja kembali ke produsen informasi.

  

  Gambar 4: Contoh Peta Pemangku Kepentingan untuk Biaya Aset dan Pemeliharaan

  Dengan cara ini, jenis keputusan menentukan karakteristik informasi dan produsen informasi menghasilkan informasi yang memenuhi persyaratan konsumen dan standar yang ditetapkan oleh pengawas. Bersama-sama pemangku kepentingan secara kolaboratif mendefinisikan persyaratan dan memastikan data yang dihasilkan sesuai untuk tujuan.

  Kesimpulan – Data sebagai Aset

  ISO 55000:2014 telah mendefinisikan aset sebagai apa pun yang menyediakan (atau memiliki kemampuan untuk menyediakan) nilai bagi pemangku kepentingan organisasi. Data adalah aset karena data dan informasi adalah sumber strategi aset dan strategi adalah cara nilai direalisasikan.

  Namun, fakta tetap, data yang tidak digunakan tidak melakukan apa pun dan oleh karena itu tidak memiliki nilai intrik. Untuk menjadi aset, data harus digunakan secara aktif dalam mengembangkan strategi untuk mengelola aset. Misalnya, mengetahui bahwa kritisitas aset adalah 5 tidak memberikan apa-apa bagi organisasi, sampai seseorang menggunakannya untuk memprioritaskan pekerjaan break-in atau proyek modal. Jadi, pertanyaannya menjadi, setelah data dikumpulkan dalam CMMS, apa yang dapat dilakukan perusahaan dengannya untuk menciptakan nilai darinya.

  Dalam melakukan fungsi intinya, CMMS menyediakan informasi kunci untuk mengaktifkan pengambilan keputusan manajemen aset seperti yang ditunjukkan dalam contoh dalam tabel di bawah ini. Ini bukan daftar yang lengkap, namun untuk tujuan artikel ini, beberapa jenis informasi aset dipilih untuk dianalisis terhadap keputusan yang dibuat oleh berbagai departemen.

  

  Informasi aset dihasilkan di semua fase siklus hidup aset. Ini mendahului kehadiran fisik aset dan bahkan melampaui pensiunan aset. Ada banyak sumber informasi aset, dalam kenyataannya, satu aset memiliki banyak sumber yang perlu dikelola. Sebagian besar informasi dan data ini terkandung dalam CMMS. Manajemen informasi aset bertujuan untuk menghasilkan informasi berkualitas baik untuk pengambilan keputusan. Mengelola informasi aset memerlukan tindakan sengaja oleh organisasi, itu tidak akan terjadi secara organik. Ini telah direalisasikan dengan banyak aspek bisnis organisasi seperti kualitas, lingkungan, keselamatan, dan manajemen aset. Demikian pula, untuk informasi aset, sistem manajemen juga diperlukan. Tujuan dari sistem manajemen adalah untuk meningkatkan efektivitas pengambilan keputusan manajemen aset berdasarkan informasi kinerja, biaya, dan risiko aset yang akurat.

  Meskipun masalah di sekitar budaya dan manajemen informasi mungkin memakan waktu untuk diselesaikan, ini adalah harapan saya bahwa artikel ini telah menginspirasi Anda untuk mengenali pentingnya CMMS dan memulai langkah-langkah untuk meningkatkan kegunaan dan nilai data CMMS Anda.

  Pertanyaan Trivia: Apa yang ada dalam CMMS Anda?

  Jawaban: Apa pun yang Anda masukkan ke sana.

  Tentang Suzane Greeman

  LinkedIn

  Twitter

  Bukunya, Risk-based Asset Criticality Assessment Handbook

  Kelas mendatangnya:

  1. Executive Leadership in Asset Management (Winnipeg)
  2. Essentials of Asset Management & ISO 5500x (Winnipeg)
  3. Essentials of Asset Management & ISO 5500x (Online)
  
  
  Maksimalkan Efisiensi: Fitur dan Manfaat Perangkat Lunak Manajemen Inventori Bagaimana CMMS Mendorong Asset Turnover yang Lebih Tinggi