Artikel ini berupaya menyelaraskan data CMMS dengan strategi manajemen aset yang lebih luas untuk organisasi. Ini dimulai dengan memposisikan CMMS sebagai sistem informasi yang penting, sepadan dengan waktu dan usaha organisasi. Saya sering menjelaskan bahwa tidak ada solusi perangkat lunak yang cukup kuat untuk menahan budaya data yang tidak sesuai. Seringkali, jika data Anda salah secara konsisten, cari penyebab dalam budaya data Anda. Dalam artikel ini, saya menjelaskan praktik yang tidak memungkinkan data CMMS menciptakan nilai ekonomi. Ini diikuti dengan deskripsi beberapa filosofi dan praktik inti yang ada dalam budaya data yang efektif. Terakhir, saya akan menutup dengan mengeksplorasi gagasan data CMMS sebagai aset, dengan mengidentifikasi cara-cara yang dapat menciptakan nilai melalui memungkinkan pengambilan keputusan manajemen aset, jauh melampaui batas keputusan pemeliharaan.
Sistem Manajemen Pemeliharaan Terkomputerisasi (CMMS) adalah jenis sistem informasi aset yang paling umum ditemukan di perusahaan yang bergantung pada aset. Sistem informasi aset adalah dasar dari Sistem Manajemen Informasi Aset (AIMS) seperti yang digambarkan pada Gambar 1.0.
Gambar 1:Komponen Sistem Manajemen Informasi Aset
Peran sistem informasi adalah untuk memfasilitasi pembuatan, pengumpulan, penyimpanan data, analisis, pemeliharaan, transfer, pengambilan, dan penyajian informasi aset. CMMS biasanya berisi catatan data aset dan informasi yang ditujukan untuk memfasilitasi penerapan strategi pemeliharaan untuk fasilitas dengan basis aset yang besar. Perangkat lunak CMMS terdiri dari serangkaian aplikasi terintegrasi seperti pendaftaran aset, manajemen perintah kerja, manajemen inventaris, manajemen waktu dan tenaga kerja, serta kondisi aset (Gambar 2.0). Juga cukup umum untuk melihat pembagian tanggung jawab untuk manajemen inventaris dalam kasus di mana ERP dan CMMS adalah perangkat lunak yang berbeda.
Gambar 2. Contoh Aplikasi CMMS
Terkadang sulit untuk menemukan budaya data yang tidak sesuai, tetapi biasanya ditandai dengan perilaku dan aktivitas yang menciptakan risiko dan paparan bagi organisasi. Beberapa di antaranya adalah:
Kurangnya Strategi Informasi Aset – Strategi diperlukan untuk menghubungkan upaya pengelolaan informasi aset dengan strategi organisasi dan untuk menentukan bagaimana informasi akan digunakan dalam pengambilan keputusan.
Kurangnya Standar Organisasi – Standar organisasi yang tidak memadai untuk menentukan seperti apa seharusnya informasi CMMS.
Tata Kelola yang Tidak Memadai – Mengizinkan perubahan yang tidak diatur pada data CMMS tanpa pengawasan dan aturan.
Proses Bisnis dan Alur Kerja Tidak Memadai – Alur kerja dan proses bisnis diperlukan untuk menginstruksikan CMMS apa yang harus dilakukan dengan data. Ini adalah bagaimana nilai diciptakan. Sayangnya, mereka hilang dari banyak platform CMMS.
Kepemilikan yang Tidak Pantas – Ini berasal dari kemitraan yang tidak memadai antara pemeliharaan dan tim TI dan terwujud dalam salah satu dari tiga cara:
Kepemilikan CMMS secara terbuka oleh TI dan pengurangan suara pemeliharaan, atau
Kepemilikan nyata oleh tim pemeliharaan dengan sedikit pengawasan dari TI, meninggalkan tim pemeliharaan untuk menangani masalah keamanan jaringan dan cyber, atau
CMMS di tanah tak bertuan dengan kurangnya kepemilikan.
Independensi departemen yang berlebihan – Ini berkisar dari departemen dan anak perusahaan yang tertutup yang diizinkan untuk membeli CMMS mereka sendiri atau membuat inefisiensi dengan menduplikasi informasi atau mencegah informasi bisnis dibagikan secara efisien.
Digitalisasi Tidak Memadai – Melewati peran CMMS dengan membuat dan menggunakan data manual. Ini biasanya terjadi ketika ada ketidakpercayaan pada data CMMS.
Under-utilization – Menurunkan CMMS menjadi hanya membuat perintah kerja atau waktu perekaman. Rata-rata CMMS dapat mengelola lebih banyak rantai nilai informasi.
Proses Perintah Kerja yang Tidak Pantas – Tidak membuat perintah kerja untuk setiap aktivitas aset. Ini merampas tugas inti CMMS untuk secara efisien menangkap biaya aset dan aktivitas. Hal ini biasanya mengakibatkan biaya digandakan atau terlewatkan karena tidak dicatat secara akurat atau berada di beberapa spreadsheet tanpa hubungan satu sama lain.
Efek Panacea – Menciptakan ruang lingkup drift dengan menggunakan CMMS sebagai “catch-all” untuk setiap jenis informasi. CMMS biasanya tidak dirancang untuk mengelola gambar yang dibuat dan dapat terhenti jika Anda langsung mengunggah manual O&M ke setiap aset.
Menciptakan budaya data yang tepat adalah langkah pertama untuk memastikan bahwa data yang benar dikumpulkan. Ini adalah kombinasi dari strategi yang baik, standar organisasi yang efektif, dan praktik manajemen data dan informasi yang kuat. Sangat mudah untuk menemukan budaya data yang sesuai. Berikut adalah beberapa filosofi dan praktik inti yang muncul saat organisasi memiliki budaya data yang tepat:
AIMS – Organisasi memiliki sistem manajemen terdokumentasi untuk informasi aset yang menguraikan filosofi dan standar yang digunakan untuk mengelola data.
Interoperabilitas – Informasi yang dihasilkan di satu area bisnis digunakan di bagian lain tanpa manipulasi yang signifikan. Misalnya, jika CMMS adalah sistem pencatatan untuk pencatatan aset teknis, maka itu adalah satu-satunya sumber kebenaran untuk catatan aset.
Kepemilikan – CMMS dan sistem informasi lainnya dimiliki oleh unit bisnis dengan pengawasan atas keputusan organisasi terkait dengan TI sebagai mitra bisnis utama. Oleh karena itu, Keuangan memiliki ERP misalnya dan Pemeliharaan memiliki CMMS. Ini juga berarti bahwa pemilik bisnis ini bertanggung jawab untuk menetapkan AIMS dengan dukungan TI.
Tata Kelola &Manajemen Data – Peran dan tanggung jawab, protokol akses, aturan yang jelas untuk mengelola perubahan, dan audit rutin tersedia. Tata kelola dan pengelolaan data juga selaras dengan fungsi organisasi. Misalnya, di mana Manajer Pemeliharaan adalah penjaga CMMS, bagan organisasi juga berisi posisi Manajer Pemeliharaan yang mengembangkan standar yang relevan dan yang otorisasinya diperlukan untuk mengubah data.
Budaya Organisasi – Ada bukti tata kelola yang baik dalam budaya organisasi yang lebih luas yang mendukung pembentukan budaya data yang efektif. Budaya data adalah mikrokosmos dari budaya organisasi yang lebih luas dan sikap organisasi terhadap disiplin proses akan tercermin dalam budaya data.
Keterlibatan Manajemen Puncak – Keterlibatan manajemen puncak terlihat dari pengawasan umum mereka, peninjauan hasil audit, dan penugasan sumber daya untuk mengoreksi ketidaksesuaian data.
Membangun budaya yang tepat memungkinkan data yang tepat dikumpulkan dengan cara yang paling efisien, yang mengarah pada pengambilan keputusan yang efektif. Mendefinisikan kebutuhan data dan informasi adalah langkah kunci dalam mendapatkan data yang benar. Proses ini harus selalu dimulai dengan konsumen informasi yang membuat keputusan bisnis. Gambar 3.0 menunjukkan tiga peran data utama dan tanggung jawab mereka dalam mengembangkan dan memenuhi persyaratan data.
Gambar 3:Jenis utama Informasi Aset yang terdapat dalam CMMS
Untuk demonstrasi praktis dari konsep ini, mari kita pertimbangkan peta pemangku kepentingan untuk aset dan biaya pemeliharaan. Pada Gambar 4.0, kita mulai dengan mengidentifikasi konsumen informasi dan kembali ke produsen informasi.
Gambar 4:Contoh Peta Pemangku Kepentingan untuk Aset dan Biaya Pemeliharaan
Dengan cara ini, jenis keputusan menentukan karakteristik informasi dan produsen informasi menghasilkan informasi yang sesuai dengan persyaratan konsumen dan standar yang ditetapkan oleh penjaga. Bersama-sama para pemangku kepentingan secara kolaboratif menentukan persyaratan dan memastikan bahwa data yang dihasilkan sesuai dengan tujuan.
ISO 55000:2014 telah mendefinisikan aset sebagai segala sesuatu yang memberikan (atau memiliki kemampuan untuk memberikan) nilai kepada pemangku kepentingan organisasi. Data adalah aset karena data dan informasi adalah sumber dari aset strategi dan strategi adalah bagaimana nilai diwujudkan.
Namun, faktanya tetap, data yang tidak digunakan tidak melakukan apa-apa dan karenanya tidak memiliki nilai intrinsik. Untuk menjadi aset, data harus aktif digunakan dalam mengembangkan strategi untuk mengelola aset. Misalnya, mengetahui bahwa tingkat kekritisan aset adalah 5 tidak berarti apa-apa bagi organisasi, sampai seseorang menggunakannya untuk memprioritaskan pekerjaan pembobolan atau proyek modal. Jadi, pertanyaannya adalah, setelah data dikumpulkan di CMMS, apa yang dapat dilakukan perusahaan dengan data tersebut untuk menciptakan nilai darinya.
Dalam menjalankan fungsi intinya, CMMS memberikan informasi penting untuk memungkinkan keputusan manajemen aset seperti yang ditunjukkan pada contoh tabel di bawah ini. Ini bukan daftar yang ekstensif, tetapi untuk tujuan artikel ini, beberapa jenis informasi aset dipilih untuk dianalisis berdasarkan keputusan umum yang dibuat oleh berbagai departemen.
Informasi aset dihasilkan di semua fase siklus hidup aset. Ini mendahului kehadiran fisik aset dan bahkan melampaui penghentian aset. Ada banyak sumber informasi aset, pada kenyataannya, satu aset memiliki banyak sumber yang perlu dikelola. Sebagian besar informasi dan data ini terkandung dalam CMMS. Manajemen informasi aset bertujuan untuk menghasilkan informasi yang berkualitas baik untuk pengambilan keputusan. Mengelola informasi aset memerlukan tindakan yang disengaja oleh organisasi, itu tidak akan terjadi secara organik. Hal ini telah diwujudkan dengan berbagai aspek bisnis organisasi seperti kualitas, lingkungan, keselamatan, dan manajemen aset. Demikian pula untuk informasi aset, sistem manajemen juga diperlukan. Tujuan dari sistem manajemen adalah untuk meningkatkan efektivitas keputusan manajemen aset berdasarkan kinerja aset yang akurat, informasi biaya dan risiko.
Meskipun masalah seputar budaya dan manajemen informasi mungkin memerlukan waktu untuk diselesaikan, saya harap artikel ini menginspirasi Anda untuk menyadari pentingnya CMMS dan memulai langkah-langkah untuk meningkatkan kegunaan dan nilai data CMMS Anda.
Pertanyaan Trivia :Apa yang ada di CMMS Anda?
Jawaban :Apa pun yang Anda masukkan ke dalamnya.
Bukunya, Buku Pegangan Penilaian Kekritisan Aset Berbasis Risiko
Kursusnya yang akan datang:
Teknologi Industri
Apa Itu Industri 4.0? Konsep Industri 4.0 sedang dicapai—mencakup teknologi seperti Industrial Internet of Things (IIoT), cloud, edge computing, dan digital twins serta konsep lain yang menentukan seperti komunikasi mesin-ke-mesin (M2M) dan cyber-fisik. sistem (CPS). Landasan Revolusi Industri Kee
Untuk produsen terpisah, mesin adalah sumber kehidupan produksi. Jika peralatan dipelihara dengan baik, maka produksi yang efisien, biaya yang lebih rendah, pengiriman tepat waktu, dan peningkatan kepuasan pelanggan dapat dicapai. Perusahaan terus mengandalkan rata-rata luas dan harapan untuk menge
Diperbarui 13 Mei 2021 Tentunya banyak sekali istilah-istilah dan tren yang mengikuti Industri 4.0. Mungkin sulit bagi produsen untuk memahami konsep dan menentukan bagaimana kemungkinan mengadopsi solusi industri 4.0. Bagaimanapun, Industri 4.0 adalah konsep menyeluruh yang tidak jelas. Mungkin
Meskipun sebagian besar perangkat lunak manajemen pemeliharaan berisi modul dan fitur serupa, vendor juga menawarkan berbagai layanan unik, fungsionalitas khusus, skema harga yang berbeda, dan sebagainya. Dengan daftar panjang fitur dan perbedaan biaya, proses menemukan perangkat lunak yang tepat un
