Apakah gudang MRO Anda jebakan produktivitas?

Kunci untuk setiap proses kerja praktik terbaik adalah memastikan bahwa aktivitas apa pun yang sedang dilakukan diselesaikan seefektif, seefisien dan seaman mungkin, sebaiknya dengan biaya total serendah mungkin. Dalam dunia manajemen material, dan khususnya dalam lingkungan ruang penyimpanan MRO (pemeliharaan, perbaikan, dan operasi), terdapat sejumlah proses kerja praktik terbaik yang dirancang untuk mengelola dan mengontrol inventaris ruang penyimpanan (dan investasi terkait) dan sumber daya lainnya ( orang, peralatan, informasi, dll.) pada tingkat optimal mereka, termasuk:

• Proses tambah/ubah/hapus
• Penghitungan siklus
• Analisis ABC
• Membeli dan mempercepat
• Pemeriksaan masuk/jaminan kualitas
• Menerima dan menyimpan
• Perlengkapan dan pengiriman
• Proses suku cadang yang dapat diperbaiki
• Kembali ke stok/vendor
• Tinjauan keusangan

Memiliki (atau tidak memiliki) proses dan prosedur yang efektif, efisien dan aman untuk item di atas (dan lainnya) akan sangat menentukan kemampuan potensial organisasi gudang Anda. Keberadaan praktik terbaik yang terdokumentasi menyediakan alat komunikasi untuk memastikan bahwa tenaga kerja memiliki tingkat pengetahuan dan pemahaman yang sesuai tentang apa praktik terbaik itu dan bagaimana praktik-praktik tersebut saling berhubungan. Eksekusi juga penting. Sejauh mana proses dan prosedur ini diterapkan dan diikuti juga akan berdampak pada kinerja keseluruhan operasi gudang Anda.

Tetapi bahkan dengan proses "kelas dunia" dan eksekusi yang sempurna, ada banyak peluang untuk hal-hal terjadi di dalam gudang yang akan berdampak pada produktivitas jika dasar-dasar yang tepat tidak tersedia. Misalnya:

• Tata letak dan penggunaan rak, rak, dan tempat sampah yang tidak efisien, membutuhkan waktu tambahan untuk menyimpan, mengambil, atau memindahkan material
• Perangkat lunak dan dukungan sistem yang tidak memadai untuk pemeliharaan data dan pelacakan transaksi, yang mengakibatkan hilangnya informasi penting atau pelacakan di luar sistem
• Kehabisan stok dan kesalahan inventaris yang menyebabkan kekurangan bahan yang dibutuhkan, keterlambatan dalam menyelesaikan pekerjaan pemeliharaan dan/atau kehilangan produksi
• Tugas penjaga toko yang diberikan secara sempit dan/atau kurangnya pelatihan silang yang mengurangi pemanfaatan sumber daya dan menghambat cakupan untuk karyawan yang hilang

Percaya atau tidak, bagaimanapun, salah satu penghalang terbesar untuk produktivitas terletak pada sepotong data serius yang kami temukan berdasarkan bertahun-tahun dan beberapa ratus contoh evaluasi operasi gudang:40 persen hingga 50 persen dari semua departemen pemeliharaan memiliki “ gudang terbuka”, di mana “sistem kehormatan” berlaku.

Sebuah gudang terbuka belum tentu satu dengan pintu yang tidak terkunci atau hilang, meskipun kami melihat banyak dari itu! Itu bahkan tidak berarti bahwa gudang itu tidak berawak. Ini menyiratkan, bagaimanapun, bahwa akses umumnya tidak dibatasi, bahwa ada kontrol terbatas (jika ada) di tempat, dan bahwa orang yang memasuki gudang pada dasarnya bebas berkeliaran tanpa pengawasan selama mereka suka dan mengambil apa pun yang mereka inginkan. Ya, mereka seharusnya mencatat apa yang telah mereka tarik, maka konsep "sistem kehormatan", yang biasanya bukan sistem, atau sepenuhnya terhormat, dan hampir tidak pernah efektif.

Dengan kemungkinan pengecualian dari keadaan darurat yang sebenarnya, bahkan jika suku cadang yang diambil diperiksa dengan benar, banyaknya waktu yang dihabiskan oleh mekanik yang bepergian ke dan dari gudang, window shopping untuk apa yang mereka butuhkan, dan menyelesaikan dokumen sebagian besar tidak produktif. Ini adalah waktu yang akan lebih baik dihabiskan dengan meminta mekanik mengerjakan peralatan, yang mana mereka dibayar untuk melakukannya. Namun tidak jarang menemukan organisasi pemeliharaan yang mengklaim “membutuhkan lebih banyak orang” sementara mekanik mereka masing-masing menghabiskan satu jam atau lebih sehari untuk kegiatan yang tidak bernilai tambah ini.

Apa yang juga sering kita lihat di jenis lingkungan ini adalah pemeliharaan yang dimaksudkan untuk memiliki kurangnya kepercayaan total dan menyeluruh pada "ruang penyimpanan" untuk memiliki apa yang mereka butuhkan (atau inginkan) ketika mereka membutuhkannya (atau menginginkannya). Apa yang tidak mereka sadari adalah bahwa mereka sebenarnya mencerminkan ketidakmampuan mereka sendiri untuk mengikuti "sistem kehormatan" yang sederhana. Untuk mengatasi hambatan yang dirasakan ini, mereka berusaha keras – seringkali dengan menghindari prosedur yang telah ditetapkan – untuk memastikan bahwa ada “persediaan pengaman” yang memadai untuk suku cadang yang disimpan di loker, meja, trailer, ruang terbuka, dll.

Tentu saja tidak ada bahan ini yang dilacak dalam sistem pengendalian persediaan, jadi sangat sedikit orang yang tahu di mana itu, atau bahkan ada. Ketika persyaratan muncul, item tersebut mungkin tidak ada di gudang, dan tidak ada yang tahu itu ada di lokasi, jadi itu akan dibeli lagi, biasanya secara terburu-buru dengan biaya percepatan tambahan dan/atau biaya transportasi premium yang ditempelkan. Oh, dan sementara kita melakukannya, hanya untuk memastikan ini tidak pernah terjadi lagi, jika kita membutuhkannya, mari ambil dua dan singkirkan yang ekstra!

Sangat mudah untuk mengenali bahwa ini tidak efisien dan mahal. Namun, yang tidak dipahami banyak orang adalah bahwa ada dampak sekunder lainnya, seperti:

• Peningkatan penerimaan suku cadang yang salah atau berkualitas buruk – biasanya karena terburu-buru dan/atau orang yang salah membuat keputusan pengadaan
• Persediaan yang membengkak – baik di dalam maupun di luar pembukuan
• Peningkatan keusangan – karena bahan tidak dilacak dengan benar

Semua ini menghambat komunikasi, koordinasi dan kerja sama, dan selanjutnya mengikis hubungan kepercayaan antara pemeliharaan dan "ruang penyimpanan".

Untuk sepenuhnya mengoptimalkan produktivitas gabungan pemeliharaan dan operasi toko, penting untuk memiliki infrastruktur dasar (bangunan, tata letak, sumber daya, dll.), serta proses kerja praktik terbaik . Tetapi yang pertama dan terpenting adalah membangun hubungan kerja (berani saya katakan “kemitraan?”) antara dua kelompok yang mendefinisikan peran dan tanggung jawab masing-masing individu. Mengizinkan mekanik untuk fokus pada pemeliharaan dan keandalan peralatan sambil meminta personel gudang mengelola material tidak hanya akan mengoptimalkan produktivitas tenaga kerja, tetapi juga dapat memberikan manfaat signifikan lainnya:

• Penurunan kebutuhan/pembelanjaan material karena perbaikan yang lebih sedikit dan lebih murah
• Penurunan biaya pengiriman karena lebih sedikit stok yang habis dan pesanan yang terburu-buru
• Akurasi data yang ditingkatkan
• Persediaan usang minimal
• Tingkat kualitas dan layanan vendor yang andal
• Lebih sedikit cedera/kecelakaan

Jika hal-hal ini penting bagi Anda, dan Anda termasuk dalam kelompok 40 hingga 50 persen yang disebutkan di atas, maka tutup gudang Anda, tempatkan orang dan proses yang tepat, dan keluarkan diri Anda dari jebakan produktivitas.

Artikel ini pertama kali muncul di buletin RxToday Life Cycle Engineering edisi September.

Tentang penulis:
Doug Wallace, CPIM, memiliki lebih dari 30 tahun pengalaman gabungan dalam operasi rantai pasokan dan konsultasi manajemen, yang berspesialisasi dalam bidang perencanaan perusahaan global, kontrol produksi dan inventaris, dan manajemen material. Sebagai ahli materi pelajaran manajemen material untuk Life Cycle Engineering), fokus utamanya adalah pada penerapan praktik terbaik dalam pengadaan, operasi gudang, optimalisasi inventaris, dan pemanfaatan bisnis terkait dan sistem informasi. Dia dapat dihubungi di [email protected]. Untuk informasi lebih lanjut tentang Rekayasa Siklus Hidup, kunjungi www.LCE.com.