Fitur CMMS Dulu, Sekarang, dan Masa Depan

Kemajuan teknologi telah membuat perangkat lunak CMMS lebih terjangkau dan lebih mudah digunakan, tetapi tujuan pemeliharaan tidak berubah. Hindari masalah jika Anda bisa. Jika tidak bisa, perbaiki secara efisien.

CMMS lama

Jadi, 'mengapa' departemen pemeliharaan tidak berubah, tetapi 'bagaimana' pasti berubah. Sungguh luar biasa seberapa jauh industri ini telah berkembang dalam 50 tahun terakhir. Mari kita lihat sejarah singkatnya.

CMMS lokal dengan kartu punch

Sistem generasi pertama dan kedua bergantung pada mainframe raksasa di tempat, dan perkembangan utama selama periode ini adalah perpindahan dari kartu punch ke bentuk kertas. Pada akhir setiap shift, teknisi departemen pemeliharaan akan menyerahkan dokumen lengkap mereka kepada petugas entri data, yang kemudian akan memasukkan semuanya ke komputer di tempat. Karena sistemnya sangat mahal, baik untuk disiapkan maupun dipelihara, hanya organisasi besar dan intensif aset yang mampu membelinya.

CMMS lokal dengan terminal

Pada 1980-an, dengan diperkenalkannya komputer mini, harga cukup turun bahkan untuk beberapa perusahaan menengah untuk menerapkan sistem CMMS. Sebaiknya klik tautan untuk mendapatkan gambaran tentang apa arti 'komputer mini' dalam konteks ini. Anda mungkin memikirkan sesuatu yang sangat berbeda. Sebuah mainframe menempati seluruh ruangan. Mini bisa mengambil walk-in closet. Pada tahap ini, semuanya masih di tempat tetapi kertasnya sedikit lebih sedikit. Teknisi dapat mengakses terminal yang terletak di seluruh fasilitas setelah mereka menutup perintah kerja untuk memasukkan informasi dasar.

Pada 1990-an, semakin banyak platform CMMS yang tersedia, tetapi masih terbatas dibandingkan saat ini. Misalnya, mereka tidak memiliki riwayat perintah kerja dan pelacakan biaya. Pada dasarnya, platform CMMS pada saat itu dapat mengumpulkan informasi, tetapi mereka tidak pandai melakukan apa pun dengannya.

CMMS berbasis cloud dengan perangkat seluler

Sistem yang lebih lama hidup di server perusahaan, yang membuatnya mahal untuk diterapkan dan dipelihara. Anda harus berinvestasi dalam perangkat keras dan kemudian memelihara departemen TI untuk tetap menjalankannya. Butuh banyak waktu dan uang bahkan untuk pembaruan atau tambalan yang paling sederhana karena semuanya harus dikoordinasikan oleh vendor dan departemen TI perusahaan Anda.

Setelah penyedia pindah ke cloud, segalanya benar-benar mulai berubah. Alih-alih membeli server dan kemudian mempekerjakan departemen TI untuk mengasuhnya, perusahaan dari semua ukuran dapat dengan cepat mendaftar untuk layanan berbasis langganan, dan jika mereka tidak puas dengan perangkat lunaknya, mereka dapat dengan mudah pergi. Tidak hanya banyak perusahaan kecil yang sekarang dapat mencoba platform CMMS, tetapi juga perusahaan dari luar manufaktur. Di masa lalu, CMMS hanya benar-benar masuk akal untuk organisasi manufaktur besar. Namun ketika harga turun, minat meningkat di berbagai industri, termasuk:

• Nirlaba
• Kota
• Perawatan kesehatan
• Olahraga dan rekreasi
• Pendidikan

Perubahan besar kedua terkait aksesibilitas. Di masa lalu, teknisi dirantai ke CMMS mereka. Pertama, dengan kartu punch. Kemudian dengan formulir kertas atau spreadsheet. Dengan sistem berbasis cloud, mereka tidak lagi dirantai; mereka terhubung . Dari desktop atau perangkat seluler apa pun yang tersambung ke Internet, mereka dapat mengakses perintah kerja yang kaya data.

CMMS hari ini

Kita dapat melihat ada banyak perubahan dalam cara sistem disampaikan, tetapi bagaimana dengan fitur CMMS? Apakah ada juga banyak perubahan?

Mari kita menjawabnya dengan melihat dua modul terpenting, pemeliharaan preventif, dan manajemen perintah kerja. Saat Hippo berbicara dengan orang-orang yang tertarik untuk mulai menggunakan atau beralih ke CMMS baru, keduanya selalu dianggap sangat penting.

Dulu ketika Hippo memiliki lebih sedikit pelanggan, kami melakukan survei, dan pemeliharaan preventif serta manajemen perintah kerja adalah dua modul yang dianggap paling penting oleh orang-orang.

Kemudian, baru-baru ini, dan sekarang dengan lebih dari seribu responden, kami telah melakukan survei lagi. Hasilnya hampir sama.

Jadi, masuk akal untuk melihat fitur yang terkait dengan kedua modul ini. Merekalah yang paling diperhatikan oleh departemen pemeliharaan.

Pemeliharaan preventif

Sangat mudah untuk memahami mengapa departemen pemeliharaan menginginkan fitur CMMS yang memungkinkan mereka beralih dari pemeliharaan reaktif ke pemeliharaan preventif. Dalam pemeliharaan, sama seperti di sisa hidup, satu ons pencegahan bernilai satu pon pengobatan. Dan di atas semua uang yang dihemat perusahaan dengan mengurangi waktu henti dan jam lembur, pemeliharaan preventif membuat hari Anda tidak terlalu menegangkan. Alih-alih model lama berjalan hingga gagal kemudian mencoba untuk mendapatkan jalur kembali dengan operator melihat jam dan manajemen melihat garis bawah, teknisi dapat menjadwalkan pekerjaan sebelumnya, lalu pulang pada jam lima.

Setelah Anda membuat perintah kerja, Anda dapat menambahkannya ke kalender pemeliharaan preventif Anda. CMMS akan secara otomatis mengirimkan pengingat.

Manajemen perintah kerja

CMMS modern menyederhanakan perintah kerja dengan memusatkannya. Semuanya, mulai dari mengirimkan tiket hingga melacak perintah kerja dan menggunakan data yang dikumpulkan untuk pelaporan, dapat dilakukan dari CMMS. Misalnya, seorang operator memperhatikan pers yang menempel sesekali dan ada suara baru yang belum pernah mereka dengar sebelumnya. Menggunakan CMMS, mereka mengirimkan tiket, yang mengingatkan supervisor departemen pemeliharaan. Setelah melihat tiket, mereka memutuskan operator mungkin menyukai sesuatu. Jadi, mereka membuat perintah kerja yang kaya data, memprioritaskannya, dan menugaskannya ke teknisi. Setelah perintah kerja telah ditutup, supervisor diperingatkan, menutup loop. Dalam beberapa kasus, email akan dikirim ke operator, sehingga mereka tahu bahwa kekhawatiran mereka telah ditangani. Mereka mungkin mendapatkan satu saat tiket pertama kali diterima dan kemudian satu lagi saat ditutup.

Informasi yang dikumpulkan melalui perintah kerja tertutup kemudian dapat digunakan oleh modul pelaporan, membantu supervisor membuat laporan dengan cepat dan mudah. Melacak biaya dan KPI lainnya memberi mereka gambaran besar yang mereka butuhkan untuk benar-benar memahami kinerja departemen mereka. Dalam industri dengan banyak pengawasan dari pemerintah, laporan ini sangat penting untuk membuktikan kepatuhan.

Agar sistem berfungsi, Anda memerlukan perintah kerja dengan banyak informasi yang dikemas ke dalamnya. Mari kita lihat selanjutnya.

Perintah kerja kaya data

Lama berlalu adalah hari-hari perintah kerja menjadi beberapa instruksi dasar yang ditulis pada formulir Xeroxed. Pernah bertanya-tanya mengapa teknisi lama cenderung memiliki pengetahuan ensiklopedis tentang fasilitas tersebut? Itu karena pada satu titik itu adalah persyaratan. Saat perintah kerja berisi begitu sedikit informasi, teknisi perlu membawa banyak hal di memori kerja, yang 1) sangat mengesankan, dan 2) masalah besar bagi organisasi saat teknologi pensiun dan membawa semua pengetahuan itu bersama mereka.

Sebenarnya ada legenda urban hebat yang menggambarkan masalah ini. Dalam salah satu dari banyak versi, seorang manajer mengalami masalah di salah satu pabriknya dan memanggil kembali teknisi yang baru saja pensiun untuk membantu. Teknisi berjalan di sekitar beberapa mesin, mengeluarkan sepotong kecil kapur, dan menandai X di salah satu pipa. Kemudian, dia mengirimi manajer tagihan sebesar $5.000. Ketika manajer meminta versi yang diperinci, dia mengirimkan kembali “Biaya kapur:$1. Mengetahui di mana harus menandai X:$4,999.”

Perintah kerja CMMS modern berisi semua yang dibutuhkan teknisi untuk bekerja secara efisien dan ditutup dengan cepat. Dapat diakses dari perintah kerja, dan ini adalah sebagian daftar, adalah:

• Peta lantai interaktif
• Skema digital dan manual O&M
• Riwayat pemeliharaan dan perbaikan aset
• Petunjuk langkah demi langkah yang dapat disesuaikan

Dan karena semua informasi dicadangkan dengan aman di CMMS, departemen tidak perlu khawatir kehilangan memori dan pengetahuan institusional.

Aplikasi pemeliharaan seluler

Saat CMMS pertama kali dipindahkan ke cloud, Anda dapat mengaksesnya di desktop atau melalui versi seluler yang responsif. Pada dasarnya, CMMS dapat mendeteksi bahwa Anda menggunakan perangkat seluler, dan akan beralih ke tata letak yang lebih kecil untuk mengakomodasi layar yang lebih kecil.

Namun sekarang, penyedia CMMS menawarkan aplikasi pemeliharaan seluler yang langsung tersedia di perangkat pintar Anda. Dan karena mereka terhubung langsung ke perangkat lunak dan perangkat keras perangkat, aplikasi lebih stabil, lebih cepat, dan menawarkan lebih banyak fitur.

Pemberitahuan push

Dengan versi seluler yang lebih lama, teknisi dapat dengan cepat dan mudah mengakses perintah kerja pemeliharaan sesuai permintaan dan preventif yang ditetapkan. Tetapi mereka harus masuk dan memeriksa yang baru. Untuk manajer pemeliharaan, hal itu dapat menyebabkan penundaan antara saat mereka menetapkan pekerjaan dan saat teknisi mengetahuinya.

Tetapi dengan aplikasi seluler, manajer pemeliharaan dapat menggunakan pemberitahuan push. Sekarang, segera setelah mereka menetapkan perintah kerja baru, telepon teknisi berbunyi atau bergetar dan menampilkan pesan di layar. Ketika aset kritis turun, manajer pemeliharaan perlu menjangkau dan terhubung dengan tim mereka sedekat mungkin dengan waktu nyata.

Pemindaian kode batang

Untuk perintah kerja sesuai permintaan, mudah bagi teknisi untuk melihat aset mana yang perlu diperbaiki. Itu yang menganggur, menyemprotkan cairan, atau merokok. Tetapi untuk PM, ketika itu hanya tugas inspeksi atau pemeliharaan, akan jauh lebih sulit untuk menemukan aset yang tepat. Dan itu terutama benar ketika Anda memiliki serangkaian aset dan peralatan yang identik secara berurutan. Misalnya, mungkin ada deretan unit HVAC di atap atau kumpulan pompa di ruang bawah tanah.

Tetapi menggunakan kamera internal perangkat seluler, teknisi dapat dengan cepat memindai kode batang untuk mengonfirmasi bahwa mereka memiliki aset yang tepat. Yang mereka lakukan hanyalah memindai label untuk mengakses data komprehensif tentang aset, termasuk nomor seri, gambar, dan perintah kerja terkait.

Unggahan gambar langsung

Teknisi juga dapat menggunakan kamera untuk mengambil dan mengunggah gambar dengan cepat ke perintah kerja terbuka, membuka jalur komunikasi yang kuat antara mereka dan anggota tim lainnya.

Teknisi dapat menggunakan gambar untuk menunjukkan apa yang mereka lakukan. Misalnya, seorang teknisi sedang mengerjakan aset besar di mana komponen internal ditumpuk satu di atas yang lain. Saat mereka mengeluarkan potongan untuk mengerjakan yang di bawah ini, mereka dapat mengambil gambar untuk mendokumentasikan setiap langkah, membuat catatan pekerjaan mereka yang andal dan dapat dicari. Ketika mereka telah mengumpulkan semuanya kembali, mereka dapat mengunggah satu gambar lagi untuk meminta inspeksi visual jarak jauh. Manajer pemeliharaan atau anggota departemen lainnya dapat memeriksa ulang pekerjaan tanpa membuang waktu untuk pergi ke aset.

Teknisi juga dapat menggunakan gambar ketika mereka tidak tahu persis apa yang harus dilakukan. Alih-alih membuang-buang waktu berkeliling fasilitas mencari bantuan, mereka dapat mengunggah gambar aset ke perintah kerja dan meminta saran. Bahkan, mereka juga dapat menambahkan komentar tugas dan perintah kerja menggunakan aplikasi. Alih-alih gambar, mereka dapat mengetikkan komentar mereka. Teknisi yang pengetik jempol lambat dapat menggunakan fungsi text-to-speech smartphone.

Sinkronisasi offline

Versi Web Seluler bagus, tetapi Anda hanya dapat benar-benar menggunakannya saat online, dan itu menciptakan batasan bagi teknisi. Begitu mereka berada di luar jangkauan, mereka kehilangan akses ke CMMS. Dan tidak jarang teknisi bekerja di mana akses Internet terbatas atau tidak mungkin. Bahkan di gedung yang paling berteknologi tinggi, akses Internet dapat menjadi sangat buruk di ruang bawah tanah kedua di samping boiler.

Namun, aplikasi pemeliharaan seluler masih berfungsi offline. Karena mereka menyimpan sebagian data mereka secara langsung di hard drive perangkat seluler, teknisi masih dapat mengaksesnya saat offline. Yang lebih penting lagi, mereka masih bisa memasukkan informasi ke dalam aplikasi secara offline.

Pepatah tentang data itu benar:Sampah masuk, sampah keluar. Itu berarti jika Anda menginginkan data yang andal, Anda perlu membantu teknisi memasukkan data saat masih segar dalam ingatan mereka. Dengan sistem yang lebih lama, teknisi harus menunggu sampai mereka kembali dalam jangkauan sebelum mereka dapat memperbarui CMMS. Tetapi dengan aplikasi, mereka memasukkan data secara real time. Aplikasi kemudian menyimpan data dengan aman hingga dapat terhubung kembali dengan database CMMS.

CMMS besok:preventif dan prediktif

Pemeliharaan prediktif kemungkinan akan memiliki tempat di banyak departemen pemeliharaan di masa depan. Pada saat yang sama, keterbatasan inherennya berarti kemungkinan besar tidak akan diadopsi secara universal. Ada banyak situasi di mana hal itu tidak masuk akal secara ekonomi.

Tapi pertama-tama, penjelasan singkat. Pemeliharaan prediktif memanfaatkan Internet of Things, di mana semuanya memantau dirinya sendiri dan semuanya terhubung. Jadi, lemari es Anda tahu kapan Anda kehabisan susu dan memberi tahu sistem navigasi di mobil Anda, yang kemudian mengingatkan Anda untuk mendapatkan susu saat Anda dekat dengan toko kelontong. Atau, lemari es secara otomatis memesan lebih banyak susu untuk Anda.

Dalam pengaturan industri, aset dilengkapi dengan sensor untuk memperingatkan staf pemeliharaan tentang potensi masalah. Dan itu penting untuk dipahami di sini. Teknologi tidak melaporkan masalah yang telah terjadi. Sebaliknya, ini menggunakan data untuk memprediksi kemungkinan adanya masalah.

Misalnya, jika aset terlalu banyak bergetar, warna oli salah, atau semuanya menjadi terlalu panas, CMMS mengirimkan peringatan. Jadi, Anda mungkin tidak memeriksa pompa sebulan sekali untuk tanda-tanda keausan. Sebagai gantinya, Anda menunggu hingga CMMS memperhatikan bahwa 1) mereka bergetar terlalu banyak, dan 2) terakhir kali mereka diperiksa adalah enam bulan yang lalu. Dengan mengumpulkan data dari sumber yang saling berhubungan (sensor dan riwayat perintah kerja pompa), CMMS memutuskan apa yang harus dilakukan.

Tetapi bagaimana jika pompa tersebut tidak terlalu mahal dan memiliki kekritisan yang rendah? Jika mereka berhenti bekerja, itu lebih merupakan rasa sakit di leher dan bukan masalah besar. Ingat, sensor itu mahal dan mungkin sulit diatur, jadi Anda mungkin harus membawa vendor pihak ketiga. Dalam hal ini, Anda lebih baik tetap menggunakan PM. Dan untuk banyak aset, inilah masalahnya:biaya penyiapan pemeliharaan prediktif akan terlalu tinggi jika dibandingkan dengan manfaat yang diharapkan.

Langkah selanjutnya

Melihat masa lalu, sekarang, dan masa depan pemeliharaan lebih dari pelajaran menarik dalam sejarah, lebih dari permainan menebak masa depan yang menyenangkan. Ini adalah cara untuk lebih memahami operasi pemeliharaan Anda sendiri saat ini. Di mana Anda akan menempatkan departemen Anda pada timeline? Apakah Anda kembali ke tahun 90-an? Apakah departemen Anda sudah mencapai milenium baru? Mungkin Anda berada di ujung tombak.

Setelah Anda menemukan di mana Anda berada, inilah saatnya untuk memikirkan di mana Anda ingin berada dan bagaimana Anda bisa sampai di sana. Untuk departemen yang merasa ketinggalan dan ingin mengejar ketinggalan, perangkat lunak CMMS modern adalah awal yang baik.