Evolusi CMMS: Masa Lalu, Kini, dan Masa Depan – Bagaimana Teknologi Mendorong Sukses Pemeliharaan

Kemajuan teknologi telah membuat perangkat lunak CMMS lebih terjangkau dan lebih mudah digunakan, namun tujuan pemeliharaan tidak berubah. Hindari masalah saat Anda bisa. Saat tidak bisa, perbaiki secara efisien.

CMMS zaman dulu

Jadi, ‘mengapa’ departemen pemeliharaan tidak berubah, namun ‘bagaimana’ pasti telah. Luar biasa sejauh apa industri telah berkembang dalam 50 tahun terakhir. Mari kita lihat sejarah singkat.

CMMS on-premises dengan kartu pengunci

Sistem generasi pertama dan kedua bergantung pada mainframe on-premises yang raksasa, dan perkembangan utama selama periode ini adalah perpindahan dari kartu pengunci ke formulir kertas. Di akhir setiap shift, teknisi departemen pemeliharaan menyerahkan kertas kerja yang telah selesai kepada petugas entri data, yang kemudian memasukkan semuanya ke dalam komputer onsite. Karena sistem sangat mahal, baik untuk dipasang maupun dipelihara, hanya organisasi besar yang intensif aset yang mampu membelinya.

CMMS on-premises dengan terminal

Pada tahun 1980, dengan diperkenalkannya minikomputer, harga turun cukup untuk beberapa perusahaan menengah untuk mengimplementasikan sistem CMMS. Patut untuk mengklik tautan untuk mendapatkan ide tentang apa arti ‘minikomputer’ dalam konteks ini. Anda mungkin memikirkan sesuatu yang sangat berbeda. Mainframe menempati seluruh ruangan. Mini bisa menempati lemari pintu masuk. Pada tahap ini, semuanya masih on-premises namun ada sedikit lebih sedikit kertas. Teknisi dapat mengakses terminal yang terletak di seluruh fasilitas setelah mereka menutup pesanan kerja untuk memasukkan informasi dasar.

Pada tahun 1990, semakin banyak platform CMMS tersedia, namun masih terbatas dibandingkan sekarang. Misalnya, mereka tidak memiliki riwayat pesanan kerja dan pelacakan biaya. Pada dasarnya, platform CMMS pada waktu itu mampu mengumpulkan informasi, namun tidak begitu baik dalam melakukan sesuatu padanya.

CMMS berbasis cloud dengan perangkat seluler

Sistem lama tinggal di server perusahaan, yang membuatnya mahal untuk diimplementasikan dan dipelihara. Anda harus berinvestasi pada hardware dan kemudian memelihara departemen TI untuk menjaga agar tetap berjalan. Membutuhkan banyak waktu dan uang untuk pembaruan atau patch yang paling sederhana karena semuanya harus dikoordinasikan oleh vendor dan departemen TI perusahaan Anda.

Setelah penyedia pindah ke cloud, hal-hal benar-benar mulai berubah. Sebaliknya membeli server dan kemudian menempatkan departemen TI untuk mengawasi mereka, perusahaan dari semua ukuran dapat dengan cepat mendaftar layanan berbangan langganan, dan jika mereka tidak puas dengan perangkat lunak, mereka dapat dengan cukup mudah pergi. Tidak hanya banyak perusahaan kecil sekarang mampu mencoba platform CMMS, tetapi juga perusahaan dari luar manufaktur. Di masa lalu, CMMS hanya benar-benar bermakna untuk organisasi manufaktur besar. Namun saat harga turun, minat naik di banyak industri yang berbeda, termasuk:

• Nirlaba
• Pemerintah daerah
• Perawatan kesehatan
• Olahraga dan rekreasi
• Pendidikan

Perubahan besar kedua terkait dengan aksesibilitas. Di masa lalu, teknisi terikat pada CMMS mereka. Pertama, itu dengan kartu pengunci. Kemudian dengan formulir kertas atau spreadsheet. Dengan sistem berbasis cloud, mereka tidak lagi terikat; mereka terhubung. Dari desktop atau perangkat seluler apa pun yang terhubung ke internet, mereka dapat mengakses pesanan kerja yang kaya data.

CMMS saat ini

Kita dapat melihat telah terjadi banyak perubahan dalam cara sistem disampaikan, namun bagaimana dengan fitur CMMS? Apakah juga telah terjadi banyak perubahan?

Mari kita jawab dengan melihat dua modul terpenting, pemeliharaan mencegah dan manajemen pesanan kerja. Ketika Hippo berbicara dengan orang-orang yang tertarik untuk mulai menggunakan atau beralih ke CMMS baru, keduanya selalu berada di peringkat sangat penting.

Saat Hippo masih memiliki sedikit pelanggan, kami melakukan survei, dan pemeliharaan mencegah serta manajemen pesanan kerja adalah dua modul yang dianggap paling penting oleh orang.

Kemudian, lebih akhir, dan sekarang dengan lebih dari seribu responden, kami melakukan survei lagi. Hasilnya lebih kurang sama.

Jadi, masuk akal untuk melihat fitur yang terkait dengan dua modul ini. Mereka adalah yang paling dipedulikan oleh sebagian besar departemen pemeliharaan.

Pemeliharaan mencegah

Mudah dipahami mengapa departemen pemeliharaan ingin fitur CMMS yang memungkinkan mereka beralih dari pemeliharaan reaktif ke pemeliharaan mencegah. Dalam pemeliharaan, sama seperti di sisa kehidupan, satu ons pencegahan lebih berharga dari satu pon pengobatan. Dan di atas semua uang yang dihemat perusahaan dengan mengurangi waktu henti dan lembur, pemeliharaan mencegah hanya membuat hari menjadi lebih tidak stres. Sebaliknya model lama berlari ke kegagalan lalu mencoba mendapatkan baris produksi kembali dengan operator melihat jam dan manajemen melihat keuntungan, teknisi dapat menjadwalkan pekerjaan sebelumnya, lalu pulang pukul lima sore.

Setelah Anda membangun pesanan kerja, Anda dapat menambahkannya ke kalender pemeliharaan mencegah Anda. CMMS akan secara otomatis mengirimkan pengingat.

Manajemen pesanan kerja

CMMS modern menyederhanakan pesanan kerja dengan memusatkannya. Semua, dari mengajukan tiket hingga melacak pesanan kerja dan menggunakan data yang dikumpulkan untuk pelaporan, dapat dilakukan dari CMMS. Misalnya, seorang operator memperhatikan pres terkait kadang-kadang dan ada suara baru yang belum pernah mereka dengari sebelumnya. Menggunakan CMMS, mereka mengajukan tiket, yang memberi tahu supervisor departemen pemeliharaan. Setelah melihat tiket, mereka memutuskan operator mungkin benar. Jadi, mereka membangun pesanan kerja yang kaya data, memprioritaskannya, dan menetapkannya kepada teknisi. Setelah pesanan kerja ditutup, supervisor diberi tahu, menutup lingkaran. Dalam beberapa kasus, email akan dikirim ke operator, sehingga mereka tahu kekhawatiran mereka telah ditangani. Mereka mungkin mendapat satu saat tiket pertama kali diterima dan satu lagi saat ditutup.

Informasi yang dikumpulkan melalui pesanan kerja yang ditutup kemudian dapat digunakan oleh modul pelaporan, membantu supervisor membuat laporan dengan cepat dan mudah. Melacak biaya dan KPI lainnya memberi mereka gambaran besar yang diperlukan untuk benar-benar memahami kinerja departemen mereka. Dalam industri dengan banyak pengawasan dari pemerintah, laporan ini sangat penting untuk membuktikan kepatuhan.

Agar sistem bekerja, Anda perlu pesanan kerja dengan banyak informasi yang dipadukan di dalamnya. Mari kita lihat cepat selanjutnya.

Pesanan kerja yang kaya data

Jamannya pesanan kerja hanyalah beberapa instruksi dasar yang dicoret di formulir kertas telah berlalu. Pernahkah Anda bertanya mengapa teknisi lama cenderung memiliki pengetahuan ensiklopedia tentang fasilitas? Itu karena pada suatu titik itu adalah persyaratan. Saat pesanan kerja berisi informasi sangat sedikit, teknisi perlu membawa banyak hal di memori kerja, yang 1) sangat mengagumkan, dan 2) masalah besar untuk organisasi saat teknisi pensiun dan membawa semua pengetahuan itu bersama mereka.

Ada legenda perkotaan yang hebat yang mengilustrasikan masalah ini. Dalam salah satu versi banyak, seorang manager mengalami masalah di salah satu pabriknya dan menelepon teknisi pensiun baru untuk membantu. Teknisi berjalan di sekitar beberapa mesin, mengeluarkan sepotong pensil, dan menandai X pada salah satu pipa. Nanti, dia mengirimkan tagihan sebesar $5.000 kepada manajer. Ketika manajer meminta versi terperinci, dia mengembalikan “Biaya pensil: $1. Mengetahui di mana menandai X: $4.999.”

Pesanan kerja CMMS modern berisi semua yang diperlukan teknisi untuk bekerja secara efisien dan menutup dengan cepat. Dapat diakses dari pesanan kerja, dan ini adalah daftar sebagian, adalah:

• Peta lantai interaktif
• Skematik digital dan manual O&M
• Riwayat pemeliharaan dan perbaikan aset
• Instruksi langkah demi langkah yang dapat disesuaikan

Dan karena semua informasi dicadangkan dengan aman dalam CMMS, departemen tidak perlu khawatir kehilangan memori dan keterampilan institusional.

Aplikasi pemeliharaan seluler

Saat CMMS pertama kali pindah ke cloud, Anda dapat mengaksesnya baik di desktop atau melalui versi seluler yang responsif. Pada dasarnya, CMMS dapat mendeteksi bahwa Anda berada di perangkat seluler, dan akan beralih ke tata letak yang lebih kecil untuk menyesuaikan layar yang lebih kecil.

Tetapi sekarang, penyedia CMMS menawarkan aplikasi pemeliharaan seluler yang tinggal langsung di perangkat pintar Anda. Dan karena mereka terhubung langsung dengan perangkat lunak dan hardware perangkat, aplikasi lebih stabil, lebih cepat, dan menawarkan lebih banyak fitur.

Peringatan push

Dengan versi seluler lama, teknisi dapat dengan cepat dan mudah mengakses pesanan kerja on-demand dan pemeliharaan mencegah yang ditugaskan kepada mereka. Namun mereka perlu masuk dan memeriksa yang baru. Bagi manajer pemeliharaan, ini dapat menyebabkan keterlambatan antara saat mereka menugaskan pekerjaan dan saat teknisi mengetahuinya.

Tetapi dengan aplikasi seluler, manajer pemeliharaan dapat menggunakan peringatan push. Sekarang, begitu mereka menugaskan pesanan kerja baru, ponsel teknisi berdering atau bergetar dan menampilkan pesan di layar. Saat aset kritis telah mati, manajer pemeliharaan perlu menjangkau dan terhubung dengan tim mereka secepat mungkin secara real-time.

Pemindaian kode batang

Untuk pesanan kerja on-demand, mudah bagi teknisi untuk melihat aset mana yang perlu diperbaiki. Itu yang idle, mencairkan cairan, atau mengeluarkan asap. Namun untuk PM, ketika hanya inspeksi atau tugas pemeliharaan, bisa jauh lebih sulit untuk menemukan aset yang tepat. Dan ini terutama benar ketika Anda memiliki serangkaian aset dan peralatan yang identik semua dalam baris. Misalnya, mungkin ada baris unit HVAC di atap atau koleksi pompa di basement.

Tetapi menggunakan kamera bawaan perangkat seluler, teknisi dapat dengan cepat memindai kode batang untuk mengonfirmasi mereka memiliki aset yang tepat. Semua yang mereka lakukan adalah memindai label untuk mengakses data komprehensif tentang aset, termasuk nomor seri, gambar, dan pesanan kerja terkait.

Unggahan gambar langsung

Teknisi juga dapat menggunakan kamera untuk dengan cepat mengambil dan kemudian mengunggah gambar ke pesanan kerja yang terbuka, membuka jalur komunikasi yang kuat antara mereka dan sisa tim.

Teknisi dapat menggunakan gambar untuk menunjukkan apa yang sedang mereka lakukan. Misalnya, seorang teknisi sedang bekerja pada aset besar di mana komponen internal tumpuk satu di atas yang lain. Saat mereka mengeluarkan bagian untuk bekerja pada yang di bawahnya, mereka dapat mengambil gambar untuk mendokumentasikan setiap langkah, menciptakan catatan yang terpercaya dan dapat dicari dari pekerjaan mereka. Setelah mereka merakit semuanya kembali, mereka dapat mengunggah satu gambar lagi untuk meminta inspeksi visual jarak jauh. Manajer pemeliharaan atau anggota lain departemen dapat memeriksa kembali pekerjaan tanpa membuang waktu pergi ke aset.

Teknisi juga dapat menggunakan gambar saat mereka tidak tepat tahu apa yang harus dilakukan. Sebaliknya membuang waktu berjalan keliling fasilitas mencari bantuan, mereka dapat mengunggah gambar aset ke pesanan kerja dan meminta saran. Faktanya, mereka juga dapat menambahkan komentar tugas dan pesanan kerja menggunakan aplikasi. Sebaliknya gambar, mereka dapat mengetik komentar mereka. Teknisi yang lambat mengetik jempol dapat menggunakan fungsi teks-ke-suara smartphone.

Sinkronisasi offline

Versi web seluler bagus, namun Anda hanya dapat benar-benar menggunakannya saat online, dan ini menciptakan keterbatasan bagi teknisi. Segera mereka keluar jangkauan, mereka kehilangan akses ke CMMS. Dan tidak jarang teknisi bekerja di tempat di mana akses internet terbatas atau mustahil. Bahkan di bangunan paling canggih, akses internet bisa tidak stabil di basement samping boiler.

Namun aplikasi pemeliharaan seluler masih bekerja offline. Karena mereka menyimpan sebagian data mereka langsung di hard drive perangkat seluler, teknisi masih dapat mengaksesnya saat offline. Yang lebih penting lagi, mereka masih dapat memasukkan informasi ke dalam aplikasi saat offline.

Peribahasa tentang data benar: Sampah masuk, sampah keluar. Itu berarti jika Anda ingin data yang terpercaya, Anda perlu membantu teknisi memasukkan data saat masih segar dalam pikiran mereka. Dengan sistem lama, teknisi harus menunggu sampai mereka kembali ke jangkauan sebelum mereka dapat memperbarui CMMS. Namun dengan aplikasi, mereka memasukkan data secara real-time. Aplikasi kemudian menjaga data tetap aman dan terlindungi sampai dapat terhubung kembali dengan basis data CMMS.

CMMS besok: pencegahan dan prediksi

Pemeliharaan prediksi kemungkinan akan memiliki tempat di banyak departemen pemeliharaan di masa depan. Pada saat yang sama, keterbatasan inherentnya berarti kemungkinan tidak akan diadopsi secara universal. Ada banyak situasi di mana itu tidak akan masuk akal secara ekonomi.

Tetapi pertama, penjelasan singkat. Pemeliharaan prediksi memanfaatkan Internet of Things, di mana semuanya memantau dirinya sendiri dan semuanya terhubung. Jadi, lemari es Anda tahu kapan Anda kehabisan susu dan memberi tahu sistem navigasi di mobil Anda, yang kemudian mengingatkan Anda untuk membeli susu saat Anda dekat toko kelontong. Atau, lemari es hanya secara otomatis memesan lebih banyak susu untuk Anda.

Dalam pengaturan industri, aset dilengkapi dengan sensor untuk memberi tahu staf pemeliharaan tentang potensi masalah. Dan itu sangat penting untuk dipahami di sini. Teknologi tidak melaporkan masalah yang sudah terjadi. Sebaliknya, ini menggunakan data untuk memprediksi kemungkinan ada masalah.

Misalnya, jika aset goyang terlalu banyak, oli warnanya salah, atau semuanya terlalu panas, CMMS mengirimkan peringatan. Jadi, Anda mungkin tidak memeriksa pompa sekali sebulan untuk tanda aus dan kerusakan. Sebaliknya, Anda menunggu sampai CMMS memperhatikan bahwa 1) mereka goyang sedikit terlalu banyak, dan 2) kali terakhir mereka diperiksa enam bulan yang lalu. Dengan mengumpulkan data dari sumber yang saling terhubung (sensor dan riwayat pesanan kerja pompa), CMMS memutuskan apa yang harus dilakukan.

Tetapi bagaimana jika pompa tersebut tidak benar-benar mahal dan memiliki kritisitas rendah? Jika berhenti bekerja, itu lebih menjadi sakit di leher dan kurang menjadi masalah besar. Ingat, sensor mahal dan bisa sulit diatur, jadi Anda mungkin harus membawa vendor pihak ketiga. Dalam kasus itu, Anda lebih baik tetap dengan PM. Dan untuk banyak aset, ini akan kasusnya: biaya menyiapkan pemeliharaan prediksi akan terlalu tinggi ketika ditimbang dengan manfaat yang diharapkan.

Langkah selanjutnya

Melihat masa lalu, kini, dan masa depan pemeliharaan lebih dari sekadar pelajaran sejarah yang menarik, lebih dari sekadar permainan tebak-tebakan tentang masa depan. Ini adalah cara untuk lebih memahami operasi pemeliharaan saat ini Anda. Di mana Anda akan menempatkan departemen Anda pada garis waktu? Apakah Anda kembali ke tahun 90? Apakah departemen Anda telah mencapai milenium baru? Mungkin Anda berada di ujung terdepan.

Setelah Anda menemukan di mana Anda, saatnya untuk memikirkan di mana Anda ingin berada dan bagaimana Anda bisa sampai di sana. Untuk departemen yang merasa ketinggalan dan ingin mengejar, perangkat lunak CMMS modern adalah awal yang bagus.