5 Cara Terbukti Software CMMS Meningkatkan Organisasi Perawatan
Computerized Maintenance Management Software adalah alat yang luar biasa yang membantu profesional pemeliharaan menjadi lebih terorganisir. Perangkat lunak CMMS menyederhanakan proses pemeliharaan, melakukan semuanya dari permintaan sederhana, work order, perawatan mencegah, manajemen inventaris dan pelacakan waktu henti.
Dengan aktivitas harian yang selalu berjalan, menjaga work order dan informasi lainnya tetap bersama adalah tantangan. Jika Anda tahu cara terbaik untuk menggunakannya di perangkat lunak pemeliharaan Anda, menyelesaikan pekerjaan yang harus dilakukan jauh lebih mudah. Berikut adalah lima manfaat perangkat lunak work order CMMS untuk lebih baik mengorganisir dan meningkatkan efisiensi di departemen pemeliharaan mereka.
Kategorikan Pekerjaan Pemeliharaan
Biasanya, work order dapat bervariasi antara berbagai tindakan dan tanggung jawab. Tergantung pada detail terkait work order, mungkin ada prosedur berbeda yang harus diikuti. Beberapa pekerjaan mungkin berkaitan dengan infrastruktur, sementara yang lain untuk perbaikan peralatan. Asosiasi yang tepat dari work order yang terkait membantu menemukan pola dalam pemeliharaan fasilitas. Mungkin juga ada proyek atau departemen yang perlu riwayat work order mereka dibedakan dari work order lainnya.
Salah satu sumber untuk digunakan di CMMS adalah perangkat lunak work order. Buat nama kustom untuk aktivitas pemeliharaan dan departemen (plumbing, listrik, lantai, dll.). Setiap work order yang dibuat dapat kemudian diarsipkan di bawah salah satu kategori yang akan mengasosiasikannya dengan setiap work order dari kategori atau subkategori yang sama.
Dengan membuat daftar kategori dan subkategori, Anda dapat lebih baik mengatur aktivitas pemeliharaan satu sama lain dan lebih baik memstruktur laporan pemeliharaan. Ini mungkin mengungkapkan pola dalam kerusakan atau departemen yang memiliki masalah pemeliharaan yang lebih kritis.
Tetapkan Izin Pengguna untuk Peran Pemeliharaan
Jika Anda memiliki banyak pengguna dalam sistem perangkat lunak manajemen pemeliharaan Anda, ingatlah apa yang dilihat oleh teknisi dan tim pemeliharaan Anda. Jika peran mereka adalah memantau listrik, mereka mungkin tidak seharusnya work order untuk membersihkan jendela saat mereka masuk. Manajer, yang peran mereka adalah memverifikasi pekerjaan yang selesai, haruslah satu-satunya yang menandai work order sebagai selesai. Untuk membantu mereka fokus, akses pengguna mereka hanya harus terkait dengan peran dan tanggung jawab mereka.
Tergantung pada perangkat lunak Anda, Anda mungkin memiliki jumlah lisensi pengguna yang tetap untuk sistem pemeliharaan Anda. Luangkan waktu untuk meninjau peran setiap orang dan apa yang diatur izin pengguna mereka. Jika perlu, banyak perusahaan perangkat lunak memiliki dukungan teknis yang tersedia untuk membantu Anda. Hubungi mereka untuk membantu memandu Anda tentang apa akses pengguna yang harus dimiliki setiap anggota.
Jadwalkan Laporan Pemeliharaan
Seperti yang disebutkan sebelumnya, pelaporan bisa menyita waktu tanpa alat yang tepat. Jika Anda tahu jenis laporan pemeliharaan yang perlu Anda lacak banyak sistem perangkat lunak dapat menyediakannya untuk Anda. Dengan Hippo CMMS, pelanggan kami membuat laporan tersimpan untuk meninjau aktivitas pemeliharaan spesifik – waktu henti peralatan, biaya perbaikan, performa vendor, dll. Ini tersedia untuk dilihat atau dijadwalkan untuk dikirim ke daftar email secara teratur.
Minimalkan atau Hapus Kertas
Meningkatkan manajemen work order melibatkan menggunakan metode terbaik untuk melacak proses dari awal hingga akhir. Work order cetak dapat hilang di antara transfer dari satu orang ke orang lain. Ini membuatnya lebih sulit untuk diingat untuk tinjauan penting. Ini bisa menjadi kesulitan nyari konten dan dokumen saat Anda paling membutuhkannya. Itulah mengapa membantu untuk mempertimbangkan alternatif untuk kertas – yaitu lebih sedikit kertas atau tidak sama sekali.
Jika memungkinkan, scan salinan cetak manual peralatan atau manual O&M Anda untuk disimpan di komputer Anda. Ini kemudian dapat diunggah ke perangkat lunak Anda sebagai file PDF untuk Anda akses saat diperlukan.
Impor Kontak Vendor dan Pemasok
Saat menghubungi vendor untuk pelayanan, selalu baik untuk menyederhanakan proses sebanyak mungkin. Memberikan informasi yang tepat adalah kunci untuk mendapatkan layanan atau penawaran harga yang dibutuhkan.
Dengan mengimpor kontak vendor Anda, Anda dapat mengasosiasikan vendor secara langsung ke work order dalam sistem Anda. Ini kemudian menjadi alat untuk menindaklanjuti dan meninjau performa vendor seiring waktu. Juga berguna untuk tahu apakah Anda mendapatkan nilai terbaik. Tetapkan laporan terjadwal dari performa vendor dengan work order yang ditugaskan kepada mereka. Anda mungkin akan melihat apakah Anda mendapatkan nilai yang bagus atau saatnya untuk mencari vendor lain.
Dengan menggunakan sumber daya ini Anda dapat mengurangi beban organisasi sehari-hari. Siapkan kategori dan subkategori yang sesuai untuk mengingatkan tugas terkait. Struktur akun setiap pengguna dalam sistem sesuai dengan peran mereka yang relevan dalam tim pemeliharaan. Coba jadwalkan laporan pemeliharaan sebelumnya untuk secara tepat bekerja pada peninjauan informasi. Memiliki vendor Anda dalam perangkat lunak cmms Anda (juga dikenal sebagai perangkat lunak manajemen fasilitas) dapat membantu untuk menyederhanakan komunikasi dan meninjau performa mereka.
Dengan merencanakan sebelumnya, mengurangi yang tidak perlu dan menyederhanakan langkah-langkah Anda, memerlukan waktu lebih sedikit untuk menyelesaikan lebih banyak pekerjaan beban kerja Anda.
