Empat tips untuk menskalakan proyek percontohan CMMS
Teknologi seharusnya memajukan bisnis Anda. Ini akan membantu Anda mencapai KPI Anda. Ini harus memodernisasi operasi. Ini harus menempatkan semua orang di halaman yang sama.
Tapi sering kali tidak melakukan semua itu.
Sebaliknya, banyak perusahaan terjebak dalam uji coba teknologi baru dan tidak pernah menyadari potensi penuhnya. Faktanya, 84% proyek IoT tidak pernah melewati fase pengujian, menurut survei McKinsey 2017.
Pilot CMMS tidak berbeda. Meskipun yang terbaik adalah memulai dengan lambat saat menerapkan perangkat lunak pemeliharaan, banyak organisasi merasa sulit untuk menskalakan CMMS dan, akibatnya, tidak pernah mendapatkan laba atas investasi yang mereka cari.
Sebagai orang yang sangat percaya pada betapa hebatnya CMMS (bila diterapkan dan digunakan dengan benar), kami di Fiix ingin membantu Anda menghindari terjebak dalam api penyucian percontohan. Jadi, mari kita pelajari praktik terbaik untuk menskalakan proyek percontohan CMMS, termasuk alasan umum macet dan cara menyiasatinya.
Daftar isi
- Apa yang dimaksud dengan proyek percontohan?
- Mengapa pilot CMMS macet?
- Empat cara untuk menskalakan uji coba CMMS Anda
- Kamu tahu cara berjalan, sekarang saatnya berlari
Apa itu proyek percontohan?
Proyek percontohan adalah ketika perusahaan menerapkan teknologi atau proses baru dalam skala kecil sebelum menerapkannya di seluruh organisasi. Mereka digunakan untuk menguji apakah suatu produk, layanan, atau ide dapat memberikan hasil yang diinginkan sebelum investasi yang lebih besar dilakukan. Proyek percontohan memungkinkan organisasi untuk belajar dari kesalahan, menjaga dampaknya tetap kecil, dan menghindari risiko yang sama selama penerapan skala besar.
…Kebanyakan perusahaan terjebak dalam uji coba teknologi baru dan tidak pernah menyadari potensi penuhnya. Faktanya, 84% proyek IoT tidak pernah melewati fase pengujian.
Misalnya, bisnis manufaktur mungkin menguji coba CMMS dengan menerapkan satu fasilitas dan menggunakan perangkat lunak selama enam bulan. Ini memberi perusahaan cukup waktu untuk menguji perangkat lunak, mempelajari cara memaksimalkan penggunaannya, dan mengukur laba atas investasi. Di akhir periode uji coba, organisasi dapat memutuskan untuk menerapkan CMMS di situs lain, beralih ke perangkat lunak lain, atau terus menguji opsi saat ini.
Mengapa pilot CMMS macet?
Berenang di pasir hisap. Menabrak dinding. Tidak cepat kemana-mana. Ada banyak cara untuk mengatakan “Saya buntu”, karena itu adalah sesuatu yang dapat dipahami semua orang. Tidak jarang implementasi CMMS terhenti di fase uji coba, dan biasanya karena salah satu dari empat alasan.
Apatis menghilangkan keinginan untuk memperluas proyek
Kegembiraan awal penerapan CMMS dapat memudar dengan cepat dan berubah menjadi ketidakpedulian, atau lebih buruk, negatif langsung. Ini menyeret adopsi pengguna ke tingkat yang lebih rendah dan lebih rendah, membuat perangkat lunak menjadi kurang efektif. Hasilnya, CMMS berubah dari peluru perak menjadi alat yang menyenangkan di mata semua orang, mulai dari kepemimpinan senior hingga teknisi. Motivasi untuk memajukan proyek sudah mati. Masalah ini juga dapat muncul ketika tidak ada yang tersedia atau mampu memimpin transisi keluar dari fase percontohan, seperti juara CMMS yang berkualitas dan ambisius.
Tidak ada yang melihat nilainya
Bisnis sering kali memiliki rentang perhatian yang pendek, dan jika CMMS tidak dapat memberikan kemenangan cepat, fokus mereka beralih ke hal besar berikutnya. Sementara tujuan kecil dapat dicapai cukup cepat dengan perangkat lunak pemeliharaan, dibutuhkan waktu lebih lama untuk melihat ROI yang lebih besar. Dalam skenario lain, orang di luar pemeliharaan mungkin tidak menyadari manfaat yang dimiliki CMMS pada bisnis. Kurangnya keberhasilan jangka pendek atau nilai yang dirasakan dapat membekukan rencana untuk peluncuran penuh CMMS dan membuat organisasi terjebak dalam mode percontohan.
Berenang di pasir hisap. Menabrak dinding. Tidak cepat kemana-mana. Ada banyak cara untuk mengatakan “Saya buntu”, karena itu adalah sesuatu yang dapat dipahami semua orang.
Daftar tugas yang panjang dan prioritas yang bersaing menghalangi
Mari kita hadapi itu, setiap orang memiliki daftar tugas yang panjang yang terus bertambah panjang. Tugas didorong ke bawah atau benar-benar keluar dari daftar. Sangat mudah untuk meyakinkan diri sendiri bahwa peluncuran penuh dapat menunggu setelah kerja keras menerapkan CMMS selesai. Tapi Anda menggeser pilot CMMS ke backburner, jarang meninggalkan tempat itu. Ada juga masalah prioritas yang bersaing. Proyek, sasaran, atau mandat baru dapat menciptakan penghalang pandang yang sering kali tidak dapat diatasi, terlepas dari seberapa berdedikasi Anda untuk lulus dari uji coba.
Standarisasi tidak ada
Membangun pilot CMMS sering kali melibatkan banyak waktu dan upaya untuk mengumpulkan, membersihkan, dan mengunggah data ke perangkat lunak. Jika data dan proses berantakan dan tidak akurat, itu menjadi jauh lebih sulit. Bayangkan, bagaimana tantangan ini berlipat ganda saat memperluas CMMS. Waktu, tenaga, dan sumber daya keuangan yang diperlukan untuk mengoordinasikan peluncuran penuh tanpa data dan proses standar dapat menjadi hal yang menakutkan. Jumlah sumber daya yang dibutuhkan seringkali memaksa organisasi untuk menunda transisi selama mungkin, dan akhirnya, proyek tersebut menghilang.
Empat cara untuk menskalakan uji coba CMMS Anda
Saatnya untuk memastikan tidak ada skenario mimpi buruk di atas yang pernah terjadi pada organisasi Anda. Meskipun strategi di bawah ini tidak akan menjamin keberhasilan atau menyelesaikan setiap masalah yang mungkin muncul, strategi tersebut menawarkan cetak biru untuk melewati penghalang jalan yang paling umum dan berbahaya untuk menskalakan uji coba CMMS.
Jadikan perluasan sebagai bagian dari rencana penerapan Anda
Hindari api penyucian percontohan dengan membuat rencana terperinci untuk peluncuran penuh. Sangat penting untuk merancang strategi ini sebagai bagian dari rencana implementasi Anda dan sebelum uji coba CMMS dimulai. Tetapkan tujuan, jadwal, dan pencapaian yang jelas untuk peluncuran penuh, serta sumber daya yang Anda perlukan untuk mencapai ketiganya. Dengan cara ini, Anda tidak perlu memulai dari awal saat ingin menskalakan proyek. Buat laporan proyek percontohan tentang apa yang berjalan dengan benar, apa yang tidak berhasil, dan apa yang dapat ditingkatkan untuk waktu berikutnya. Ini memungkinkan Anda untuk menilai kembali rencana ekspansi awal Anda dan membuat perubahan yang diperlukan.
Ukur dan komunikasikan setiap keberhasilan, besar atau kecil
Lacak kemenangan yang telah dicapai tim pemeliharaan Anda dari uji coba CMMS. Penting untuk mencatat setiap pencapaian yang Anda capai, sekecil apa pun, dan pastikan orang-orang di dalam dan di luar departemen mengetahuinya. Ini memastikan semua orang, mulai dari eksekutif hingga teknisi, melihat manfaat nyata dari CMMS dan bagaimana kaitannya dengan mereka. Proyek tidak hanya akan tetap diingat oleh Anda dan anggota tim kepemimpinan lainnya, tetapi juga akan meningkatkan insentif Anda untuk mengembangkannya.
Buat semua pengguna, sekarang dan di masa depan, tetap terlibat
Mengambil lompatan dari percontohan CMMS ke implementasi CMMS penuh lebih berkaitan dengan manusia daripada teknologi. Memiliki staf yang menerima perubahan meningkatkan kemungkinan ekspansi CMMS yang sukses. Ini termasuk mereka yang menggunakan perangkat lunak dalam uji coba dan mereka yang akan menggunakannya setelah peluncuran penuh. Mintalah umpan balik pengguna tentang CMMS secara teratur dan sertakan perubahan yang membuat hidup mereka lebih mudah. Didik mereka tentang nilai perangkat lunak, buat program pelatihan yang luar biasa, dan tunjuk juara CMMS untuk mengatasi masalah atau pertanyaan.
Jangan pilih vendor software, pilih partner CMMS
Menskalakan uji coba CMMS bukanlah tugas kecil, jadi sangat penting untuk bekerja dengan penyedia CMMS yang dapat membantu memandu Anda melalui proses tersebut. Penyedia perangkat lunak telah menjadi bagian dari ratusan implementasi serupa dan akan dapat memberi tahu Anda tentang praktik terbaik dan hambatan yang harus dihindari. Mereka juga akan membantu Anda mendapatkan kejelasan tentang bagaimana CMMS dapat berintegrasi dengan sistem teknologi lain perusahaan Anda. Hal ini tidak hanya membuat operasi yang berpotensi berantakan dan rumit menjadi jauh lebih mudah, tetapi juga menyoroti nilai CMMS bagi pengambil keputusan di luar departemen pemeliharaan.
Anda tahu cara berjalan, sekarang saatnya berlari
Fasilitas Anda telah menyelesaikan pekerjaan rumahnya, menerapkan uji coba CMMS, dan bekerja keras untuk menyempurnakan penggunaan perangkat lunaknya. Tidak ada lagi yang harus dicapai selain memperluas proyek. Ini lebih mudah dikatakan daripada dilakukan. Namun, Anda dapat menghindari banyak kendala dengan memiliki rencana yang solid, melacak pencapaian proyek percontohan Anda, melibatkan pengguna, dan bekerja sama dengan penyedia perangkat lunak Anda untuk membuat prosesnya lebih lancar.
