Kurangnya Pelatihan Mengancam Proyek CMMS

Pelatihan untuk pengguna sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS) adalah proses multi-fase. Ada tiga bidang kebutuhan pelatihan:pelatihan dasar, pelatihan aplikasi (CMMS), dan pelatihan internal.

Pelatihan Dasar

Pastikan orang yang akan mengoperasikan CMMS memahami dasar-dasar komputer dan sistem operasinya. Jika tidak, berikan mereka pelatihan dasar sehingga mereka siap untuk pelatihan aplikasi CMMS.

Pelatihan Aplikasi (CMMS)

Ini dapat dilakukan dalam dua fase berbeda — pelatihan awal untuk mengaktifkan dan menjalankan sistem, dan pelatihan lanjutan setelah menghabiskan waktu dengan CMMS. Pelatihan yang lama (lima sampai 10 hari) tidak dianjurkan, karena kebanyakan orang melupakan sebagian besar materi yang dipelajari. Waktu pelatihan harus diperhatikan. Jangan berlatih terlalu pagi. Pelatihan harus dikoordinasikan dengan implementasi. Peserta pelatihan harus meninggalkan kelas dan segera menggunakan apa yang telah mereka pelajari.

Pelatihan Internal

Anda juga perlu melatih pengguna CMMS dengan proses internal. Ini sering diabaikan di sebagian besar proyek implementasi CMMS. Vendor perangkat lunak Anda hanya akan melatih Anda tentang cara kerja aplikasi CMMS. Anda harus melakukan pelatihan internal sendiri.

Misalnya, ambil skema penomoran peralatan. Pengguna CMMS harus dilatih tentang skema penomoran untuk menghindari entri data yang salah.

Contoh bagus lainnya adalah deskripsi bagian inventaris. Jika entri data deskripsi bagian tidak konsisten, Anda akan menemukan database inventaris yang rusak setelah beberapa saat.

Entri data perintah kerja adalah contoh lain. Deskripsi seperti "mesin mati" atau "tidak berfungsi", diikuti dengan deskripsi perbaikan "selesai" atau "diperbaiki", tidak akan memberi Anda riwayat yang berarti. Oleh karena itu, pelatihan deskripsi pekerjaan yang tepat dan konsisten adalah penting.

Pedoman Pelatihan Umum

• Pastikan bahwa setiap peserta pelatihan diberi bantuan yang cukup untuk menjadi nyaman dan percaya diri dalam apa yang dia lakukan. Bahkan sedikit kekurangan pelatihan yang dibutuhkan dapat menyebabkan seorang karyawan mundur, kehilangan kepercayaan dan akhirnya menyebabkan kegagalan proyek. Sistem baru tidak mampu untuk itu. Semua personel yang akan menggunakan CMMS, memeliharanya, atau mengawasi operasinya harus diikutsertakan dalam proses pelatihan.
• Terima setiap dan semua dukungan pelatihan dari vendor Anda. Anda mungkin ingin membuat kontrak dengan vendor Anda untuk dukungan pelatihan tambahan atau program atau layanan pelatihan lanjutan. Ingat, meskipun pelatihan pada awalnya mungkin tampak seperti tawaran yang mahal, dalam jangka panjang itu tidak hanya akan terbukti bermanfaat tetapi juga sangat hemat biaya.
• Pelatihan harus menjadi proses yang berkelanjutan. Pengguna baru harus menerima kursus lengkap, sementara pengguna saat ini harus mengambil penyegaran sesuai kebutuhan atau keinginan. Kesinambungan ini akan mengakomodasi perubahan personel yang tak terhindarkan dan evolusi sistem yang akan terjadi selama masa pakai sistem. Saat pengguna pergi, pengganti mereka harus dilatih secara menyeluruh seolah-olah mereka adalah pengguna asli. Kebutuhan ini sering diabaikan.
• Selama proses pelatihan, CMMS yang baru dipasang dapat diperiksa secara menyeluruh untuk memastikan bahwa ia berfungsi sesuai rencana. Umpan balik dari peserta pelatihan harus direkam dan dianalisis untuk membantu mengevaluasi kinerja sistem dan potensi modifikasi. Tindakan atas tanggapan peserta pelatihan tidak hanya akan menghasilkan penyempurnaan sistem tetapi juga akan meningkatkan penerimaan umum CMMS.