12 praktik terbaik untuk implementasi CMMS yang sukses
Implementasi CMMS membutuhkan banyak perencanaan, waktu, dan keterampilan manajemen orang. Sangat penting untuk memperbaikinya agar organisasi Anda dapat memulai perjalanannya dengan manajemen pemeliharaan yang lebih baik dengan langkah yang benar.
Anda mungkin berpikir, “Apakah menerapkan CMMS itu masalah besar?” Ya itu. Organisasi Anda tidak hanya melakukan investasi finansial dan waktu yang besar, tetapi juga mengalami perubahan budaya yang besar seiring berpindah dari sistem lama ke cara baru dalam melakukan sesuatu.
Sekarang Anda mungkin bertanya-tanya, "Apa yang saya lakukan?" Jangan khawatir, kami mendukung Anda. Kami akan memandu Anda melalui proses penerapan CMMS dan cara memaksimalkan peluang keberhasilan Anda, membuat lebih sedikit kesalahan, menghindari biaya yang tidak perlu, dan mencapai tujuan Anda lebih cepat.
Daftar isi
- Apa yang membuat implementasi CMMS berhasil?
- Mengapa implementasi CMMS gagal?
- 12 praktik terbaik untuk penerapan CMMS yang sukses
- Sekarang apa?: Bagaimana cara menjaga momentum positif terus bergulir
- Penerapan CMMS:Awal dari sesuatu yang indah
Apa yang membuat implementasi CMMS bagus?
Implementasi CMMS hanya bisa berhasil jika Anda memahami tujuan akhir Anda. Ini membantu Anda mengetahui cara membidiknya dan mengapa itu bahkan perlu sejak awal. Meskipun setiap organisasi memiliki tujuan uniknya sendiri saat menerapkan CMMS, ada beberapa tujuan umum yang harus dicapai oleh semua tim pemeliharaan.
Pencapaian tujuan:Anda mencapai, dan melampaui, target Anda
Setiap departemen pemeliharaan memiliki tujuan, baik itu mengurangi waktu henti, memangkas biaya, atau meningkatkan keselamatan. Implementasi CMMS yang sukses akan membantu Anda mencapai tujuan ini, apa pun tujuannya. Kemajuan tidak akan terjadi sekaligus, dan pekerjaan perlu dilakukan sebelum Anda mencapai titik ini, seperti menentukan tujuan dan memahami jika CMMS dapat membantu Anda mencapainya. Namun dengan perencanaan dan waktu yang tepat, CMMS yang diterapkan dengan baik akan memberikan hasil yang Anda cari.
Standarisasi:Seluruh perusahaan berada di halaman yang sama
Memiliki beberapa sistem atau proses yang berbeda membingungkan dan hampir selalu menyebabkan kekacauan. Implementasi CMMS yang berhasil menempatkan semua proses pemeliharaan dan informasi di satu tempat untuk menghindari skenario mimpi buruk ini. Sangat penting untuk mengembangkan seperangkat standar, baik untuk menggunakan sistem maupun untuk praktik pemeliharaan. Bagian lain dari standardisasi termasuk mengintegrasikan CMMS Anda dengan sistem operasional lain dan menerapkan sistem, dan prosesnya, di semua situs.
Adopsi pengguna:Semua orang menggunakan sistem
Perangkat lunak CMMS hanya berfungsi jika orang yang tepat menggunakannya secara konsisten dan benar. Itu sebabnya adopsi pengguna sangat penting. Tingkat adopsi pengguna mengukur persentase orang yang benar-benar menggunakan sistem dengan cara yang seharusnya. Sebagai contoh. jika dua dari 10 teknisi hanya menggunakan sistem untuk beberapa tugas, atau tidak sama sekali, itu berarti adopsi pengguna Anda adalah delapan dari sepuluh, atau 80%. Adopsi pengguna harus 100% agar pekerjaan menjadi efisien, tugas tidak terlewatkan, dan data akurat dikumpulkan.
Anda mungkin berpikir, “Apakah menerapkan CMMS itu masalah besar?” Ya itu. Organisasi Anda tidak hanya melakukan investasi finansial dan waktu yang besar, tetapi juga mengalami perubahan budaya yang besar seiring berpindah dari sistem lama ke cara baru dalam melakukan sesuatu.
Peningkatan berkelanjutan:Ini mendorong organisasi ke depan
Menerapkan CMMS seharusnya hanya menjadi awal dari perjalanan tim pemeliharaan Anda menuju transformasi digital. Implementasi CMMS yang buruk hanya membuat perubahan tingkat permukaan ke status quo, tetapi menjaga operasi Anda dalam mode bisnis seperti biasa. Implementasi yang sukses mendorong bisnis ke depan dan memberinya alat, sumber daya, dan motivasi untuk membangun momentum positif itu. Implementasi yang dilakukan dengan baik dapat menciptakan suasana pemecahan masalah yang inovatif dan pertumbuhan di departemen pemeliharaan dan seterusnya.
Mengapa implementasi CMMS gagal?
Inilah kebenaran yang buruk:Rata-rata 60% hingga 80% implementasi CMMS gagal. Beberapa kelemahan fatal bertanggung jawab atas sebagian besar kegagalan ini.
Kurangnya dukungan dari manajemen
Bisnis sering kehabisan waktu atau uang ketika mencoba menerapkan a, yang pada akhirnya menghancurkan proyek. Tetapi ada alasan mendasar untuk jenis kegagalan ini—kurangnya dukungan dari manajemen atas. Para eksekutif seringkali menjadi pihak yang menyediakan anggaran dan motivasi untuk proyek tersebut. Jika pengambil keputusan tidak sepenuhnya berinvestasi dalam implementasi, hal itu meningkatkan kemungkinan kehabisan uang atau proyek terus-menerus terbentur daftar tugas.
Tujuan, peran, dan tanggung jawab yang tidak jelas
Tidak mungkin untuk mengetahui apakah implementasi CMMS berhasil jika tujuan tidak ditentukan sebelumnya. Tanpa tujuan yang jelas, perusahaan akan gagal mencapai target dan motivasi untuk menggunakan sistem akan rendah, yang menyebabkan adopsi pengguna yang buruk. Peran dan tanggung jawab yang tidak jelas juga menyebabkan tugas yang tidak lengkap, tidak akurat, atau diabaikan, yang menyebabkan efek riak besar di seluruh bisnis. Ini dapat terjadi untuk tugas selama penyiapan (seperti memastikan pemicu PM dibuat) dan setelahnya (seperti melacak inventaris).
Keterlibatan dan pelatihan pengguna yang buruk
Implementasi yang gagal sering kali disebabkan oleh pengguna yang tidak ingin atau tidak tahu cara menggunakan CMMS. Itu sebabnya setiap orang yang terkena dampak perangkat lunak baru perlu dilibatkan dalam prosesnya. Pengguna harus dikonsultasikan selama ini ketika menilai vendor dan membeli perangkat lunak. Melewatkan langkah ini sering mengarah pada pemilihan solusi yang tidak perlu, sulit digunakan, dan/atau tidak diinginkan. Setelah perangkat lunak dipilih, kurangnya pelatihan akan membuat CMMS tidak dapat digunakan sebagaimana mestinya dan akibatnya kinerja akan menurun.
12 praktik terbaik untuk penerapan CMMS yang sukses
Jalan menuju implementasi CMMS yang sukses bisa panjang, sulit, dan sering kali menyebabkan kegagalan. Tapi itu tidak harus. Menerapkan beberapa strategi dan proses sederhana dapat sangat membantu mengurangi risiko dan meruntuhkan hambatan dalam perjalanan Anda untuk menyiapkan CMMS.
1. Mendapatkan dukungan dari manajemen
Kepemimpinan seringkali tidak ingin berinvestasi dalam pemeliharaan karena mereka melihatnya sebagai pusat biaya. Itulah mengapa penting untuk menunjukkan kepada mereka bahwa CMMS dapat membantu menciptakan nilai dalam segala macam cara yang nyata, seperti menghemat uang dan meningkatkan produksi. Bangun kasus bisnis yang solid yang menguraikan manfaat dan potensi ROI dari CMMS dan mempresentasikannya kepada manajemen. Tunjukkan kepada mereka bagaimana bisnis Anda dapat berkembang dan bagaimana CMMS dapat membantu membawa organisasi ke tingkat yang lebih tinggi.
2. Mempersiapkan perubahan
Menerapkan CMMS adalah perubahan besar dan perubahan bisa jadi sulit. Staf mungkin memiliki pengalaman buruk dengan CMMS di masa lalu atau khawatir bahwa teknologi baru berarti PHK. Atasi ketakutan ini dengan melibatkan seluruh tim dalam proses implementasi. Pelatihan, pembaruan proyek, dan sesi brainstorming akan membuat semua orang mendapat informasi, terlibat, dan berkontribusi pada keberhasilan organisasi. Identifikasi setiap keberatan sejak dini dan bantu pengguna memahami bagaimana mereka dapat memperoleh manfaat dari CMMS.
Jika pengambil keputusan tidak sepenuhnya berinvestasi dalam implementasi, hal itu meningkatkan kemungkinan kehabisan uang atau proyek terus-menerus terbentur daftar tugas.
3. Menentukan persyaratan, sasaran, dan pengukuran Anda
Tetapkan tujuan bisnis dan pemeliharaan Anda, bersama dengan persyaratan utama untuk mencapai tujuan tersebut, seperti anggaran, alat, metrik, fitur, orang, dan garis waktu. Tujuan dan persyaratan ini akan menentukan bagaimana menyelesaikan implementasi CMMS tepat waktu, sesuai anggaran, dan tepat sasaran. Sebagian besar dalam menentukan tujuan adalah menggunakan metrik pemeliharaan secara maksimal. Penting untuk mengetahui kemampuan dan keterbatasan Anda pada langkah ini sehingga Anda dapat membuat tujuan Anda realistis, terukur, dan dapat dicapai.
4. Bermitra dengan penyedia CMMS yang tepat
Sangat menggoda untuk memilih CMMS hanya berdasarkan fitur-fiturnya. Tapi sementara ini merupakan faktor penting yang penting, itu hanya sebagian kecil dari menemukan penyedia CMMS yang tepat. Implementasi CMMS yang berhasil berarti Anda akan bekerja dengan vendor untuk waktu yang lama. Anda harus yakin bahwa penyedia CMMS Anda dapat mendukung organisasi Anda saat mengalami rasa sakit yang semakin meningkat dan melalui setiap bagian dari proses, mulai dari membuat rencana proyek hingga pelatihan dan dukungan pasca-implementasi.
5. Membuat jadwal proyek Anda
Garis waktu setiap fasilitas untuk menerapkan CMMS akan bergantung pada beberapa faktor, termasuk ukuran, tingkat prioritas, kemampuan pengguna, jenis aset, dan banyak lagi. Beberapa implementasi membutuhkan waktu satu bulan, yang lain membutuhkan waktu satu tahun. Bekerja dengan pemangku kepentingan internal, seperti teknisi dan manajer fasilitas, serta penyedia CMMS Anda untuk menentukan jadwal implementasi yang realistis. Tetapkan tonggak penting di sepanjang jalan sehingga Anda dapat melacak dan mengukur kemajuan. Jangan lupa untuk mengalokasikan waktu untuk konsultasi pengguna, konfigurasi data, pengujian, dan pelatihan.
6. Memilih tim kepemimpinan untuk implementasi
Memiliki seseorang yang bertanggung jawab, melacak tugas, dan menjadi orang yang tepat untuk masalah apa pun membantu implementasi Anda agar tidak jatuh ke disorganisasi, prioritas yang bersaing, dan sikap apatis. Seseorang ini adalah juara CMMS Anda. Juara CMMS akan mengarahkan organisasi Anda melalui implementasi dan akan membangun tim untuk membantu mereka. Ukuran tim akan bervariasi tergantung pada ruang lingkup proyek, tetapi dapat mencakup manajer proyek, spesialis data, direktur pelatihan, dan banyak lagi. Setiap peran harus memiliki tanggung jawab dan tujuan khusus, serta otoritas yang sesuai.
7. Mengumpulkan, membersihkan, dan memasukkan data Anda
Implementasi CMMS sering gagal karena data yang hilang, tidak akurat, dan tidak jelas. Berhati-hatilah saat mengumpulkan data untuk dimasukkan ke dalam sistem Anda, termasuk jenis peralatan, alur kerja, frekuensi pemicu PM, SOP, informasi suku cadang, dan detail pemasok. Hapus informasi yang berantakan, tidak dapat diandalkan, dan tidak akurat. Langkah selanjutnya adalah mengunggah data Anda ke dalam CMMS. Konsultasikan dengan penyedia CMMS Anda saat mentransfer data dari sistem lama, seperti Excel, ke CMMS untuk memastikan prosesnya cepat dan akurat. Terakhir, konfigurasikan data Anda di sistem. Siapkan PM, buat pemicu, buat alur kerja, lampirkan dokumen digital ke aset, tetapkan jumlah minimum suku cadang, dan banyak lagi.
Anda harus yakin bahwa penyedia CMMS Anda dapat mendukung organisasi Anda saat mengalami rasa sakit yang semakin meningkat dan melalui setiap bagian dari proses, mulai dari membuat rencana proyek hingga pelatihan dan dukungan pasca-implementasi.
8. Melatih pengguna akhir
Pelatihan membantu pengguna dan administrator CMMS memahami fitur dan kemampuan perangkat lunak sehingga mereka dapat menggunakan sistem secara efektif dan efisien. Pelatihan mempercepat orientasi, menguraikan praktik terbaik, dan meningkatkan adopsi pengguna. Sebuah program pelatihan yang luar biasa mencakup konten yang menyeluruh dan relevan. Ini memungkinkan pembelajaran langsung, bergerak perlahan, dan memastikan semua pertanyaan dijawab. Cari peluang untuk bermitra dengan vendor Anda untuk mengoptimalkan pelatihan. Yang terpenting, jangan pernah berhenti memberikan kesempatan bagi staf untuk belajar dan berkembang.
9. Menguraikan tanggung jawab pengguna
Anda mungkin memiliki ide bagus tentang bagaimana setiap pengguna CMMS harus berinteraksi dengan sistem, tetapi orang bukanlah pembaca pikiran. Itulah mengapa Anda perlu menguraikan peran dan tanggung jawab pengguna dalam dokumen resmi dan tertulis. Dokumen ini akan memperjelas tugas dan izin sehingga pengguna tahu persis cara menyelesaikan tugas. Ini juga meningkatkan akuntabilitas, meningkatkan efisiensi, dan memastikan masalah ditangani dengan cepat dan benar. Juara CMMS harus menjelaskan cara mengelola CMMS setiap hari dan menambahkan pengguna dan grup pengguna ke CMMS, termasuk kualifikasi, sertifikasi, dan info kontak mereka.
10. Melakukan pengujian pengguna
Sekarang setelah Anda hampir meluncurkan CMMS, saatnya untuk menguji perangkat lunak dan memastikannya berfungsi dengan baik. Ini akan membantu Anda mengidentifikasi masalah sebelum implementasi resmi sehingga dapat ditangani sebelum berubah menjadi masalah yang lebih besar. Kumpulkan sekelompok kecil pengguna utama dan tinjau data dan kemampuan sistem untuk memastikan mereka beroperasi. Periksa keamanan, izin untuk grup pengguna, pemicu PM, notifikasi, dasbor, laporan, pembuatan perintah kerja, dan detail inventaris.
11. Meluncurkan CMMS
Fase implementasi CMMS ini biasanya disebut sebagai tanggal go-live. Ini adalah titik ketika semua pengguna diharapkan berhenti menggunakan sistem lama dan bekerja di CMMS. Buat semua pengguna mengetahui tanggal ini jauh sebelumnya sehingga mereka dapat bersiap. Vendor CMMS Anda juga harus mengetahui tentang tanggal ini dan berencana untuk siap dihubungi. Mereka dapat membantu Anda menangani pertanyaan dan komplikasi apa pun sehingga tidak gagal atau berubah menjadi kebiasaan buruk.
12. Memantau sistem dan pelatihan di tempat kerja
Selamat, CMMS Anda sudah beroperasi! Tetapi implementasi Anda belum selesai. Juara CMMS harus memantau penggunaan sistem untuk memverifikasi semua elemen bekerja seperti yang diharapkan, termasuk pemberitahuan dan pemicu pemeliharaan terjadwal. Ini juga memberikan waktu kepada juara CMMS untuk dihabiskan bersama setiap pengguna dan memberikan pelatihan tambahan apa pun. Perhatikan indikator kinerja utama (KPI) selama waktu ini, seperti metrik adopsi dan pemeliharaan pengguna. Jika angka-angka ini lesu, pastikan untuk memperbaiki jalur Anda dengan cepat untuk menghindari kesulitan yang berkepanjangan.
Anda mungkin memiliki ide bagus tentang bagaimana setiap pengguna CMMS harus berinteraksi dengan sistem, tetapi orang bukanlah pembaca pikiran. Itulah mengapa Anda perlu menguraikan peran dan tanggung jawab pengguna dalam dokumen resmi dan tertulis.
Sekarang apa?:Bagaimana cara menjaga momentum positif terus bergulir
Anda telah berhasil menerapkan CMMS, tetapi sekarang bagaimana? Pertama, beri tepukan pada diri Anda sendiri—itu bukan prestasi kecil. Dan kemudian terus mendorong ke depan. Pekerjaan untuk meningkatkan pemeliharaan dengan CMMS tidak pernah berakhir. Tim pemeliharaan akan selalu dipanggil untuk memecahkan beberapa masalah sulit. Penting untuk menemukan cara untuk mengoptimalkan CMMS Anda dan membuat strategi untuk mengatasi hambatan ini sambil memanfaatkan keuntungan Anda untuk menciptakan lebih banyak kesuksesan.
Menangani nyeri tumbuh
CMMS Anda akan berkembang seiring waktu saat pembaruan tersedia dan pengguna menjadi lebih nyaman dengan perangkat lunak. Meskipun perubahan ini sangat bermanfaat, itu dapat menyebabkan rasa sakit yang tumbuh. Salah satu cara untuk mengurangi dampak negatif dari perubahan ini adalah dengan menjadwalkan panggilan check-in reguler dengan penyedia CMMS Anda. Komunikasi yang sering memastikan umpan balik dan pertanyaan lebih lanjut dapat ditangani dengan cepat dan memungkinkan Anda terhubung dengan pakar CMMS untuk memandu Anda melewati rintangan apa pun.
Menyelesaikan penilaian proyek
Melakukan tinjauan implementasi CMMS Anda akan membantu Anda saat memulai fase berikutnya dari perjalanan Anda menuju transformasi digital. Ini memberi Anda kesempatan untuk melihat ke belakang dan melihat apa yang benar, apa yang salah, apa yang Anda pelajari, dan bagaimana menerapkan pembelajaran tersebut. Buat laporan formal yang mengukur target proyek, mengidentifikasi pencapaian utama, dan menyoroti peluang untuk perbaikan. Laporan tersebut juga harus membagikan praktik terbaik untuk proyek serupa yang direncanakan untuk masa depan dan memberi saran tentang potensi risiko di masa mendatang.
Meninjau, meningkatkan, dan menyempurnakan
Implementasi CMMS bukanlah tujuan akhir, ini hanya langkah pertama. CMMS hanyalah alat lain, dan keberhasilannya bergantung pada cara penggunaannya. Untuk mendapatkan manfaat penuh dari perangkat lunak, Anda harus memantau bagaimana pengguna berinteraksi dengan CMMS dan menemukan cara untuk meningkatkan cara proses dan orang bekerja dengan perangkat lunak. Dapatkan umpan balik dari pengguna, jalankan laporan kinerja, pantau KPI, dan terapkan peningkatan jika memungkinkan.
Implementasi CMMS:Awal dari sesuatu yang indah
Perangkat lunak CMMS bukanlah solusi peluru perak untuk perawatan yang lebih baik, tetapi dapat menjadi bagian integral untuk mencapai hasil yang lebih baik. CMMS harus dianggap sebagai alat di sabuk alat tim pemeliharaan. Sama seperti penggunaan palu yang tepat membuat pekerjaan lebih mudah, hal yang sama dapat terjadi dengan CMMS. Jika diterapkan dengan benar, CMMS akan menjadi database informasi terkait pemeliharaan yang dapat digunakan untuk menjalankan praktik terbaik dan mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan efisiensi. Ini bukan perbaikan cepat, tetapi perangkat lunak yang baik dapat menjadi penggerak penting dalam strategi pemeliharaan dan keandalan Anda yang dapat secara serius meningkatkan kinerja organisasi sekarang dan lama di masa depan.
