Lima Langkah Menuju Implementasi CLM yang Sukses
Minat terhadap perangkat lunak manajemen siklus hidup kontrak (CLM) melonjak setelah gangguan tahun lalu yang belum pernah terjadi sebelumnya, yang mengungkap betapa pentingnya akses real-time ke data kontrak harus secara efektif merespons risiko dan peluang yang muncul.
Menurut survei Forrester baru-baru ini, “CLM secara universal telah berubah dari yang baik untuk dimiliki menjadi sangat penting untuk dimiliki di dunia pasca-COVID.” Ini tidak mengejutkan, mengingat perkiraan oleh World Commerce &Contracting bahwa manajemen kontrak yang tidak efisien membebani perusahaan lebih dari 9% dari total pendapatan tahunan.
Kontrak adalah dasar dari setiap hubungan komersial. Sistem manajemen kontrak yang efektif dapat membantu perusahaan mengurangi biaya dan mempercepat waktu ke pasar, sambil memastikan kepatuhan dan meminimalkan risiko. Namun, seperti halnya semua teknologi, ada keputusan penting yang akan menentukan nilai yang diwujudkan organisasi dari penerapan sistem CLM.
Berikut adalah lima langkah yang harus diambil perusahaan untuk memastikan implementasi CLM yang sukses.
Buat dasarnya. Sering dikatakan bahwa "kegagalan untuk merencanakan adalah rencana untuk gagal." Setiap penerapan teknologi yang berhasil dimulai dengan perencanaan yang cermat dan pemahaman yang jelas tentang dampak solusi baru terhadap bisnis. Karena kontrak mewakili banyak pemangku kepentingan di seluruh wilayah, mulai dari pengadaan dan penjualan hingga hukum dan TI, organisasi perlu memikirkan siapa yang termasuk dalam proses pemilihan, implementasi, dan penskalaan CLM. Setiap divisi dalam organisasi memiliki perspektif yang berbeda tentang CLM. Semakin banyak dukungan yang dimiliki organisasi dalam prosesnya, semakin besar kemungkinannya untuk berinvestasi dalam pilihan yang tepat dan semakin mudah untuk mengukur kemampuan manajemen kontrak di masa depan seiring pertumbuhan perusahaan dan kebutuhan bisnis yang berkembang.
Perusahaan juga perlu memahami proses kontrak saat ini untuk mengantisipasi bagaimana sistem CLM akan memengaruhi alur kerja sebelum berinvestasi di dalamnya. Mengevaluasi kontrak di seluruh organisasi akan membantu mengungkap alur kerja kontrak yang tidak efisien yang dapat diselesaikan dengan cepat oleh sistem CLM. Sebaliknya, ini juga mengungkapkan area di mana proses kontrak sangat kompleks atau bervolume rendah. Sebaiknya tunggu hingga solusi diskalakan untuk mengatasi area ini.
Organisasi kemudian dapat mulai menentukan seperti apa kesuksesan itu dan menetapkan tujuan untuk perbaikan yang ingin dilihat oleh para pemangku kepentingan. Membandingkan indikator kinerja utama (KPI) seperti waktu penyelesaian kontrak, dan melaporkan peningkatan di bidang manajemen kontrak utama, membantu membangun kepercayaan pada sistem. Selain itu, membuat gerbang panggung yang realistis dengan pencapaian tersendiri untuk perjalanan CLM membantu menjaga tim implementasi tetap pada jalurnya, dan memastikan semua pihak selaras dengan kemajuannya.
Pilih teknologi yang tepat. Seperti halnya pembelian teknologi, organisasi harus mempertimbangkan sistem CLM sebagai investasi. Itu berarti ia harus menawarkan kemampuan yang memenuhi kebutuhan mendesak perusahaan, sementara juga memasukkan teknologi canggih seperti kecerdasan buatan dan blockchain untuk memastikan sistem dapat mengatasi pertumbuhan perusahaan dan kebutuhan masa depan.
Tapi itu lebih dari sekedar teknologi itu sendiri; organisasi harus mencari penyedia CLM yang dapat berfungsi sebagai penasihat dan mitra tepercaya. Bahkan perangkat lunak terbaik memberikan nilai kecil jika terlalu sulit untuk digunakan, atau tidak memberikan hasil yang diperlukan untuk mengamankan kepercayaan pemangku kepentingan. Memilih mitra CLM yang berpengalaman dengan rekam jejak implementasi yang cepat dan sukses yang terbukti dapat membantu perusahaan mencapai laba atas investasi yang cepat.
Kontrak adalah batas terbaru yang dihadapi organisasi dalam perjalanan transformasi digital mereka. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk mengevaluasi dan mencari penyedia CLM yang terus berinvestasi dalam penawarannya, dan bahwa teknologi ini terintegrasi secara mulus dengan sistem perusahaan yang ada di seluruh organisasi untuk mengoptimalkan operasi dan mempercepat bisnis.
Berinvestasi dalam pelatihan. Tidak masalah seberapa canggih alat teknologi, atau seberapa revolusioner dampaknya terhadap bisnis, jika tidak ada yang menggunakannya. Ini harus tetap menjadi perhatian utama ketika perusahaan mulai meluncurkan sistem CLM baru. Untungnya, ada banyak pilihan untuk melatih staf secara efektif dan efisien.
Pertama dan terpenting adalah penyedia CLM. Pakar dalam fungsionalitas produk mereka paling siap untuk menawarkan kepada pengguna pelatihan langsung yang diperlukan dan panduan pengguna yang akan memastikan adopsi yang lancar. Cari mitra teknologi yang menawarkan program “latih-pelatih” yang membantu mempersiapkan karyawan terpilih di area fungsi inti dengan pengetahuan produk yang mendalam. “Pengguna super” ini dapat membantu sesama karyawan memanfaatkan teknologi secara maksimal. Selain itu, jika menggunakan partner layanan untuk implementasi, andalkan pelatih bersertifikatnya untuk membantu menyiapkan dan menjalankan tim.
Selain itu, alat adopsi digital yang memberikan panduan dalam aplikasi yang dikontekstualisasikan dan dipersonalisasi semakin populer di kalangan perusahaan yang ingin mempercepat pelatihan dan meningkatkan orientasi dan produktivitas pengguna akhir. Karyawan dapat mempelajari perangkat lunak saat mereka menyelesaikan tugas harian yang unik untuk berbagai peran mereka di seluruh organisasi.
Terapkan strategi dua arah. Pengaturan waktu adalah segalanya dalam hal penerapan teknologi di seluruh organisasi. Pastikan tidak ada implementasi teknologi lain yang terjadi di tempat lain dalam organisasi yang dapat mengalihkan perhatian karyawan dari mempelajari sistem CLM, yang mungkin juga mencakup alur kerja baru.
Oleh karena itu, memulai peluncuran fungsi kontrak sederhana di seluruh bisnis memungkinkan karyawan untuk membiasakan diri dengan sistem baru tanpa kewalahan oleh fitur dan fungsi kompleks langsung dari gerbang. Implementasi yang disederhanakan ini akan membantu membangun kepercayaan dan dukungan di antara pemangku kepentingan dan karyawan.
Secara bersamaan, bagi "pengguna super" terpilih yang diidentifikasi sebelumnya dalam proses implementasi, berbagi kemampuan lengkap, karena ini membantu menciptakan tim inti juara CLM yang dapat menyebarkan sistem kepada orang lain. Mereka juga berfungsi sebagai pakar sistem internal yang dapat membantu memastikan adopsi dan mengidentifikasi peluang untuk peningkatan.
Laporkan keberhasilan Anda. Setelah implementasi diluncurkan, penting untuk melihat bagaimana kinerja organisasi terhadap tujuannya. Baik perusahaan memilih untuk memulai dengan proyek yang dapat mengamankan kemenangan cepat, atau memutuskan untuk mengatasi masalah yang bermasalah secara menyeluruh, menunjukkan kemajuan bertahap akan membantu menghasilkan momentum untuk sistem CLM.
Sebagai contoh, sebuah perusahaan multinasional I.T. perusahaan jasa menerapkan CLM untuk membantu meningkatkan cara komitmen kontrak ditangkap dan dipantau untuk mengoptimalkan laba. Perusahaan telah meningkatkan kepatuhan kontrak dengan merampingkan dan mengotomatisasi pengelolaan perjanjian tingkat layanan dan pernyataan komitmen kerja. Akibatnya, perusahaan telah mengurangi waktu siklus kontrak dua minggu sebelumnya sebesar 50% menjadi 60%, memungkinkannya mempercepat waktu ke pasar.
Apa pun tujuannya, organisasi harus bekerja dengan penyedia CLM mereka untuk tidak hanya membandingkan KPI awal yang diidentifikasi dalam proses perencanaan, tetapi juga membuat laporan 30, 60, dan 90 hari untuk mendokumentasikan bagaimana KPI ini berubah sejak sistem diterapkan. Seiring berkembangnya tolok ukur tersebut, sangat penting untuk terus menunjukkan keberhasilan implementasi, sehingga pemangku kepentingan terus melihat nilai investasi.
Bagi perusahaan yang mempertimbangkan sistem CLM sebagai bagian dari perjalanan transformasi digital mereka, inilah saatnya. Gartner memperkirakan bahwa negosiasi kontrak akan menjadi 30% lebih cepat pada tahun 2023 karena kemajuan teknologi manajemen kontrak.
Meskipun menerapkan teknologi baru dapat menjadi hal yang menakutkan, nilai yang disadari organisasi bergantung pada lima hal utama:
- Perencanaan yang cermat untuk memastikan bahwa semua pemangku kepentingan terlibat dan keberhasilan dapat diukur,
- Memilih mitra teknologi yang tepat,
- Berinvestasi dalam pelatihan dan pengembangan juara internal,
- Pendekatan dua cabang untuk implementasi, dan
- Cara yang jelas untuk melaporkan kinerja berdasarkan KPI.
Penting untuk diingat untuk bersikap realistis tentang waktu dan harapan saat menerapkan sistem CLM. Jika perusahaan mengikuti langkah-langkah inti ini, perusahaan akan dapat menunjukkan nilai awal untuk proyek dan mendapatkan dukungan dari pemangku kepentingan utama yang akan membayar dividen untuk tahun-tahun mendatang.
Bernadette Bulacan adalah wakil presiden dan pemimpin penginjil dengan Icertis .
