Menguasai Manajemen Siklus Hidup Kontrak: 5 Langkah Terbukti untuk Implementasi yang Lancar

Minat terhadap perangkat lunak manajemen siklus hidup kontrak (CLM) melonjak dalam kehawa gangguan tak terdahulu tahun lalu, yang mengekspos seberapa krusial akses real-time ke data kontrak harus merespons risiko dan peluang yang muncul secara efektif.

Menurut survei Forrester terbaru, "CLM secara universal telah beralih dari hal yang bagus untuk dimiliki menjadi hal yang krusial untuk dimiliki dalam dunia pasca-COVID." Ini tidak mengejutkan, mengingat estimasi oleh World Commerce & Contracting bahwa manajemen kontrak yang tidak efisien memaksa perusahaan kehilangan lebih dari 9% total pendapatan tahunan.

Kontrak adalah fondasi setiap hubungan komersial. Sistem manajemen kontrak yang efektif dapat membantu perusahaan mengurangi biaya dan mempercepat waktu ke pasar, sambil memastikan kepatuhan dan meminimalkan risiko. Namun, seperti dengan semua teknologi, ada keputusan kunci yang akan menentukan nilai yang direalisasikan organisasi dari penerapan sistem CLM.

Berikut adalah lima langkah yang harus diambil oleh perusahaan untuk memastikan implementasi CLM yang berhasil.

Membangun dasar. Sering dikatakan bahwa "kegagalan untuk merencanakan adalah merencanakan untuk gagal." Setiap penerapan teknologi yang berhasil dimulai dengan perencanaan yang cermat dan pemahaman yang jelas tentang dampak solusi baru terhadap bisnis. Karena kontrak mewakili banyak pemangku kepentingan di seluruh wilayah, dari procurement dan penjualan hingga hukum dan TI, organisasi perlu hati-hati tentang siapa yang termasuk dalam proses seleksi, implementasi, dan skala CLM. Setiap divisi dalam organisasi memiliki perspektif yang berbeda tentang CLM. Semakin banyak dukungan yang dimiliki organisasi pada awalnya dalam proses, semakin mungkin mereka akan berinvestasi dalam pilihan yang tepat dan semakin mudah akan diskalakan kemampuan manajemen kontrak di masa depan saat perusahaan tumbuh dan kebutuhan bisnis berkembang.

Perusahaan juga perlu memahami proses kontrak saat ini untuk memantau bagaimana sistem CLM akan mempengaruhi alur kerja sebelum berinvestasi. Evaluasi kontrak di seluruh organisasi akan membantu mengungkap alur kerja kontrak yang tidak efisien yang dapat segera diatasi oleh sistem CLM. Sebaliknya, ini juga mengungkap area di mana proses kontrak sangat kompleks atau volume rendah. Disarankan untuk menunggu hingga solusi diskalakan untuk mengatasi area-area ini.

Organisasi kemudian dapat mulai mendefinisikan apa itu keberhasilan dan menetapkan tujuan untuk perbaikan yang diinginkan pemangku kepentingan. Penaian indikator kinerja kunci (KPI) seperti waktu putaran kontrak, dan melaporkan perbaikan di area manajemen kontrak kunci, membantu membangun kepercayaan dalam sistem. Selain itu, menciptakan batas tahap yang realistis dengan tonggak milestone yang terpisah untuk perjalanan CLM membantu menjaga tim implementasi tetap pada jalur, dan memastikan semua pihak selaras dengan kemajuan.

Pilih teknologi yang tepat. Seperti dengan pembelian teknologi apa pun, organisasi harus mempertimbangkan sistem CLM sebagai investasi. Artinya, sistem tersebut harus menawarkan kemampuan yang memenuhi kebutuhan segera perusahaan, sambil juga mencakup teknologi canggih seperti kecerdasan buatan dan blockchain untuk memastikan sistem dapat menanggapi pertumbuhan dan kebutuhan masa depan perusahaan.

Tetapi ini lebih dari sekadar teknologi itu sendiri; organisasi harus mencari penyedia CLM yang dapat berfungsi sebagai tepercaya dan mitra. Perangkat lunak terbaik pun bernilai sedikit jika terlalu sulit digunakan, atau tidak memberikan hasil yang diperlukan untuk mengamankan kepercayaan pemangku kepentingan. Memilih mitra CLM yang berpengalaman dengan catatan keberhasilan implementasi yang cepat dan sukses dapat membantu perusahaan mencapai pengembalian investasi yang cepat.

Kontrak adalah peradaban terbaru yang dihadapi organisasi dalam perjalanan transformasi digital mereka. Sebagai akibatnya, penting bagi perusahaan untuk mengevaluasi dan mencari penyedia CLM yang terus berinvestasi dalam tawarannya, dan bahwa teknologi ini terintegrasi secara lancar dengan sistem perusahaan yang ada di seluruh organisasi untuk mengoptimalkan operasi dan mempercepat bisnis.

Berinvestasi dalam pelatihan. Tidak masalah seberapa canggih alat teknologi adalah, atau seberapa revolusioner dampaknya akan pada bisnis, jika tidak ada yang menggunakannya. Ini harus tetap di pikiran saat perusahaan mulai meluncurkan sistem CLM baru. Untungnya, ada banyak opsi untuk melatih staf secara efektif dan efisien.

Pertama dan terpenting adalah penyedia CLM. Ahli dalam fungsionalitas produk mereka paling terbaik untuk menawarkan pelatihan tatap muka dan panduan pengguna yang diperlukan untuk memastikan adopsi yang lancar. Cari mitra teknologi yang menawarkan program "train-the-trainer" yang membantu mempersiapkan karyawan terpilih di area fungsi inti dengan pengetahuan produk yang mendalam. Pengguna "super" ini dapat membantu rekan karyawan mendapatkan yang terbaik dari teknologi. Selain itu, jika menggunakan mitra layanan untuk implementasi, bergantung pada pelatih terstruktur mereka untuk membantu tim siap beroperasi.

Selain itu, alat adopsi digital yang menyediakan panduan dalam aplikasi yang kontekstual dan dipersonalisasi semakin populer di antara perusahaan yang ingin mempercepat pelatihan dan meningkatkan onboarding serta produktivitas pengguna akhir. Karyawan dapat mempelajari perangkat lunak saat menyelesaikan tugas harian yang unik untuk peran mereka yang berbeda di seluruh organisasi.

Terapkan strategi dua cabang. Timing adalah segalanya ketika meluncurkan teknologi di seluruh organisasi. Pastikan tidak ada implementasi teknologi lain yang terjadi di tempat lain di organisasi yang dapat mengganggu karyawan dari mempelajari sistem CLM, yang mungkin juga mencakup alur kerja baru.

Oleh karena itu, memulai peluncuran fungsi kontrak sederhana di seluruh bisnis memungkinkan karyawan untuk mengenal diri dengan sistem baru tanpa kewalahan dengan fitur dan fungsi kompleks sejak awal. Implementasi yang disederhanakan ini akan membantu membangun kepercayaan dan dukungan di antara pemangku kepentingan dan karyawan.

Secara bersamaan, bagi pengguna "super" terpilih yang diidentifikasi sebelumnya dalam proses implementasi, bagikan kemampuan lengkapnya, karena ini membantu menciptakan tim inti juara CLM yang dapat menyebarkan sistem kepada orang lain. Mereka juga berfungsi sebagai ahli sistem internal yang dapat membantu memastikan adopsi dan mengidentifikasi peluang perbaikan.

Laporkan keberhasilan Anda. Setelah implementasi telah diluncurkan, penting untuk melihat bagaimana organisasi berkinerja terhadap tujuannya. Apakah perusahaan memilih untuk memulai dengan proyek tempat dapat mengamankan kemenangan cepat, atau memutuskan untuk mengatasi masalah yang bermasalah di seluruh garis, menunjukkan kemajuan bertahap akan membantu menghasilkan momentum untuk sistem CLM.

Sebagai contoh, perusahaan jasa TI multinasional menerapkan CLM untuk membantu meningkatkan cara komitmen kontrak dicapture dan dipantau untuk mengoptimalkan bottom line. Perusahaan telah meningkatkan kepatuhan kontrak dengan menyederhanakan dan mengotomatisasi manajemen komitmen perjanjian tingkat layanan dan pernyataan kerja. Sebagai hasilnya, perusahaan telah mengurangi waktu siklus kontrak sebelumnya dua minggu sebesar 50% hingga 60%, memungkinkan untuk mempercepat waktu ke pasar.

Apa pun tujuannya, organisasi harus bekerja dengan penyedia CLM mereka untuk tidak hanya penaian KPI awal yang diidentifikasi dalam proses perencanaan, tetapi juga membuat laporan 30-, 60- dan 90 hari untuk mendokumentasikan bagaimana KPI ini telah berubah sejak sistem diluncurkan. Saat penaian tersebut berevolusi, penting untuk terus menunjukkan keberhasilan implementasi, sehingga pemangku kepentingan terus melihat nilai dari investasi tersebut.

Bagi perusahaan yang mempertimbangkan sistem CLM sebagai bagian dari perjalanan transformasi digital mereka, waktu sekarang. Gartner mengestimasi bahwa negosiasi kontrak akan menjadi 30% lebih cepat pada tahun 2023 karena kemajuan dalam teknologi manajemen kontrak.

Sementara penerapan teknologi baru dapat menakutkan, nilai yang direalisasikan organisasi bergantung pada lima hal kunci:

• Perencanaan yang cermat untuk memastikan semua pemangku kepentingan terlibat dan keberhasilan dapat diukur,
• Memilih mitra teknologi yang tepat,
• Berinvestasi dalam pelatihan dan membina juara internal,
• Pendekatan dua cabang untuk implementasi, dan
• Cara yang jelas untuk melaporkan kinerja terhadap KPI.

Penting untuk mengingat untuk realistis tentang waktu dan harapan saat menerapkan sistem CLM. Jika perusahaan mengikuti langkah inti ini, ia akan dapat menunjukkan nilai awal untuk proyek dan mengamankan dukungan dari pemangku kepentingan kunci yang akan membayar dividen untuk bertahun-tahun mendatang.

Bernadette Bulacan adalah vice president dan lead evangelist di Icertis.