Kiat, trik, dan alat untuk membuat audit lebih mudah dan lebih murah bagi tim pemeliharaan
Kami merinci jenis audit yang paling umum dan apa yang dapat dilakukan tim pemeliharaan untuk membuatnya lebih mudah, lebih murah, dan lebih sukses.
Daftar Isi
- Pendahuluan:Konsekuensi mengerikan dari kegagalan audit
- Jenis audit dan cara mempermudah audit
- Audit lingkungan
- Audit keamanan pangan
- Audit bisnis
- Audit kesehatan dan keselamatan
- Bagaimana audit memengaruhi laba Anda
- Cara membuat audit lebih mudah dan lebih murah dengan CMMS Fiix
Irving Pulp and Paper, The Wood Group, Fiera Foods dan Cericola Farms semuanya memiliki satu kesamaan yang tidak menyenangkan; mereka semua baru-baru ini menghadapi denda besar setelah gagal dalam audit. Meski setiap kasus berbeda, mulai dari pelanggaran lingkungan hingga pelanggaran keamanan pangan, biaya yang dikeluarkan setiap perusahaan cukup besar. Dendanya setara dengan lebih dari $11 juta.
Fasilitas produksi ini hanyalah empat dari ratusan perusahaan yang membayar denda setelah gagal audit selama setengah dekade terakhir. Dalam beberapa kasus, pelanggaran lebih mahal daripada uang. Pada tahun 2016, seorang pekerja di fasilitas produksi Fiera Foods tewas akibat kegagalan menjaga lingkungan kerja yang aman. Sayangnya, ini hanyalah salah satu contoh bagaimana ketidakpatuhan dapat menyebabkan skenario terburuk.
Tapi inilah masalahnya:sebagian besar audit yang gagal dapat dicegah, tetapi hanya jika itu adalah prioritas utama bagi mereka yang bertanggung jawab, terutama tim pemeliharaan. Berfokus pada praktik pemeliharaan yang sesuai dapat mencegah efek domino yang merusak, dan mengurangi kemungkinan denda, kehilangan produksi, perputaran yang tinggi, cedera di tempat kerja, dan publisitas yang buruk.
Jenis audit (dan cara membuatnya lebih mudah)
Audit terjadi di hampir setiap industri karena berbagai alasan, seperti keselamatan, kepatuhan terhadap peraturan lingkungan, dan untuk mengukur kesehatan perusahaan sebelum kesepakatan bisnis potensial.
Tetapi meskipun itu umum, audit tidak selalu mudah. Mereka sering memakan waktu dan mahal. Informasi bisa lolos, data akurat sulit didapat, dan kurangnya aksesibilitas membuat data yang Anda miliki tidak berguna. Tanpa sumber pengetahuan terpusat, sulit untuk membuat audit lebih mudah dan nilai kelulusan tidak pernah pasti. Dengan biaya kegagalan yang tinggi, timbul sakit kepala yang sangat besar dan potensi kerugian ribuan atau jutaan dolar.
Berfokus pada praktik pemeliharaan yang sesuai dapat mencegah efek domino yang merusak, dan mengurangi kemungkinan denda, kehilangan produksi, perputaran yang tinggi, cedera di tempat kerja, dan publisitas yang buruk.
Memiliki alat dan proses yang tepat sangat penting untuk keberhasilan audit. Mengumpulkan data penting dan mengaturnya secara digital dapat secara substansial meningkatkan peluang Anda untuk lulus. Digitalisasi juga membuka pintu ke berbagai alat yang membuat audit lebih mudah dan lebih murah. Tim pemeliharaan akan dapat mengakses catatan, membuat laporan, dan menerapkan strategi pemeliharaan preventif secara lebih efektif.
Berikut adalah beberapa jenis audit paling umum yang dihadapi produsen dan bagaimana hub pengetahuan digital dapat membantu memudahkan audit untuk fasilitas.
Audit lingkungan
Audit lingkungan mengukur bagaimana produsen mempengaruhi lingkungan berdasarkan kriteria yang ditetapkan. Kriteria ini biasanya bergantung pada industri dan dapat mencakup pengelolaan air limbah, emisi karbon, dan penggunaan energi. Audit lingkungan juga mengidentifikasi cara produsen dapat mengurangi dampak lingkungan mereka. Audit ini biasanya terjadi karena undang-undang lingkungan (seperti undang-undang yang ditetapkan oleh EPA), sertifikasi (seperti ISO atau LEED), atau permintaan pelanggan yang berlebihan.
Perangkat lunak pemeliharaan digital, seperti CMMS, dapat membantu fasilitas mempersiapkan audit lingkungan. Itu dapat menyimpan database aset dan prosedur, melacak dokumentasi tentang pembuangan polutan, dan membangun riwayat kerja. Hal ini memungkinkan fasilitas untuk menganalisis dan memperbaiki kegagalan dengan cepat, yang meningkatkan efisiensi dan menurunkan emisi. Perangkat lunak mempermudah pengumpulan data, membuat laporan, dan menunjukkan kepada auditor bagaimana fasilitas beroperasi sesuai standar.
Audit keamanan pangan
Audit keamanan pangan memastikan produsen memenuhi semua standar penanganan dan pemrosesan makanan. Audit keamanan pangan dapat digunakan untuk membuktikan kepatuhan (seperti untuk FDA), untuk sertifikasi (seperti ISO 22000 atau GFSI) atau untuk mendapatkan kembali kepercayaan publik setelah penarikan yang dipublikasikan secara luas.
Sebuah survei FDA baru-baru ini mengidentifikasi "tidak ada pemeliharaan preventif" sebagai masalah paling umum ke-5 di industri pengolahan makanan AS. Fasilitas dapat mengatasi masalah ini dan lulus audit menggunakan CMMS atau solusi pemeliharaan digital lainnya untuk membuat pusat pengetahuan. Perangkat lunak pemeliharaan menyediakan log audit dan riwayat pekerjaan untuk setiap aset, yang membuat perbaikan lebih mudah dan pemeliharaan preventif rutin. Teknisi juga dapat mengawasi peralatan dengan lebih baik dengan database suku cadang dan dapat memastikan suku cadang pengganti bersih, memenuhi standar dan bebas dari kontaminasi. Dokumen, seperti manual keselamatan dan daftar periksa pemeliharaan, dapat dilampirkan ke profil aset. Ini tidak hanya membuat PM lebih cepat, tetapi juga mengurangi risiko kontaminasi yang sering dikaitkan dengan pekerjaan pemeliharaan. Terakhir, teknisi atau manajer dapat mengambil data atau membuat laporan untuk membuktikan kepatuhan dalam beberapa klik.
Audit bisnis
Fasilitas manufaktur sering diaudit ketika sebuah perusahaan diakuisisi, bergabung atau bergabung dengan kemitraan baru. Audit ini meminta fasilitas untuk informasi tentang subkontraktor, hasil, jaminan simpanan, inventaris, kinerja lingkungan, catatan keselamatan, dan keandalan aset. Audit juga dapat membantu fasilitas menghemat asuransi karena membuktikan bahwa aset cenderung terpelihara dengan baik.
Beberapa organisasi memerlukan fasilitas untuk memiliki program pemeliharaan preventif sebelum bekerja dengan mereka. Menggunakan platform pemeliharaan digital untuk mengumpulkan, menyimpan, dan mengakses informasi dapat sangat membantu dalam menciptakan strategi PM yang solid. Alat digital dapat mengurangi waktu henti dengan menyederhanakan penjadwalan pemeliharaan, memproses perintah kerja, dan membuat perpustakaan dokumen. Mereka juga dapat mempermudah pengelolaan catatan kesehatan dan keselamatan, inventaris, dan lingkungan. Langkah-langkah ini meningkatkan produktivitas dan membuat fasilitas lebih diinginkan.
Audit kesehatan dan keselamatan
Audit kesehatan dan keselamatan biasanya dilakukan oleh lembaga pemerintah untuk memastikan kepatuhan terhadap undang-undang, seperti OHSA. Mereka juga dapat dilakukan oleh auditor pihak ketiga dan digunakan untuk mengevaluasi strategi kesehatan dan keselamatan perusahaan sambil mengidentifikasi area peningkatan.
Perangkat lunak pemeliharaan digital memungkinkan tim pemeliharaan membuat perpustakaan informasi yang akurat dan mendalam. Memiliki informasi ini tersedia di perangkat seluler di saku Anda dapat membuat audit lebih mudah. Perangkat lunak pemeliharaan seluler dapat melacak riwayat kerja, menghubungkan pedoman OSHA ke peralatan, dan membuat daftar periksa pemeliharaan. Memiliki sumber daya ini di satu tempat mengurangi jumlah tugas korektif yang berpotensi berbahaya. Perangkat lunak juga dapat melacak pelatihan dan sertifikasi karyawan, inspeksi keselamatan, dan laporan yang menunjukkan peningkatan fasilitas dari waktu ke waktu.
Bagaimana audit memengaruhi laba Anda
Ketika Anda menambahkan denda, kehilangan bisnis, kehilangan produksi, pemborosan, suku cadang tambahan, dan lembur, jelas bahwa audit yang tidak efisien dan gagal menghabiskan banyak uang. Pusat pengetahuan dapat membantu mengurangi biaya yang tidak perlu ini.
Adanya informasi pada platform digital membuat teknisi lebih mudah diakses sehingga dapat melakukan perawatan preventif dengan cepat dan benar. Memasukkan dan menganalisis semua data di satu tempat, dengan beberapa klik, mempercepat proses pelaporan. Memberikan riwayat pekerjaan dan peningkatan fasilitas kepada auditor membutuhkan waktu beberapa menit, bukan beberapa hari. Menghemat selama ini berarti lebih banyak produktivitas dan lebih sedikit biaya tenaga kerja. Proses audit yang lebih baik bahkan dapat menghasilkan sertifikasi dan reputasi yang lebih kuat, yang memberikan keunggulan kompetitif bagi perusahaan Anda.
Klik di sini untuk melihat bagaimana perangkat lunak pemeliharaan mempermudah audit untuk satu produsen
Cara membuat audit lebih mudah dan lebih murah dengan CMMS Fiix
Langkah #1 – Lacak catatan kesehatan dan keselamatan karyawan
Profil pengguna dapat diatur di CMMS Fiix dan diisi dengan informasi kesehatan dan keselamatan yang penting. Ini termasuk sertifikasi dan pelatihan. Teknisi kemudian dapat diatur ke dalam kategori yang berbeda dengan alat kelompok pengguna. Manajer pemeliharaan dapat menyesuaikan apa yang dapat dilihat dan dilakukan setiap orang dalam perangkat lunak. Ini berguna saat memastikan semua karyawan memiliki kredensial yang tepat untuk melakukan tugas dan membuktikannya kepada auditor.
Langkah #2 – Pasang material penting ke profil peralatan
CMMS Fiix memungkinkan pengguna untuk melampirkan materi dan media kesehatan dan keselamatan ke profil aset. Profil aset dapat mencakup formulir MSDS, SOP, pedoman OHSA, daftar periksa pemeliharaan, dan lainnya. Teknisi juga dapat menambahkan foto ke profil untuk menunjukkan bahwa masalah telah diidentifikasi dan diperbaiki. Tindakan ini menunjukkan komitmen terhadap kesehatan dan keselamatan. Ini membuat audit lebih mudah dan lebih cepat, dan nilai kelulusan lebih pasti.
Langkah #3 – Kuasai fungsi pelaporan
Fungsi pelaporan Fiix memberi pengguna kemampuan untuk mengumpulkan data, memilih metrik yang relevan, dan membuat laporan dalam hitungan menit. CMMS memungkinkan fasilitas untuk melacak statistik seperti emisi, efisiensi aset, dan jumlah inspeksi, antara lain. Informasi ini digunakan untuk menghasilkan laporan dengan cepat guna menunjukkan bukti kepatuhan kepada auditor dan mempermudah audit. Ini juga dapat digunakan secara internal untuk memastikan perbaikan sedang dilakukan dan fasilitas dijalankan seefisien mungkin.
Langkah #4 – Buat riwayat audit dan perintah kerja
Lacak dan arsipkan perintah kerja, audit, dan tugas pemeliharaan lainnya dengan perangkat lunak pemeliharaan Fiix. Misalnya, fungsi root cause analysis (RCA) dapat mengidentifikasi penyebab kegagalan aset dan melacak langkah-langkah yang diambil untuk memperbaikinya. Karena informasi ini ada di satu tempat, mudah untuk mengambil riwayat aset atau sekelompok aset. Hal ini memudahkan untuk membuktikan pola kepatuhan dan menunjukkan bahwa semua aktivitas yang diperlukan telah diselesaikan tepat waktu dan sesuai standar.
Langkah #5 – Gunakan fitur penjadwalan
Fitur penjadwalan Fiix memudahkan untuk merencanakan tugas kesehatan dan keselamatan sesuai dengan jadwal kepatuhan. Fungsi ini memicu peringatan saat pemeliharaan diperlukan, sehingga Anda dapat memastikan bahwa Anda tidak pernah melewatkan tugas lagi. Setelah pemeliharaan yang diperlukan dimasukkan ke dalam jadwal, itu juga bertindak sebagai catatan kepatuhan sekunder. Jadwal tersebut juga memastikan pemeriksaan kesehatan dan keselamatan dilakukan pada waktu yang juga mengoptimalkan produktivitas.
