Dua pertanyaan penyiapan CMMS penting:dijawab

Ada dua pertanyaan yang sering saya tanyakan ketika berbicara dengan pelanggan baru yang sedang dalam proses menyiapkan CMMS pertama mereka. Mereka bertanya:"aset apa yang harus saya sertakan dalam CMMS saya?" yang dengan cepat diikuti oleh “Bagaimana saya harus mengatur pohon aset?”

Sayangnya, keadaan individu sangat penting ketika memberikan nasihat tentang pertanyaan-pertanyaan ini dan jawabannya sering dimulai dengan “Tergantung…”. Mari kita lihat hal-hal yang harus Anda pikirkan saat mencoba mencari tahu aset mana yang harus Anda sertakan dalam CMMS Anda.

Aset apa yang harus Anda sertakan dalam CMMS Anda?

Ada dua pertimbangan utama yang akan membantu Anda menentukan aset mana yang akan disertakan dalam CMMS Anda.

• Pertama, CMMS Anda harus berfungsi:untuk Anda, staf Anda, dan pemohon tamu Anda.
• Kedua, Anda seharusnya dapat mengekstrak data yang berarti dari CMMS Anda

CMMS Anda harus berfungsi

Fungsionalitas optimal terjadi ketika CMMS Anda memiliki aset yang cukup sehingga pengguna Anda dapat dengan cepat memilih aset yang benar, tanpa dibebani dengan detail.

Misalnya, di sekolah, akan lebih bijaksana untuk memasukkan aset "sistem pencahayaan" dalam CMMS di setiap kelas, dalam skenario ini pengguna dapat dengan mudah memilih sistem pencahayaan di Kelas A001 dan mengarahkan teknisi untuk mengganti bohlam. Sebaliknya, tidak bijaksana untuk memasukkan setiap bohlam di setiap ruang kelas, karena pengguna akan merasa sangat sulit untuk mengatakan apakah lampu nomor 4 atau nomor 5 di Kelas A001 yang padam. Bagaimanapun, teknisi akan menghadiri kelas dan kemudian mencari lampu yang rusak untuk diperbaiki. Terlalu banyak detail tidak ada artinya jika menyangkut aspek praktis dalam melakukan pemeliharaan.

Pilih tingkat detail aset yang membantu, dan tidak menghalangi orang menggunakan CMMS.

Dapatkah Anda mengekstrak data yang berarti dari CMMS Anda?

Jika Anda ingin mengekstrak data yang berarti dari CMMS Anda, Anda harus memiliki cukup detail dalam aset yang Anda sertakan. Tanpa detail ini, Anda tidak akan pernah bisa mengidentifikasi jenis aset yang Anda belanjakan terlalu banyak.

Kembali ke contoh sekolah, ruang kelas individu seharusnya tidak menjadi aset paling rinci dalam CMMS. Adalah bijaksana untuk memiliki sistem pencahayaan untuk setiap kelas yang termasuk dalam CMMS, serta sistem AC dan pemanas. Dengan penyiapan ini, akan mudah untuk membedakan biaya pemeliharaan yang dihabiskan untuk penerangan, AC, dan sistem pemanas di seluruh sekolah.

Singkatnya, Anda harus membuat aset cukup rinci sehingga Anda dapat memeriksa biaya, tetapi tidak terlalu rinci sehingga pengguna yang umumnya cerdas tidak dapat dengan mudah memilih aset yang benar dari daftar.

Bagaimana saya harus mengatur pohon aset saya?

Pohon aset adalah sistem yang mengatur aset Anda di CMMS Anda. Misalnya, saya telah menyiapkan CMMS untuk rumah saya. Di pohon aset untuk rumah saya, 'Kulkas' adalah aset anak dari 'dapur' dan 'dapur' itu sendiri adalah aset anak dari 'Rumah saya'.

Anda harus mengatur pohon aset Anda sedemikian rupa sehingga mudah bagi orang yang melakukan pemeliharaan untuk menemukan aset tersebut. Saat memikirkan hal ini, pertimbangkan bagaimana Anda akan menjelaskan di mana menemukan aset jika Anda berbicara di telepon. Anda mungkin akan mengatakan "Kulkas di dapur telah berhenti bekerja". Ini memperjelas bahwa Anda tidak berbicara tentang lemari es bir di garasi luar. Jika fasilitas Anda akan memiliki lebih dari satu aset dengan jenis yang sama, ini juga membantu untuk memiliki konvensi penamaan aset sehingga tidak ada ambiguitas tentang aset mana yang dirujuk.

Singkatnya, Anda harus mengatur pohon aset Anda agar mudah ditemukan.

Sistem yang dijelaskan di atas baik-baik saja untuk barang-barang yang tidak bergerak, tetapi bagaimana dengan aset seperti kendaraan atau troli las yang bergerak dan ditemukan di lokasi yang berbeda pada waktu yang berbeda? Anda harus kembali bertanya pada diri sendiri “bagaimana saya menjelaskan hal ini melalui telepon?” Dengan menggunakan pendekatan ini, Anda mungkin akan menemukan cara yang bagus untuk mengumpulkan aset Anda di pohon. Misalnya, pohon aset Anda mungkin mengelompokkan semua kendaraan Anda sebagai aset turunan dari "Armada Seluler", dan troli las Anda mungkin dikelompokkan dalam "Alat bengkel keliling". Yang penting, pengguna sistem Anda harus dapat menemukan aset yang mereka inginkan dengan cepat dan logis.

Berapa banyak aset yang harus saya sertakan dalam pohon aset saya?

Kami telah melakukan beberapa analisis terhadap jumlah aset yang termasuk dalam pohon aset perusahaan yang telah berhasil menerapkan CMMS kami. Kami mendefinisikan perusahaan yang sukses sebagai perusahaan yang masih menggunakan CMMS mereka lebih dari 2 bulan setelah pembelian pertama dan tidak berhenti menggunakannya. Hasilnya ditunjukkan di bawah ini. Sangat jelas bahwa perusahaan dengan lebih dari 25 Aset per pengguna lebih sukses dengan penerapan CMMS daripada perusahaan dengan 25 aset per pengguna atau kurang. Menambahkan 25 aset atau lebih dengan cepat adalah cara yang bagus untuk memastikan CMMS Anda dimulai dengan cara yang benar.