Layanan Pemeliharaan Outsourcing Sebagai Bisnis:Cara menemukan mitra yang dapat diandalkan
Studi tren Pemeliharaan 2021 kami menunjukkan bahwa 90% fasilitas memilih untuk mengalihdayakan suku cadang dari tugas pemeliharaan industri dan gedung mereka.
Meskipun sebagian besar bisnis bercita-cita untuk mempertahankan pemeliharaan aset di rumah, banyak yang tidak memiliki keterampilan dan sumber daya yang diperlukan untuk melakukan semuanya sendiri. Mereka membutuhkan mitra terpercaya yang menawarkan layanan perawatan yang terjangkau.
Sebelum kita membahas bagaimana menemukannya, mari kita berikan konteks yang tepat untuk proses outsourcing.
Mengapa melakukan outsourcing layanan pemeliharaan?
Jangan bertele-tele. Ada banyak alasan bagus mengapa bisnis mengalihdayakan layanan pemeliharaan:
Berfokus pada bisnis inti mereka . Meskipun mereka memiliki portofolio aset fisik yang signifikan, pemeliharaan bukanlah salah satu bidang bisnis inti mereka.
Efisiensi dan penghematan biaya. Untuk mendapatkan manfaat dari pengetahuan dan peralatan khusus dari mitra outsourcing tanpa harus melakukan investasi modal tambahan, dengan tujuan akhir adalah pengurangan biaya pemeliharaan.
Fleksibilitas staf. Menemukan staf pemeliharaan yang cakap merupakan tantangan abadi. Outsourcing memungkinkan perusahaan mendatangkan tenaga kerja tambahan saat dibutuhkan dan melepaskannya saat pekerjaan selesai.
Kelangsungan bisnis &manajemen risiko yang lebih baik. Mengurangi risiko layanan terputus karena masalah internal.
Mengembangkan staf internal mereka. Dengan bekerja bersama spesialis yang dialihdayakan, staf perusahaan dapat mempelajari, mengembangkan, dan meningkatkan pengetahuan terkait pemeliharaan mereka sendiri.
Hal ini tercermin dalam laporan pemeliharaan kami yang disebutkan di atas:
Perbedaan yang dapat Anda lihat adalah karena survei kami yang melibatkan peserta yang berbeda dari ruang industri.
Fasilitas industri dan properti komersial/perumahan akan memiliki persyaratan pemeliharaan yang berbeda. Pembeda utama adalah jenis aset yang mereka gunakan, yang akan menentukan jenis masalah pemeliharaan yang mereka hadapi. Secara keseluruhan, ini bukan dunia yang berbeda, tetapi cukup untuk menjamin ikhtisar terpisah.
Layanan pemeliharaan gedung seperti apa yang dapat Anda harapkan untuk dialihdayakan?
Manajemen properti untuk bangunan yang digunakan untuk tujuan komersial atau perumahan, pemilik dan tim pemeliharaan terutama memperhatikan keselamatan dan kenyamanan penghuni, pengunjung, dan semua pengguna bangunan.
Untuk itu, beberapa tugas pemeliharaan gedung yang biasanya dialihdayakan adalah:
layanan kebersihan/kebersihan umum
kontrol akses fisik
perawatan kolam renang
layanan pengolahan dan suplai air
pembuangan sampah
Layanan pemeliharaan peralatan IT
pemeliharaan lahan (terutama pemeliharaan taman dan halaman, tempat parkir, dll.)
Pemeliharaan HVAC, efisiensi energi
pemeliharaan sistem bangunan khusus (misalnya pemeliharaan elevator)
renovasi dan restorasi
Sekolah, gereja, rumah sakit, kebun binatang, balai kota, dan pada dasarnya semua properti komersial yang memiliki ruang kantor adalah semua jenis fasilitas yang memerlukan rencana pemeliharaan gedung proaktif, dilengkapi dengan pemeliharaan rutin.
Layanan pemeliharaan industri seperti apa yang dapat Anda harapkan untuk dialihdayakan?
Efisiensi, produktivitas optimal, pengurangan waktu henti, dan penghematan biaya adalah tujuan utama bisnis di lanskap industri yang kompetitif saat ini.
Manajer pemeliharaan di konstruksi, manufaktur, penerbangan, dan industri berat aset lainnya biasanya akan mencari dukungan tambahan di area berikut:
implementasi teknologi dan teknik pemeliharaan lanjutan (mereka mungkin menyewa konsultan untuk menerapkan pemeliharaan preskriptif, preskriptif, prediktif atau preventif, menjalankan RCM, RCA, FMEA, dll.)
layanan pembersihan spesialis (misalnya pembersihan dan pembuangan minyak dan bahan kimia berbahaya)
layanan pengolahan dan suplai air
layanan pemeliharaan dan perbaikan untuk peralatan khusus (karena Anda sering memerlukan alat, perangkat lunak, dan pengetahuan khusus untuk pemecahan masalah dan perbaikan)
manajemen armada
otomatisasi industri (misalnya perbaikan dan pemeliharaan pengontrol logika yang dapat diprogram, sistem kontrol industri, dan sistem robot)
renovasi dan restorasi
Bacaan yang disarankan untuk mempelajari lebih lanjut:Panduan Sederhana Untuk Pemeliharaan Industri dan 12 Cara Meningkatkan Pemeliharaan Pabrik.
5 tips untuk menemukan vendor perawatan yang andal
Saat mencari mitra, jangan membuat keputusan tergesa-gesa berdasarkan harga yang mereka iklankan. Sebaliknya, lebih memperhatikan apa yang dapat Anda pelajari tentang mereka berdasarkan umpan balik dari klien mereka yang sudah ada atau sebelumnya.
Jika Anda memiliki mitra bisnis yang pernah berurusan dengan pemeliharaan di masa lalu, pertimbangkan juga untuk meminta rekomendasi dari mereka.
Berikut beberapa kiat tambahan untuk mengarahkan Anda ke arah yang benar.
1) Cari reputasi pasar yang mapan
Poin evaluasi pertama dapat membaca apa yang pelanggan katakan tentang penyedia layanan potensial di halaman media sosial mereka, dan membaca ulasan di situs web independen seperti Better Business Bureau dan Trustpilot.
melalui GIPHY
Setelah mempertimbangkan reputasi perusahaan, Anda dapat memilih mereka untuk diskusi dan penilaian lebih lanjut.
2) Tahu di mana harus mencari
Melihat layanan pemeliharaan outsourcing yang kami sebutkan sebelumnya, Anda akan melihat bahwa banyak dari layanan ini sangat terspesialisasi dan spesifik. Pencarian online umum mungkin tidak memberi Anda hasil yang diinginkan, atau mungkin membutuhkan waktu lebih lama untuk menentukan kecocokan yang tepat untuk jenis penyedia layanan yang Anda inginkan. Untuk membantu mempercepat pencarian Anda, coba yang berikut ini.
Sebagai permulaan, pencarian berbasis lokasi pada platform online seperti Merchant Circle, Thomasnet, dan Yelp, dapat membantu mempersempit pencarian mulia Anda secara signifikan.
Kiat lainnya adalah melihat pengiklan dan vendor di majalah dan blog perdagangan bangunan atau perawatan industri yang populer seperti:
Pabrik Andal
Buildings.com
Dunia Pemeliharaan
Jurnal Manajemen Fasilitas
…. untuk menyebutkan beberapa.
Seperti biasa, ingatlah untuk mengerjakan pekerjaan rumah Anda pada kandidat sebelum berbisnis dengan perusahaan mana pun.
3) Periksa fleksibilitas dan proses yang gesit
Cari perusahaan yang dapat beradaptasi dengan kebutuhan unik Anda dan terampil dalam memanfaatkan teknologi modern yang relevan untuk menyelesaikan pekerjaan.
Idenya adalah untuk memilih mitra yang percaya diri dalam memberikan apa yang Anda butuhkan – baik itu pemeliharaan prediktif atau permintaan layanan satu kali – dalam jangka waktu yang diperlukan.
Anda akan ingin memeriksa hal-hal seperti jenis perangkat lunak yang mereka gunakan (jika ada) dan keahlian mereka yang relevan. Minta bukti proyek sebelumnya yang serupa dengan proyek Anda (melalui video, gambar, dan kunjungan situs fisik atau virtual jika memungkinkan, dll.)
Perhatikan seberapa baik mereka berkomunikasi dengan Anda dan seberapa cepat mereka menanggapi pertanyaan telepon dan email Anda; apakah ada hotline atau layanan dukungan lainnya untuk keadaan darurat? Komunikasi yang lambat dan tingkat respons yang buruk dapat menjadi rintangan utama.
Jika mereka tidak dapat menjawab pertanyaan sederhana secara tepat waktu, berapa lama waktu respons mereka untuk permintaan pemeliharaan darurat?
4) Menilai keterampilan teknis mereka
Apa pun referensi dan catatan mereka, calon penyedia layanan pemeliharaan harus dapat menunjukkan pemahaman dan kemampuan mereka untuk setiap kekhasan proyek Anda terkait dengan cakupan, kualitas layanan yang ditawarkan, dan cara mereka menangani potensi tantangan.
melalui GIPHY
Idealnya, mitra outsourcing pemeliharaan Anda harus terakreditasi di bidang yang terkait dengan kontrol kualitas dan manajemen proyek.
Untuk membantu melindungi staf yang mengerjakan proyek Anda, Anda mungkin juga ingin memeriksa apakah peralatan dan alat mitra outsourcing Anda mutakhir dan berfungsi cukup baik untuk tugas-tugas yang diperlukan. Untuk melakukannya, Anda dapat membuat pengaturan untuk memeriksa hal-hal berikut:
gagang alat retak, pecah, patah, atau lepas
pelindung dan pelindung mesin yang hilang
APD yang sobek, usang, dan usang
kepala jamur di pahat, latihan tumbukan, dll.
tangga dengan anak tangga yang patah, hilang, atau lepas
pembacaan multimeter digital pada peralatan listriknya mis. mesin bor.
Berhati-hatilah saat bekerja dengan penyedia layanan yang memiliki terlalu banyak masalah dengan peralatan mereka. Jika mereka bersedia berkompromi dengan keselamatan, apa yang akan menghentikan mereka dari mengambil jalan pintas saat melakukan pekerjaan pemeliharaan umum?
Jika Anda melakukan outsourcing untuk peran teknis, ada baiknya untuk berbicara langsung dengan pimpinan teknis yang ditugaskan untuk proyek Anda dan memahami bagaimana mereka bermaksud menangani tugas Anda. Cara praktis untuk melihat apakah mereka sesuai adalah dengan meminta mereka untuk membuat mock-up cepat atau memberikan garis besar dasar rencana kerja mereka.
5) Mengukur stabilitas keuangan mereka
Tujuannya adalah untuk menemukan pasangan jangka panjang. Perusahaan yang stabil secara finansial hanyalah prospek yang lebih baik dan taruhan yang lebih aman. Tentu saja, hal ini tidak relevan untuk tukang atau kontraktor lokal kecil seperti untuk perusahaan jasa pemeliharaan besar yang akan menangani sebagian besar pekerjaan di fasilitas Anda. Menyeimbangkan antara ini dan harga yang kompetitif.
Ada banyak metrik untuk mengevaluasi kesehatan keuangan. Anda dapat memeriksa laporan keuangan mereka, terutama neraca mereka. Ini akan memberi Anda gambaran tentang aset dan kewajiban mereka. Selain itu, memeriksa skor kredit bisnis mereka dapat membantu mengidentifikasi hak gadai sebelumnya, keputusan pengadilan, kebangkrutan, dan seberapa berisiko secara finansial bisnis vendor.
Kelola vendor terpilih dengan Limble CMMS
Sekarang, Anda mungkin telah memutuskan bahwa outsourcing pemeliharaan adalah langkah logis berikutnya untuk bisnis Anda. Jika demikian, Anda memerlukan solusi manajemen pemeliharaan lengkap yang berkelanjutan seperti Limble CMMS untuk mengelola vendor pilihan Anda dan memasukkannya ke dalam alur kerja internal Anda dengan lancar.
Mari kita lihat apa yang dapat dilakukan fitur manajemen vendor Limble CMMS untuk Anda dalam hal itu:
Lacak informasi kontrak, jadwal, faktur, dan riwayat kerja untuk beberapa vendor secara bersamaan.
Mengaitkan vendor dengan aset yang mereka pelihara atau suku cadang yang mereka suplai.
Mempertahankan catatan real-time dari setiap data vendor seperti suku cadang yang digunakan, faktur, dan sebagainya.
Dapatkan wawasan tentang total pengeluaran Anda untuk setiap vendor.
Akses dan pertahankan riwayat semua perintah kerja yang telah diselesaikan vendor untuk perusahaan Anda sepanjang waktu.
Berkomunikasi dengan mudah dengan setiap vendor melalui pemberitahuan email otomatis, instruksi mendetail, dan komentar.
Berkolaborasilah dengan lancar dan sederhanakan alur kerja dengan membagikan perintah kerja secara langsung dengan penyedia layanan pemeliharaan Anda. Jika perlu, tugaskan salah satu anggota tim Anda untuk mengawasi dan menyetujui pekerjaan vendor.
Di pihaknya, vendor dapat memperbarui WO dengan bukti pekerjaan yang telah dilakukan dan melampirkan faktur mereka pada penyelesaian pekerjaan.
Berikut adalah video singkat yang menunjukkan bagaimana Anda dapat berbagi tugas pemeliharaan dengan siapa pun di luar organisasi Anda.
Menemukan vendor yang dapat diandalkan hanyalah langkah pertama. Anda harus memiliki cara yang mudah dan efisien untuk berkolaborasi dengan mereka. Limble CMMS menawarkan fitur yang membuat proses ini mudah.
Jika Anda berada di pasar untuk CMMS, periksa halaman harga kami di mana Anda juga dapat memulai uji coba 30 hari. Untuk pertanyaan apa pun, hubungi kami melalui email atau obrolan langsung.
Jika tidak, semoga berhasil dalam pencarian berburu vendor Anda!
