Apa Itu Backlog Pemeliharaan? Bagaimana Mengatasinya?

Membersihkan backlog pemeliharaan adalah bagian penting dari manajemen pemeliharaan aset dan peralatan yang efektif. Itu harus dilakukan paling awal. Dalam backlog pemeliharaan, tugas yang diabaikan menjadi tidak mungkin untuk dikelola, yang pada akhirnya menyebabkan lebih banyak kerusakan dan waktu henti yang ekstrem.

Apa itu Backlog Pemeliharaan?

Backlog pemeliharaan adalah pemeliharaan yang jatuh tempo. Kata  “backlog” berarti akumulasi pekerjaan yang tidak selesai dalam skenario ini pekerjaan pemeliharaan perlu diselesaikan. Pemeliharaan harus dilakukan tepat waktu karena dapat membahayakan keselamatan karyawan. Hal ini dapat mengakibatkan kegagalan peralatan atau aset.

Orang yang berbeda menggunakannya dengan cara yang berbeda! Misalnya, kendaraan perlu diservis dan dirawat setelah setiap 3000 kilometer. Setelah 3000 kilometer jika tidak dilakukan perawatan maka akan jatuh tempo perawatannya. Semakin lama kendaraan berjalan, semakin besar kemungkinan kerusakan!

Dalam contoh lain, perawatan kendaraan dihitung dalam minggu, bukan dalam kilometer. Pemeliharaan adalah proses yang tidak pernah berakhir.

Dalam organisasi, backlog pemeliharaan bisa menjadi rumit karena prioritas aset. Dengan demikian, perencanaan perawatan sangat penting untuk manajemen perawatan yang efektif.

Backlog Pemeliharaan:Overstaffing atau Understaffing

Ini bisa menjadi indikator yang dapat memberi tahu Anda tentang organisasi Anda memiliki terlalu banyak staf atau terlalu sedikit staf. Misalnya, jika organisasi Anda selalu memiliki terlalu banyak backlog, itu berarti Anda membutuhkan lebih banyak staf.

Namun, jika organisasi Anda tidak memiliki backlog pemeliharaan, itu berarti Anda memiliki staf lebih dari yang dibutuhkan.

Dengan demikian, harus ada keseimbangan antara pekerja pemeliharaan dan pemeliharaan. Artinya harus ada pekerjaan pemeliharaan untuk mereka tetapi tidak terlalu banyak atau terlalu sedikit.

Backlog Pemeliharaan:Aset Berisiko Tinggi atau Aset Berisiko Rendah

Backlog pemeliharaan penting untuk operasi pemeliharaan. Memutuskan prioritas aset dan mengkategorikan setiap aset akan membantu melakukan pekerjaan yang produktif.

Ada aset khusus yang merupakan kebutuhan untuk operasi sehari-hari &mereka dapat memengaruhi efisiensi organisasi secara keseluruhan. Aset-aset tersebut merupakan aset berisiko tinggi, aset tersebut harus dijaga agar bisnis tidak dirugikan.

Lalu ada aset yang penting tetapi tanpa mereka pekerjaan dapat dilakukan &dikelola. Mereka tidak berdampak sebanyak dibandingkan dengan aset berisiko tinggi. Aset ini adalah aset berisiko rendah.

Aset berisiko rendah dapat menanggung lebih banyak jaminan pemeliharaan karena tidak memiliki banyak ketergantungan dan tekanan juga rendah, sedangkan jika aset berisiko tinggi tidak dipelihara, itu dapat membuat perbedaan besar. Selain itu, aset berisiko tinggi memiliki lebih banyak ketergantungan dan tekanan.

Ketika pekerja pemeliharaan memahami hal ini &mereka dapat mengelola pekerjaan dengan lebih efisien &memutuskan prioritas perintah kerja yang sesuai.

Prioritas simpanan pemeliharaan mungkin merupakan langkah yang sulit dengan mempertimbangkan variabel tingkat yang lebih tinggi seperti efek vital keluaran pada layanan pelanggan dan biaya pemeliharaan serta waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya. Biasanya, model privatisasi akan memberikan bobot pada masing-masing variabel ini untuk menghasilkan proses keputusan untuk memutuskan tugas mana yang harus dijalankan terlebih dahulu.

Pergeseran dari Reaktif atau Proaktif untuk Mengelola Backlog Pemeliharaan

Pemeliharaan backlog adalah hasil dari pemeliharaan reaktif tetapi jika pemeliharaan dilakukan secara proaktif, Anda tidak perlu khawatir tentang kesehatan dan pemeliharaan aset. Karena pemeliharaan proaktif tidak memberikan waktu untuk membuat jaminan simpanan. Selain itu, ini lebih efektif karena membuat aset lebih andal dan tahan lama.

Ketika departemen pemeliharaan menghadapi kerusakan mendadak, itu melibatkan tugas pemeliharaan segera dan terencana yang pada gilirannya mengganggu operasi terjadwal. Deskripsi mendorong lebih banyak tugas ke dalam backlog untuk memulai lingkaran setan.

Backlog pemeliharaan sebagai ukuran yang umumnya ditentukan pada usia atau minggu berapa, mengkuantifikasi jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menentukan jumlah karyawan untuk menyelesaikan semua tugas pemeliharaan yang tertunda. Backlog pemeliharaan terdiri dari aktivitas pemeliharaan preventif dan aktivitas pemeliharaan tak berbayar lainnya, seperti pemeliharaan korektif yang diperlukan.

Bagaimana Mengatasi Backlog Pemeliharaan?

Untuk mengatasi maintenance backlog, pengelola dapat menggunakan software CMMS (computerized maintenance management system). Ini dapat membantu dalam beberapa bidang seperti penjadwalan pemeliharaan yang terkadang sulit untuk diingat aset mana yang perlu pemeliharaan sehingga perangkat lunak ini melacak pemeliharaan sehingga Anda tidak perlu mengingatnya!

CMMS menyediakan riwayat aset; akan sangat membantu bagi tim pemeliharaan untuk mendapatkan wawasan tentang masa pakai dan pemeliharaan aset.

CMMS terutama digunakan untuk mengurangi biaya pemeliharaan dan perangkat lunak CMMS menggunakan pemeliharaan proaktif. Selain itu, pemeliharaan preventif menghindari kerusakan mendadak dan membuat aset dapat diandalkan. Selanjutnya, checklist disediakan untuk aktivitas pemeliharaan aset yang perlu dilakukan.

Perangkat lunak Manajemen Pemeliharaan juga memungkinkan Anda untuk mengatur prioritas setiap perintah kerja misalnya tugas yang berkaitan dengan produksi atau keselamatan harus memiliki prioritas tinggi. Namun, SLA (perjanjian tingkat layanan) juga harus diingat saat menentukan prioritas setiap perintah kerja.

Selain itu, perangkat lunak ini menyediakan analitik yang berguna dalam bisnis. Ini memungkinkan Anda mengetahui aset yang tidak produktif atau aset yang membutuhkan perawatan lebih dari yang dibutuhkan! Ini menghemat organisasi dari pengeluaran yang tidak perlu.

Anda dapat menetapkan tujuan masa depan sesuai dengan data. Keputusan berdasarkan data lebih efektif dibandingkan dengan keputusan berdasarkan asumsi.

Singkatnya, Anda dapat mengatasi backlog pemeliharaan dengan perangkat lunak CMMS. Selain itu, ia memberikan beberapa manfaat lain yang telah kita bahas di atas.

Kesimpulan

Backlog pemeliharaan dapat menghancurkan bisnis Anda dan yang lebih penting Anda akan kehilangan pelanggan. Itulah sebabnya backlog pemeliharaan harus diikat untuk dijaga seminimal mungkin. Namun, jika Anda ingin menyelesaikan backlog maka Anda dapat menggunakan CMMS, software manajemen aset ini akan bermanfaat bagi bisnis Anda.

Pertanyaan Umum (FAQ)

1. Mengapa pemeliharaan penting untuk semua industri?

Pemeliharaan sangat penting untuk bisnis. Menurut situs web  “Data survei terbaru ITIC menemukan bahwa 98% organisasi mengatakan satu jam waktu henti menghabiskan biaya lebih dari $100.000; 81% responden menunjukkan bahwa waktu henti selama 60 menit merugikan bisnis mereka lebih dari $300.000.”

2. Apa saja jenis perawatannya?

Berbagai jenis pemeliharaan adalah pemeliharaan preventif, pemeliharaan berbasis kondisi, pemeliharaan prediktif, pemeliharaan darurat.

3. Apa keuntungan pemeliharaan?

Keuntungan pemeliharaan adalah sebagai berikut:
1. Pemanfaatan aset secara penuh
2. Meningkatkan umur aset
3. Menghindari penggantian prematur
4. Penurunan waktu henti
5. Peningkatan efisiensi dan produktivitas
6. Mengurangi biaya perawatan