Maintenance Backlog Dijelaskan: Strategi untuk Mengatasinya
Membersihkan backlog pemeliharaan adalah bagian penting dari manajemen pemeliharaan aset dan peralatan yang efektif. Hal ini harus segera dilakukan. Dalam backlog pemeliharaan, tugas yang diabaikan menjadi sulit dikelola, yang pada akhirnya menyebabkan lebih banyak kerusakan dan waktu henti yang ekstrem.
Apa Itu Maintenance Backlog?
Maintenance backlog adalah pemeliharaan yang telah jatuh tempo. Kata "backlog" berarti tumpukan pekerjaan yang belum selesai; dalam skenario ini, pekerjaan pemeliharaan perlu segera diselesaikan. Pemeliharaan harus dilakukan tepat waktu karena dapat membahayakan keselamatan karyawan. Hal ini juga dapat mengakibatkan kegagalan peralatan atau aset.
Setiap orang dapat menggunakan istilah ini dengan cara yang berbeda. Misalnya, sebuah kendaraan membutuhkan servis dan pemeliharaan setiap 3000 kilometer. Setelah melewati 3000 kilometer tanpa pemeliharaan, maka pemeliharaan kendaraan tersebut menjadi jatuh tempo. Semakin lama kendaraan digunakan, semakin besar risiko kerusakannya!
Dalam kasus lain, pemeliharaan kendaraan dihitung dalam minggu, bukan kilometer. Pemeliharaan adalah proses yang tak pernah berakhir.
Di organisasi, maintenance backlog dapat rumit karena prioritas aset. Oleh karena itu, perencanaan pemeliharaan sangat penting untuk manajemen pemeliharaan yang efektif.
Maintenance Backlog: Terlalu Banyak atau Terlalu Sedikit Karyawan
Ini dapat menjadi indikator yang memberitahu apakah organisasi Anda memiliki terlalu banyak atau terlalu sedikit karyawan. Misalnya, jika organisasi Anda selalu memiliki terlalu banyak backlog, berarti Anda membutuhkan lebih banyak staf.
Namun, jika organisasi Anda tidak memiliki maintenance backlog sama sekali, berarti Anda memiliki staf lebih dari yang dibutuhkan.
Oleh karena itu, harus ada keseimbangan antara pekerjaan pemeliharaan dan karyawan pemeliharaan. Artinya, harus ada pekerjaan pemeliharaan untuk mereka, namun tidak terlalu banyak dan tidak terlalu sedikit.
Maintenance Backlog: Aset Berisiko Tinggi atau Aset Berisiko Rendah
Maintenance backlog penting untuk operasi pemeliharaan. Menentukan prioritas aset dan mengkategorikan setiap aset akan membantu melakukan pekerjaan yang produktif.
Ada aset tertentu yang merupakan keharusan untuk operasi harian dan dapat mempengaruhi efisiensi keseluruhan organisasi. Aset ini adalah aset berisiko tinggi; aset ini harus dirawat agar bisnis tidak merugi.
Lalu ada aset yang penting, namun tanpa mereka pekerjaan masih dapat dilakukan dan dikelola. Aset ini tidak memberikan dampak sebesar aset berisiko tinggi. Aset ini adalah aset berisiko rendah.
Aset berisiko rendah dapat menahan lebih banyak maintenance backlog karena ketergantungan mereka rendah dan tekanan juga rendah, sedangkan jika aset berisiko tinggi tidak dirawat, hal itu dapat membuat perbedaan besar. Terkadang, aset berisiko tinggi memiliki ketergantungan dan tekanan yang lebih besar.
Ketika karyawan pemeliharaan memahami hal ini, mereka dapat mengelola pekerjaan dengan lebih efisien dan menentukan prioritas work order sesuai dengan itu.
Prioritasi maintenance backlog mungkin seperti berjalan di tali rapi, dengan mempertimbangkan variabel tingkat tinggi seperti dampak vital output terhadap pelayanan pelanggan dan biaya pemeliharaan, serta waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya. Biasanya, model prioritas akan memberikan bobot pada setiap variabel ini untuk menghasilkan proses pengambilan keputusan dalam menentukan tugas mana yang harus dieksekusi terlebih dahulu.
Peralihan dari Reaktif ke Proaktif dalam Mengelola Maintenance Backlog
Maintenance backlog adalah hasil dari pemeliharaan reaktif, tetapi jika pemeliharaan dilakukan secara proaktif, Anda tidak perlu lagi khawatir tentang kesehatan aset dan pemeliharaan. Karena pemeliharaan proaktif tidak memberikan waktu untuk menciptakan backlog. Selain itu, ini lebih efektif karena membuat aset lebih andal dan awet.
Ketika departemen pemeliharaan menghadapi kerusakan tiba-tiba, hal ini melibatkan tugas pemeliharaan segera dan terencana yang pada gilirannya mengganggu operasi terjadwal. Deskripsi yang kurang jelas mendorong lebih banyak tugas ke dalam backlog untuk memulai siklus demikian.
Maintenance backlog sebagai ukuran biasanya ditentukan pada usia atau minggu tertentu, yang mengukur jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menentukan jumlah karyawan guna menyelesaikan semua tugas pemeliharaan yang tertunda. Maintenance backlog terdiri dari aktivitas pemeliharaan preventif dan aktivitas pemeliharaan lainnya yang belum dibayar, seperti pemeliharaan korektif yang diperlukan.
Cara Mengatasi Maintenance Backlog?
Untuk mengatasi maintenance backlog, manajer dapat menggunakan perangkat lunak CMMS (Computerized Maintenance Management System). Ini dapat membantu dalam beberapa area seperti penjadwalan pemeliharaan; kita kadang-kadang kesulitan mengingat aset mana yang membutuhkan pemeliharaan, jadi perangkat lunak ini melacak pemeliharaan sehingga Anda tidak perlu mengingatnya!
CMMS memberikan riwayat aset; ini membantu tim pemeliharaan untuk mendapatkan wawasan tentang siklus hidup aset dan pemeliharaan.
CMMS terutama digunakan untuk mengurangi biaya pemeliharaan dan perangkat lunak CMMS menggunakan pemeliharaan proaktif. Selain itu, pemeliharaan preventif menghindari kerusakan tiba-tiba dan membuat aset lebih andal. Selanjutnya, daftar periksa disediakan untuk aktivitas pemeliharaan aset yang perlu dilakukan.
Software Manajemen Pemeliharaan juga memungkinkan Anda untuk menetapkan prioritas setiap work order; misalnya, tugas yang terkait dengan produksi atau keselamatan harus memiliki prioritas tinggi. Namun, SLA (Service Level Agreement) juga harus dipertimbangkan saat menentukan prioritas setiap work order.
Selain itu, perangkat lunak ini menyediakan analitik yang berguna untuk bisnis. Ini memberitahu Anda aset yang tidak produktif atau aset yang membutuhkan lebih banyak pemeliharaan dari yang diperlukan! Ini menghemat organisasi dari biaya yang tidak perlu.
Anda dapat menetapkan tujuan masa depan berdasarkan data. Keputusan berbasis data lebih efektif dibandingkan keputusan berdasarkan asumsi.
Singkatnya, Anda dapat mengatasi maintenance backlog dengan perangkat lunak CMMS. Di atas itu, perangkat lunak ini memberikan berbagai manfaat lain yang telah kita bahas di atas.
Kesimpulan
Maintenance backlog dapat menghancurkan bisnis Anda dan yang lebih penting lagi, Anda akan kehilangan pelanggan. Itulah sebabnya maintenance backlog harus dijaga agar tetap minimum sebanyak mungkin. Namun, jika Anda ingin menyelesaikan backlog, Anda dapat menggunakan CMMS; perangkat lunak manajemen aset ini akan bermanfaat untuk bisnis Anda.
Pertanyaan Umum (FAQs)
1. Mengapa pemeliharaan sangat penting untuk semua industri?
Pemeliharaan sangat penting untuk bisnis. Menurut sebuah situs web, "Data survei terbaru ITIC menemukan bahwa 98% organisasi menyatakan bahwa satu jam waktu henti membiayai lebih dari $100.000; 81% responden menyatakan bahwa 60 menit waktu henti membiayai bisnis mereka lebih dari $300.000."
2. Apa saja berbagai jenis pemeliharaan?
Berbagai jenis pemeliharaan adalah pemeliharaan preventif, pemeliharaan berbasis kondisi, pemeliharaan prediktif, dan pemeliharaan darurat.
3. Apa saja keuntungan pemeliharaan?
Keuntungan pemeliharaan adalah sebagai berikut:
1. Penggunaan aset yang maksimal
2. Meningkatkan umur aset
3. Menghindari penggantian terlalu awal
4. Mengurangi waktu henti
5. Meningkatkan efisiensi dan produktivitas
6. Mengurangi biaya pemeliharaan
