Terorganisir Untuk Sukses? Hindari 5 Kesalahan Proyek Teknologi Perusahaan Ini

Tantangan berkelanjutan dari ekonomi yang bergejolak mengharuskan perusahaan manufaktur pasar menengah untuk merampingkan operasi mereka sebanyak mungkin.

Sayangnya, sebagian besar perusahaan dibebani dengan proses intensif sumber daya ketika memilih dan menerapkan teknologi perusahaan. Tantangan yang diperparah adalah tuntutan pelanggan yang tidak pernah berakhir, rantai pasokan yang kompleks, kondisi pasar yang semakin kompetitif, dan skenario lain yang menghabiskan waktu dan sumber daya yang langka.

Mengingat kondisi ini, pertanyaan menarik yang dihadapi oleh perusahaan manufaktur adalah bagaimana perusahaan dapat mengatur secara efektif untuk memenuhi tuntutan proyek teknologi perusahaan.

Setelah ratusan proyek pemilihan dan implementasi yang efektif di berbagai industri manufaktur vertikal, kami memiliki wawasan yang tajam tentang pentingnya komunikasi strategis selama proyek pemilihan dan implementasi solusi perusahaan.

Komunikasi proyek teknologi perusahaan adalah benang merah dalam keberhasilan dan kegagalan proyek. Satu dari setiap lima proyek gagal karena komunikasi yang tidak efektif. Pentingnya komunikasi proyek tidak dapat dilebih-lebihkan.

Tim kami telah bekerja dengan ratusan organisasi, dan kami menemukan 5 masalah komunikasi umum yang menyebabkan kegagalan proyek . Mereka menunjukkan betapa pentingnya peran komunikasi dalam mencegah masing-masing.

Kurangnya pemahaman tentang tujuan atau visi proyek

Ini adalah salah satu keluhan paling umum di antara anggota tim proyek. Tidak jelas mengapa proyek ini terjadi, mengapa sekarang, dan mengapa sistem perusahaan dipilih.

Apa cara terbaik untuk memastikan ini tidak terjadi pada proyek Anda? Komunikasi tujuan dan visi proyek Anda harus terjadi saat proyek dimulai dan diulangi di seluruh proyek. Langkah tambahan:

• Menyediakan portal proyek atau situs web yang menyoroti tujuan dan visi. Sertakan pembaruan proyek, tanggal proyek penting, dan dasbor mingguan kemajuan menuju tujuan tersebut.
• Menunjuk sebuah ruangan sebagai pusat komando. Nyatakan dengan jelas tujuan dan visi proyek, bersama dengan tanggal proyek, dan dasbor mingguan serta kemajuan proyek menuju suatu tujuan. Jika Anda memiliki beberapa lokasi, sediakan kamar di setiap lokasi.
• Kirim pembaruan mingguan melalui email atau adakan rapat yang menyertakan tim proyek dan semua karyawan. Jelaskan tujuan dan visi proyek dalam semua komunikasi. Tunjukkan kemajuan mingguan yang dibuat untuk mencapai tujuan proyek.

Kurangnya keterlibatan pemangku kepentingan

Menerapkan teknologi dan menjalankan proyek besar seperti menerapkan pemeliharaan preventif membutuhkan dukungan dari semua pemangku kepentingan. Pastikan pemangku kepentingan Anda mengetahui tujuan, visi, dan kemajuan proyek. Identifikasi:

• Pemangku kepentingan dan tingkat keterlibatan mereka – menghubungi pemangku kepentingan sangat penting dalam mendapatkan dukungan mereka untuk proyek.
• Kebutuhan dan kepentingan setiap pemangku kepentingan – dengarkan dan analisis tanggapan mereka untuk memberikan definisi yang jelas tentang bagaimana proyek akan memenuhinya.

Tentukan bagaimana Anda akan berkomunikasi dengan setiap pemangku kepentingan dan frekuensi komunikasi tersebut.

Kurangnya tata kelola proyek

Tata kelola proyek adalah kerangka kerja manajemen di mana keputusan proyek dibuat. Kurangnya kerangka kerja ini mengurangi kejelasan tujuan dan visi proyek.

Bagaimana Anda menghindari perangkap ini? Posting pembaruan ke portal/situs web Anda yang menentukan peran dan tanggung jawab Dewan/Komite Pengarah, Manajer Proyek, dan pemangku kepentingan proyek Anda. Penting untuk meninjau kembali hal ini setiap kali Anda mempersiapkan diri untuk mengadakan rapat Komite Pengarah bulanan Anda..

Kurangnya pemahaman tentang ruang lingkup dan persyaratan proyek

Sering kali selama implementasi teknologi perusahaan, tim proyek gagal untuk benar-benar memahami hasil yang diinginkan dan alasan mengapa jalan ditetapkan menuju solusi perusahaan yang baru atau yang ditingkatkan. Semua anggota tim proyek memerlukan pemahaman yang kuat tentang apa yang akan dicapai proyek, dipandu oleh dokumentasi persyaratan bisnis untuk perubahan guna mempertahankan ruang lingkup proyek, dan memahami persyaratan.

Kegagalan mengelola risiko

Tim proyek teknologi perusahaan harus mengidentifikasi, berkomunikasi, dan memahami risiko. Merupakan tanggung jawab utama mereka untuk memastikan bahwa semua risiko dikomunikasikan dengan benar (idealnya dalam log/daftar risiko, dan dalam status proyek dan rapat Komite Pengarah).

Sudah menjadi sifat manusia untuk menghindari konflik. Namun, untuk mengelola risiko, seseorang tidak boleh takut akan konflik. Sebaliknya, mengomunikasikan risiko adalah cara untuk memastikan kesuksesan. Tim kemudian memiliki kesempatan untuk menentukan apakah ingin menerima, menghindari, atau mengurangi risiko.

Sangat penting untuk membangun jalur komunikasi yang terbuka sehingga tim memahami dan menyetujui rencana manajemen risiko. Dengan fokus pada tujuan bersama, tim proyek mungkin harus menegosiasikan kembali persyaratan dalam rencana risiko.

Pikiran penutup

Memilih solusi perangkat lunak perusahaan baru merupakan tantangan penting dan memerlukan perencanaan dan penelitian yang cermat terhadap solusi potensial.

Seperti yang telah kami uraikan di sini, itu juga membutuhkan strategi komunikasi yang disengaja.

Dengan mendekati proses evaluasi dan kriteria pemilihan teknologi perusahaan dengan cara yang tepat, perusahaan dapat memastikan bahwa mereka mempertahankan keunggulan kompetitif mereka di pasar.