4 alasan besar untuk berinvestasi dalam perangkat lunak pemeliharaan

Ingin membuat kasus bisnis untuk menerapkan CMMS di fasilitas Anda? Anda mungkin tahu bahwa ada banyak manfaat berinvestasi dalam perangkat lunak pemeliharaan, tetapi mana yang paling berdampak? Sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS) dirancang untuk membuat kehidupan profesional pemeliharaan lebih mudah dengan menyimpan catatan, menjadwalkan pemeliharaan, dan melacak perintah kerja. Mari kita lihat manfaat terbesar CMMS bagi operasi pemeliharaan Anda.

4 manfaat terbesar perangkat lunak CMMS:

1. Memungkinkan tim pemeliharaan beralih dari pemeliharaan reaktif ke pemeliharaan preventif yang telah direncanakan sebelumnya.
2. Membantu tim pemeliharaan memprioritaskan tugas dan mendapatkan efisiensi.
3. Membantu memenuhi standar kepatuhan dengan membantu sertifikasi dan audit.
4. Membangun budaya akuntabilitas, di mana pekerjaan dilacak dengan benar dan orang-orang bertanggung jawab atas pekerjaan mereka.

1. Berhentilah bereaksi dan mulailah mencegah

Pertimbangkan skenario berikut:Anda datang ke kantor di pagi hari dan segalanya berjalan sangat lambat. Kemudian, dua jam memasuki hari kerja, ada keadaan darurat yang sangat besar. Bisnis berhenti dan tim pemeliharaan beralih ke mode pemadam kebakaran, berlari untuk memperbaiki masalah secepat mungkin. Terdengar akrab? Ini bukan situasi yang ideal, tetapi situasi yang terlalu sering muncul. Sayangnya, lonjakan aktivitas ini tidak efisien, membuat stres, dan bukan bagian dari strategi pemeliharaan berkelanjutan. Cara terbaik untuk menjauh dari jenis perawatan reaktif ini adalah dengan melakukan pendekatan perawatan preventif—berfokus pada memperbaiki mesin sebelum rusak, daripada berusaha keras untuk memperbaikinya setelahnya.

Jadi di mana CMMS masuk?

1. CMMS adalah sistem yang jauh lebih canggih dan andal daripada melacak pemeliharaan di kalender kertas, atau dengan menjadwalkan tugas di Microsoft Outlook. Anda dapat mengatur pemberitahuan berbasis waktu atau pembacaan meter di CMMS Anda, sehingga Anda selalu tahu apa yang akan terjadi.
2. CMMS memungkinkan teknisi mencatat masalah segera setelah mereka menemukannya. Misalnya, jika seseorang di fasilitas Anda mengetahui bahwa mesin mengeluarkan suara aneh, mereka dapat segera mencatatnya. Ini memungkinkan tim Anda mendiagnosis masalah dan memperbaiki mesin sebelum benar-benar rusak.

2. Dapatkan efisiensi

Perangkat lunak perawatan adalah cara paling sederhana dan paling efektif untuk meningkatkan kinerja operasi perawatan Anda.

Kurangi dokumen

Teknisi menghabiskan banyak waktu untuk menangani dokumen—menulis laporan, menemukan permintaan kerja yang hilang, dan mencari catatan lama, jaminan layanan, dan skema. Seiring waktu, kegiatan ini dapat secara serius mengurangi waktu yang mereka habiskan untuk bekerja.

CMMS menyimpan semua informasi ini dalam satu database tunggal yang dapat dicari, yang membuatnya lebih mudah ditemukan. Dengan mengurangi waktu yang dihabiskan tim Anda untuk mengurus dokumen, Anda meningkatkan waktu yang dihabiskan untuk memelihara aset.

Prioritaskan pekerjaan

Tim pemeliharaan tidak selalu memiliki sumber daya untuk menyelesaikan 100% pekerjaan. Sebaliknya, kemungkinan besar Anda memfokuskan energi Anda pada perbaikan dan pemeliharaan yang paling penting. CMMS memberi manajer pemeliharaan pandangan terpusat dari semua perintah kerja yang akan datang dan pekerjaan yang sedang berlangsung, sehingga mereka dapat mengetahui apa prioritas terbesar mereka.

3. Lebih patuh

Perangkat lunak CMMS adalah cara yang bagus untuk membantu bisnis Anda lulus audit dan memenuhi standar sertifikasi dan kepatuhan.

Sertifikasi industri

Sebuah CMMS menyimpan database pusat aset dan prosedur dan membantu sistem berjalan secara efisien, sehingga menurunkan emisi dan biaya operasi. Ini bisa sangat membantu membuat bisnis Anda memenuhi syarat untuk sertifikasi ISO atau LEED.

Kebijakan asuransi

Jika Anda membayar asuransi untuk mesin, peralatan, atau fasilitas, CMMS dapat membantu Anda memenuhi syarat untuk penghematan polis, karena aset Anda cenderung terpelihara dengan baik.

Audit

Apakah perusahaan Anda pernah diaudit? Ini dapat terjadi setelah kerusakan serius atau kecelakaan, atau jika organisasi lain mengincar Anda untuk akuisisi. CMMS yang baik membuat proses audit jauh lebih tidak menyakitkan dengan menyimpan catatan aktivitas pemeliharaan dan perbaikan yang permanen dan tidak dapat diubah di semua mesin.

Mematuhi persyaratan pemeliharaan

Beberapa organisasi besar, seperti Boeing atau Pemerintah AS, mengharuskan perusahaan yang mereka tangani memiliki program pemeliharaan preventif yang solid. Jika perusahaan Anda ingin menjual produk dan layanan ke organisasi seperti ini, maka sangat layak untuk berinvestasi di CMMS.

Peraturan pemerintah

Apakah Anda berada di industri yang diatur pemerintah? Jika ya, maka perangkat lunak pemeliharaan dapat membantu Anda memenuhi persyaratan pemerintah dan menghindari kewajiban. Misalnya, survei FDA dari tahun 2004 menunjukkan bahwa "tidak ada pemeliharaan preventif" adalah masalah paling umum kelima di pabrik pengolahan makanan di AS. Perangkat lunak CMMS memudahkan pemeliharaan dan menghindari kontaminasi produk yang mungkin diakibatkan oleh mesin yang rusak.

4. Bertanggung jawab

Akuntabilitas adalah kunci untuk tim pemeliharaan yang kuat, tetapi sulit untuk mempertahankan akuntabilitas jika tidak jelas siapa yang bertanggung jawab atas pekerjaan apa.

Lacak pekerjaan dalam waktu nyata

CMMS memungkinkan Anda melihat semua informasi perawatan di satu tempat. Sebagai pemimpin tim, Anda dapat langsung melihat pekerjaan apa yang terlambat dan apa yang sedang berlangsung, yang memudahkan untuk menindaklanjuti pekerjaan yang memakan waktu terlalu lama.

Dapatkan notifikasi otomatis

Perangkat lunak pemeliharaan dapat secara otomatis mengirim email dan pemberitahuan kepada orang yang tepat. Ini berarti tidak ada lagi lupa, kehilangan jejak kertas, atau miskomunikasi—orang yang tepat mendapatkan tugas kerja pada waktu yang tepat.

Buat laporan

Perangkat lunak CMMS dilengkapi dengan fitur pembuat laporan yang memungkinkan Anda menganalisis kinerja seluruh grup pemeliharaan. Laporan ini dapat membantu Anda membenarkan investasi dalam pemeliharaan preventif, karena laporan ini memudahkan untuk menunjukkan pengurangan waktu henti secara keseluruhan.

Siap untuk mulai membandingkan perangkat lunak CMMS? Lihat kalkulator penilaian fitur CMMS kami.