Apa itu perintah kerja? Dasar-dasar dan praktik terbaik

Jika Anda ditugaskan tanggung jawab mengawasi operasi di satu atau lebih manufaktur atau fasilitas industri berat, Anda pasti memiliki banyak hal di atas piring Anda. Anda menginginkan waktu untuk tugas yang paling penting, serta menyusun strategi untuk peningkatan jangka panjang jika memungkinkan — tetapi Anda harus menyeimbangkan keinginan tersebut dengan kenyataan beban kerja Anda sehari-hari. Perintah kerja adalah bagian utama dari beban kerja tersebut.

Memanfaatkan perangkat lunak perintah kerja dan alat manajemen aset perusahaan (EAM) dapat sangat membantu dalam hal ini situasi. Tetapi sama pentingnya untuk memiliki pemahaman yang benar-benar komprehensif tentang bagaimana perintah kerja yang ideal harus dibuat dan didistribusikan ke penerima yang tepat, demi meningkatkan efisiensi.

Apa itu perintah kerja?

Dalam konteks manajemen fasilitas, perintah kerja adalah permintaan yang dikirim dari setiap unit bisnis dengan kebutuhan perbaikan (atau pemeliharaan rutin) dalam bentuk apa pun dan diarahkan ke departemen pemeliharaan. (Ini tidak boleh disamakan dengan pesanan pembelian, yang akan datang kemudian, ketika suku cadang atau peralatan harus diperoleh untuk menyelesaikan pemeliharaan yang bersangkutan.) Bertahun-tahun yang lalu, perintah kerja secara eksklusif ditulis di atas kertas — dan pesanan kertas masih digunakan oleh banyak perusahaan manufaktur dalam konteks tertentu — tetapi mereka juga harus tersedia dalam format digital agar mudah diakses.

Di sebagian besar perintah kerja atau sistem perangkat lunak EAM, pesanan itu sendiri terbagi dalam beberapa kategori berbeda. Ini adalah sebagai berikut:

• Pemeriksaan: Jenis permintaan kerja ini dikirim saat komponen, perangkat, mesin, atau sistem tertentu perlu diperiksa untuk masalah apa pun — biasanya bersamaan dengan jadwal yang telah ditentukan sebelumnya. (Regulator pemerintah memerlukan inspeksi berkala untuk semua peralatan yang berpotensi berbahaya; dalam kasus lain, Anda akan mengatur jadwal atas kemauan Anda sendiri.) Inspeksi mungkin tidak menemukan masalah sama sekali, tetapi sangat penting untuk uji tuntas.
  
  
  
• Pemeliharaan preventif :Seperti halnya inspeksi, perintah kerja pemeliharaan preventif tidak selalu diminta sebagai tanggapan atas masalah yang jelas terjadi pada mesin, melainkan untuk mengantisipasi malfungsi atau kesalahan sebelum terjadi. (Ini pada dasarnya adalah kebalikan dari perawatan reaktif, di mana perintah kerja perawatan untuk peralatan hanya padam setelah terjadi kegagalan.)
  
  
  
• Keamanan: Jika perintah kerja keselamatan telah diminta, itu berarti bahwa unit bisnis yang membuat permintaan ini menginginkan tim pemeliharaan untuk fokus pada pembaruan dan perbaikan yang secara khusus akan menguntungkan keselamatan fisik pribadi pekerja yang menggunakan mesin atau sistem tertentu, bukan berfokus pada rentang hidup peralatan.
  
  
  
• Pesanan khusus bahaya: Pekerjaan pemeliharaan yang melibatkan bahaya tertentu (dan sangat berbahaya) menuntut perintah kerja tertentu. Misalnya, jika perbaikan menuntut keterampilan dan pengalaman dengan kabel yang rusak, sirkuit dan komponen listrik lainnya, perintah kerja listrik akan diberikan ke manajemen pemeliharaan. Demikian pula, jika pekerjaan panas, jeda baris, ruang terbatas atau mesin berat terlibat, perintah kerja harus mencerminkan hal itu. (Selain itu, teknisi pemeliharaan harus meminta izin untuk bekerja yang sama spesifiknya.)
  
  
  
• Darurat: Perintah darurat akan diminta ketika pemeliharaan segera diperlukan demi keselamatan pekerja atau kesehatan peralatan. Jika situasinya mengerikan dan cukup mendesak, proses perintah kerja mungkin diabaikan untuk mendapatkan personel perbaikan segera bekerja (atas kebijaksanaan manajer pemeliharaan).
  
  
  
• Pesanan khusus: Jenis pesanan ini mencakup segala sesuatu yang tidak sesuai dengan salah satu kategori yang disebutkan sebelumnya:penggantian aset warisan, pemasangan peralatan baru untuk meningkatkan situasi pemeliharaan secara keseluruhan, dan sebagainya.
  
  
  

Alur kerja perintah kerja yang ideal

Pada tingkat permukaan, alur kerja perintah kerja internal terlihat agak sederhana:Sebuah departemen dalam bisnis membuat permintaan kerja ke departemen pemeliharaan, yang dapat menyetujui atau menolaknya. Jika disetujui, pekerjaan akan dijadwalkan, dan kemudian perintah kerja lain yang lebih formal akan dikirim ke teknisi yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan tugas yang disebutkan dalam permintaan awal. Orang itu menyelesaikan pemeliharaan yang diperlukan. Kemudian, perintah kerja dianggap ditutup, dan diarsipkan untuk referensi di masa mendatang.

Tentu saja tidak ada yang salah dengan langkah-langkah tersebut. Tetapi mungkin bijaksana untuk memikirkan manajemen perintah kerja dengan cara yang lebih fokus dan holistik. Pertimbangkan serangkaian langkah berikut:

• Identifikasi: Operator produksi dan teknisi yang berpengalaman harus mengidentifikasi masalah tersebut, dan menggunakan bahasa yang tepat untuk merincinya dalam perintah kerja (mis., "Aktuator forklift gagal mengaktifkan hidraulik dan menaikkan garpu").
  
  
• Prioritaskan: Apakah ini masalah pemeliharaan korektif yang paling mendesak untuk ditangani tim, atau haruskah itu diletakkan di belakang kompor? Jawab pertanyaan berdasarkan faktor-faktor seperti kekritisan aset, kebutuhan produksi, persyaratan keselamatan, dan kualitas.
  
  
• Paket: Manajer pemeliharaan harus menyusun rencana terperinci untuk anggota tim yang menangani pekerjaan kompleks. Selain instruksi untuk tugas-tugas yang diperlukan, sertakan persyaratan keselamatan yang relevan, terutama langkah-langkah yang diperlukan untuk kepatuhan terhadap peraturan.
  
  
• Jadwalkan dan tetapkan: Temukan waktu yang ideal untuk melakukan pemeliharaan dan tetapkan teknisi dengan pengalaman yang relevan. Ingatlah prioritas — tetapkan teknisi yang paling terampil untuk pesanan yang paling menantang dan serahkan perawatan rutin kepada mereka yang kurang berpengalaman.
  
  
• Jalankan: Menyelesaikan pekerjaan tepat waktu (tanpa mengorbankan kualitas).
  
  
• Evaluasi :Lihat apa yang benar atau salah dengan pesanan, apa yang bisa dilakukan dengan lebih baik atau lebih cepat, suku cadang yang digunakan, dan sebagainya.

Menghindari sakit kepala proses pemesanan yang umum

Tidak ada orang yang sempurna, dan kesalahan dapat terjadi pada setiap tahap siklus hidup perintah kerja. Kesalahan yang paling mungkin adalah kesalahan ketik pada formulir perintah kerja. Untuk sesuatu seperti itu, jika itu tidak menghentikan teknologi untuk memahami apa yang dibutuhkan dari mereka, itu bukan masalah besar. Informasi yang hilang, tidak lengkap atau salah, sebaliknya, adalah masalah yang jauh lebih besar.

Setidaknya, pesanan harus menjelaskan tugas sedetail yang diperlukan, mengidentifikasi siapa memintanya, sebutkan teknisi yang ditugaskan untuk melaksanakannya, berikan lokasi, tawarkan perkiraan waktu penyelesaian dan sebutkan alat, perlengkapan keselamatan, dan suku cadang apa pun yang penting untuk pekerjaan itu. Bahkan satu item yang tidak akurat atau hilang dalam daftar itu dapat menunda proses pemeliharaan, jeda yang menghabiskan waktu dan (pada akhirnya) uang.

Amati praktik berikut untuk meminimalkan terjadinya kesalahan dalam perintah kerja:

• Gunakan template untuk perintah kerja yang menyertakan bidang untuk semua informasi yang sesuai dan mudah diikuti oleh teknisi.
• Otomatiskan proses jika memungkinkan.
• Pertahankan visibilitas selama proses sehingga Anda dapat dengan cepat melihat masalah apa pun dan mengatasinya sebelum menjadi masalah yang lebih besar.
• Lacak pesanan menggunakan metrik yang relevan termasuk waktu rata-rata antara kegagalan, waktu rata-rata untuk memperbaiki atau mengganti, efektivitas dan biaya peralatan secara keseluruhan.

Memanfaatkan perangkat lunak gesit untuk keunggulan perintah kerja

Anda tidak perlu mencari lama untuk menemukan solusi perangkat lunak perintah kerja a la carte yang dapat mengelola proses dirinci di atas — atau klaim yang mereka dapat. Namun, kecil kemungkinan alat atau alat manajemen layanan lapangan (FSM) ini akan menawarkan fungsionalitas yang cukup sehingga cukup sepadan dengan biayanya.

Anda akan lebih baik jika menggunakan alat manajemen perintah kerja yang tersedia dalam pemeliharaan terkomputerisasi sistem manajemen (CMMS) bersama alat EAM terdepan seperti Dynaway, yang terintegrasi dengan rapi ke dalam Microsoft Dynamics 365. Mengambil pendekatan ini tidak hanya menyederhanakan proses perintah kerja untuk hasil yang lebih efektif dan efisien dari permintaan awal hingga penutupan pesanan. Ini juga sepenuhnya mengintegrasikan fungsi ini dengan semua fasilitas, inventaris, dan proses manajemen aset lainnya, memungkinkan organisasi Anda mewujudkan pengawasan yang lebih komprehensif.

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang fitur utama Dynaway, hubungi kami atau lihat salah satu dari kami webinar terbaru.