Memahami Work Order: Esensi dan Praktik Terbaik untuk Manajemen Operasional

Jika Anda diberi tanggung jawab untuk memantau operasi di satu atau lebih fasilitas manufaktur atau industri berat, Anda tidak diragukan lagi memiliki banyak beban. Anda ingin waktu untuk tugas-tugas yang paling kritis, serta untuk merencanakan perbaikan jangka panjang jika memungkinkan — tetapi Anda harus menyeimbangkan keinginan itu dengan realitas beban kerja harian Anda. Work order adalah bagian besar dari beban kerja itu.

 

Memanfaatkan perangkat lunak work order dan alat manajemen aset perusahaan (EAM) dapat menjadi sangat membantu dalam situasi ini. Tapi sama pentingnya untuk memiliki pemahaman yang benar-benar komprehensif tentang bagaimana work order ideal harus dibuat dan didistribusikan kepada penerima yang tepat, dalam rangka meningkatkan efisiensi.

 

 

Apa itu work order?

Dalam konteks manajemen fasilitas, work order adalah permintaan yang dikirim dari unit bisnis apa pun dengan kebutuhan perbaikan (atau perawatan rutin) macam apa pun dan diarahkan ke departemen pemeliharaan. (Ini tidak boleh disamakan dengan purchase order, yang akan datang nanti, saat spare part atau alat harus diperoleh untuk menyelesaikan pemeliharaan yang bersangkutan.) Tahun-tahun yang lalu, work order secara eksklusif ditulis di atas kertas — dan pesanan kertas masih digunakan oleh banyak perusahaan manufaktur dalam konteks tertentu — tetapi mereka juga harus tersedia dalam format digital untuk aksesibilitas yang mudah.

 

Dalam sebagian besar sistem perangkat lunak work order atau EAM, work order itu sendiri terbagi ke dalam beberapa kategori berbeda. Ini adalah sebagai berikut:

 

• Inspeksi: Jenis permintaan kerja ini dikirim ketika suatu komponen, perangkat, mesin atau sistem perlu diperiksa untuk masalah apa pun — biasanya bersamaan dengan jadwal yang telah ditetapkan sebelumnya. (Pengatur pemerintah memerlukan inspeksi periodik untuk semua peralatan yang berpotensi berbahaya; dalam kasus lain, Anda telah menyiapkan jadwal Anda sendiri atas inisiatif Anda sendiri.) Inspeksi mungkin tidak menemukan masalah sama sekali, tetapi kritis untuk due diligence.
  
  
  
• Pemeliharaan pencegahan: Sama seperti inspeksi, work order pemeliharaan pencegahan tidak selalu diminta sebagai respons terhadap masalah yang jelas pada mesin, melainkan untuk mendahului kerusakan atau kesalahan sebelum terjadi. (Ini pada dasarnya kebalikan polar dari pemeliharaan reaktif, di mana work order pemeliharaan untuk peralatan hanya keluar setelah kegagalan terjadi.)
  
  
  
• Keselamatan: Jika work order keselamatan telah diminta, berarti unit bisnis yang membuat permintaan ini ingin tim pemeliharaan fokus pada pembaruan dan perbaikan yang akan secara khusus memberi manfaat pada keselamatan fisik karyawan yang menggunakan mesin atau sistem tertentu, sebagai berlawanan dengan fokus pada umur panjang peralatan.
  
  
  
• Pesanan spesifik bahaya: Pekerjaan pemeliharaan yang melibatkan bahaya spesifik (dan khususnya berbahaya) memerlukan work order spesifik. Misalnya, jika perbaikan memerlukan keterampilan dan pengalaman dengan kabel listrik yang rusak, rangkaian, dan komponen listrik lainnya, work order listrik akan keluar ke manajemen pemeliharaan. Demikian pula, jika kerja panas, putusan garis, ruang terbatas, atau mesin berat terlibat, work order harus mencerminkannya. (Selain itu, seorang teknisi pemeliharaan akan harus meminta izin kerja yang sama spesifik.)
  
  
  
• Darurat: Pesanan darurat akan diminta ketika pemeliharaan segera diperlukan demi keselamatan karyawan atau kesehatan peralatan. Jika situasi tersebut parah dan segera, proses work order mungkin diabaikan untuk mendapatkan personil perbaikan pada pekerjaan segera (dengan pengakuan manajer pemeliharaan).
  
  
  
• Pesanan khusus: Jenis pesanan ini mencakup apa pun yang tidak akan cocok dengan salah satu kategori yang disebutkan sebelumnya: penggantian aset legacy, instalasi peralatan baru untuk meningkatkan situasi pemeliharaan secara keseluruhan dan sebagainya.
  
  
  

 

Alur kerja work order ideal

Pada tingkat permukaan, alur kerja work order internal terlihat agak sederhana: Departemen dalam bisnis membuat permintaan kerja ke departemen pemeliharaan, yang dapat menyetujui atau menolaknya. Jika disetujui, pekerjaan akan dijadwalkan, dan kemudian work order yang lebih resmi akan dikirim ke teknisi yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan tugas yang dicantumkan dalam permintaan asli. Individu itu menyelesaikan pemeliharaan yang diperlukan. Kemudian, work order dianggap ditutup, dan diarsipkan untuk referensi masa depan.

 

Tidak ada yang salah dengan langkah-langkah itu, tentu saja. Tapi mungkin bijaksana untuk memikirkan manajemen work order dengan cara yang lebih terfokus dan holistik. Pertimbangkan serangkaian langkah berikut:

 

• Identifikasi: Operator produksi dan teknisi berpengalaman harus mengidentifikasi masalah, dan menggunakan bahasa yang presisi untuk detailnya dalam work order (misalnya, "Aktuator forklift gagal mengaktifkan hidrolik dan mengangkat cabang").
  
  
• Prioritaskan: Apakah ini masalah pemeliharaan korektif yang paling mendesak untuk ditangani tim, atau harus ditunda? Jawab pertanyaan berdasarkan faktor seperti kritisitas aset, kebutuhan produksi, persyaratan keselamatan, dan kualitas.
  
  
• Rencanakan: Manajer pemeliharaan harus membuat rencana detail untuk anggota tim yang menangani pekerjaan kompleks. Selain instruksi untuk tugas yang diperlukan, sertakan persyaratan keselamatan yang relevan, terutama langkah-langkah yang diperlukan untuk kepatuhan regulasi.
  
  
• Jadwalkan dan tetapkan: Temukan waktu yang ideal untuk pemeliharaan dilakukan dan tetapkan teknisi dengan pengalaman yang relevan. Tetapkan prioritas dalam pikiran — tetapkan teknisi paling terampil ke pesanan paling menantang dan biarkan pemeliharaan rutin kepada yang kurang berpengalaman.
  
  
• Eksekusi: Selesaikan pekerjaan secara tepat waktu (tanpa mengorbankan kualitas).
  
  
• Evaluasi: Lihat apa yang benar atau salah dengan pesanan, apa yang bisa dilakukan lebih baik atau lebih cepat, bagian yang digunakan dan sebagainya.

 

Menghindari masalah umum dalam proses pesanan

Tidak ada yang sempurna, dan kesalahan dapat terjadi pada setiap tahap siklus hidup work order. Kesalahan yang paling mungkin adalah typo pada formulir work order. Untuk sesuatu seperti itu, jika itu tidak mencegah teknisi memahami apa yang diperlukan dari mereka, itu bukan masalah besar. Informasi yang hilang, tidak lengkap, atau salah, sebaliknya, adalah masalah yang jauh lebih besar.

 

Secara minimum, pesanan harus menjelaskan tugas sebanyak detail yang diperlukan, mengidentifikasi siapa yang memintanya, menamai teknisi yang ditetapkan untuk mengeksekusinya, memberikan lokasi, menawarkan estimasi waktu penyelesaian dan mencantumkan alat, perlengkapan keselamatan dan bagian yang esensial untuk pekerjaan. Bahkan satu item yang tidak akurat atau hilang dalam daftar itu dapat menunda proses pemeliharaan, keterlambatan yang mengakibatkan waktu dan (akhirnya) uang.

 

Perhatikan praktik berikut untuk meminimalkan kemungkinan kesalahan dalam work order:

 

• Gunakan template untuk work order yang mencakup bidang untuk semua informasi yang sesuai dan mudah diikuti oleh teknisi.
• Otomatisasi proses di mana pun memungkinkan.
• Pertahankan visibilitas selama proses sehingga Anda dapat dengan cepat menemukan masalah apa pun dan mengatasi sebelum menjadi masalah yang lebih besar.
• Lacak pesanan menggunakan metrik yang relevan termasuk mean time between failure, mean time to repair or replace, overall equipment effectiveness dan cost.

 

Memanfaatkan perangkat lunak agile untuk keunggulan work order

Anda tidak perlu mencari lama untuk menemukan solusi perangkat lunak work order ala carte yang dapat mengelola proses yang dijelaskan di atas — atau yang mengakuinya. Namun, tidak mungkin alat atau alat manajemen layanan lapangan (FSM) ini akan menawarkan cukup fungsionalitas untuk layak dari biaya.

 

Anda akan paling baik jika Anda menggunakan alat manajemen work order yang tersedia dalam computerized maintenance management system (CMMS) bersama alat EAM terdepan seperti Dynaway, yang terintegrasi rapi ke dalam Microsoft Dynamics 365. Pendekatan ini tidak hanya menyederhanakan proses work order untuk hasil yang lebih efektif dan efisien dari permintaan awal hingga penutupan pesanan. Ini juga mengintegrasikan fungsi ini sepenuhnya dengan semua proses manajemen fasilitas, inventaris, dan aset lainnya, memungkinkan organisasi Anda untuk mewujudkan pengawasan yang lebih komprehensif.

 

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang fitur utama Dynaway, hubungi kami atau lihat salah satu webinar terbaru kami.